貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程【精選文檔】

1、貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程【精選文檔】貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程 為規(guī)范貨代部日常工作，明確各崗位職責(zé)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)配合,特制定本規(guī)范。 第一部分，風(fēng)范自律 第一、遵規(guī)守紀(jì),嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度規(guī)范要求做個(gè)合格的百瑞特人第二、細(xì)致耐心，認(rèn)真對待每件事情盡職盡責(zé)做好本職工作第三、熱心誠摯,持續(xù)為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)第四、誠懇好學(xué)，不斷提升自身服務(wù)能力和綜合素質(zhì)第五、快捷高效，及時(shí)準(zhǔn)確有效地服從執(zhí)行上級指令第六、忠誠奉獻(xiàn)，積極努力為團(tuán)隊(duì)進(jìn)步發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策第七、團(tuán)結(jié)互助，胸懷寬容博愛的團(tuán)隊(duì)共建精神 第二部分，崗位職責(zé) 依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)在貨代部內(nèi)設(shè)立有經(jīng)理、部門主管、操作、調(diào)度、文件、客服和銷售

2、等崗位，各崗位相輔相成構(gòu)成貨代部完整的運(yùn)作機(jī)制。第一、職位與職權(quán)部門經(jīng)理：1、管理團(tuán)隊(duì)的組建、管理和提升2、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展,籌劃、推進(jìn)和評估本部的長短期目標(biāo) 3、各部門總體運(yùn)作的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評估部門主管：1、部門團(tuán)隊(duì)的組建、管理和提升 2、各部門日常運(yùn)作的協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評估3、報(bào)價(jià)對內(nèi)與對外的更新、發(fā)布和核批 4、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤 5、市場目標(biāo)的制定、推進(jìn)和評估操作：1、業(yè)務(wù)的審核、運(yùn)作和跟蹤 2、費(fèi)收的核實(shí)、確認(rèn)和輸入 3、業(yè)務(wù)的完結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析調(diào)度：1、門點(diǎn)服務(wù)/倉儲(chǔ)服務(wù)的受理、協(xié)調(diào)和安排 2、門點(diǎn)服務(wù)/倉儲(chǔ)服務(wù)的跟蹤、反饋和完結(jié) 3、月度統(tǒng)計(jì)、分析與評估文件：1、提單的確認(rèn)、

3、核對和簽發(fā) 2、操作的日常事務(wù)助理 3、月度統(tǒng)計(jì)和分析客服： 1、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤 2、報(bào)價(jià)的對外發(fā)布、跟蹤和核實(shí) 3、客戶日常操作維護(hù)銷售：1、業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)、攬取和跟蹤 2、報(bào)價(jià)的對外發(fā)布、跟蹤和核實(shí) 3、客戶日常銷售維護(hù)第二、職權(quán)與職責(zé)1、經(jīng)理管理 部門經(jīng)理和主管對部門內(nèi)日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié)調(diào)次序、管理決策的權(quán)力和義務(wù)。2、權(quán)責(zé)對應(yīng)部門內(nèi)所有人員應(yīng)依據(jù)各自所在職位的職權(quán)配置，積極主動(dòng)盡職盡責(zé)地完成日常本職工作.3、能動(dòng)互助部門內(nèi)所有人員應(yīng)重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。第三、個(gè)人與團(tuán)隊(duì) 1、對任何事件，各成員應(yīng)首先積極努力地盡己之所能

4、處理。2、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結(jié)果的要求或者事件，需立即請示上一級職權(quán)直至部門經(jīng)理要求協(xié)助，并依據(jù)上一級和或者部門經(jīng)理的指令或者指導(dǎo)及時(shí)處理并反饋、總結(jié)。3、各職員日常應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)積累有利于促進(jìn)改善本職工作的知識(shí)和資源，提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)4、各職員應(yīng)積極協(xié)助和指導(dǎo)有需要的部門成員。5、待物客觀公正，就事寬容耐心。第三部分，操作流程 根據(jù)貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、費(fèi)收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。 本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。 一、接單部分 接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工

5、作環(huán)節(jié),一般要求接單必須快捷、高效,在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn).(注）對于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息,依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤,如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié),先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理,以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作. 1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或者接單員） (1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容?？蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。 （2)接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要

6、求.（客服或者接單員)普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對（1）內(nèi)容的確認(rèn);對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上.特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。 對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排2、運(yùn)價(jià)核對、確認(rèn)（客服或者接單員）客服人員收到訂艙單后，必須對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。(1) 對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。（注) 特殊

7、情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)（2） 對于公司業(yè)務(wù),須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。3、艙位確認(rèn)（客服或者接單員)根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分一般要求預(yù)定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前；一般要求在預(yù)定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙.1、新建委托 （訂艙操作員）訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案,輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服

8、務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能）、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。2、訂艙過程（訂艙操作員）訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成.訂艙完畢后,應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息:船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。3、艙位通知 （訂艙操作員）無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶,確保上面的訂

9、艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度）客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核,對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。1、拖車安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 (2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的拖車時(shí)間時(shí)間；如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)(3) 安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)(4） 同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后,在同一工作日及

10、時(shí)把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約（5) 向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排(包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）；對于特種箱業(yè)務(wù),必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間.（6) 安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等(7） 必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名,手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠(8） 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港(9) 其他注意事項(xiàng)在船

11、公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)并登記2、內(nèi)裝安排（1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 （2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)(3） 根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間,提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間（4) 向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起

12、運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、 協(xié)議費(fèi)用等（5) 向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）（6) 向倉庫委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求(7) 跟蹤到貨物情況(8） 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港四、報(bào)關(guān)部分（操作員）(1） 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 (2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間.如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)（3) 最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日,再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況(4) 收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審,有問題立即處理（5） 在約定的報(bào)關(guān)日期前一