庫存物資管理調研報告（內審部）

1、關于庫存物資管理調研報告（本報告的內容已經向管理層匯報，問題也在解決之中）調研的部門：內審部參與調研的人員：洪茜主任、程小虎助理、楊小兵助理、趙天江、丁榕、傅曉紅、柯梅調研時間、地點：2007.9月-10月、省公司與部分分公司調研主題：庫存物資管理的現狀及建議物資管理水平直接反映著公司基礎管理的水平，公司領導對物資的管理工作尤為關注。在日常審計工作，我們也了解到公司在物資管理方面可能存在一些問題。為了了解公司物資管理的現狀，查找物資管理中存在的問題，提出解決建議，規(guī)范公司物資管理，內審部自5月份開始準備調研方案，于9月底開始通過訪談、查詢、重復驗證、實地盤點等方法從省、市公司兩個層面開展調研工

2、作。目前調研工作已經結束，現將調研情況報告如下：一、公司物資的管理現狀公司已經制定了一系列的物資管理制度，但是制度存在著一定的設計缺陷，也并未得到有效的執(zhí)行。公司目前已經建立了SOX法案內控體系，并開展測試工作。SOX內控體系對規(guī)范公司物資管理也起到了較大的作用。但是SOX法案內控體系關于物資控制部分的設計主要是基于賬內物資。而公司的管理現狀是存在大量的賬外物資（含備查簿管理不規(guī)范的物資），這些物資的管理，目前還是SOX內控體系的盲點。在實物管理方面，省公司沒有實行集中倉儲管理，庫存物資分散在各部門，占用了大量的人力資源、倉儲資源，管理效率低、效果差。鑒于公司庫存物資分散管理的現狀，專業(yè)部門應

3、當監(jiān)督檢查庫存物資管理辦法的執(zhí)行，必要時對其進行有效的指導。但是，從檢查結果來看，庫存物資的基礎管理薄弱，相關部門并沒有履行檢查監(jiān)督的職責。二、調研中發(fā)現需要解決的主要問題：通過本次調研工作，我們也發(fā)現了公司庫存物資管理中存在很多問題，這些問題主要存在于以下三個方面：（一）、部門職責劃分不合理，沒有實行專業(yè)化管理、部門職責劃分不合理根據安徽移動通信有限責任公司總部各部門職責與安徽移動通信有限責任公司存貨庫存管理細則（試行）的規(guī)定，網絡部、計費業(yè)務部等部門既是物資的使用部門又是物資的實物管理部門。物資的使用與庫存物資實物管理是兩個不相容職責。如果沒有正確的分離，將會增加差錯發(fā)生的概率。多個部門具

4、有物資的實物管理職責，將使得這些部門均要配備相應的管理人員，不僅造成人力資源浪費，而且不能做到專業(yè)化、精細化管理。、專業(yè)部門沒有及時監(jiān)督、檢查各倉庫的物資管理、缺乏專業(yè)化管理的手段庫存物資分散由各部門、科室管理，庫存物資的管理職能并非是其部門的主要職責，大部分實物管理人員是兼職，由于人員經驗、技能不足，不能實行專業(yè)化管理；而且MiS外庫存物資也沒有采取信息化的管理手段。（二）、資源利用效率低、倉庫資源使用效率低某倉庫分別在2005年9月10日與2007年8月15日進行了盤點。我們對兩次盤點之間的兩年中142種備品備件的使用情況進行統(tǒng)計，發(fā)現：（1）循環(huán)領用（領新還舊）次數小于期初數量的達108

5、項，占總量的76.06%；（2）一次也沒有領用的達80項，占總數量的56.34%。由于物資分管，省干、本地網的通用備件也不可調配使用。盡管有些備品備件兩年中基本未用，但是這兩年中數量還在增加。造成資源浪費嚴重。、物資信息沒有共享，可調配利用物資閑置目前，公司各倉庫的信息、管理處于割裂狀態(tài)，省市、部門、科室間物資都不能調配使用。而經咨詢物資采購部，部分閑置物資是可以調配使用的。、倉庫分散，利用率低公司主要倉庫如下（不含促銷品倉庫）：序號倉庫位置估計面積存放的物資備注1銅陵路400平方米廢舊天線等無架2南門倉庫1000平方米廢舊物資行吊、無架3衛(wèi)崗倉庫約50平方米MIS外備品備件有架4西園樞紐樓約

6、50平方米MIS外備品備件有架5西園樞紐樓約50平方米MIS外備品備件有架6雙崗(北門)490平方米MIS內物資有架7五里墩100平方米廢舊物資有架部分倉庫僅僅堆放少量的廢舊物資。調研中拍攝的部分倉庫利用情況的照片如下：倉庫占用了公司大量的資源，確沒有被充分的利用。每個倉庫也要配備專職或兼職管理員，浪費了大量的人力資源。、倉庫分散，影響管理人員的工作效率網絡部的倉庫分別位于北門（雙崗）、衛(wèi)崗、南門、銅陵路、西園辦公樓等地點。其中北門（雙崗）、衛(wèi)崗、南門、銅陵路四個倉庫由同一名倉庫管理員管理。領用備品備件時，倉庫管理員由西園出發(fā)，從北門倉庫（mis內）領出，再趕到衛(wèi)崗倉庫，由領用人員從衛(wèi)崗倉庫領

7、出，一次領用，倉庫管理員耗費在路上的時間超過1.5小時。每次領用備品備件，倉庫管理員需要1-2名工人協助搬運相應的物資。（三）基礎管理薄弱、缺乏出入庫手續(xù)，錯弊責任無法追究大部分MIS外物資管理中均未建立正確出入庫手續(xù)，造成責任不清，無法追究責任。、未建立規(guī)范的備查簿，增加錯弊的概率很多部門的倉庫沒有建立備查簿，以盤點表等不合規(guī)文件代替?zhèn)洳椴荆€有些倉庫對臺賬的登記沒有嚴格規(guī)范，造成不適當的人員登記臺賬，影響不相容職責的分離，還有些倉庫在更換新舊臺賬時，沒有保證新舊臺賬數據的一致性。、倉庫管理不專業(yè)，效率低、資產安全受到威脅調研中發(fā)現以下問題：（）很多倉庫均沒有按照SOX控制點的要求安裝技防設

8、備。雙崗倉庫由于漏雨，明顯感覺濕度大，不適宜存放電子板卡。（）大部分倉庫均未建立進出倉庫登記制度，某科倉庫則是能進入該倉庫的人員人手一把鑰匙。（）部分倉庫物資擺放凌亂，不同物資混雜擺放，同一種型號的物資擺放在不同的貨位，有物資被其他物資堆壓情況，查找某種物資非常困難。如果根據賬簿記錄來核對某種實物是否賬實相符，將不得對所有物資都盤點一遍。、廢舊物資報廢處理不及時某部門替換下來很多資產，應當辦理報廢手續(xù)，但是多數沒有辦理報廢手續(xù)，堆積在庫房。查詢公司賬簿，只有少量處置廢舊電纜、固定資產的記錄。且變賣、處理工作均由生產部門進行。、某部存在來源不清物資，可能存在差錯在某部倉庫盤點中發(fā)現了傳輸設備“華

9、為Optix 2500”，倉庫管理人員也無法回憶起該設備入庫的情況。Optix 2500光傳輸系統(tǒng)設備是多業(yè)務傳送平臺(MSTP)設備，實現對ATM/以太網業(yè)務的接入、處理、傳送和調度。該部極少使用該設備。如果該設備并非為該部使用，則設備來歷不清，可能是工程采購剩余或者設備搬運混亂導致。這些都證明了公司此類物資管理存在一定問題，資產控制措施不嚴密，安全受到威脅。、某分公司部分領用的工程物資實物沒有發(fā)出或直發(fā)現場的物資被退回到倉庫中，造成倉庫臺賬與MIS賬不一致。三、對于解決問題的建議和措施（一）調整部門職責，由采購部集中管理庫存物資物資采購部集中管理庫存物資，可以保證物資的使用與倉庫管理職能分

10、離，而且，便于集中優(yōu)勢資源，實現信息共享，提高物資的利用效率。（二）整合倉儲資源，進行專業(yè)化管理對倉儲資源的整合包括人力資源的整合與倉庫等資源的整合。整合人力資源，可以保證物資管理更為專業(yè)化，提高物資管理水平。倉庫資源的整合可以提高倉庫的利用效率，改變“大倉庫小利用的局面”減少浪費。（三）建立全省統(tǒng)一的庫存物資管理模式作為ONE cm戰(zhàn)略的基本要求，集團公司相同或相類似的業(yè)務應當采取相同或相類似的管理模式。同樣，對于安徽公司來說，物資管理應當采取全省統(tǒng)一的模式，以降低管理成本，也便于管理的規(guī)范化、統(tǒng)一化。（四）利用信息化手段進行物資管理信息化手段可以充分的進行信息共享，實現效用的“倍增效應”，提高公司物資的利用效率。而且信息化的精確管理也可以滿足精細化的需要，對信息的查詢、更新都可以是實時的。（五）物資采購部應當加強物資管理的指導、監(jiān)督物資采購部加強物資管理的指導、監(jiān)督，特別是對分公司的監(jiān)督、指導，可以促進統(tǒng)一的物資管理模式在全省的統(tǒng)一推行，防止管理不善和違規(guī)動作。（六）省公司