下載本文檔
版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進(jìn)行舉報或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡介
1、熟練掌握office “郵件合并”功能,提高工作效率在日常的辦公過程中,我們可能有很多數(shù)據(jù)表,同時又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封、工資條或者是成績單。面對如此繁雜 的數(shù)據(jù),難道我們只能一個一個地復(fù)制粘貼嗎?能保證復(fù)制粘貼過程中不出錯嗎?其實(shí),借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能一一郵件合并”,我們完 全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。圖一顯示的紅嶺中學(xué)高三(X)班家校聯(lián)系單”就是我利用 郵件合并”功能制作出來的全年級731張家校聯(lián)系單中的一 張。、什么是“郵件合并”圖一什么是郵件合并'呢?為什么要在 合并”前加上 郵件”一詞呢?其實(shí)郵件合并”這個名稱最初是在批量
2、處理 郵件文檔”時提出的。具體地說就是在 郵件文檔(主文檔)的固定內(nèi)容中,合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料(數(shù)據(jù) 源:如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等),從而批量生成需要的郵件文檔,因此大大 提高工作的效率,郵件合并”因此而得名。顯然,郵件合并'功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外, 樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。Word2002以上的版本中新增了 郵件合并”任務(wù)窗格式的 郵件合并向?qū)А?,這讓我 們在使用郵件合并'操作時更加方便和容易。本課程通過三個實(shí)際任務(wù)的解決步 驟,詳細(xì)介紹 郵件合并 勤能的使用方法,學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn) 用到自
3、己的實(shí)際工作當(dāng)中。、什么時候使用郵件合并我們可以通過分析一些用 郵件合并”完成的任務(wù),從而得到答案。比如我們最常 用的需要批量處理的信函、工資條、成績表等文檔,它們通常都具備兩個規(guī)律:是我們需要制作材料的數(shù)量比較大;二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容,比如家校聯(lián)系單中的班主 任寄語、班主任姓名、考試科目等,這些都是固定不變的內(nèi)容;而學(xué)生的姓名和 考試成績就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄 表:表示。下面我就以制作家校聯(lián)系單為例,說說Microsoft Office郵件合并的操作方法:第一步:準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源這個數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是 Access
4、文件,也可以是 MS SQL Server數(shù) 據(jù)庫。因?yàn)猷]件合并說白了就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里,我以Excel為例。圖二是一個Excel工作表文件"DataSource",里面有一個工作簿"07級高三歷次考試 成績總表",工作簿里面有全部高三學(xué)生各次考試成績的數(shù)據(jù)記錄,我們的任務(wù)就 是把這些記錄按照指定的模板制作成家校聯(lián)系單。<34、=:f I陽iWLlti'Jh IAA ' 1'BcaCYCI丄E«rGmWM33123.«3nr?3o»0TentSTS112.54ITI.B皿wf20
5、0730911愜獻(xiàn)血1)toit|GW*RD%fll, t30*J甲忙北冇TV f I1:二J JW®? Ml? aEu工員酉nt) SD杓EJ A號王 A 丄 $'X ' 2! U 2_H士1 上5 £*8嗔圖二圖三第二步:準(zhǔn)備模板模板文件就是即將輸出的界面模板,這里我以 Word文檔為例 圖三是一個模板文件"Template",就是家校聯(lián)系單的大致樣子。第三步:郵件合并打開模板文件template.doc,從"工具"菜單中依次選擇"信函和郵件" >> "顯示郵件 合并工具欄
6、",完畢之后工具欄上會多出一欄,就是郵件合并工具欄,如圖,橢圓 形框中的就是郵件合并工具欄。二_電也j j j、-;上上叱.-i a_g_ . , _ jli-圖四1. 設(shè)置數(shù)據(jù)源點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"設(shè)置數(shù)據(jù)源"的按鈕(圖四中第二個),選擇 "DataSource.xls"文件,單擊打開,然后會再彈出一個"選擇表格"的窗口,要求指定 使用哪個工作簿,因?yàn)橹挥幸粋€工作簿"07級高三歷次考試成績總表",直接點(diǎn)擊 確定,完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。插入:O地址域幺)數(shù)據(jù)庫域辺)域世):匹配域追插入 取消號1112 2 2
7、 3 3 3 級名數(shù)名名數(shù)名名數(shù)名名數(shù)名名 班姓分班級分班級分班鑲分班級冬五2. 插入數(shù)據(jù)域 這里,以插入學(xué)生姓名為例"同學(xué)的2.a將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方(這里插入學(xué)生姓名,就放在文檔開頭 家長:"之前) 2.b點(diǎn)擊郵件合并工具欄上"插入域"的按鈕(圖四中第六個),在彈出的窗口中選 擇"姓名",然后單擊"插入",如圖五:2.c單擊關(guān)閉(MS Office這一點(diǎn)不知道是什么用意,不能一次插入多個域,插入完 畢又不自動關(guān)閉彈出的窗口)重復(fù)上述操作數(shù)次,依次插入其他數(shù)據(jù)(總分,班名,級名等)。全部完成之后, 模板是
8、這個樣子的(那些用書名號括起來的東西就是插入的數(shù)據(jù),見圖六):專審三富榕.n <.|4i XMlJnilfln 嶷人< 曜更財即lcqp «高r 緞咗占* 號竿忡恬t 吃賢!亠崛幣聲忌 F“上: 總踰衣平一嚮諒曾咅Yit予況,世舛蘭面”折;.門爭 祝工昨你"套/拿世Fw、學(xué)ItJg:at-IX"片««>&和旺-口一碎4« 缶F*圖六3. 查看合并數(shù)據(jù)單擊郵件合并工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)"的按鈕(圖三中"插入Word域"右邊那個按 鈕),即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù),工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前 一條、下一條和指定的記錄。第四步:完成合并到此,郵件合并的工作就基本結(jié)束了,可以直接打印了,你可以選擇"合并到新文檔"(適用于只有幾十上百條記錄)來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面,以后直接打印這個文檔就可以了,也可以選擇"合并到打印
溫馨提示
- 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
- 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
- 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
- 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
- 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
- 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
- 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。
最新文檔
- 中國歐盟商會商業(yè)信心調(diào)查 European Business in China POSITIONPAPER 2024 2025
- 陜西省渭南市韓城市2024屆九年級上學(xué)期期中考試數(shù)學(xué)試卷(含答案)
- 神奇圣人王陽明課件
- 5年中考3年模擬試卷初中道德與法治八年級下冊05專項(xiàng)素養(yǎng)綜合全練(五)
- 人教版小學(xué)音樂教案三年級下冊
- 膾炙人口的歌-小城故事 課件 2024-2025學(xué)年粵教花城版(簡譜)(2024)初中音樂七年級上冊
- DB11-T 2056-2022 環(huán)境空氣總懸浮顆粒物網(wǎng)格化監(jiān)測技術(shù)規(guī)范
- DB11-T 1938-2021 引調(diào)水隧洞監(jiān)測技術(shù)導(dǎo)則
- 親子樂園裝修施工合同
- 港口至市區(qū)穿梭巴士協(xié)議
- 北京市建筑施工起重機(jī)械設(shè)備管理的若干規(guī)定
- 新建時速200公里客貨共線鐵路設(shè)計暫行規(guī)定
- 實(shí)行特殊工時工作制實(shí)施方案
- 微波測量概述及信號源測量技術(shù):4微波頻譜分析儀工作原理第四章
- 數(shù)控加工市級技能大師工作室的申報報告
- 現(xiàn)金工資領(lǐng)取單
- ED密封及其配合ED圈尺寸
- 人教版小學(xué)數(shù)學(xué)二年級上冊《長度單位認(rèn)識米尺及米》PPT
- 三級醫(yī)院臨床重點(diǎn)??平ㄔO(shè)情況自評表
- 蘇教版五年級上冊數(shù)學(xué)多邊形的面積整理與練習(xí)教學(xué)設(shè)計
- KET詞匯拼寫題學(xué)生版
評論
0/150
提交評論