熟練掌握office“郵件合并”功能,提高工作效率講解

1、熟練掌握office “郵件合并”功能，提高工作效率在日常的辦公過程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封、工資條或者是成績單。面對如此繁雜 的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個一個地復(fù)制粘貼嗎？能保證復(fù)制粘貼過程中不出錯嗎？其實(shí)，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能一一郵件合并”，我們完 全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。圖一顯示的紅嶺中學(xué)高三（X）班家校聯(lián)系單”就是我利用 郵件合并”功能制作出來的全年級731張家校聯(lián)系單中的一 張。、什么是“郵件合并”圖一什么是郵件合并'呢？為什么要在 合并”前加上 郵件”一詞呢？其實(shí)郵件合并”這個名稱最初是在批量

2、處理 郵件文檔”時提出的。具體地說就是在 郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù) 源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大 提高工作的效率，郵件合并”因此而得名。顯然，郵件合并'功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外, 樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。Word2002以上的版本中新增了 郵件合并”任務(wù)窗格式的 郵件合并向?qū)А?，這讓我 們在使用郵件合并'操作時更加方便和容易。本課程通過三個實(shí)際任務(wù)的解決步 驟，詳細(xì)介紹 郵件合并 勤能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn) 用到自

3、己的實(shí)際工作當(dāng)中。、什么時候使用郵件合并我們可以通過分析一些用 郵件合并”完成的任務(wù)，從而得到答案。比如我們最常 用的需要批量處理的信函、工資條、成績表等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：是我們需要制作材料的數(shù)量比較大;二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如家校聯(lián)系單中的班主 任寄語、班主任姓名、考試科目等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而學(xué)生的姓名和 考試成績就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄 表:表示。下面我就以制作家校聯(lián)系單為例，說說Microsoft Office郵件合并的操作方法：第一步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源這個數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是 Access

4、文件，也可以是 MS SQL Server數(shù) 據(jù)庫。因?yàn)猷]件合并說白了就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里，我以Excel為例。圖二是一個Excel工作表文件"DataSource",里面有一個工作簿"07級高三歷次考試 成績總表"，工作簿里面有全部高三學(xué)生各次考試成績的數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就 是把這些記錄按照指定的模板制作成家校聯(lián)系單。<34、=：f I陽iWLlti'Jh IAA ' 1'BcaCYCI丄E«rGmWM33123.«3nr?3o»0TentSTS112.54ITI.B皿wf20

5、0730911愜獻(xiàn)血1)toit|GW*RD%fll, t30*J甲忙北冇TV f I1:二J JW®? Ml? aEu工員酉nt) SD杓EJ A號王 A 丄 $'X ' 2! U 2_H士1 上5 £*8嗔圖二圖三第二步：準(zhǔn)備模板模板文件就是即將輸出的界面模板，這里我以 Word文檔為例 圖三是一個模板文件"Template"，就是家校聯(lián)系單的大致樣子。第三步：郵件合并打開模板文件template.doc,從"工具"菜單中依次選擇"信函和郵件" >> "顯示郵件 合并工具欄

6、"，完畢之后工具欄上會多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖，橢圓 形框中的就是郵件合并工具欄。二_電也j j j、-;上上叱.-i a_g_ . , _ jli-圖四1. 設(shè)置數(shù)據(jù)源點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"設(shè)置數(shù)據(jù)源"的按鈕（圖四中第二個），選擇 "DataSource.xls"文件，單擊打開，然后會再彈出一個"選擇表格"的窗口，要求指定 使用哪個工作簿，因?yàn)橹挥幸粋€工作簿"07級高三歷次考試成績總表"，直接點(diǎn)擊 確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。插入：O地址域幺）數(shù)據(jù)庫域辺）域世）：匹配域追插入 取消號1112 2 2

7、 3 3 3 級名數(shù)名名數(shù)名名數(shù)名名數(shù)名名 班姓分班級分班級分班鑲分班級冬五2. 插入數(shù)據(jù)域 這里，以插入學(xué)生姓名為例"同學(xué)的2.a將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方（這里插入學(xué)生姓名，就放在文檔開頭 家長："之前） 2.b點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"插入域"的按鈕（圖四中第六個），在彈出的窗口中選 擇"姓名"，然后單擊"插入"，如圖五：2.c單擊關(guān)閉（MS Office這一點(diǎn)不知道是什么用意，不能一次插入多個域，插入完 畢又不自動關(guān)閉彈出的窗口）重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他數(shù)據(jù)（總分，班名，級名等）。全部完成之后, 模板是

8、這個樣子的（那些用書名號括起來的東西就是插入的數(shù)據(jù)，見圖六）：專審三富榕.n <.|4i XMlJnilfln 嶷人< 曜更財即lcqp «高r 緞咗占* 號竿忡恬t 吃賢！亠崛幣聲忌 F“上： 總踰衣平一嚮諒曾咅Yit予況，世舛蘭面”折；.門爭 祝工昨你"套/拿世Fw、學(xué)ItJg:at-IX"片««>&和旺-口一碎4« 缶F*圖六3. 查看合并數(shù)據(jù)單擊郵件合并工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)"的按鈕（圖三中"插入Word域"右邊那個按 鈕），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前 一條、下一條和指定的記錄。第四步：完成合并到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇"合并到新文檔"（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇"合并到打印