律師事務(wù)所信息化建設(shè)之必要

1、律師事務(wù)所信息化建設(shè)之必要     內(nèi)容提要：信息化時(shí)代的律師事務(wù)所，面臨嶄新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文認(rèn)為，傳統(tǒng)的律師事務(wù)管理與業(yè)務(wù)發(fā)展模式早已不適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。為此，今天的律師事務(wù)所應(yīng)充分利用信息化時(shí)代帶來(lái)的信息建設(shè)優(yōu)勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，通過(guò)建設(shè)網(wǎng)站以及搭建綜合管理平臺(tái)等途徑，積極開(kāi)展信息化建設(shè)，從根本上提高管理效率與質(zhì)量。本文從律師事務(wù)所信息化建設(shè)的作用，以及如何實(shí)現(xiàn)信息化等角度進(jìn)行深入分析，力求探索出一條符合中國(guó)律師事務(wù)所實(shí)際的信息化發(fā)展模式與思路。  關(guān)鍵詞： 律師事務(wù)所信息化發(fā)展  一、中國(guó)律師事務(wù)所信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

2、  律師事務(wù)所，從本質(zhì)上說(shuō)屬于服務(wù)性組織。根據(jù)這一定位，就要求律師事務(wù)所，與各個(gè)方面保持充分暢通的溝通與交流，提高自身服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn)，同時(shí)還需要建立智能化的知識(shí)中心，儲(chǔ)備智力源泉，以尋求良好的發(fā)展。  上述特征和規(guī)律，使得律師事務(wù)所對(duì)信息化的需求，要比其企業(yè)更加迫切。但在整社會(huì)的信息化進(jìn)程中，律師事務(wù)所的信息化無(wú)疑走在最后。  北京市的律師事務(wù)所信息化管理建設(shè)就能反映這一現(xiàn)狀。  根據(jù)2006年北京市律師協(xié)會(huì)對(duì)北京市律師事務(wù)所進(jìn)行的相關(guān)管理調(diào)查結(jié)果顯示，北京市近80%的律師事務(wù)所通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化；近70%的律所能夠提供數(shù)據(jù)庫(kù)支持和網(wǎng)絡(luò)支

3、持，便于律師查法律文本和資料。但是，信息化建設(shè)的效用十分低下。對(duì)于辦公管理軟件，有42%的律師事務(wù)所還沒(méi)有購(gòu)買辦公管理軟件，有近30%的事務(wù)所感到由于律師們的工作習(xí)慣難以改變，使用不便；只有20%左右的律所能夠提供更專業(yè)化的業(yè)務(wù)輔助，如匯總對(duì)部委、機(jī)關(guān)的咨詢記錄，建立資料共享制度。  該項(xiàng)調(diào)查還顯示，在業(yè)務(wù)管理方面，只有五分之一的律師事務(wù)所能夠做到由律師事務(wù)所通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件統(tǒng)一登記，同時(shí)進(jìn)行利益沖突的審查；在客戶管理方面，只有41%的律師事務(wù)所建立了客戶維護(hù)體系，半數(shù)以上的律師事務(wù)所還沒(méi)有把客戶的管理放入發(fā)展的議事日程。  目前，全國(guó)律師從業(yè)人員總數(shù)已達(dá)到十五萬(wàn)人，現(xiàn)有律師

4、事務(wù)所達(dá)到一萬(wàn)兩千多家。但在實(shí)踐中，很多律師事務(wù)所沒(méi)有自己的網(wǎng)站，或者雖有網(wǎng)站，但由于長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人維護(hù)而成為垃圾網(wǎng)站；很多律師事務(wù)所沒(méi)有自己的業(yè)務(wù)信息管理平臺(tái)，在不同的時(shí)期辦理了多少案件，是否有競(jìng)爭(zhēng)沖突管理，是否能夠信息化協(xié)作辦案等都無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)，更無(wú)法對(duì)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行延伸分析和使用，等等。  可以看出，中國(guó)律師事務(wù)所的信息化程度整體較低，這種現(xiàn)狀十分令人堪憂。  我們認(rèn)為，進(jìn)行信息化建設(shè)是律師事務(wù)所持續(xù)發(fā)展必須建立的一項(xiàng)重要措施。這是當(dāng)前諸多現(xiàn)實(shí)的需要所決定的：  （一）是擴(kuò)大多元業(yè)務(wù)的需要  隨著我國(guó)社會(huì)主義法制建設(shè)的不斷深入和人民群眾法律意識(shí)的提高，各

5、類法律爭(zhēng)議案件不斷增加，律師事務(wù)所面臨良好的發(fā)展機(jī)遇。伴隨業(yè)務(wù)量的增多，圍繞律師業(yè)務(wù)、客戶管理、知識(shí)資源共享等問(wèn)題對(duì)律師事務(wù)所的管理水平提出了較高要求。  （二）是適應(yīng)法律服務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要  隨著中國(guó)已經(jīng)加入WTO，與香港澳門的合作步伐也在不斷加快，國(guó)外的律師事務(wù)所對(duì)中國(guó)法律服務(wù)市場(chǎng)已經(jīng)“大舉進(jìn)入”，新興業(yè)務(wù)不斷增加，而新建律所如長(zhǎng)江后浪不斷涌現(xiàn)，律師行業(yè)面臨著殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和巨大的挑戰(zhàn)?！澳嫠兄郏贿M(jìn)則退”，律師事務(wù)所應(yīng)考慮到律師服務(wù)國(guó)際化所帶來(lái)的巨大壓力，以及與國(guó)際同行相比存在的顯著差距，這不僅僅表現(xiàn)為在服務(wù)技能上，還包括在律師事務(wù)所管理水平的提高上。 

6、（三）是適應(yīng)行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管要求的需要  此外，隨著國(guó)家對(duì)律師行業(yè)監(jiān)管力度的加大，律師事務(wù)所如果不具備一定的信息化管理能力，也將難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)和未來(lái)網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管環(huán)境要求。同時(shí)，也無(wú)法準(zhǔn)確了解行業(yè)狀態(tài)，與同行展開(kāi)溝通與合作。  （四）是自身品牌宣傳、對(duì)外便捷交流的需要  任何企業(yè)都需要一個(gè)對(duì)外展示自身的窗口，這是現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，為律師事務(wù)所開(kāi)展市場(chǎng)與品牌形象的營(yíng)銷創(chuàng)造了有利機(jī)會(huì)，借助于網(wǎng)絡(luò)信息傳遞的作用，律師及律師事務(wù)所可以有效傳播服務(wù)理念與核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，突破了傳統(tǒng)的地域服務(wù)觀念限制，為法律服務(wù)拓展了更為廣泛與自由的空間，更便于從社會(huì)獲取潛在服

7、務(wù)信息，加強(qiáng)與同行之間的交流與合作。  （五）是開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷的需要  隨著網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的信息交流與利用的優(yōu)勢(shì)愈發(fā)明顯，律師事務(wù)所通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行品牌形象宣傳推廣，并借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢與受理，已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。但是，傳統(tǒng)的律師服務(wù)，往往被限制在所謂人情社會(huì)、關(guān)系社會(huì)的背景下，律師的業(yè)務(wù)范圍也往往局限于所在的特定地域或區(qū)域。  （六）是整合資源的需要  律師的服務(wù)通常是分散的，獨(dú)立的，是單打獨(dú)斗的作業(yè)模式，律師之間缺少知識(shí)資源的交流與分享，更缺少團(tuán)隊(duì)合作精神，這不利于律師和律所的發(fā)展。因此，整合資源，提高效率，使律師事務(wù)所成為一個(gè)集體，而不是

8、個(gè)體戶的集合，是律師事務(wù)所發(fā)展的必然要求。  （七）是加強(qiáng)管理、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的需要  律師事務(wù)所也需要通過(guò)完善管理，節(jié)約成本，提高效率，同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各種問(wèn)題和矛盾，規(guī)避律師行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，保障律師事務(wù)所的良性發(fā)展。  顯然，律師事務(wù)所的信息化建設(shè)能一定程度滿足律師事務(wù)所的這種需求。但是，大多數(shù)律師事務(wù)所還未充分認(rèn)識(shí)到，進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)于提高管理效率、降低經(jīng)營(yíng)成本、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和提高品牌形象等方面的重要意義。  二、律師事務(wù)所信息化建設(shè)所要實(shí)現(xiàn)的功能與作用  既然，中國(guó)的律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面亟需加強(qiáng)，那么律師事務(wù)所必須深刻明確的問(wèn)題是，信息

9、化建設(shè)要達(dá)到什么樣的功能，實(shí)現(xiàn)什么樣的理想目標(biāo)呢？  律師事務(wù)所通過(guò)信息化建設(shè)，可以幫助律師從繁重的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化管理，提高辦案效率和質(zhì)量；可以幫助管理者、行政人員財(cái)務(wù)人員、客戶等都能實(shí)現(xiàn)不同的管理目的，從而整體上實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化與共享，有利于樹(shù)立律師事務(wù)所高效、專業(yè)的新形象。  律師事務(wù)所應(yīng)該建設(shè)一個(gè)實(shí)用、便捷、高效的網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，囊括網(wǎng)絡(luò)法律服務(wù)營(yíng)銷、業(yè)務(wù)管理、知識(shí)資源共享等多種功能。  律師事務(wù)所進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化綜合管理平臺(tái)的功能與作用主要體現(xiàn)在：  （一）便于樹(shù)立律所形象，吸引客戶資源  從與

10、外界的信息互通角度看，通過(guò)律師事務(wù)所門戶網(wǎng)站，信息搜索，可以向外界宣傳律所，推廣品牌；通過(guò)網(wǎng)上互動(dòng)咨詢，凝聚客戶，可以建立權(quán)威和信用，律師事務(wù)所也可以從中了解市場(chǎng)動(dòng)向。      這些潛在的客戶極有可能成為現(xiàn)實(shí)的客戶，如何利用信息系統(tǒng)有效地識(shí)別潛在客戶信息，挖掘客戶資源，是律師事務(wù)所開(kāi)拓業(yè)務(wù)來(lái)源所需要重點(diǎn)予以考慮的問(wèn)題。  （二）便于管理層進(jìn)行宏觀管理  律師事務(wù)所的各類管理層可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)化遠(yuǎn)程協(xié)同辦公，并做出管理決策。比如，作為管理委員會(huì)的成員，可以對(duì)律師事務(wù)所管理中涉及到的業(yè)務(wù)受理與進(jìn)展、客戶管理、人事行政、財(cái)務(wù)

11、等相關(guān)信息進(jìn)行全面了解，了解各部門的工作狀態(tài)與問(wèn)題，從而及時(shí)做出調(diào)整。  信息管理的系統(tǒng)化，也有助于上下級(jí)之間進(jìn)行有效的溝通。針對(duì)個(gè)別員工，在個(gè)別問(wèn)題上給予指導(dǎo)與幫助，信息管理也同樣實(shí)現(xiàn)了人性化的目標(biāo)。  同時(shí)通過(guò)信息化平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)事務(wù)所所務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理。  （三）便于律師個(gè)人參與管理  律師事務(wù)所的律師，可以通過(guò)管理平臺(tái)，及時(shí)了解所里發(fā)布的信息，以及控制自身所辦理案件的進(jìn)度與質(zhì)量。律師可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)，及時(shí)反饋所存在的問(wèn)題，對(duì)相關(guān)部門提供一些意見(jiàn)或建議。  從業(yè)律師個(gè)人可以通過(guò)管理平臺(tái)的信息統(tǒng)計(jì)，明確自己的辦案數(shù)量、類型、效率

12、、處理結(jié)果等，進(jìn)一步明確自己的專業(yè)方向與優(yōu)勢(shì)。  從業(yè)律師更可以利用信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)律師合作團(tuán)隊(duì)辦公的網(wǎng)絡(luò)化，有利于增加彼此之間的凝聚力與提高工作效率，這也同樣有利于與客戶的溝通。  （四）便于資源整合，避免利益沖突  通過(guò)信息平臺(tái)的綜合管理，可以對(duì)事務(wù)所各類資源合理分配，提高資源的利用效率和工作效率。同時(shí)通過(guò)信息平臺(tái)可以方便的進(jìn)行綜合檢索，避免利益沖突，避免發(fā)生為雙方當(dāng)事人代理的情況。  （五）便于業(yè)務(wù)流程管理  借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理平臺(tái)，可以將案件的收案登記、立案審批、辦案過(guò)程控制、結(jié)案審批及歸檔等程序?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理，便于操作與控制，減少不

13、必要的環(huán)節(jié)與人力資源的浪費(fèi)。  （六）便于客戶關(guān)系的維護(hù)管理  從客戶管理角度，律師事務(wù)所需要通過(guò)有效的科學(xué)的客戶關(guān)系管理，維護(hù)原有的老客戶，不斷的增加新的客戶，從中挖掘更多的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。同時(shí)，也可以考慮利用現(xiàn)有的客戶資源，為客戶之間的合作創(chuàng)作機(jī)會(huì)，從而為自身也拓展了業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。  通過(guò)信息管理系統(tǒng)，應(yīng)及時(shí)跟蹤現(xiàn)有客戶信息，定期進(jìn)行客戶回訪，了解他們的意見(jiàn)或建議，解決可能存在的從業(yè)律師個(gè)人業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德與紀(jì)律等問(wèn)題，從而及時(shí)采取措施，避免客戶資源的流失以及對(duì)律師事務(wù)所聲譽(yù)的損害。  （七）便于實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源共享管理  通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，律師之間

14、可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的積累與分享。從知識(shí)管理的角度，律師的主要知識(shí)來(lái)源于辦案過(guò)程，在此過(guò)程中，不斷積累經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。其辦案過(guò)程、使用的資料、辦案心得以及經(jīng)驗(yàn)都是寶貴的財(cái)富，利用知識(shí)管理平臺(tái)，以項(xiàng)目（案件）為主線，將這些知識(shí)積累下來(lái)，不斷豐富知識(shí)庫(kù)，分權(quán)限地在全所共享、學(xué)習(xí)和交流，加速提高律師個(gè)人辦案能力，以及律師事務(wù)所的整體業(yè)務(wù)水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。  （八）便于實(shí)現(xiàn)律師行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理  律師事務(wù)所信息網(wǎng)絡(luò)化的一個(gè)方面，還包括構(gòu)建律師事務(wù)所行業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可及時(shí)了解律師事務(wù)所發(fā)展現(xiàn)狀，并有助于高效的解決有關(guān)行政監(jiān)管的爭(zhēng)議或糾紛。  三、律師事務(wù)所信息化建設(shè)的條件&

15、#160; 律師事務(wù)所信息化建設(shè)是一項(xiàng)系工程，需要配備專業(yè)的管理力量與資金支持，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)也需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。  律師事務(wù)所信息化建設(shè)是在具備一定條件下，有步驟，有計(jì)劃地進(jìn)行的。主要包括以下幾個(gè)程序或環(huán)節(jié)：  （一）硬件設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)  律師事務(wù)所建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，需要基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)配置與支持。主要包括服務(wù)器電子辦公設(shè)備、機(jī)房等。  需要注意的是，一方面，合理配置現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備是律師事務(wù)所信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)；另一方面，在硬件配置基礎(chǔ)上也需要使用合適的律所綜合管理軟件的支持，才可能整體上發(fā)揮效果。  （二）軟件建設(shè)是關(guān)鍵  與硬件設(shè)施相對(duì)應(yīng)，律師事務(wù)所在信息化建設(shè)方面，也同樣需要開(kāi)展一定的“軟件”建設(shè)，包括網(wǎng)站建設(shè)、綜合管理平臺(tái)操作系統(tǒng)、律師行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用等。如果花大筆的資金進(jìn)行硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，如果沒(méi)有軟件系統(tǒng)平臺(tái)，那么硬件和構(gòu)網(wǎng)設(shè)備的應(yīng)用成效只利用了10%。我們逐一說(shuō)明其中的必要性和提出具體的操作建議。  1、建立律師事務(wù)所網(wǎng)站及博客