物業(yè)公司行政工作制度收發(fā)文檔案管理

1、規(guī)章制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-408編號：_物業(yè)公司行政工作制度收發(fā)文檔案管理審核：_時(shí)間：_單位：_物業(yè)公司行政工作制度收發(fā)文檔案管理用戶指南：該規(guī)章制度資料適用于管理中，通過編訂企業(yè)的章程、議事規(guī)則、生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作、監(jiān)督、員工的行為規(guī)范，再在運(yùn)作中實(shí)踐得到不斷的完善，使經(jīng)營管理中議事有法可依?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。物業(yè)公司行政工作制度：收發(fā)文及檔案管理3收發(fā)文及檔案管理3.1文件定義3.1.1本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。3.1.2公

2、司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。3.2收發(fā)文管理3.2.1收文3.2.1.1收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。3.2.1.2收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交

3、到檔案室歸檔。3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫收文登記表。3.3發(fā)件3.3.1起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫發(fā)文登記表。3.3.3打?。河砂l(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。3.3.4校對、簽署由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。3.3.5申請蓋章由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部

4、負(fù)責(zé)歸檔。3.3.6發(fā)出：由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。3.3.7內(nèi)部傳閱收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。3.3.8歸檔具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的發(fā)文登記表。3.4文件保管及處理3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科

5、學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：3.4.4.1對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；

6、3.5檔案管理3.5.1文件的移交3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下：3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無誤后，予以簽名確認(rèn)。3.5.2檔案的保管公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則，將文件

7、進(jìn)行編號，分類存放。3.5.3檔案信息的使用3.5.3.1復(fù)印檔案公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫檔案復(fù)印記錄表。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。3.5.3.2檔案原件的借用1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫檔案原件借用申請表，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。2）檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。3.5.3.3檔案原件的歸還1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。2）檔案管理員將檔案原件借用申請表復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。3.5.3.4檔案原件的處理由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目