ERP系統(tǒng)中的資金管理

1、 . . . ERP中的資金管理資金管理（Treasury）是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要容。圍繞企業(yè)生存，發(fā)展，獲利的很多問題都和資金管理相關(guān)，比如如何降低庫存是管理中極為關(guān)鍵的問題。降低庫存的一個(gè)主要目的就是盤活資金。為了獲得更多的資金用于企業(yè)的發(fā)展，向銀行貸款幾乎是每一個(gè)企業(yè)的必經(jīng)之路，但銀行貸款的利息卻又使企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用急劇上升。即便是股份制企業(yè)，可以通過公開市場籌措到大量資金，但是面對資本市場，卻仍然存在一個(gè)投資回報(bào)的問題。如何平衡自有資金和借貸資金之間的關(guān)系，是企業(yè)面臨的一大課題。企業(yè)一方面要保持資金適當(dāng)?shù)牧鲃?dòng)性以應(yīng)付到期的債務(wù)，另一方面又必須有效地降低資金占壓成本。在商貿(mào)企業(yè)中，高效的

2、資金流管理和物流管理構(gòu)成了企業(yè)的核心競爭力。如果能將每個(gè)業(yè)務(wù)部門乃至每一筆業(yè)務(wù)的資金占壓成本量化，那無疑將大增強(qiáng)績效考核和決策的科學(xué)性。這種需求在結(jié)構(gòu)龐大，產(chǎn)品線眾多 的企業(yè)里往往也會存在。ERP是現(xiàn)代企業(yè)的部管理平臺。除了人們熟知的MRP等管理工具之外，ERP為企業(yè)資金管理領(lǐng)域也提供了豐富的分析工具。目前國已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)開始運(yùn)用ERP進(jìn)行資金管理，本文旨在介紹在ERP環(huán)境下，資金管理的各種概念，工具與其實(shí)現(xiàn)。集成環(huán)境下的資金管理ERP的一個(gè)重要特點(diǎn)是集成?，F(xiàn)代ERP系統(tǒng)在功能上涵蓋了企業(yè)運(yùn)作的所有方面。集成（Integration） 使得在ERP平臺上工作的人們用一個(gè)聲音說話，他們所面

3、對的是一套源頭唯一而且勾稽準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。ERP中的資金管理就是根植于這種集成環(huán)境下的。在我們詳細(xì)介紹資金管理所處的集成環(huán)境前，首先讓我們看一個(gè)重要的資金管理概念：一 會計(jì)科目的層次在財(cái)務(wù)會計(jì)中, 我們通常會對會計(jì)科目進(jìn)行一定的分類，比如資產(chǎn)類，負(fù)債類，權(quán)益類或損益類。但在資金管理中對于會計(jì)科目存在另一種視角。如圖一所示，會計(jì)科目被置于三個(gè)層次之上。ERP系統(tǒng)中資金管理對會計(jì)科目的分層使之相對于其他會計(jì)軟件確立了絕對的優(yōu)勢：即不需要任何人工分析，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量表。我們知道，國絕大多數(shù)會計(jì)軟件對于現(xiàn)金流量表的處理方法是在輸入會計(jì)分錄時(shí)，增加現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物科目的輸入容即指明每筆現(xiàn)金收支是屬

4、于那一個(gè)表項(xiàng)。這一方面增加了會計(jì)工作量，另一方面由于在每筆收付款時(shí)必須人工查找該筆往來最初產(chǎn)生的原因，使得輸入的準(zhǔn)確性大受影響。特別當(dāng)一筆收付款對應(yīng)多個(gè)表項(xiàng)時(shí)，如給供應(yīng)商付款時(shí)包括了貨款和增值稅兩個(gè)表項(xiàng)，這種方法要求將分錄中現(xiàn)金行手工計(jì)算并拆分成幾行，造成不必要的麻煩和錯(cuò)誤。而ERP系統(tǒng)完全杜絕了此種方法的弊病。資金管理模塊將會計(jì)科目分為三個(gè)層次：現(xiàn)金層 包含貨幣資金和短期投資等科目，它相當(dāng)于我國企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表（本文中略作現(xiàn)金流量表）中對于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物 的定義。即庫存現(xiàn)金，能隨時(shí)支取的銀行存款和其他貨幣資金以與三個(gè)月到期的短期債券等期限短，流動(dòng)性強(qiáng)，易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金，價(jià)值變

5、動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)很小的投資。我們將在下一期的文章中介紹如何利用ERP中的資金管理概念實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量表。收入支出層 包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。比如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源，固定資產(chǎn)，庫存商品代表了現(xiàn)金流出的起源。而長期投資，應(yīng)交稅金的明細(xì)科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對應(yīng)于現(xiàn)金流量表中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了現(xiàn)金流量表表項(xiàng)一至四。即經(jīng)營活動(dòng)，投資活動(dòng)，籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以與匯率變動(dòng)對現(xiàn)金的影響額（包括明細(xì)項(xiàng)目）。應(yīng)收應(yīng)付層 雖然稱為應(yīng)收應(yīng)付層，但它不僅包含應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款，而且還包含預(yù)收和預(yù)付帳款，其他應(yīng)收和應(yīng)付款，應(yīng)收和應(yīng)

6、付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對應(yīng)現(xiàn)金流量表 指南中計(jì)算各表項(xiàng)時(shí)的調(diào)整項(xiàng)。ERP中的資金管理模塊是一個(gè)數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)。通過對財(cái)務(wù)會計(jì)中的科目分層，財(cái)務(wù)會計(jì)的帳務(wù)處理被自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成了資金管理的語言。下文我們將詳細(xì)介紹這種轉(zhuǎn)換。完成從財(cái)務(wù)會計(jì)數(shù)據(jù)到資金管理數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換并不需要額外的數(shù)據(jù)輸入工作。這樣一方面減少了日常財(cái)務(wù)工作的負(fù)荷，另一方面保證了財(cái)務(wù)會計(jì)和資金管理兩個(gè)領(lǐng)域信息的一致。在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，財(cái)務(wù)會計(jì)模塊會定義會計(jì)科目表。與此同時(shí)，資金管理模塊需要對所有的科目進(jìn)行上述的分層。二 集成中的資金管理科目分層之后，我們看一看資金管理是

7、怎樣集成到整個(gè)ERP中的。如圖二所示，在資金管理的上方是ERP中業(yè)務(wù)和物流(Logistics)的各個(gè)模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理。整個(gè)業(yè)務(wù)流程很難一言概括，也不是本文的重點(diǎn)，因此我們僅做簡要介紹作為本篇的背景：企業(yè)銷售人員進(jìn)行各種售前活動(dòng)，簽定銷售合同。ERP運(yùn)行MPS和MRP，生成生產(chǎn)定單和采購申請，分別由生產(chǎn)部門和采購部門完成。而庫存管理部門通過系統(tǒng)集成管理庫存，如采購合同收貨，生產(chǎn)定單的收發(fā)貨和銷售發(fā)貨。采購合同的完成需經(jīng)過收貨入庫和供應(yīng)商發(fā)票校驗(yàn)等步驟，最終系統(tǒng)根據(jù)付款條款生成付款建議，由出納審核后正式付款。同樣的，銷售合同必須經(jīng)過銷售發(fā)貨和財(cái)務(wù)部開票等步驟，風(fēng)險(xiǎn)管理部門根據(jù)公司

8、政策進(jìn)行催款和對帳，最終收到貨款。ERP通過整合企業(yè)部流程，規(guī)信息流轉(zhuǎn)，保證了各部門的協(xié)同工作。在上述流程運(yùn)轉(zhuǎn)中，有些業(yè)務(wù)行為需要用會計(jì)的語言記錄下來，如銷售環(huán)節(jié)的開票，發(fā)貨，收款以與采購環(huán)節(jié)的收貨，發(fā)票校驗(yàn)和付款。這時(shí)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的集成體現(xiàn)在ERP的自動(dòng)記帳功能上系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息在會計(jì)模塊中自動(dòng)產(chǎn)生會計(jì)分錄并更新帳簿。圖二中的黑色箭頭就代表了自動(dòng)記帳，而箭頭指向的圓環(huán)表示生成的會計(jì)分錄根據(jù)科目的三個(gè)層次又被轉(zhuǎn)換成了資金管理的語言。例如當(dāng)庫存管理部門針對某銷售合同發(fā)貨出庫時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)出的商品，發(fā)出商品的庫存地等信息自動(dòng)生成 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：庫存商品 金額為該批次產(chǎn)品成本的會計(jì)分

9、錄。由于產(chǎn)品銷售成本和庫存商品同屬資金管理中收入支出層 ，因此這筆憑證不會在資金管理中產(chǎn)生影響。又如當(dāng)財(cái)務(wù)參照該次發(fā)貨在系統(tǒng)中生成發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成 借：應(yīng)收帳款-該客戶明細(xì) 貸：產(chǎn)品銷售收入 貸：應(yīng)交稅金 的會計(jì)分錄。由于應(yīng)收帳款屬于應(yīng)收應(yīng)付層 ，而產(chǎn)品銷售收入和應(yīng)交稅金都屬于收入支出層 。因此這筆業(yè)務(wù)會對資金管理產(chǎn)生影響，但此時(shí)還沒有形成現(xiàn)金流。最后當(dāng)收到銷售貨款時(shí)財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中輸入會計(jì)分錄 借：銀行存款 貸：應(yīng)收帳款-該客戶明細(xì)。銀行存款屬于現(xiàn)金層 ，而應(yīng)收帳款屬于應(yīng)收應(yīng)付層 ，因此這筆業(yè)務(wù)也會對資金管理產(chǎn)生影響，而且已經(jīng)形成了現(xiàn)金流。從上述三個(gè)例子中，我們可以看到系統(tǒng)判斷一筆分錄是否對資金管理產(chǎn)生影響取決于該筆分錄的各個(gè)行項(xiàng)目是否跨越了不同的會計(jì)科目層次。我們將在下一期文章中的資金管理狀態(tài) 中