文件和記錄管理控制程序

1、青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第1頁共9頁生效日期1年月日1目的為了規(guī)范品質(zhì)文件，使供方及客戶之資料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時獲得最新最正確的文件。2適用范圍2.1 公司各部門管理文件的編制、管制方法。2.2 供方及客戶文件（如技術圖紙、測試報告、使用說明書等）的控制方法。2.3 其它外來文件（如適用的法律、法規(guī)、行業(yè)標準、客戶提供的圖紙、技術資料等）。2.4 確保對質(zhì)量策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)。2.5 適用于本公司質(zhì)

2、量管理所要求的所有文件、記錄的管理和控制3定義注釋3.1 受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。3.2 非受控文件：不影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。3.3 文件：3.3.1 質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2 質(zhì)量目標：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3 質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理的綱領性文件，它概括了本公司質(zhì)量管理的構成及要素（過程）03.3.4 程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要文件，是對各部門運作過程及質(zhì)量要求的具體說明。3.3.5 作業(yè)指導書：它從程序文件中引申出來，詳細敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內(nèi)容。3.

3、4 記錄：凡是質(zhì)量管理運行中的記錄、報告及與產(chǎn)品相關的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄范圍。4職責4.1 總經(jīng)理或董事長：批準公司的質(zhì)量方針/目標、質(zhì)量手冊、程序文件。4.2 管理者代表：負責制定質(zhì)量手冊及相關程序文件。4.3 各職能部門：負責編寫相應的程序文件、作業(yè)指導書及相關表格，及時簽收和保存受控文件、記錄，并將已失效的受控文件、記錄退回品管部。4.4 品管部負責公司文件編號、審核，負責公司記錄表單的印刷、存檔、發(fā)放和管理。4.5 管理部：負責本公司外來文件、公司受控文件的整體控制，填寫公司文件清單即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件、外來文件的保存等。4.6 管理部負責空白表單、記錄的管理。青島維思佰特

4、工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第2頁共9頁r生效日期1年月日4.7部門負責各自部門相關聯(lián)記錄的管理4.8文件控制職責表文件級層文件類別編寫審核批準保存一質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理管理者代表管理部二程序文件各部門主管總經(jīng)理三作業(yè)指導書相關部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四表單隨相關二、三級文件一同審批五外來義件5文件作業(yè)程序注釋：公司名稱：WISIN文件類別：質(zhì)量手冊一QM程序文件一QP作業(yè)文件一QWSOP表單記錄一QR部門代號：總經(jīng)理/管理者代表JL;管理部GL市場部SC;品管部QC技術部JS;供應鏈管理部GYL順

5、序號：001999。各部門文件編號應按以上要求執(zhí)行，不得有重復或誤用的情形。5.2 外來文件的編碼以外單位編碼為準。5.2.1 各標題內(nèi)小標題順序如下格式：55.45.4.15.4.15.4.1.1(a)以此類推5.3 受控文件控制的一般要求青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第3頁共9頁生效日期1年月日5.3.1 文件和相關表單的版本號用一位大寫字母表示，文件首版為A/0版，當修訂時，版本升為A/1A/9、B/0B/9、C/1C/9、，版，以此類推.5.3.2 同一類受控文件要求采用標準格式，以便于制定、

6、保存。5.3.3 受控文件必須有編制人、批準人簽名后方可發(fā)出，且編制與批準不可為同一人。5.3.4 受控文件如有生效日期以生效日期為準，否則，以最后審批日期為生效日期。5.3.5 質(zhì)量手冊及程序文件均由相關部門負責人會審。5.4 文件制定/修改/廢止作業(yè)5.4.1 制定：需制定文件的部門依據(jù)文件編寫要求來制定文件，并經(jīng)相關負責人員批準后執(zhí)行。5.4.2 修改/廢止：5.4.2.1 文件需修改或廢止時，由提出人員填寫文件制訂/修訂/廢止申請單，經(jīng)原制訂部門主管審查及相應的負責人員批準后進行修訂及下發(fā)回收，修訂后將最新版本文件提交管理部存檔。5.4.2.2 圖紙BOM需要修改或廢止時，由技術部設計

7、人員、技術經(jīng)理審批后在圖紙上修訂并簽字，復印蓋章后下發(fā)相關部門替換舊版本圖紙，同時修改后的圖紙原稿交管理部存檔。5.4.3 質(zhì)量手冊和程序文件修改后，須將修改的內(nèi)容和相關資料記錄在文件修訂記錄表中。5.5 文件分發(fā)與回收5.5.1 文件制定/修改后，管理部依文件編寫原則對文件進行編號和制定版本號，并在公司文件清單、公司表單清單中登錄或修改，以控制文件的最新狀態(tài)。5.5.2 受控文件分發(fā)要求：(a)質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準；(b)程序文件發(fā)放至公司各職能部門；各部門所制定的三級文件，發(fā)至使用部門，其它部門若需要再申請。5.5.3 外來文件由接收部門人員審查后，交管理部存檔并登錄于外來文件

8、清單中予以控制。5.5.4 管理部按受控文件分發(fā)要求，復印所需份數(shù)加蓋“受控文件”章后分發(fā)給相關部門。5.5.5 在文件分發(fā)過程中，管理部須收回原有的舊版文件，并應在文件分發(fā)/回收記錄表中簽收。5.5.6 對收回的舊版文件或作廢文件，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對于作廢文青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第4頁共9頁生效日期1年月日件正本，保留時應蓋上“作廢章”。5.5.7 管理部應每季度視需要重新發(fā)出公司文件清單，以供各使用部門核對最新版本。5.6 文件的保存5.6.1 受控文件由相關使用部門負責保存，

9、不得在文件上劃線加注記號或涂改其內(nèi)容，原稿統(tǒng)一交到管理部存檔備份。5.6.2 文件以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文件不予以執(zhí)行，僅作備份，受控文件原稿由管理部存檔管理。5.6.3 每個項目/產(chǎn)品完成交樣，客戶確認接收后沒有問題的，技術部必須將確認的“最終版本圖紙、BOM發(fā)貨清單”打印出來簽字蓋章存檔，同時電子版交管理部備份，生產(chǎn)使用的受控圖紙、BOMrn是最新版本可保存于供應鏈管理部。5.7 文件的增補任何人不得私自復印受控文件，如需更多的副本，應填寫文件/圖紙/技術資料中請單，交部門主管/管理者代表批準后，由品管部予以補發(fā)，補發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。5.8 文件的借閱控制5.8.1 文件借閱

10、人對所借文件負有妥善保管的責任，不得涂改或損壞，并做到及時歸還。5.8.2 非工作需要借閱質(zhì)量文件與外來文件，保存部門有權拒絕.5.8.3 當公司外界人士需調(diào)閱本廠文件與外來文件時應呈總經(jīng)理或其授權人批準同意方可.5.9 外來文件的管理5.9.1 各部門需要通過相關的渠道收集與本產(chǎn)品或業(yè)務相關的外來文件，并對這些外來文件進行明確的標識和理解。如：(a)市場部獲取供方與客戶方面的文件，包括供貨合同、產(chǎn)品說明書、報價表、檢驗報告單及客戶訂單，技術圖紙等.(b)品管部應獲取與產(chǎn)品品質(zhì)相關的法律、法規(guī)、行業(yè)標準等。供應鏈管理部負責獲取供應商供貨協(xié)議、企業(yè)資質(zhì)、稅務證明、證書等。(d)其它相關的部門應收

11、集與本部門業(yè)務相關的各項外來文件。5.9.2 外來文件的標識與管理(a)為方便使用與取閱應將外來文件進行明確的標識，分類擺放。(b)所有的外來文件必須填寫于“外來文件清單”中，以便查閱。青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第5頁共9頁生效日期1年月日從外部獲取的外來文件，應根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由總經(jīng)理或其授權人監(jiān)督進行定期（半年或一年/一次）向外來文件的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時更新或作廢。6記錄管理程序6.1 記錄的分類6.1.1 與質(zhì)量管理管理有關的記錄主要有：管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、文

12、件控制記錄、糾正與預防措施記錄、人力資源管理與培訓記錄、設施管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄等等。6.1.2 與采購、銷售、生產(chǎn)、檢驗和交付有關的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評審記錄、供方評價記錄、產(chǎn)品檢驗記錄、監(jiān)視和測量裝置的校準記錄、統(tǒng)計技術的應用記錄、顧客投訴及服務記錄等等。6.1.3 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。6.2 記錄表格的設計、審批、印制和領用。6.2.1 各部門設計自己所需的記錄表格，并將空白表格交品管部審核后報總經(jīng)理或其授權人審批后交人事部印制。6.2.2 印制好的記錄表格由倉庫負責保管，各部門根據(jù)需要從倉庫領用。6

13、.3 記錄的填寫記錄由開展該項活動的直接責任人按要求及時填寫，填寫要求如下：6.3.1 正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實準確，填寫方法必須符合規(guī)定要求，字跡清晰，不隨意涂改。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時間。6.3.2 及時：按規(guī)定時間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問題應立即糾正。6.3.3 完整、齊全：記錄必須按照格式逐項填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應在該欄內(nèi)畫“/”，不得空項，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。6.4 記錄的管理6.4.1 記錄的編號各種記錄表格也是管理文件的一部分，其編號與對應的文件章節(jié)相關聯(lián)。質(zhì)量記錄的編號結構如下:青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WIS

14、IN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第6頁共9頁生效日期1年月日ZI-口-口/口0/0I版本號修改次順序號表格代號部門代號公司代號（xxk編號含義：1）公司代號:XXXXXX2）表格代號：質(zhì)量手冊：QM程序文件：QP作業(yè)指導類文件：QW/SOP表單類文件：QR/JL3）部門代號：總經(jīng)辦：ZJL;市場部SC管理部GL;技術部JS;品質(zhì)部QC供應鏈管理部GYL4）順序號：為表格序列號，以數(shù)字編號，數(shù)字取值范圍是“0199'5）版本號：為文件版本號，以字母編號，取值范圍是“A、B、C,”6）修改次：為表格修改次數(shù)號，以數(shù)字編號，取值范圍是“0-9

15、”6.4.2 記錄的收集、歸檔、儲存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結合的原則進行收集、歸檔、儲存和保管，并做到易于查找。管理部負責建立“公司記錄表格清單”。b）負責收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應按月裝訂，并加上封面和標識按月編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在公司記錄清單中標識清楚，。6.4.3 文件記錄的查閱、借閱和復制青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序:貝碼/頁次第7頁共9頁生效日期1

16、年月日a)查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁，并嚴格遵守公司保密制度的相關規(guī)定，如果確實需要外借，要按文件管理程序辦理相關手續(xù)。b)其他人員需借閱或復制質(zhì)量記錄的，應經(jīng)相應部門負責人批準。6.5 文件記錄的處理過期的及被代替的記錄，應及時銷毀，重要文件記錄應經(jīng)總經(jīng)理批準后，在有監(jiān)控的情況下予以銷毀。6.6 電子文檔需要由管理部專人定時備份、定時殺毒和定時整理歸檔；6.7 程序涉及的相關記錄由各責任部門收集整理歸檔并保存，定期交到管理部統(tǒng)一歸檔并保存(建立檔案室)。由管理部專人7相關文件(a) 公司文件清單(b) 文件/圖紙/技術資料申請單(c) 文件分發(fā)/回收記錄表(d) 文件修訂記錄表(e) 外來文件清單文件制訂/修訂/廢止申請單(g)8、附件文件印章：受控文件章、外來文件章