文檔排版常犯的低級(jí)毛病

1、文檔排版常犯的低級(jí)毛病用Word或WPS給文章排版很容易，然而，容易的事情背后往往隱藏著許多讓人忽略不用的基本技能，同時(shí)也可能隱藏著許多效率低下的習(xí)慣。用Word或WPS寫文章排版，這對(duì)于一般人來(lái)說(shuō)是一件太容易的事情，只要會(huì)錄入漢字，能分清段落和段前空格，插入想要的圖片，一篇像模像樣的文章就產(chǎn)生了。然而，就在像模像樣文章產(chǎn)生的同時(shí)，一些影響效率的不良排版習(xí)慣也在不知不覺(jué)中養(yǎng)成了。空格犯的罪縮進(jìn)對(duì)齊技巧用Word或WPS寫的文檔，文章版式看起來(lái)像模像樣，而一旦你發(fā)現(xiàn)其中有錯(cuò)誤，改正的時(shí)候，問(wèn)題就來(lái)了當(dāng)你將文章的字體整體調(diào)整到更大一號(hào)的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每個(gè)段落的開(kāi)頭并不是空兩格了，有時(shí)候多余兩個(gè)，有

2、時(shí)候少于兩個(gè)。當(dāng)你在文章的大標(biāo)題、小標(biāo)題文字上做修改，增加或刪除了內(nèi)容之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，標(biāo)題不是太靠前，就是太靠后了。這是空格犯下的“罪孽”。這些用戶均是用空格來(lái)作為“萬(wàn)能武器”來(lái)應(yīng)對(duì)段落縮進(jìn)和標(biāo)題居中問(wèn)題。若是使用WPS 2012，先通過(guò)“開(kāi)始”按鈕選擇“段落”分組右下角的小箭頭圖標(biāo)，激活“段落”設(shè)置窗口；在“度量值”下右側(cè)下拉列表中選擇度量單位為“字符”，“特殊格式”一項(xiàng)選擇“首行縮進(jìn)”，“度量值”選擇為2，選擇之后按“確定”。這樣設(shè)置之后，每個(gè)自然段在回車之后就會(huì)自動(dòng)空兩格字的位置，不用你人為去輸入首行空格了。標(biāo)題居中、段落左右對(duì)齊等也不用很麻煩地每次都去人為地設(shè)置，也有更省事辦法：仍然到

3、“段落”設(shè)置窗口，依次在“常規(guī)”一組的“大綱級(jí)別”下拉列表框中選擇“正文”“1級(jí)”“2級(jí)”“9級(jí)”，然后分別設(shè)置左側(cè)的“對(duì)齊方式”，對(duì)于正文我們選擇“左對(duì)齊”或“兩端對(duì)齊”，而對(duì)于1到9級(jí)標(biāo)題，通常版式是選擇“居中對(duì)齊”。這樣設(shè)置之后，當(dāng)你輸入各級(jí)標(biāo)題或正文并應(yīng)用了這種樣式后，各自的對(duì)齊便自動(dòng)完成，不需要人為去設(shè)置或調(diào)整?；剀嚾堑牡湻指襞虐婕记僧?dāng)你幫別人修改一本書稿，當(dāng)我從他的第一章中發(fā)現(xiàn)一段內(nèi)容重復(fù)，刪除之后，發(fā)現(xiàn)第二章主動(dòng)跑到第一章的頁(yè)面來(lái)湊熱鬧，以后各章均有向前移位的現(xiàn)象。分析一下，這個(gè)老師給章節(jié)劃分用的是笨辦法用反復(fù)回車的辦法換頁(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)章節(jié)劃分的，因此才引出這么多麻煩。其實(shí)只要正確使用

4、分頁(yè)和分節(jié)的技術(shù)，問(wèn)題接迎刃而解了。使用Word 2007或WPS Office 2012的用戶，只要選擇“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“分隔符分頁(yè)符”命令，或者按動(dòng)快捷鍵組合Ctrl+Enter；若使用Word 2003，只需執(zhí)行“插入分隔符分頁(yè)符”命令，插入一個(gè)分頁(yè)符號(hào)，作為文章自動(dòng)換頁(yè)的標(biāo)志。這樣，如果以后對(duì)該文檔作了任何編輯修改，無(wú)論增刪多少內(nèi)容，都不會(huì)發(fā)生后面的章節(jié)串到前面章節(jié)頁(yè)面的情況了。通過(guò)類似的方法，還可以進(jìn)行分欄、自動(dòng)換行、文章分節(jié)等特殊符號(hào)的插入。通過(guò)這些符號(hào)，我們的文檔在排版打印時(shí)就能按規(guī)矩自動(dòng)排版，不再用人為干預(yù)。分隔符號(hào)作為一種特殊的不可打印的格式標(biāo)記，一般情況下不會(huì)顯示在

5、文檔窗口中。我們可以根據(jù)需要讓其顯示出來(lái)：在Word 2007編輯環(huán)境下，在選項(xiàng)卡一欄內(nèi)的空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行“自定義快速訪問(wèn)工具欄”命令，接著選擇Word選項(xiàng)“顯示顯示所有格式標(biāo)記”命令并確定；仍在使用Word 2003的用戶，通過(guò)執(zhí)行“工具選項(xiàng)視圖格式標(biāo)記”命令，勾選“全部”復(fù)選框；WPS 2012使用者直接點(diǎn)擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡頁(yè)面下的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，就可以顯示出文中所有的分隔符號(hào)格式標(biāo)記?？崭窕剀嚶?lián)手作亂版面豎排技巧文字排版方式處理出了問(wèn)題，由于其中涉及到豎排版式，文字排列順序與Word默認(rèn)的先左后右的方式有很大不同，如果只用反復(fù)按空格再結(jié)合回車的辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)古文段落的排版和

6、對(duì)齊。這樣就產(chǎn)生的豎向?qū)R的困難。實(shí)際上，Word中有現(xiàn)成的方便辦法可以解決古文格式排版問(wèn)題。第一種方法：用文字方向來(lái)設(shè)置豎排。以Word 2007為例，選中需要設(shè)置豎排的文字段落，然后點(diǎn)擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“文字方向”命令，然后選擇文字方向設(shè)置頁(yè)面中文字方向式樣中間的一種豎排方式，右側(cè)出現(xiàn)豎排效果預(yù)覽，我們可以看到類似于古書豎排的方式，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可看到豎排效果。設(shè)置好豎排效果后，我們?nèi)匀豢梢韵駲M排那樣設(shè)置字體和行列等屬性。第二種方法：用文本框來(lái)設(shè)定局部豎排。直接在版面文字上設(shè)置豎排效果，可能不利于調(diào)整豎排文字在版面中的位置。這時(shí)，我們可以借助于文字框在設(shè)置豎排效果。以WPS文字 2013搶鮮版為例來(lái)說(shuō)明。依次選擇“插入文本框豎向文本框”，彈出空白文本框，將文字內(nèi)容粘貼或錄入到其中，豎排的效果馬上就顯示出來(lái)了。選中文本框，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置對(duì)象格式”，在彈出的“設(shè)置對(duì)象格式”窗口中切換到“文本框”選項(xiàng)卡，選中“