文件控制程序3

1、受控狀態(tài)受控分發(fā)編號文件編號：QEOZG/YP210012-2014文件控制程序（D版）發(fā)布日期：2014年09月27日實施日期：2014年09月27日1目的規(guī)范管理性文件的編制、修訂、審批、發(fā)放、運行、維護管理的各個過程并對其進行控制，確保各有關(guān)場所使用有效的文件，提高公司管理效率。2適用范圍適用于玉柴馬石油潤滑油公司所有管理性文件的管理和控制（包括適當(dāng)范圍的外來文件）。3職責(zé)3.1 管理部是公司文件的歸口管理部門，負責(zé)組織公司文件的建立、運行監(jiān)督、效果評價。3.2 各單位負責(zé)職能范圍內(nèi)公司級、部門內(nèi)部使用的管理性文件和作業(yè)性文件編制控制，組織相關(guān)員工學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行公司各類文件。第二層次文件

2、修改標(biāo)識：04引用文件4.1 質(zhì)量管理手冊。4.2 環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊。5術(shù)語和定義5.1 外來文件不屬公司編制但經(jīng)公司采用的文件。5.2 文件形式有電子版、紙版兩種。由電子媒體承載的為電子版；由紙張承載的為紙版。5.3 管理性文件本文件中管理性文件是指職能、職責(zé)、各體系管理手冊、第二層次程序文件、第三層次非技術(shù)性文件。6文件分類6.1根據(jù)文件范圍，將職能、職責(zé)、管理性文件劃分為第一、第二、第三層次。對公司級的第三次文件劃分為I、H、m、IV級，對應(yīng)文種等要求，如下表。層級文種使用說明第一層次文職能、職包括部門職能、高級職員職責(zé)、各體系件責(zé)、手冊管理手冊等。第二層次文件程序文件程序文件

3、。針對某一主營業(yè)務(wù)制訂，規(guī)范該主營業(yè)務(wù)公司級跨部I工作程序或標(biāo)準(zhǔn)，起著綱領(lǐng)、概括性作用，乂什門第級利反是其他相關(guān)部門或文件的更具體、詳細工三層作業(yè)務(wù)程序、文件的制訂依據(jù)。次文TT是對有關(guān)制度或事項作出局部具體的規(guī)定，U件，郵規(guī)定主要用于對公司或某一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)或某些重級大事務(wù)進行管理或限制，重在強制約束性。m級辦法是對有關(guān)制度、規(guī)定提出具體可行的實施措施，比制度、規(guī)定更具體，重在可操作性。IV級其他以上Im均不適用時可選用其他文種，但須符合國家及本文件相關(guān)原則，并事先報經(jīng)管理部核準(zhǔn)。部門級文件本部門第三層次文件按照以上管理。7格式要求文件編制格式要求。7.1 LOGO1編號7.1.1 玉柴馬石油

4、LOGO7.1.2 受控狀態(tài)：標(biāo)識為紅色字體“受控”，紙版必須填寫分發(fā)編號7.1.3 文件編號和版本號。7.2 編號規(guī)則7.2.1 編號規(guī)則：QEOZG/YP口-口叩口一1-制訂文件年號文件流水號編制部門代號文件層次代號玉柴馬石油公司代號文件識別代號7.2.2識別代號規(guī)則:第一類適用于當(dāng)前運行的所有管理體系的通用文件文件識別代號為“QEOZ第二類適用兩個以上體系的文件代號為“QE、O'的任意組合加“G'質(zhì)量管理體系（QMS文件識別代號為“QG環(huán)境管理體系（EMS文件識別代號為“EG職業(yè)健康安全管理體系（OHSMS文件識別代號為“OG第三類均不屬于上述類型的文件文件識別代號為“Z

5、G7.2.3 層次代號規(guī)則：第一層次文件的層次代號為“1”。第二層次程序文件的層次代號為“2”。第一、二層文件的編號由管理部統(tǒng)一分配。第三層次文件的層次代號為“3”，流水號由各單位自主分配，公司級文件在流水號后增加（K）符號，同一個單位編制的文件流水號不得重復(fù)7.2.4 各部門代號：單位名稱單位代號單位名稱單位代號單位名稱單位代號管理部10辦公室11董秘辦12財務(wù)部20信息部21調(diào)度中心30生產(chǎn)部31重慶公司32大連事業(yè)部33動力源公司34環(huán)安部35技術(shù)研發(fā)中心50供應(yīng)部51銷售部60市場部61渠道部62商品項目部63大客戶部647.3標(biāo)題文件標(biāo)題由使用范圍、事由、文種三要素或事由、文種兩要素

6、組成。如果文件是草案或暫行、試行的，可以在標(biāo)題后面加括號注明“試行”。文種選擇按照上述6.1條款執(zhí)行。7.4 日期原則上，發(fā)布日期須在實施日期之前或同步。7.5 正文按照文件格式及模板要求編制，需要時可作適當(dāng)調(diào)整，但需報管理部審核。日文件格式及模板.doc7.6 文件試行對于試行版本的文件，試行期限不得超過1年，期限內(nèi)必須修改轉(zhuǎn)為正式版或廢止等處置。8文件審批權(quán)限表文件類項審批權(quán)限編制、部門審核審核批準(zhǔn)高管職責(zé)管理部管理部管理線領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理董事長部門職能、質(zhì)量/環(huán)境/安全管理手冊管理部管理線領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理董事長體系文件歸口責(zé)任單位管理線領(lǐng)導(dǎo)(1)董事長：涉及高層領(lǐng)導(dǎo)管理或公司以外事務(wù)等的文件。(2)

7、總經(jīng)理：涉及重要資源調(diào)配、決策的文件。(3)管理線線領(lǐng)導(dǎo)(管理者代表)：第二、第三層次文件部門級文件文件編制單位文件編制單位行政止職文件編制單位分管線領(lǐng)導(dǎo)說明當(dāng)文件涉及業(yè)務(wù)線較多且較為重要時，審核項可以增加相關(guān)線領(lǐng)導(dǎo)。9工作流程9.1 管理性文件控制工作流程、管理性文件控制工作流程說明(見后頁)。9.2 環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的外來文件按EOG/YP2100012014法律法規(guī)及其他要求管理程序進行管理和控制。9.3 其他外來文件按對應(yīng)職能部門的相關(guān)管理辦法進行管理和控制9.4 技術(shù)文件的管理和控制按技術(shù)研發(fā)中心編制的相關(guān)管理辦法進行管理和控制。10考核指標(biāo)10.1 發(fā)布使用的文件10

8、0好審批11記錄11.1 ZJ/YP 10 00111.2 ZJ/YP 10 00210.2 文件更改時受控文件100燦改到位質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件發(fā)放、回收、處置通知單修改記錄頁11.3ZJ/YP10003質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件更改、處置通知單12附件12.1文件發(fā)放、回收、處置登記表曾文件發(fā)放、回收、 處置登記表.doc12.2修改記錄頁修改記錄頁.doc12.3文件更改、處置通知單巴文件更改、處置通知單.doc13修改記錄頁管理性文件控制工作流程職責(zé)崗位流程作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等過程小組長、各單位9.1.1編制文件X過程小組長、文件編制9.1.2文件評審評審記錄單

9、位1T部門領(lǐng)導(dǎo)9.1.3部門審核評審意見管理部9.1.4管理部審核評審意見1董事長、總經(jīng)理、管理9.1.5批準(zhǔn)發(fā)布批準(zhǔn)人簽名的材料者代表、各線主管領(lǐng)導(dǎo)1F管理部9.1.6文件發(fā)放紙版文件發(fā)放記錄1電子版簽收記錄各單位、過程小組長9.1.7文件使用控制修改記錄頁原文件編制崗位9.1.8文件更改更改、處置通知單各單位聯(lián)絡(luò)員9.1.9回收紙版文件回收記錄1T各單位聯(lián)絡(luò)員9.1.10文件歸檔各單位聯(lián)絡(luò)員9.1.11文件處置處置清單管理性文件控制工作流程說明廳P流程塊工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)9.1.1編制文件9.1.1.1 管理部負責(zé)編制部門職能、高級職員職責(zé)、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊。9.1.1.2

10、過程小組長負責(zé)責(zé)任過程的第二層次文件編制。9.1.1.3 各部門煲責(zé)職能范圍內(nèi)的公司級、部門級文件編制。9.1.1.4 編制文件時要米用過程方法。9.1.1.5 文件負責(zé)部門編制文件執(zhí)行過程中產(chǎn)生的記錄清單，并和文件T審批、發(fā)布。9.1.2評審文件9.1.2.1 管理部組織對部門職能、高級職員職責(zé)、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊、第二層次、第三層次等跨部門文件進行評審。9.1.2.2 各部門組織對其職責(zé)范圍內(nèi)編制的部門級文件進行評審。9.1.2.3 各單位在提交文件報批流程時，必須附加評審記錄。評審記錄可以是以下形式之一：會議評審紀(jì)要、會議評審簽到、OA發(fā)出文件評審。當(dāng)文件修訂主要依據(jù)已發(fā)布

11、的職能、高管職責(zé)、公司發(fā)文等時，在報批流程正文及修改記錄中注明即可，無須附加評審記錄。9.1.3部門審核各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核本部門組織編制的文件。3工作日9.1.4管理部審核管理部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、過程接口、格式要求等審核部門職能、高級職員職責(zé)、各體系管理手冊、第二層次、第三層次等跨部門文件。3工作日9.1.5批準(zhǔn)發(fā)布公司領(lǐng)導(dǎo)按照“8文件審批權(quán)限表”條款對文件進行審批。3工作日9.1.6文件發(fā)放9.1.6.1紙版文件的發(fā)布控制9.1.6.1.1 紙版文件分為受控和非受控兩種版本，受控版本加蓋紅色“受控”印章，/、蓋印章的為非受控版本；受控版本是管理體系運行的依據(jù)，接受更改控制；非受控版本不能作為管理體系

12、運行的依據(jù)，/、列入更改控制。9.1.6.1.2 各單位發(fā)放紙版文件前，必須蓋上受控印章和打上分發(fā)編號，在文件發(fā)放、回收、處置登記表中確定文件發(fā)放范圍并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。跨部門使用的第三層次管理性文件發(fā)放范圍必須經(jīng)管理部確認。9.1.6.1.3 發(fā)放單位聯(lián)絡(luò)員按文件發(fā)放、回收、處置登記表進行發(fā)放并作好發(fā)放記錄。3工作日9.1.6.2電子版文件審批發(fā)布控制9.1.6.2.1 公司級文件審批發(fā)布，使用。粽統(tǒng)“公司級管理制度審批流程”進行發(fā)布。9.1.6.2.2 部門級文件審批發(fā)布，使用OA系統(tǒng)的“各單位內(nèi)部管理制度審批流程”進行發(fā)布。9.1.6.2.3 文件發(fā)布單位經(jīng)管理部授權(quán)的聯(lián)絡(luò)員,在接到經(jīng)批準(zhǔn)

13、發(fā)布的文件后，才巴文件錄入到OA系統(tǒng)一-信息管理-法規(guī)制度一-管理性義件，所對應(yīng)模塊中。9.1.6.2.4 各單位聯(lián)絡(luò)員在需要時把經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件打印成紙版文件分發(fā)到所需的崗位，發(fā)放時必須按“紙版文件的發(fā)布控制”要求進行控制。9.1.7文件使用控制9.1.7.1 管理部編制公司級管理莊文件目錄清單。9.1.7.2 管理部編制公司的環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件目錄清單及相關(guān)的法律、法規(guī)、其它要求的文件目錄清單。9.1.7.3 各單位聯(lián)絡(luò)員編制本單位管理莊文件目錄清單，維護在OA系統(tǒng)的法規(guī)制度一-部門文件中。管理性文件增加或減少時需報管理部。9.1.7.4 在公司運作的所有場所獲得和使用的文件必

14、須是后效版本。9.1.7.5 所有場所都必須易于得到所需的文件。9.1.7.6 各單位確保使用文件字跡清楚，易于識別。9.1.7.7 查詢電子版肩效文件的途徑：OA系統(tǒng)一-信息管理法規(guī)制度。9.1.7.9 管理部授權(quán)的聯(lián)絡(luò)員以外的任何人員打印的紙版文件均屬于無效版本；任何人拷貝、拆離、轉(zhuǎn)發(fā)的電子版文件均屬于無效版本。9.1.7.10 管理部每年第一季度組織相關(guān)人員、聯(lián)絡(luò)員或內(nèi)審員評審一次文件的充分性和適宜性。9.1.8文件更改由于各種情況影響文件的適用性時，要及時進行更改。9.1.8.1紙版文件更改9.1.8.1.1文件的更改由原編制部門組織進行。負責(zé)文件更改的人員填寫文件更改、處置通知單，說

15、明更改原因和內(nèi)容，按文件審批流程進行審批。盡可能由原審批人審批；若其他授權(quán)人審批，應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景材料，同時在更改、處置通知單上標(biāo)明更改的性質(zhì)和更改的日期。1.1.1.1.2 文件的更改，要按文件發(fā)放、回收、處置登記表通知所有使用受控版本的部門（人員）更改；不通知非受控版本的持后者更改。文件更改者在修改記錄頁填上更改時間、內(nèi)容等，更改的方法可米取換頁更改或劃線更改并簽名。1.1.1.1.3 各部門聯(lián)絡(luò)員組織本部門文件持肩人按更改、處置通知單要求對文件進行更改，文件中頁眉的“修改標(biāo)識”狀態(tài)為原數(shù)字加1。9.1.8.2 電子版文件更改9.1.8.2.1 負責(zé)文件更改的人員下載當(dāng)前有效的

16、電子版文件進行修訂，填寫文件更改、處置通知單，說明更改原因和內(nèi)容，修改后的內(nèi)容以藍色字體在義件中標(biāo)識，文件中頁眉的“修改標(biāo)識”狀態(tài)為原數(shù)字加1。走跨部門（或本部門）使用文件審批流程進行審批和發(fā)放。9.1.8.2.2 文件更改、處置通知單發(fā)放后，文件修改部門經(jīng)管理部授權(quán)的聯(lián)絡(luò)員及時對“法規(guī)制度”中已錄入的需要更改的文件進行更改。并把文件更改、處置通知單附在“法規(guī)制度”中。9.1.8.3 當(dāng)組織機構(gòu)、市場環(huán)境、肩關(guān)法律法規(guī)、其他要求以及環(huán)境和職業(yè)健康安全環(huán)境發(fā)生了較大變化或文件修改次數(shù)較多且涉及面較廣時，對文件進行換版。9.1.8.4 文件的換版和廢除9.1.8.4.1 當(dāng)部門職能、高級職員職責(zé)不

17、適用需要換版或廢除時，由董事長/總經(jīng)理組織評審并作出決策；當(dāng)管理手冊和第二層次程序文件不適用需要換版或廢除時，由管理者代表組織評審并作出決策。9.1.8.4.2 第三層次文件換版，由組織文件編制的單位作出決定。決定作廢、但其內(nèi)容已整合到其它文件中的，在報批文件的修改記錄及報批流程中說明即可。9.1.8.4.3 文件跨年度換版，需將本次換版修改的主要情況（如職能/職責(zé)、原則性要求/條款、業(yè)務(wù)流程、重要數(shù)據(jù)/圖表/標(biāo)準(zhǔn)等）在文件更改控制頁中簡要說明，同時對文件正文進行修改，修改后的內(nèi)咨不需要做標(biāo)識。但文件的“文件編號”要修改相應(yīng)的年號，文件中頁眉的“修改標(biāo)識”狀態(tài)為009.1.8.4.4 文件修改

18、記錄：修改記錄頁（見附錄3）用于記錄文件的修改過程，簡單描述文件每次修訂的內(nèi)容、時間，具體表格固定置于每個文件的最后頁，修改記錄頁必須有；文件更改、處置通知單（見附錄4）用于文件未換版期間所做的修改，并與修改后的文件T審批，換版則不需要填寫。9.1.9回收9.1.9.1 作廢紙版文件，由發(fā)放單位的聯(lián)絡(luò)員按文件發(fā)放、回收、處置登記表（見附錄5）收回并作好記錄。9.1.9.2 作廢電子版文件，由錄入者標(biāo)識為無效并取消發(fā)布。9.1.10文件歸檔9.1.10.1 在每次換版發(fā)布部門職能、高級職員職責(zé)、各體系管理手冊和第二層次程序文件后，管理部送一套受控紙版文件給公司辦公室檔案室存檔。9.1.10.2 主管環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的管理部主管領(lǐng)導(dǎo)組織確定需永久保存的環(huán)境和職業(yè)健康安全相關(guān)的法律法規(guī)等文件，然后由管理部聯(lián)絡(luò)員把其送公司辦公室檔案室檔案存檔。9.1.10.3 第三層次管理莊文件由編制單位聯(lián)絡(luò)員存檔，每個作廢版本的文件至少有一套須保存三年以上。9.1.11文件處置9.1.11.1 文件廢除，