接待方案(最全版)

1、*會務(wù)活動接待方案根據(jù)會務(wù)籌備組為做好*接待工作，確保其圓滿順利舉行， 工作安排意見及分工職責(zé)，特制定本工作方案。第一部分基本情況、會議概況、日程（一）活動主題（二）活動地點(diǎn)酒店（三）活動日期6月29日-7月1日具體安排如下:6月29日陸續(xù)入住簽到；6月30日7月1日、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及參會代表情況（一）評委及嘉賓名單負(fù)責(zé)人：表一國際競賽評委及其隨行人員名單序號評委姓名評委簡介隨行人員情況1234表二 論壇峰會嘉賓及其隨行人員名單序號評委姓名評委簡介隨行人員情況1助理1人23助理1人45助理1人（二）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及政府領(lǐng)導(dǎo)名單負(fù)責(zé)人：1. 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)名單公司參會領(lǐng)導(dǎo)及其順行人員，預(yù)計3人2. 政府領(lǐng)導(dǎo)名單

2、 市級單位參會領(lǐng)導(dǎo) 區(qū)級參會領(lǐng)導(dǎo) 專家學(xué)者 主辦單位領(lǐng)導(dǎo)（2嘉賓名單 市級單位參會部門 區(qū)級單位I參會領(lǐng)導(dǎo)參會部門 專家學(xué)者 主辦單位領(lǐng)導(dǎo)（三）參賽團(tuán)隊人員名單表三 參賽單位及人員名單序號單位人員人數(shù)13人2人3人4人5人目標(biāo)人數(shù)：21人（以實(shí)際入住為準(zhǔn)）第二部分籌備工作一、工作任務(wù)自領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓確定參加活動起，至活動結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓離開止，主動熱情，細(xì)致周到、安全務(wù)實(shí)，對重要賓客實(shí)行全天候、 全方位、全過程服務(wù)，樹立起開放外向的*公司良好形象。二、接待原則（一）全面樹立細(xì)節(jié)決定成敗的理念，本著安全、熱情、周 到、節(jié)儉、細(xì)致、精益求精的原則，做好領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待工作。對有關(guān)工作認(rèn)真進(jìn)行分解、量化，

3、周密部署、細(xì)致安排，做到有 禮有節(jié)，安全舒適，賓至如歸，確保全面完成各項接待服務(wù)工作 任務(wù)。（二）讓參會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓時刻感受到我們的服務(wù)就在身邊，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓嘉賓滿意， 通過國際競賽和論壇峰會，進(jìn)一步與南充市、區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)，在 *項目上達(dá)成共識。三、工作分組（一）接待組：總負(fù)責(zé)人：1住宿接待組:組長：組員：工作職責(zé)： 明確房間分配表：房間號、房間數(shù)量、對應(yīng)人員； 負(fù)責(zé)檢查客房設(shè)施設(shè)備是否完好； 負(fù)責(zé)在酒店做好迎接來賓服務(wù)； 負(fù)責(zé)為來賓按分配表分發(fā)房卡，貴賓需親自引領(lǐng)到房間門口（會提供貴賓名單）； 會議結(jié)束后，負(fù)責(zé)檢查房間是否有遺失物品； 協(xié)助辦理退房服務(wù)。2. 膳食組：組長：組員工作職責(zé)：

4、明確用餐人員數(shù)量、用餐地點(diǎn)； 負(fù)責(zé)檢查酒店菜品數(shù)量是否達(dá)標(biāo)、食物是否新鮮，保障用餐安全問題； 負(fù)責(zé)清點(diǎn)餐券數(shù)量，并分發(fā)餐券； 負(fù)責(zé)用餐時的用餐秩序維護(hù)，及時解決用餐人員需求； 用餐結(jié)束后，負(fù)責(zé)檢查餐廳是否有遺失物品；3. 交通調(diào)度組：組長：組員：工作職責(zé)： 明確開車人員和對應(yīng)車輛； 明確接送時間和對應(yīng)地點(diǎn)，提前規(guī)劃和熟悉道路； 負(fù)責(zé)來賓的機(jī)場接送服務(wù)； 負(fù)責(zé)會議期間來賓的用車服務(wù)； 保證行車安全，保證會議期間的交通接待服務(wù)。4. 機(jī)票預(yù)定組組長：組員：工作職責(zé)： 明確嘉賓與評委往返行程； 預(yù)定嘉賓與評委往返行程機(jī)票；（二）會務(wù)組總負(fù)責(zé)人：1信息收集組組長：組員：工作職責(zé)： 負(fù)責(zé)收集*專家評委與

5、峰會論壇嘉賓行程安排和需求; 負(fù)責(zé)收集*與峰會論壇市、區(qū)兩級政府嘉賓行程安排和需求。 負(fù)責(zé)收集招米部匯總的信息 負(fù)責(zé)收集營銷部匯總的信息 負(fù)責(zé)收集設(shè)計部匯總的信息2. 會議報到組：組長：組員：工作職責(zé)： 設(shè)置簽到處，負(fù)責(zé)參會人員簽到； 提示或引導(dǎo)參會人員準(zhǔn)確進(jìn)入會場，由會場控制組安排入座； 負(fù)責(zé)分發(fā)會議相關(guān)資料、伴手禮等； 設(shè)立會議咨詢臺，負(fù)責(zé)會議相關(guān)工作的咨詢和信息傳達(dá) 為信息搜集組提供簽到信息。3. 會場控制組：組長：組員：工作職責(zé)： 負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場布置；（全員） 負(fù)責(zé)協(xié)助活動公司維持會場秩序；（全員） 負(fù)責(zé)把控整個會議進(jìn)行過程；（全員） 負(fù)責(zé)對接媒體代表；（任俊穎） 負(fù)責(zé)現(xiàn)場儀器設(shè)備的調(diào)試

6、和安全把控；（吳君） 負(fù)責(zé)處理會場應(yīng)急事故，指定應(yīng)急方案； 負(fù)責(zé)對禮儀小姐進(jìn)行培訓(xùn)和現(xiàn)場指揮。4. 嘉賓評委領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)組：組長：組員：工作職責(zé)： 為在酒店住宿評委嘉賓提供日常的幫助如提供帶路服務(wù)、提供襯衣熨燙服務(wù)等 熟悉酒店周圍餐飲、咖啡吧、茶藝室，為自行用餐的嘉賓提供可供選擇的地方 協(xié)助嘉賓與酒店的對接 提供南充周邊可考察的項目地點(diǎn)供嘉賓備選等（三）協(xié)調(diào)組：總負(fù)責(zé)人：1. 專家評委協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責(zé)：全面負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會前行程落 實(shí)、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系全面負(fù)責(zé)團(tuán)體的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù) 定、會議協(xié)調(diào)等。2. 競賽團(tuán)隊協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責(zé)：全面負(fù)責(zé)評委團(tuán)隊的協(xié)調(diào)工

7、作如提供酒店預(yù)定、會前行程落實(shí)、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系四、工作職責(zé)負(fù)責(zé)舉辦的會務(wù)服務(wù)、接待和后勤保障工作。具體負(fù)責(zé)：（一）負(fù)責(zé)活動期間的會務(wù)安排及接待工作。（二）負(fù)責(zé)入住酒店簽到現(xiàn)場的布置和組織工作。（三）做好領(lǐng)導(dǎo)嘉賓出席和相關(guān)活動的組織聯(lián)絡(luò)工作。（四）負(fù)責(zé)各種資料，宣傳 LOGO現(xiàn)場指示牌、簽到點(diǎn)背 景設(shè)計、桌卡、相關(guān)票證，胸卡及歡迎信的制作和發(fā)放。（五）負(fù)責(zé)收集參會嘉賓名單、行程、航班信息，做好信息 收集匯總；做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類活動等具體 接待事宜。（七）組織好會議期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活 動場所的食品安全、供電、供水、通信保障工作。（八）對相關(guān)接待禮儀駕駛?cè)藛T進(jìn)

8、行培訓(xùn)。（九）為嘉賓辦理機(jī)票及火車、高速客車的票務(wù)服務(wù)。（十）配合完成其它工作任務(wù)。五、工作要求（一）向服務(wù)人員布置具體工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)， 必須使每一位服務(wù)人員知道、理解服務(wù)目的。（二）布置接待工作，對駕駛員進(jìn)行交通安全意識及禮節(jié)禮 貌的進(jìn)一步培訓(xùn)，行車線路的制定和熟悉。（三）禮儀服務(wù)人員的嘉賓接待引導(dǎo)、資料散發(fā)、公關(guān)工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出更高要求。（四）對酒店簽到工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括接待對象了解， 現(xiàn)場引導(dǎo)服務(wù)，簽到流程、工作時間、輪班安排、記錄管理等。六、服務(wù)亮點(diǎn)（一）貼身貼心服務(wù)1. 禮儀服務(wù)（1）規(guī)范的禮賓服務(wù)，見到與會嘉賓適時問候，形成溫馨 的服務(wù)氛圍。（2）全程

9、跟蹤式會務(wù)服務(wù)，做到及時溝通了解嘉賓需求， 并及時解決。（3）設(shè)立會務(wù)咨詢服務(wù)臺，由會務(wù)組工作人員提供熱情周 到的咨詢服務(wù)。（4）提供生活便利服務(wù)，讓入住酒店嘉賓時刻感受到家一 般的溫馨。2. 車輛服務(wù)（1）駕駛員提供熱忱周到的用車服務(wù)，熟練的駕駛技術(shù)， 精準(zhǔn)的路線設(shè)計，安全的乘車保障。（2）重慶江北機(jī)場航站樓機(jī)場接機(jī)口，接機(jī)人員手持導(dǎo)示 牌.畫面突出主題，體現(xiàn)熱情周到的服務(wù)理念，全方面體現(xiàn)會議 濃烈氛圍。（3）車輛行駛過程中，播放輕松愉悅的旋律，讓領(lǐng)導(dǎo)、嘉 賓得到放松和休息。（二）高素質(zhì)高標(biāo)準(zhǔn)1. 全體工作人員、禮儀人員統(tǒng)一服裝，整潔、挺括、大方， 配合四周指示、導(dǎo)示系統(tǒng)，營造氛圍，全面展示

10、公司的良好形象2. 一對一服務(wù)。禮儀人員一對一為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓進(jìn)行引領(lǐng)、 咨詢講解等服務(wù)。（三）人員培訓(xùn)6月25日開始對負(fù)責(zé)會務(wù)接待的服務(wù)工作人員進(jìn)行分段有 針對性的專業(yè)培訓(xùn)，做好協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。1. 培訓(xùn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)禮儀規(guī)范培訓(xùn)：（1）儀容儀表：著裝，妝容；（2）形態(tài)培訓(xùn)：微笑、站姿、走姿、手勢、服務(wù)用語；（3）工作內(nèi)容培訓(xùn)：迎賓與引領(lǐng)，倒水與送物。2. 會務(wù)服務(wù)內(nèi)容培訓(xùn)（1）包括人員介紹、籌備情況介紹、會議舉辦情況介紹等。 情況介紹的目的是使禮儀服務(wù)人員熟悉舉辦背景、環(huán)境和條件。峰會情況，包括名稱、地點(diǎn)、舉辦日期、時間、場地平面、出入 口、餐廳、廁所、休息廳位置等。（2）對領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的一對一服務(wù)。歡

11、迎儀式、引領(lǐng)、講解、 資料遞送等。（3）會議情況包括會議意圖、會議目的、目標(biāo)觀眾、會議 布局、會議流程、會議分工的整體安排等。第三部分接待工作一、會議報到（一）嘉賓迎接設(shè)立#北機(jī)場和兩個接機(jī)點(diǎn)， 根據(jù)乘坐航班不同， 抵達(dá)的航 站樓時間不一致，將分別按照抵達(dá)不同航站樓及抵達(dá)時間不同予 以合理安排接待。1. 前期信息的搜集，掌握參會嘉賓人員確切信息2. 于6月25日前對所有參會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓進(jìn)行一對一的聯(lián)系，確認(rèn)到達(dá)人數(shù)、飛機(jī)班次、到達(dá)時間等信息。6月26日根據(jù)不同到達(dá)時間確保接機(jī)事宜準(zhǔn)確無誤。3. 依據(jù)嘉賓搭乘的飛機(jī)航班班次，預(yù)先通過查詢航班信息， 確認(rèn)該班飛機(jī)是否準(zhǔn)時或延遲，做出相關(guān)預(yù)案。4. 指

12、派2位工作人員根據(jù)來賓航班到達(dá)時間在指定航站樓舉 牌接機(jī)。5. 工作人員分別帶領(lǐng)嘉賓按身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)乘坐不同 車輛前往對應(yīng)酒店入住，隨車人員沿途簡單介紹南充風(fēng)土人情。6. 機(jī)場提前安排考斯特等候接機(jī)，按事先掌握的航班信息進(jìn) 行合理安排調(diào)配，對抵達(dá)的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓進(jìn)行接送。車上配備礦泉水、 紙巾、消毒濕紙巾及雨傘。（二）報到入住1. 提前對入住酒店房間進(jìn)行檢查，確保房內(nèi)設(shè)施完好可正常使用。并在房間擺放飲品。2. 引導(dǎo)及服務(wù)人員為到來的嘉賓領(lǐng)導(dǎo)辦理簽到、入住手續(xù)， 發(fā)放展會資料和胸卡與歡迎信，讓來賓從入住就感受到主辦方接待的細(xì)致、關(guān)懷3. 做好來賓信息的記錄工作，詳細(xì)記錄來賓身份信息， 房間安排，返

13、程信息。特別針對重要領(lǐng)導(dǎo)，詳細(xì)了解其生活飲食習(xí)慣， 特別喜好等信息，做好相關(guān)安排。提前準(zhǔn)備好房卡和相關(guān)資料， 讓來賓在最短的時間內(nèi)能夠拿到房卡從而得到最充分的休息。4. 大堂進(jìn)口處擺放明顯路徑指示，簽到臺處擺放詳細(xì)流程、 相關(guān)須知、會務(wù)交通使用方式等等，以便客人準(zhǔn)確找到酒店各地 方位置并熟知會議流程。5. 歡迎信擺放在房間明顯處，提示嘉賓具體行程安排，服務(wù) 信息及會務(wù)組的電話。6. 結(jié)束當(dāng)天的接待工作后， 對嘉賓信息進(jìn)行匯總，向會務(wù)組 反饋。具體內(nèi)容包括應(yīng)到嘉賓、 實(shí)到嘉賓、入住信息、未到原因、 返程信息及后續(xù)進(jìn)展等信息。二、兩項商務(wù)活動的住宿（一）單位酒店由我司統(tǒng)一預(yù)定，費(fèi)用由參賽單位自理。

14、（二）工作人員為配合活動需要，需在酒店留守 4名司機(jī)、4-6公司工作人 員。為出席兩項活動的公司領(lǐng)導(dǎo)與參會的貴賓提供 24小時的服 務(wù)。因此，公司工作人員預(yù)計需要 6間房。（三）預(yù)留房間總數(shù)預(yù)計需要12間房、公司工作人員預(yù)計需要 6間房、備用房 間4間，總計45間房。預(yù)留房間總數(shù)見表四。表四預(yù)留房間總數(shù)序號項目房間數(shù)1集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員3212321465備用房間3總計45間（四）住宿天數(shù)根據(jù)營銷部提供的參會接待安排計劃。6月29日，報到、參賽單位報到、報到；6月30日，兩項活動日程安排共計 3天三、餐飲（一）情況說明報到當(dāng)日因抵達(dá)時間不一， 較晚抵達(dá)的嘉賓無法正常用餐。（二）解決方案入

15、住晚餐時間18： 00 20: 30，可要求酒店延遲至 22:00-豐富的中西自助晚餐供所有賓客享用。（三）會議期間餐飲安排分兩種形式1. 重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓設(shè)置單獨(dú)就餐區(qū)提供中式。2. 其他參會嘉賓在酒店餐廳憑餐券選用自助餐。3. 現(xiàn)場準(zhǔn)備30個菜品種類供選擇。（菜單酒店方提供）四、交通提前確認(rèn)參會嘉賓往返的接送 （機(jī)場、車站）信息及會議期 間的所有用車需求，提前安排工作人員及車輛， 全力做好車輛保 障工作。（一）接待用車小車3輛、公司自由車輛 3輛、租借商務(wù)車一輛。（二）車輛調(diào)度根據(jù)用車需求及安排要求， 合理安排時間、調(diào)度車輛、設(shè)計 科學(xué)合理的行走時間及線路等等。并根據(jù)組委會提供的活動時間表、

16、嘉賓抵達(dá)時間、人數(shù)、客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)度 安排。五、具體流程（一）會議流程1. 主持人致詞2. 介紹評審委員會成員及參會的市區(qū)兩級政府嘉賓3. 介紹參賽單位4. 宣讀審評辦法5. 評審委員會監(jiān)督并現(xiàn)場抽簽確定五家概念規(guī)劃設(shè)計單位匯報順序6. 概念規(guī)劃設(shè)計單位設(shè)計方案匯報（按抽簽順序逐個進(jìn)行）7. 評審委員會向設(shè)計單位提問及點(diǎn)評8. 設(shè)計單位答疑9. 評審委員會打分、圭寸裝10. 現(xiàn)場評分匯總11. 公布評審結(jié)果（二）流程（三）評審時間安排2018年6月30日(1)8:45評審委員會及匯報團(tuán)隊到達(dá)專場會議室(2)9:00-9:15評審委員會成員及參賽單位介紹(3)9:15-9:30評

17、審前準(zhǔn)備工作（抽簽、匯報準(zhǔn)備）(4)9:30-9:50設(shè)計組一匯報(5)9:50-10:05評審時間(6)10:10-10:30設(shè)計組二匯報(7)10:30-10:45評審時間(8) 10:45-10:55中場休息(9) 10:55-11:15設(shè)計組三匯報(10) 11:15-11:30評審時間(11) 12:00-14:30午餐及休息時間(12) 14:30-14:50設(shè)計組四匯報(13) 14:50-15:05評審時間(14) 15:10-15:30設(shè)計組五匯報(15) 15:30-15:45評審時間(16) 15:45-16:15現(xiàn)場評分匯總(17) 16:15-16:25現(xiàn)場成績公布及

18、公證處公證(18) 16:25-17:50休息品茗(19) 18:00晚宴（四）參賽單位迎接表五設(shè)計組接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式12345表六市區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)評委及嘉賓接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式12委書記3政府區(qū)長4府副區(qū)長負(fù)責(zé)5副書記6政府副區(qū)長7表七 特邀評委接待工作人員名單序號單位聯(lián)系人及聯(lián)系方式接待人員及聯(lián)系方式1會副會長234現(xiàn)任系主任、博士、教授（五）競賽評審現(xiàn)場人員安排1. 場地布置及收整：（1）6月29日20點(diǎn)40分前完成場地布置;（2）人員安排：+營銷部及其配合單位2. 設(shè)計部、人員于 2018年6月30日上午7

19、: 30到達(dá)酒店。3. 會議主持人：4. 評分匯總?cè)藛T：5. 成績公布人員：6. 節(jié)奏把控：7. 邀請設(shè)計組入場：8. 評分表收集：9. 評分表密封：10. 照相需求：專業(yè)攝影錄像（營銷-活動公司）-全程錄音錄像11. 現(xiàn)場記錄：12. 現(xiàn)場秩序維護(hù)：會場應(yīng)急組（活動公司2人）13. 入座順序安排：（六）接待操作流程6月29日（星期五）09:0009:451、著正裝在公司集合2、檢杳車輛衛(wèi)牛3、發(fā)放工作人員證件、車輛通行證及駕駛員手套4、準(zhǔn)備嘉賓證、參賽手冊，并分裝信封，標(biāo)明姓名509:451、指導(dǎo)現(xiàn)場工作人員（服務(wù)員）布置路徑指示、簽到臺12： 002、在大廳等候、迎接參賽團(tuán)隊，并引領(lǐng)參賽團(tuán)

20、隊在大廳集中3、清點(diǎn)人數(shù)，協(xié)調(diào)辦理入住、領(lǐng)取房卡12:0018： 301、 向參賽團(tuán)隊介紹參賽手冊及中午用餐安排（發(fā)放自助餐券中+晚）2、午餐，并在餐后咨詢、登記參賽單位的需求，予以滿足或答復(fù)3、休息18:3020： 30晚餐20:40檢查現(xiàn)場布置是否妥當(dāng)6月30日（星期六）07:30全體設(shè)計部人員著正裝在酒店門口集合7:358:20檢查準(zhǔn)備工作，應(yīng)急補(bǔ)位。08:2008:451、在大廳等候參賽團(tuán)隊并引領(lǐng)集中2、清點(diǎn)人數(shù)3、引導(dǎo)匯報團(tuán)隊到達(dá)酒店專場會議室，并舉行座位安排09:0011:301、競賽匯報工作2、引導(dǎo)匯報組的進(jìn)退場（負(fù)責(zé)）3、候場參賽團(tuán)隊的茶水、果盤安排（負(fù)責(zé)）11:3014： 3

21、01、向參賽團(tuán)隊介紹中午用餐安排（發(fā)送餐券）2、午餐14 :3016： 151、競賽匯報工作2、引導(dǎo)匯報組的進(jìn)退場（負(fù)責(zé)）3、候場參賽團(tuán)隊的茶水、果盤安排（負(fù)責(zé)）16 :1516： 25引導(dǎo)候場參賽團(tuán)隊到評審室聽取現(xiàn)場成績公布16:2517:50引領(lǐng)參賽團(tuán)隊至?xí)鰞?nèi)指定區(qū)域就座，休息品茗18:00晚餐20:00全體接待人員小結(jié)（七）競賽現(xiàn)場準(zhǔn)備物料1. 參會掛牌；（根據(jù)當(dāng)天活動人數(shù)確定）2. 座位名牌；（評審委員會、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、參賽單位）3. 投影顯示設(shè)備，HD高清數(shù)據(jù)線，VGA專接頭，OS轉(zhuǎn)HD接 頭，匯報激光筆（綠光 12支）；（無線）耳麥（2套）；。4. 活動廣告橫幅、導(dǎo)視標(biāo)識；5. 稿紙、中性筆；（20套以上）6. 抽簽筒、油皮密封袋（10個）、密封紙、膠水、密封箱（1個）7. 備用匯報電腦：（設(shè)計部）8. 接待室水果茶水準(zhǔn)備9. 需營銷設(shè)計類物料（1）國際競賽參賽牌；（2）國際競賽主持詞；（設(shè)計部完成，營銷配合修改）（3）國際競賽簽到手冊及背景墻；（4）國際競賽現(xiàn)場導(dǎo)視牌；（5）國際競賽手冊；（設(shè)計部完成內(nèi)容，營銷配合設(shè)計版面）以上所有物料及設(shè)備需要 6月27日前準(zhǔn)備、調(diào)試完畢。29號18點(diǎn)以前設(shè)備終