生活教練：讓工作效率UP起來效率.doc

1、生活教練：讓工作效率UP起來 效率1.確定方向不走冤枉路俗話說："馬壯車好不如方向?qū)?quot;，這句話的典故來自春秋戰(zhàn)國時期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答："此路非往楚國。"夫子說："我的馬很壯，沒關(guān)系。"路人又再強調(diào)這不是去楚國的方向，夫子依然固執(zhí)的說："我的車很堅固。"路人只好嘆息的說："這不是往楚國的方向??！"方向錯誤，再怎么努力都枉然。 仔細(xì)想想做這項工作的重點是什么，希望藉此得到什么結(jié)果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結(jié)果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，

2、再決定整個方向及流程。小箴言：光是忙碌是不夠的。問題在于：我們到底在忙些什么？-美國自然主義作家亨利·大衛(wèi)·梭羅（Henry David Thoreau）2.做行事歷及項目執(zhí)行計劃事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具： ·計算機軟件，例如Outlook內(nèi)有計劃表、行程表和日歷。 ·日歷或是商務(wù)日志。 ·自行設(shè)計的簡單表格。以一天的計劃表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然后再列出應(yīng)該做的事，以及可以做但并不急于一時的事。然后評估各項工作所需的時間，再決定如何把時間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事

3、情放在一天中狀況最好的時間內(nèi)去做。一天的時間規(guī)劃完成后，可以延伸成一周的計劃，決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。每天要確認(rèn)行程是否照計劃進(jìn)行。小箴言：知道計劃何時開始，就開始列進(jìn)度，但不要讓做計劃的時間取代了執(zhí)行的時間。-波士頓顧問公司副總裁史塔克（George Stalk）3.運用系統(tǒng)思考，工作分門別類進(jìn)行養(yǎng)成把握重點，循序漸進(jìn)，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定哪一個工作比較重要，必須優(yōu)先去做；那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結(jié)果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時，往往已失去時效性。 ·依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先

4、級。 ·依工作的重要性決定投入工作的時間。 ·同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作一次解決。 ·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。 ·避免用過大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。 小箴言：不要浪費時間做"垃圾"工作，去做那些會增加你生產(chǎn)力的工作。-心理學(xué)與行為專家羅貝塔·羅史（Roberta Roesch）4.事前準(zhǔn)備需周到在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具，只會事倍功半，徒增出錯的機會。事前即將一切所需都準(zhǔn)備好，即取即用。·隨時準(zhǔn)備好"最新"的信息："資料"

5、;的隨時更新與增刪，可以讓我們永遠(yuǎn)掌握到最新的訊息，并隨時將它做好整編、歸類等的工作，以供我們隨時掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。·要有"工具庫"的觀念：隨時將自己的知識、經(jīng)驗、技能等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以便隨時可以拿出來運用，或重新組合，以便縮短時間、提高效率，增加更多的成功機率。 ·尋找自己的"良師"：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗、智能與人脈關(guān)系，可以提供各類的協(xié)助。 小箴言：當(dāng)你在做小事情的時候，你必須想"大事情"，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。-趨

6、勢專家艾文·托佛勒（Alvin Toffler）5.不斷學(xué)習(xí)新的知識與技能在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速產(chǎn)生，若不加緊學(xué)習(xí)腳步，就可能像老牛拖著重車，或是一個折舊嚴(yán)重的汽車卻開在高速公路上一樣，不僅充滿了無力感，更會遭受時代無情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本條件，但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。 不斷學(xué)習(xí)對工作能力的增進(jìn)很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業(yè)的主管，主動發(fā)問、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到新知與技術(shù)，再消化出更有效的做事方法

7、與解決問題之道。6.創(chuàng)意使你輕松做事有創(chuàng)造力，才不會為了一些問題苦思對策，在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時時評估創(chuàng)意帶來的好成果，在過程中你會領(lǐng)悟到，利用創(chuàng)意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。 培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種： ·開放心胸，經(jīng)常注意周遭的環(huán)境，就像科學(xué)家一樣善于觀察四周的一舉一動，就可發(fā)現(xiàn)很多新方法能解決老問題。 ·檢視所有可能的方案，千萬別因"不可能"、"幼稚"、"沒人成功過"或是"從沒聽說過"而輕易放棄。 ·善用自己

8、的第六感，保有敏銳的感覺，放松身心，運用你的靈感，突破思維的限制。 管理專家馬克·艾普勒（Mark Eppler）7.適當(dāng)?shù)膃化工具輔助高科技能幫助你節(jié)省時間，不過先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什么？它對你有用嗎？購買軟件前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求，要讓e化工具確實幫你提升效率，請遵循以下步驟： ·請教同時熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節(jié)省時間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢。 ·列一張采購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。 ·花點時間練習(xí)該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會

9、加倍帶來利益。 一般會使用的e化工具，包括計算機及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)（包含線上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等）、個人數(shù)字助理（PDA）、行動電話、掃描儀等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。小箴言：如果你不了解科技，就永遠(yuǎn)不可能讓科技成為你的幫手。-新格無線通訊（Cingular Wireless）執(zhí)行長史帝芬·卡特（Stephen Carter）9.做好情緒管理每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。丹尼爾·高曼（Daniel Goleman）提出提升情緒智商的五個步驟： 1.我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什么樣子？ 2.我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。 3.我要如何改變？擬定計劃朝目標(biāo)去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習(xí)。 4.改變要如何持續(xù)？改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。 5.找誰幫忙？要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。10.適度休息消除壓力很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價?？墒?，人在筋疲力盡的狀態(tài)下，反而