教你如何做一個合格的項目經(jīng)理

1、項目管理項目管理 q 了解項目q 項目的計劃q 項目的執(zhí)行q 項目的監(jiān)督agenda大大 綱綱v提出自己的看法或意見，在這堂課里應(yīng)該是完全公開的 v參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負(fù)面影響v尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見”v鼓勵參與討論及意見分享：他山之石，可以攻錯v讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法ground rules培訓(xùn)要求1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督完成成功項目，贏得客戶滿意完成成功項目，贏得客戶滿意1.1.項目的計劃項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督1.1定義愿景定義愿景1.2訂出目標(biāo)訂出目標(biāo)1.3評估限制評估限制1.4列出工作

2、列出工作1.5敲定資源敲定資源1.6工作排序工作排序1.7確定進度確定進度1.8未雨綢繆未雨綢繆完成成功項目，贏得客戶滿意1.1. 1.1. 定義愿景定義愿景1. 項目的計劃1.1.2. 1.1.2. 檢驗思考檢驗思考 有野心是好的，但必須切乎實際 項目愿景要寫得精確，不可模糊不清 同伴們能認(rèn)同這個項目愿景嗎？ 檢驗這個項目愿景是否值得要投入的成本 1.1.1. 1.1.1. 定義欲見的變化定義欲見的變化發(fā)掘出作改變的需要與重要的相關(guān)協(xié)助人員及團隊成員商討 定義項目所希望達(dá)成的改變 評估項目愿景的可行性 寫出可行的項目愿景1. 項目的計劃1.2. 1.2. 訂出目標(biāo)訂出目標(biāo)1.2.2. 1.2

3、.2. 訂定指標(biāo)訂定指標(biāo)認(rèn)清指標(biāo)與目標(biāo)、目標(biāo)與愿景間的關(guān)聯(lián)性。1.2.3 1.2.3 訂定輕重緩急訂定輕重緩急低優(yōu)先度的項目有必要時可以放棄80/20法則1.2.1 1.2.1 定義目標(biāo)定義目標(biāo)清楚的（specific）可衡量的(measurable)達(dá)得到的（attainable)合理的(reasonable)具體的(tangible)1. 項目的計劃1.3 1.3 評估限制評估限制1.3.2 1.3.2 檢驗資源的限制檢驗資源的限制認(rèn)清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制考慮是否外包比較劃算1.3.3. 1.3.3. 善用現(xiàn)有的管道善用現(xiàn)有的

4、管道調(diào)查一下是否別人有作過類似的案例調(diào)查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源盡量不要從零開始1.3.1 1.3.1 評估時間的壓力評估時間的壓力寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美1. 項目的計劃1.4. 1.4. 列出工作列出工作1.4.1. 1.4.1. 腦力激蕩腦力激蕩1.4.2. 1.4.2. 由下往上作組合由下往上作組合1.4.3. 1.4.3. 檢查是否有遺漏檢查是否有遺漏1.4.4. 1.4.4. 給予有意義的編號給予有意義的編號1.4.5. 1.4.5. 紀(jì)錄工作總表紀(jì)錄工作總表把工作總表上的工作作完之后，是否便達(dá)成了項目的目標(biāo)是否每一項工作都是必要的？有沒有錦上添花？

5、1. 項目的計劃1.5. 1.5. 敲定資源敲定資源1.5.1. 1.5.1. 人力評估人力評估先考慮工作所需要的知識、經(jīng)驗、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設(shè)事1.5.2. 1.5.2. 評估其他的資源評估其他的資源再考慮場地、器材、耗材、特殊資源以及財源資源的不足或過多都可能導(dǎo)致項目的失敗1.5.3. 1.5.3. 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)理想上我會在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源，實際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達(dá)成項目的目標(biāo)1.5.4. 1.5.4. 記錄資源記錄資源用資源投入表來記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項目組成員的簽署1. 項目的計劃1.6. 1.6.

6、工作排序工作排序1.6.1. 1.6.1. 考慮優(yōu)先級考慮優(yōu)先級先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2. 1.6.2. 估計工期的長短估計工期的長短由工作的承辦人來評估工期如果可能，先試驗一小段1.6.3. 1.6.3. 網(wǎng)絡(luò)圖網(wǎng)絡(luò)圖把所有的工作依照優(yōu)先級畫出網(wǎng)絡(luò)圖依照工期來找出關(guān)鍵路徑1.6.4. 1.6.4. 找出空檔找出空檔在每個非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔1. 項目的計劃1.7. 1.7. 確定進度確定進度1.7.1. 1.7.1. 計算日期計算日期給定開工或完工日期，把所有的工作依照網(wǎng)絡(luò)圖畫出甘特圖在甘特圖上標(biāo)出關(guān)鍵路徑1.7.2. 1.7.2. 找出撞期找

7、出撞期在甘特圖上標(biāo)出所需要的資源，檢查是否有撞期要求項目團隊提報假期/訓(xùn)練/歲修，把它們也排入甘特圖，之后再檢查一次甘特圖，要盡量合于現(xiàn)時的狀況1.7.3. 1.7.3. 贏得認(rèn)同贏得認(rèn)同加上時間之后，再次取得資源、掌握資源者與項目組成員的簽署與別的項目經(jīng)理討論共有的資源的調(diào)度1. 項目的計劃1.8. 1.8. 未雨綢繆未雨綢繆1.8.1. 1.8.1. 找出威脅找出威脅有哪些問題會造成項目目標(biāo)的失?。繒e在什么地方？優(yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴(yán)重性與應(yīng)變度1.8.2. 1.8.2. 事先預(yù)防事先預(yù)防有哪些狀況會造成上述問題的發(fā)生？我們可以作些什么預(yù)防措施來阻止這些狀況的發(fā)生1.8.

8、3. 1.8.3. 應(yīng)變計劃應(yīng)變計劃一旦問題真的發(fā)生，我們該怎么辦？把預(yù)防措施與應(yīng)變計劃所需要準(zhǔn)備的工作，也列入項目工作應(yīng)變計劃需要事先演練1.項目的計劃2.2.項目的執(zhí)行項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督2.1檢驗角色檢驗角色2.2建立團隊建立團隊2.3好的開始好的開始2.4有效領(lǐng)導(dǎo)有效領(lǐng)導(dǎo)2.5開發(fā)團隊開發(fā)團隊2.6團隊決策團隊決策2.7管理信息管理信息2.8溝通清晰溝通清晰完成成功項目，贏得客戶滿意2. 項目的執(zhí)行2.1 2.1 檢驗自己角色檢驗自己角色2.1.1. 2.1.1. 定義責(zé)任定義責(zé)任項目經(jīng)理要能夠徹底地了解項目計劃，并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問題仔細(xì)考慮如何將項目計劃轉(zhuǎn)化成行動2.1.2

9、. 2.1.2. 領(lǐng)導(dǎo)團隊領(lǐng)導(dǎo)團隊遴選及確定團隊成員，并付予責(zé)任順利地推動項目的展開繼續(xù)不斷地鼓勵團隊成員，以確定項目目標(biāo)的達(dá)成2.1.3. 2.1.3. 自我評估自我評估我是否真的對本項目有興趣我是否能把項目的工作授權(quán)團隊，以團隊力量來完成項目目標(biāo)？我是否會提拔人才，培養(yǎng)未來的領(lǐng)導(dǎo)干部？2. 項目的執(zhí)行2.2. 2.2. 建立團隊建立團隊2.2.1. 2.2.1. 評估誰能出馬評估誰能出馬用資源投入表及行事歷來敲定所有的資源公司不是只有我的項目在進行，記得要與掌握資源的人作好溝通2.2.2. 2.2.2. 敲定團隊成員敲定團隊成員我對某團隊成員認(rèn)識多少，我能信任他嗎？團隊成員是否皆具備了必要

10、的知識與技能，還是需要再訓(xùn)練？團隊成員是否能夠互相合作，愉快共事？2.2.3. 2.2.3. 定義角色與責(zé)任定義角色與責(zé)任常見的重要團隊角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（idea person）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（external contact）、糾察（inspector）、團隊輔導(dǎo)人（team builder）要能因材適用，不要削足適履，或強人所難2. 項目的執(zhí)行2.3. 2.3. 好的開始好的開始2.3.1. 2.3.1. 主動地促進了解主動地促進了解辦一個項目誓師大會，并邀請高階長官致詞鼓勵多與團隊成員溝通，使他們了解本項目對公

11、司及他個人的好處在項目一開始時，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn)鼓勵團隊成員表達(dá)意見，有問題之處要盡快解決2.3.2. 2.3.2. 紀(jì)錄項目的開始狀態(tài)紀(jì)錄項目的開始狀態(tài)愿景（vision）：項目完成后，公司所希望邁入的境地目標(biāo)（target）：總結(jié)本項目的目標(biāo)、指標(biāo)，指標(biāo)目前與未來的表現(xiàn)里程碑（milestone）：本項目所預(yù)定完成的特別事件或成績風(fēng)險與機會（risk and opportunities）：項目的風(fēng)險管理與plan b相關(guān)人士（stakeholders）：項目的關(guān)系人名單2. 項目的執(zhí)行2.4. 2.4. 有效領(lǐng)導(dǎo)有效領(lǐng)導(dǎo)2.4.1. 2.4.1. 了解各種的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格了解各種的

12、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格專制型（dictatorial）：當(dāng)面臨危機或沒時間討論時適用分析型（analytic）：當(dāng)面臨時間壓力或需迅速作正確決定時適用諮商型（opinion-seeking）：當(dāng)需要建立團隊共識及上同支持時適用民主型（democratic）：應(yīng)該作為項目的正常模式，以灌能團隊成員2.4.2. 2.4.2. 因材施教，正確地領(lǐng)導(dǎo)因材施教，正確地領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)型（hand-on）：對新手要多予以示范與鼓勵授權(quán)型（hand-off）：對老手要多尊重他們的想法， 避免干預(yù)太多2.4.3. 2.4.3. 目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)在項目目標(biāo)不受影響下，盡量給人方便，要抓大方向賞罰分明，多作建設(shè)性的批評與鼓勵2. 項目

13、的執(zhí)行2.5. 2.5. 開發(fā)團隊開發(fā)團隊2.5.1. 2.5.1. 鼓勵團隊精神鼓勵團隊精神項目經(jīng)理須公平對待團隊成員，以免造成團隊的分裂對個人與團隊都要作適當(dāng)?shù)墓膭?，避免凸顯英雄主義2.5.2. 2.5.2. 了解團隊的發(fā)展了解團隊的發(fā)展團隊的發(fā)展可分為四個階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform）適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤?，反而能夠開創(chuàng)團隊的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的，團隊會因為成員的改變而改變階段2.5.3. 2.5.3. 保持沖勁保持沖勁要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因為成就感會隨著時間而遞減的技巧地處理人事更動，以減少對士氣的打擊2. 項目的執(zhí)

14、行2.6. 2.6. 用團隊來作決策用團隊來作決策2.6.1. 2.6.1. 定義評分標(biāo)準(zhǔn)定義評分標(biāo)準(zhǔn)定義到底是要選擇什么？什么樣的特質(zhì)的東西是我們在尋找的？把評分標(biāo)準(zhǔn)分為“必要”與“想要”2.6.2. 2.6.2. 評估各項方案評估各項方案先由“必要”來淘汰不合格的選擇再由“想要”來比較最高分的選擇2.6.3. 2.6.3. 訂定決策訂定決策適當(dāng)?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎？可被接受的（acceptable）：這個決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？可行的（feasible）：這個決策可行嗎？資源與時間足夠嗎？耐考驗的（enduring）：這個決策足夠撐到項目完成，甚至更久

15、嗎？2. 項目的執(zhí)行2.7. 2.7. 管理信息管理信息2.7.1. 2.7.1. 評估信息評估信息不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時在進來，盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來處理信息想想這信息是否對別的項目或部門也有用2.7.2. 2.7.2. 整理資料整理資料把工作的信息分為“完工”、“進行中”及“未開工”三類用待辦檔來存放暫沒空讀的信息保持信息的時效，今天的新聞便是明天的歷史2.7.3. 2.7.3. 指定一位協(xié)調(diào)人指定一位協(xié)調(diào)人讓團隊成員有一個信息聯(lián)絡(luò)中心，以避免多頭馬車2. 項目的執(zhí)行2.8. 2.8. 溝通清晰溝通清晰2.8.1. 2.8.1. 分享知識分

16、享知識檢查項目開始時的項目的關(guān)系人名單，想想誰需要什么信息？要用哪種格式？何時何處會需要？運用網(wǎng)絡(luò)作知識管理2.8.2. 2.8.2. 傾聽別人的想法傾聽別人的想法您認(rèn)為我們可以如何來把本項目做得更好？對于您已完成的工作，您認(rèn)為有些什么改善的空間？客戶滿意我們的工作與進度嗎？我們可有發(fā)現(xiàn)項目中有什么問題在發(fā)生的跡象？2.8.3. 2.8.3. 歡迎別人的建議歡迎別人的建議與團隊成員作個別或小組的訪談，鼓勵大家實話實說如果建議不可行，也要告知提案人理由為何1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.3.項目的監(jiān)督項目的監(jiān)督3.1追蹤進度追蹤進度3.2開會檢討開會檢討3.3解決問題解決問題3.4適應(yīng)改變適應(yīng)改

17、變3.5擴大戰(zhàn)果擴大戰(zhàn)果完成成功項目，贏得客戶滿意3. 項目的監(jiān)督3.1. 3.1. 追蹤進度追蹤進度3.1.1. 3.1.1. 有效監(jiān)督有效監(jiān)督經(jīng)常要核對實際狀況與原訂計劃的異，尤其要注意進度與預(yù)算的掌握對于任何計劃上的變更，都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動計劃，以及對后續(xù)工作的影響3.1.2. 3.1.2. 善用報告善用報告要求團隊成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚憟蟾妫?zhǔn)時繳交報告的內(nèi)容應(yīng)包括項目目前的狀況、從上次報告以后重要的成績，以及已發(fā)生或潛在的問題與機會項目經(jīng)理需要匯整團隊的報告，并定期向上報告3.1.3. 3.1.3. 監(jiān)督的時機監(jiān)督的時機項目越大越復(fù)雜，監(jiān)督與回報的頻率要越高項目中頭一次嘗試的工

18、作，要特別加強監(jiān)督3. 項目的監(jiān)督3.2. 3.2. 開會檢討開會檢討3.2.1. 3.2.1. 檢討會的計劃檢討會的計劃定期會議：至少每月要召開一次正式的項目團隊檢討會議專題會議：在到達(dá)項目里程碑或特殊事件發(fā)生時召開事先訂定檢討會的議程與所希望的目標(biāo)，不要為開會而開會3.2.2. 3.2.2. 誰該與會？誰該與會？這個人是否能在會議中提供有價值的貢獻(xiàn)？這個人如果不來參加，是否會影響會議順利地進行？是否可以分梯次開會，不必每個人都得全程參與？3.2.3. 3.2.3. 領(lǐng)導(dǎo)檢討會的進行領(lǐng)導(dǎo)檢討會的進行依照議程領(lǐng)導(dǎo)會議，保持大家都能專注在正在討論的議題適時地整理會議中提出的問題與點子，并作出必要的決定永遠(yuǎn)用鼓勵與肯定來正面地結(jié)束一個檢討會3. 項目的監(jiān)督3.3. 3.3. 解決問題解決問題3.3.1.3.3.1.有麻煩要盡早講有麻煩要盡早講小問題不處理可能會變成大危機，越早發(fā)掘問題越好解決鼓勵團隊成員提出問題，并要求他們同時也考慮解決方案3.3.2. 3.3.2. 處理問題處理問題聆聽團隊成員提出問題，并討論可能的影響在了解問題全貌之前，不要就跳到解決方案盡量由團隊來決定解決方案，再共同討論出項目應(yīng)作的改變找出造成問題的根源，永遠(yuǎn)避免問題的再次發(fā)生3.3.3. 3.3.3. 更新項目計劃更新項目計劃要及