檔案數(shù)字化流程及規(guī)范

1、檔案數(shù)字化管理服務(wù)流程及規(guī)范要求（試運(yùn)行版）一、檔案領(lǐng)取及項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)：由公司委派相關(guān)負(fù)責(zé)人和業(yè)主方（甲方）進(jìn)行檔案領(lǐng)取及檔案交接并辦好相關(guān)手續(xù)。職務(wù)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)范圍負(fù)責(zé)與甲方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同甲方人員作好交接清單記錄并簽字。 負(fù)責(zé)監(jiān)督公司技術(shù)人員規(guī)范化加工并培訓(xùn)新來員工。隨時(shí)把握公司加工進(jìn)度并進(jìn)行協(xié)調(diào)。及時(shí)關(guān) 注并抽查加工質(zhì)量，代表甲方與技術(shù)人員進(jìn)行及時(shí)的溝通及問題協(xié)調(diào)，確保提卷項(xiàng)目順利完工。 每天監(jiān)督各崗位操作員的檔案管理計(jì)件考勤表制度的完成。二、檔案調(diào)卷分類整理：待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到甲方提供的加工現(xiàn)場，項(xiàng)目經(jīng)理要對檔案逐份清點(diǎn)并分類，并辦 理檔案交接登記，

2、與甲方做好交接記錄，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：2.1由甲方指定專人負(fù)責(zé)與公司項(xiàng)目經(jīng)理對接。2.2填寫檔案交接登記表（附件一）。2.3在交接登記表上要有雙方的簽字。檔案交接登記表（附件一）年度保管期限盒號（卷號）盒數(shù)接收時(shí)間接收人簽字客戶簽字歸還時(shí)間甲方簽字備注三、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶 來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，首先要 進(jìn)行人工打碼目錄。如果用戶提供的檔案已經(jīng)有紙質(zhì)目錄或電子目錄，操作員要認(rèn)真核對有無錯 漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下

3、：1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除 錯誤信息。2、著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給項(xiàng)目經(jīng)理， 如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與甲方協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項(xiàng) 必不可少，且與紙質(zhì)檔案要 對照：以卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。 以件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時(shí)反應(yīng)給項(xiàng)目經(jīng)理， 由項(xiàng)目經(jīng)理與甲方協(xié)商解決。4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向

4、項(xiàng)目經(jīng)理反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體 字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡體字。5、如遇到無題名的檔案，及時(shí)記錄下來，反應(yīng)給甲方協(xié)商解決。6、關(guān)于順頁；整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時(shí)反饋。沒有問題時(shí)，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。7、關(guān)于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、 0025-30025-12、0025-13 ;如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷 次，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能

5、兩個(gè)分卷對應(yīng)一個(gè)目錄）。&關(guān)于補(bǔ)卷問題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí)，卷號要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號為準(zhǔn)。如0025-1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變。9、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（，/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意： 中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。以上問題出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理和甲方協(xié)調(diào)。四、檔案掃描（接觸式掃描）檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序如下：1、導(dǎo)入檔案目錄到（檔案數(shù)字化加工軟件）；2、通過生成計(jì)算機(jī)磁盤

6、樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；3、開始掃描檔案；掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：1、 掃描后的文件存儲格式應(yīng)為 TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下， 如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為灰度”。2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示 的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不 一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3、認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案掃描登記表（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每 份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理 方法。掃描登記表（附件二）年度保管期限卷號

7、/件號頁數(shù)目錄頁數(shù)1已掃描掃描人備注4、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一 般建議選擇300dp。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）五、影像處理影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì) 量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。影像處理時(shí)，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效 果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處 理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂

8、度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。 具體操作細(xì)節(jié)如下：1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)， 應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致 時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，處理時(shí)要保留文件編號與文件頁碼。3、大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請示項(xiàng)目經(jīng)理的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容4、若處理時(shí)誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時(shí)反應(yīng)給組長，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5、處理過程中遇到

9、問題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并匯報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理登記。6、處理工作完成時(shí)，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報(bào)轉(zhuǎn)交給項(xiàng)目經(jīng)理，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。六、數(shù)據(jù)質(zhì)檢1、逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否 一致。2、逐頁檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3、逐頁檢查每個(gè)影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。如果出現(xiàn)以上問題要填寫數(shù)據(jù)質(zhì)檢表并及時(shí)修改，完成質(zhì)檢后將表提交給項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng) 理按數(shù)據(jù)質(zhì)檢表二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按 5%比例抽檢。七、完整歸還歸還時(shí)由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶，并填寫檔案交接登記表（附件 一），檔案交接登記表必須有甲方主要負(fù)責(zé)人的簽名。本表格由項(xiàng)目經(jīng)理保存，最后提交到 公司做永久備案。八、數(shù)據(jù)備份掃描期間項(xiàng)目經(jīng)理要備份不同價(jià)段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完 成后，甲方經(jīng)驗(yàn)收合格后，進(jìn)行三種備份1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。2,