費(fèi)用報(bào)帳管理制度

1、深圳 UPT服裝股份有限公司費(fèi)用報(bào)帳管理制度為加強(qiáng)管理、降低成本、節(jié)約費(fèi)用、提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。一、零星采購(gòu)、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)帳時(shí)，必須憑發(fā)票、收料單或電腦小票，經(jīng)經(jīng)辦人、部門主管、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字蓋章后，方可報(bào)帳。二、報(bào)帳發(fā)票必須真實(shí)，不得弄虛作假。對(duì)取得的深圳本地的有關(guān)發(fā)票，經(jīng)辦人員可通過(guò) （國(guó)稅）、 （地稅）上網(wǎng)查詢其發(fā)票的真實(shí)性。收款收據(jù)不得作為報(bào)帳的依據(jù)。如果發(fā)現(xiàn)用假發(fā)票報(bào)帳，將扣發(fā)經(jīng)辦人員的效益工資；如果發(fā)現(xiàn)弄虛作假騙取公司財(cái)產(chǎn)的，將根據(jù)公司獎(jiǎng)懲條例對(duì)經(jīng)辦人員或相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。三、所有的費(fèi)用報(bào)銷首先必須經(jīng)過(guò)部門主管審核和簽字，然后交財(cái)務(wù)人員經(jīng)財(cái)務(wù)主管對(duì)發(fā)票的真實(shí)

2、性、合法性和合理性進(jìn)行審核后簽字蓋章，并由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一交總經(jīng)理簽字后方可報(bào)銷。其程序如下圖所示：經(jīng)辦人員或報(bào)銷人填制報(bào)銷部門主管審核財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核總經(jīng)理單據(jù)統(tǒng)一交審核并簽字財(cái)務(wù)部四、零星采購(gòu)各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)盡量使用支票支付，減少現(xiàn)金使用量。 原則上， 200 元以下的零星采購(gòu)可以現(xiàn)金支付，200 元以上通過(guò)支票支付。五、員工出差、外出辦事或零星采購(gòu)所需現(xiàn)金不多時(shí)，原則上由出差人員或經(jīng)辦人墊付；確因需要較多現(xiàn)金，可以向財(cái)務(wù)申請(qǐng)借款或辦理支票申請(qǐng)單。借款人應(yīng)填寫借款單或經(jīng)辦人填寫支票申請(qǐng)單經(jīng)部門主管和總經(jīng)理審批簽字后到財(cái)務(wù)部門辦理借款或領(lǐng)取支票手續(xù)。借款單或支票申請(qǐng)單上應(yīng)注明借款的用途、金額和預(yù)計(jì)還款、報(bào)

3、帳日期，金額應(yīng)根據(jù)出差距離、時(shí)間和采購(gòu)金額的多少估計(jì)，原則上最高借款或申請(qǐng)支票限額為10000 元。1六、出差人員和各部門的經(jīng)辦人員有在財(cái)務(wù)部借款或領(lǐng)取支票的，必須在出差回來(lái)或辦完事情后一個(gè)星期內(nèi)辦理報(bào)帳手續(xù)。財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)在到達(dá)財(cái)務(wù)部開始三天內(nèi)，月初七天內(nèi)辦理完所有報(bào)銷手續(xù)。對(duì)借款或領(lǐng)取支票的出差人員和經(jīng)辦人員不按規(guī)定時(shí)間辦理報(bào)帳手續(xù)的，財(cái)務(wù)部將從其本人的工資中扣還，直至扣清為止。超過(guò)上述規(guī)定的報(bào)銷期限或上次借款沒(méi)有還清之前，財(cái)務(wù)部不得給相關(guān)人員辦理下次借款。七、零星采購(gòu)一般到公司指定或認(rèn)定的專業(yè)單位采購(gòu)，特殊情況需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可到其他地方采購(gòu)。八、車輛使用費(fèi)的報(bào)銷。車輛使用費(fèi)包括汽

4、油費(fèi)、維修費(fèi)、路橋費(fèi)、泊車費(fèi)等。（一）行政部在掌握車輛維護(hù)、用車、油耗情況基礎(chǔ)上，制定當(dāng)月車輛費(fèi)用開支計(jì)劃。（二）路橋費(fèi)、泊車費(fèi)由行政部專管人員監(jiān)管，由專管人員制定路橋費(fèi)的參考標(biāo)準(zhǔn)。報(bào)帳時(shí)，長(zhǎng)途出車應(yīng)列出每次出車的費(fèi)用明細(xì)，短途出車應(yīng)列出每天出車的費(fèi)用明細(xì)。（三）汽油費(fèi)。由行政部主管選定較好的加油站為公司的定點(diǎn)加油站，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定簽訂相關(guān)長(zhǎng)期服務(wù)協(xié)議；由行政部統(tǒng)一制定公司內(nèi)部加油票，加油站憑票加油，并登記加油的車牌號(hào)碼，以便結(jié)帳時(shí)進(jìn)行核對(duì)；行政部主管應(yīng)每月對(duì)汽油費(fèi)進(jìn)行檢查，并參照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檢查車輛汽油消耗量是否合理；報(bào)銷汽油費(fèi)時(shí)，由行政部主管根據(jù)里程表、耗油標(biāo)準(zhǔn)、加油時(shí)間、數(shù)量、用車記錄等進(jìn)

5、行驗(yàn)核并簽字。（四）車輛維修前須提出書面報(bào)告，說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)費(fèi)用，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后到公司指定（定點(diǎn)）維修廠進(jìn)行維修，報(bào)銷時(shí)在發(fā)票上列明詳細(xì)費(fèi)用清單，由行政部主管根據(jù)車輛維修情況進(jìn)行驗(yàn)核并簽字。九、辦公用品、清潔用品和辦公家具等的采購(gòu)和報(bào)銷。（一）行政部應(yīng)每月制定采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)計(jì)劃由計(jì)劃調(diào)度室統(tǒng)一采購(gòu)、行政部檢驗(yàn)簽收、入庫(kù)。（二）計(jì)劃調(diào)度室應(yīng)根據(jù)公司辦公用品、清潔用品和辦公家具等的需求情況，并在進(jìn)行充分的市場(chǎng)詢價(jià)基礎(chǔ)上，指定或認(rèn)定合格供應(yīng)商，以低于市場(chǎng)零售價(jià)格的供貨價(jià)格簽署長(zhǎng)期供貨合同（或協(xié)議） 。（三）計(jì)劃調(diào)度室采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)應(yīng)在公司指定或認(rèn)定的供應(yīng)商進(jìn)行集中采購(gòu)。（四）在采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)

6、經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)取得的發(fā)票、經(jīng)行政部簽收的電腦小票2等原始單據(jù)填制費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)主管副總驗(yàn)核到財(cái)務(wù)部報(bào)帳。十、運(yùn)輸費(fèi)的報(bào)帳管理（一）計(jì)劃調(diào)度室每月應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)和采購(gòu)計(jì)劃制定運(yùn)輸計(jì)劃和費(fèi)用支出計(jì)劃。（二）計(jì)劃調(diào)度室應(yīng)對(duì)運(yùn)輸公司的運(yùn)輸價(jià)格、擁有車輛、服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，選擇較好的運(yùn)輸公司，作為公司指定或認(rèn)定的運(yùn)輸公司，并與其簽定長(zhǎng)期的運(yùn)輸服務(wù)協(xié)議。（三）經(jīng)辦人根據(jù)運(yùn)輸線路對(duì)每次運(yùn)輸?shù)倪\(yùn)輸路費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、裝卸費(fèi)與運(yùn)輸公司確認(rèn)，并經(jīng)主管副總稽核。（四）經(jīng)辦人在取得運(yùn)輸發(fā)票后，憑運(yùn)輸發(fā)票、發(fā)貨單或驗(yàn)收入庫(kù)單等原始單據(jù)填制費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)其主管副總稽核后到財(cái)務(wù)部報(bào)帳。十一、報(bào)關(guān)費(fèi)的報(bào)帳管理（一

7、）報(bào)關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)選擇多家報(bào)關(guān)行，并就其價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行調(diào)查，并向其主管報(bào)告調(diào)查情況。（二）報(bào)關(guān)經(jīng)辦人的主管對(duì)所調(diào)查的報(bào)關(guān)行進(jìn)行對(duì)比，選擇較好的報(bào)關(guān)行，并盡可能與其簽定長(zhǎng)期的報(bào)關(guān)服務(wù)協(xié)議。（三）報(bào)關(guān)經(jīng)辦人員在報(bào)帳時(shí)，應(yīng)按每次報(bào)關(guān)費(fèi)用分別列示，以便主管人員稽核。（四）主管人員應(yīng)根據(jù)所簽訂的報(bào)關(guān)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐筆審核，在審核無(wú)誤后，由經(jīng)辦人員將報(bào)帳憑證交送財(cái)務(wù)部辦理報(bào)帳手續(xù)。十二、業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)帳管理（一）業(yè)務(wù)招待費(fèi)包括餐費(fèi)和禮品費(fèi)用。（二）招待應(yīng)酬應(yīng)事先申請(qǐng)并得到批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏，因特殊原因無(wú)法事先辦理的，事后須及時(shí)報(bào)告其主管。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)由經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)主管副總審核簽字后交財(cái)

8、務(wù)部辦理報(bào)帳手續(xù)。十三、差旅費(fèi)的報(bào)帳管理（一）差旅費(fèi)的交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1. 部門副經(jīng)理以上人員省外出差可乘坐飛機(jī)、火車硬臥。2. 其他員工省外出差，乘坐火車硬臥。33. 其他員工因時(shí)間關(guān)系或與部門副經(jīng)理以上人員出差， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 可乘坐飛機(jī)。4. 員工省內(nèi)出差，在公司沒(méi)有安排車輛的情況下，乘坐火車或長(zhǎng)途汽車。5. 員工在出差當(dāng)?shù)爻俗牡氖堪l(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷，并注明起止地點(diǎn)。6. 因業(yè)務(wù)需要出差，應(yīng)填寫“公務(wù)外出審批表” ，填明出差理由、地點(diǎn)、乘坐交通工具，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部辦理購(gòu)票手續(xù)。（二）住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高級(jí)管理人員出差住宿費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。2. 其他人員出差住

9、宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：人 員廣東、北京、上海地區(qū)其他地區(qū)總經(jīng)理助理、部門300250正副經(jīng)理其他員工2502003. 享受不同住宿標(biāo)準(zhǔn)的人員出差，在條件允許合住的情況下，住宿費(fèi)按允許最高費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。4. 參加會(huì)議人員，費(fèi)用按會(huì)議通知及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超過(guò)部分原則上自理。（三）伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1. 員工出差伙食補(bǔ)助費(fèi)，每人每天補(bǔ)助 50 元（早餐 10 元，中餐、晚餐各 20 元）。2. 員工出差不得報(bào)銷就餐費(fèi)，因業(yè)務(wù)關(guān)系確需請(qǐng)客招待，按業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)帳管理規(guī)定辦理，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)標(biāo)明請(qǐng)客的次數(shù)，請(qǐng)哪家客人及早、中、晚哪一餐，且按餐扣除伙食補(bǔ)助費(fèi)。3. 員工外出參加會(huì)議，已享受會(huì)議伙食補(bǔ)助費(fèi)的，不再報(bào)銷伙食補(bǔ)助費(fèi)；

10、沒(méi)有享受伙食補(bǔ)助費(fèi)的，按出差天數(shù)補(bǔ)助伙食費(fèi)。4. 員工在廣東省內(nèi)出差， 有誤餐的，按照公司員工出差伙食補(bǔ)助費(fèi) （早餐 10 元，中餐、晚餐各 20 元）標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給誤餐補(bǔ)助；沒(méi)有誤餐的不發(fā)誤餐補(bǔ)助。5. 出差金徠公司，在出差期間每人每天補(bǔ)助 35 元。（四）出差香港地區(qū)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)41. 當(dāng)天往返，火車、地鐵費(fèi)每天補(bǔ)助港幣 100 元，伙食費(fèi)每天補(bǔ)助 50 元，的士票憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷（地鐵達(dá)不到處） ，并注明起止地點(diǎn)。2. 一天以上，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 400 元港幣，地鐵費(fèi)每天補(bǔ)助 50 元港幣，伙食費(fèi)每天補(bǔ)助100 元港幣。往返火車票、的士票憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷（地鐵達(dá)不到處），并注明起止地點(diǎn)。（五）臨時(shí)出國(guó)洽談業(yè)務(wù)的交通費(fèi)、伙食費(fèi)和住宿費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，且注明每一筆費(fèi)用的用途。（六）其他1. 員工出差期間，事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)就近回家探親辦事的，其繞道車船費(fèi)扣除出差直線單程車船票計(jì)算，多支的部分由個(gè)人自理。2. 凡丟失車船票和住宿票者，必須打報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按實(shí)際