制定合同流程范文

1、制定合同流程范文財(cái)政部 合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。加強(qiáng)合同管理，有利于規(guī)范、約束市場(chǎng)主體交易行為， 優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場(chǎng)秩序。制定和實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16 號(hào)合同管理，旨在幫助企業(yè)規(guī)范當(dāng)事人雙方經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)自身合法權(quán)益、 防控法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。本文就此進(jìn)行解讀。一、合同管理的總體要求企業(yè)需要建立一系列制度體系和機(jī)制保障，促進(jìn)合同管理的作用得到有效發(fā)揮。（一）建立分級(jí)授權(quán)管理制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排， 建立合同分級(jí)管理制度。屬于上級(jí)管理權(quán)限的合同，下級(jí)單位不得簽署。對(duì)于重大投

2、資類(lèi)、融資類(lèi)、擔(dān)保類(lèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)、不動(dòng)產(chǎn)類(lèi)合同上級(jí)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)管理。下級(jí)單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級(jí)管理權(quán)限的合同， 應(yīng)當(dāng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。 上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。 （二）實(shí)行統(tǒng)一歸口管理 企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況指定法律部門(mén)等作為合同歸口管理部門(mén)，對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專(zhuān)用章，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施， 促進(jìn)合同的有效履行等。 （三）明確職責(zé)分工 公司各業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同的承辦部門(mén)負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同， 并履行合同調(diào)查、 談

3、判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。公司財(cái)會(huì)部門(mén)側(cè)重于履行對(duì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)。（四）健全考核與責(zé)任追究制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開(kāi)展合同后評(píng)估，對(duì)合同訂立、履行過(guò)程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。 二、合同管理流程 合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調(diào)查、 合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。下圖列示的合同管理流程具有一定通用性。 三、合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施 （一）合同調(diào)查 合同訂立前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)

4、方的主體資格、 信用狀況等有關(guān)情況， 確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。 該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是： 忽視被調(diào)查對(duì)象的主體資格審查，準(zhǔn)合同對(duì)象不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì)，與不具備代理權(quán)或越權(quán)代理的主體簽訂合同， 導(dǎo)致合同無(wú)效，或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)； 在合同簽訂前錯(cuò)誤判斷被調(diào)查對(duì)象的信用狀況， 或在合同履行過(guò)程中沒(méi)有持續(xù)關(guān)注對(duì)方的資信變化， 致使企業(yè)蒙受損失；對(duì)被調(diào)查對(duì)象的履約能力給出不當(dāng)評(píng)價(jià)， 將不具備履約能力的對(duì)象確定為準(zhǔn)合同對(duì)象，或?qū)⒕哂新募s能力的對(duì)象排除在準(zhǔn)合同對(duì)象之外。主要管控措施：第一，審查被調(diào)查對(duì)象的 _ 件、法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件，必要時(shí)，可通過(guò)發(fā)證

5、機(jī)關(guān)查詢證書(shū)的真實(shí)性和合法性，關(guān)注授權(quán)代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)。第二，獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、 以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，分析其獲利能力、償債能力和營(yíng)運(yùn)能力，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，并在合同履行過(guò)程中持續(xù)關(guān)注其資信變化， 建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。第三，對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類(lèi)別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。第四，與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開(kāi)戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門(mén)等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。 （二）合同談判 初步確

6、定準(zhǔn)合同對(duì)象后，企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門(mén)將在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行合同談判， 按照自愿、公平原則， 磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是： 忽略合同重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出不當(dāng)讓步；談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益損失； 泄露本企業(yè)談判策略， 導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。 主要管控措施：第一，收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況，做到知己知彼；研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)

7、格的確定方式與支付方式，履約期限和方式， 違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三，對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的得失，研究確定下一步談判策略。第四，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五，加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六，對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)， 予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。（三）合同文本擬定 企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：選

8、擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问?；合同與國(guó)家法律法規(guī)、 行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、 企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)發(fā)生沖突；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損； 有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等；對(duì)于合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的， 未履行相應(yīng)程序。 主要管控措施：第一，企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。第二，嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、 項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)等為依據(jù)， 確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。第三，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門(mén)起草，法律部門(mén)審核；重大合同或法律關(guān)系

9、復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門(mén)參與起草。國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的， 可以優(yōu)先選用， 但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查， 并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。 各部門(mén)應(yīng)當(dāng)各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。第四，通過(guò)統(tǒng)一歸口管理和授權(quán) _ 度，嚴(yán)格合同管理，防止通過(guò)化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。第五，由簽約對(duì)方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，特別留意“其他約定事項(xiàng)” 等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目，如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)注明 “此處空白” 或“無(wú)其他約定” ，防止合同后續(xù)被篡改。第六，合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的， 應(yīng)當(dāng)履行

10、相應(yīng)程序。（四）合同審核合同文本擬定完成后，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是： 合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款；審核人員雖然通過(guò)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?jiàn)； 合同起草人員沒(méi)有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見(jiàn)修改合同，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。主要管控措施：第一，審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核， 關(guān)注合同的主體、 內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益， 對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。第二，建立會(huì)審制度， 對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本， 組

11、織財(cái)會(huì)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。第三，慎重對(duì)待審核意見(jiàn)，認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見(jiàn)準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄， 必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。（五）合同簽署企業(yè)經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專(zhuān)用章。 該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無(wú)效等。 主要管控措施：第一，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。 對(duì)外正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。第二，嚴(yán)格合同專(zhuān)用

12、章保管制度，合同經(jīng)編號(hào)、 審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專(zhuān)用章。 用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。 保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專(zhuān)用章使用情況以備查，如果發(fā)生合同專(zhuān)用章遺失或被盜現(xiàn)象， 應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人并采取妥善措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來(lái)的負(fù)面影響。第三，采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可的電子文檔格式等。第四，按照國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同， 企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（六）合同履行合同訂立后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)

13、與合同對(duì)方當(dāng)事人一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則， 根據(jù)合同的性質(zhì)、 目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：本企業(yè)或合同對(duì)方當(dāng)事人沒(méi)有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)； 合同生效后，對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充， 導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行； 在合同履行過(guò)程中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施；合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、 信譽(yù)和形象等。 主要管控措施： 第一，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、 分析和驗(yàn)收， 全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。第二，對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)

14、控， 一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。第三，根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、 變更甚至解除合同。一是對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容， 通過(guò)雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的， 按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、 合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是，對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面提出索賠。第四，加強(qiáng)合同糾紛管理

15、，在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的， 根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。 （七）合同結(jié)算 合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督， 一般由財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒(méi)有合同依據(jù)的情況下盲目付款等

16、。 主要管控措施：第一，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的， 財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。 （四）合同登記 合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過(guò)程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)行合同登記。 該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。 主要管控措施：第一，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理， 充分利用信息化手段， 定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷(xiāo)號(hào)和歸檔手續(xù)， 以實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管

17、理。第二，建立合同文本統(tǒng)一分類(lèi)和連續(xù)編號(hào)制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。第三，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。第四，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。 四、合同管理的后評(píng)估 合同作為企業(yè)承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是活動(dòng)的重要痕跡，也是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的主要載體，為此，合同管理內(nèi)部控制指引強(qiáng)調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理的后評(píng)估制度。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度， 至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估， 對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在

18、的不足，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。賽尼爾法務(wù)管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)面向企業(yè)法務(wù)部的法務(wù)管理智庫(kù)。為企業(yè)法務(wù)提供管理咨詢及專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。本文：天同訴訟圈編者按合同是公司進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體， 也是公司法務(wù)面對(duì)最多的工作對(duì)象，如何管理好合同是一個(gè)優(yōu)秀法務(wù)必備的基本功之一。中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)天津有限公司法律事務(wù)部法務(wù)經(jīng)理?xiàng)詈缗?，作為賽尼爾法?wù)合同管理的培訓(xùn)老師， 多次在合同管理培訓(xùn)課程中進(jìn)行過(guò)精彩授課， 下面轉(zhuǎn)發(fā)她近期活動(dòng)中的一次實(shí)務(wù)分享， 希望能幫助大家鞏固和精進(jìn)合同管理知識(shí)。 合同管理是企業(yè)重要的管理活動(dòng)， 要做好合同管理工作，首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。 一、合同管理制度在合同管理職責(zé)分工方面，

19、需要通過(guò)制度明確橫向各部門(mén)的合同管理職責(zé)，以及縱向不同層級(jí)人員的合同審核重點(diǎn)， 以確保各部門(mén)及各層級(jí)人員管理職責(zé)清晰， 無(wú)交叉和遺漏。 大部分企業(yè)都會(huì)將合同的歸口管理職責(zé)設(shè)在法律部， 由法律部負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理的相關(guān)制度和流程，參與重大合同可行性研究、招投標(biāo)、商務(wù)談判，并致力于推動(dòng)合同全過(guò)程管理， 建立和完善合同履行監(jiān)控機(jī)制， 提出合同管理信息化需求，推進(jìn)公司合同管理電子化，形成合同閉環(huán)管理。 各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況搭建合同管理制度體系， 具體而言，包括合同的基礎(chǔ)制度、 特殊類(lèi)型合同的管理制度和專(zhuān)項(xiàng)合同管理制度。 制度體系的層級(jí)和制度的數(shù)量取決于企業(yè)自身的合同數(shù)量、 類(lèi)型是否繁多，以

20、及企業(yè)對(duì)合同管理的具體需求。 二、合同管理流程合同管理流程大體分為串行審批和并行審批兩種， 前者是指合同承辦部門(mén)、 審查部門(mén)、公司領(lǐng)導(dǎo)按照串行的方式審批合同，任何一個(gè)審查環(huán)節(jié)結(jié)束，下一個(gè)審查環(huán)節(jié)才能開(kāi)始； 后者是指各審查部門(mén)以并行的方式同時(shí)對(duì)一個(gè)合同進(jìn)行審查， 在各審查部門(mén)對(duì)合同均同意簽署的情況下， 再由公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行最后的審批， 任何一個(gè)審查部門(mén)對(duì)合同內(nèi)容有修改意見(jiàn)，合同都將被退回到承辦部門(mén)修改，完善后重新提交審批。從審查效率的角度比較兩種審查方式， 在合同起草質(zhì)量較高、 合同退回幾率較小的情況下，并行審批的效率更高。除了常規(guī)流程以外，企業(yè)還可以設(shè)置合同預(yù)審流程和批量審批流程等特殊的審批

21、流程， 以作為普通流程的補(bǔ)充。 剖析合同流程，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)每一個(gè)合同都需要經(jīng)歷合同準(zhǔn)備、起草、審核、簽訂、履行、歸檔的全過(guò)程，下面從四個(gè)環(huán)節(jié)做簡(jiǎn)要展開(kāi)： 1 合同準(zhǔn)備合同準(zhǔn)備階段的第一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容是選擇合格的供應(yīng)商。我們的做法是，在實(shí)體方面制定下發(fā)合同主體資質(zhì)審查標(biāo)準(zhǔn)，具體分為通用標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)兩部分，不僅對(duì)各部門(mén)在供應(yīng)商資質(zhì)審查方面的管理職責(zé)做了明確劃分， 還有針對(duì)性地規(guī)定了各類(lèi)合同主體應(yīng)當(dāng)具備的通用資質(zhì)和特殊資質(zhì)， 確保合同對(duì)方當(dāng)事人在實(shí)體方面滿足履行合同的資格條件。 在形式方面制定采購(gòu)實(shí)施辦法，對(duì)通過(guò)每種采購(gòu)方式確定合作伙伴的程序進(jìn)行了細(xì)化和界定，并在招投標(biāo)過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行資格預(yù)審，不具備資質(zhì)

22、條件的先行淘汰；在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中設(shè)置了資信分級(jí)標(biāo)記功能， 通過(guò)標(biāo)注黑名單或灰名單，禁止或提醒經(jīng)辦人選擇該供應(yīng)商簽署合同， 確保選擇合同對(duì)方當(dāng)事人的程序合法合規(guī)。 合同準(zhǔn)備的第二個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容是合同示范文本管理。我們的做法是建立合同示范文本制度， 每年定期和不定期地對(duì)合同范本庫(kù)中的合同范本進(jìn)行修訂完善， 開(kāi)發(fā)合同示范文本審查流程，要求所有職能部門(mén)和承辦部門(mén)都參與對(duì)示范文本的會(huì)簽， 確保示范文本的內(nèi)容滿足公司各個(gè)方面的管理要求。 承辦人的法律素質(zhì)是合同準(zhǔn)備的第三個(gè)重要內(nèi)容。 為了保障員工知法用法， 企業(yè)需要持續(xù)地對(duì)所有參與合同管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)。 同時(shí)，每年對(duì)參訓(xùn)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考試，考試合格的員工實(shí)行

23、持證上崗，獲得起草合同的資格；對(duì)已經(jīng)取得合格證書(shū)的員工，每年組織復(fù)評(píng)考試，復(fù)評(píng)不合格的員工，取消合同起草資格。2 合同審核合同審核是合同管理過(guò)程中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容， 其目的旨在通過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)及職能部門(mén)的專(zhuān)業(yè)審核，對(duì)合同前置的審批流程及約定的條款內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。為了統(tǒng)一審查標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)具體的合同審查標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，細(xì)化合同審核的要點(diǎn)，為公司合同審查人員日常審核合同提供統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)和指引。 為了保證橫向各部門(mén)和縱向各層級(jí)人員的審核職責(zé)沒(méi)有遺漏， 法律人員可以充分利用信息化手段， 將各部門(mén)和各層級(jí)人員的審查職責(zé)固化到合同管理系統(tǒng)中， 通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)制審查人確認(rèn)必審事項(xiàng)已經(jīng)

24、審核。 此外，合同審核時(shí)限是承辦部門(mén)最為關(guān)心的，為了保證合同審查效率， 法律人員可以在合同管理系統(tǒng)中設(shè)置審核時(shí)間的提醒功能，對(duì)超時(shí)、未審結(jié)的合同，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置向?qū)彶槿艘约跋嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送提醒短信或郵件，以督促審核任務(wù)的及時(shí)完成。 3 合同簽訂合同的簽字人理論上應(yīng)是公司的法定代表人， 其他人員在合同上簽字，應(yīng)當(dāng)取得法定代表人簽署的授權(quán)委托書(shū)。 授權(quán)的額度一般根據(jù)企業(yè)的合同數(shù)量和合同金額的情況而定， 我們的做法是將合同按照合同金額劃分為 0-50 萬(wàn)、 50-500 萬(wàn)、 500-5000 萬(wàn)、 5000 萬(wàn)以上四擋，分別由部門(mén)副總經(jīng)理、 部門(mén)總經(jīng)理、公司副總經(jīng)理和公司總經(jīng)理簽署。授權(quán)方式上，我們采取

25、公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任期內(nèi)授權(quán)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)年度授權(quán)和特殊情形一事一授權(quán)的授權(quán)方式，兼顧了普遍性和特殊性。在合同用章方面，傳統(tǒng)的蓋章方式是使用物理章加蓋在合同的簽字頁(yè)上。隨著電子簽名法的頒布和電子技術(shù)的普及， 電子印章的使用越來(lái)越廣泛，對(duì)提高用章效率、節(jié)約用章成本具有積極價(jià)值。近年來(lái)，電子印章已廣泛適用于政府部門(mén)和大型企業(yè)的公文和合同。我們自 xx 年開(kāi)始使用電子合同專(zhuān)用章，用章時(shí)長(zhǎng)由每個(gè)合同 4 小時(shí)，下降到分鐘，大大提高了用章效率。同時(shí)，電子印章系統(tǒng)還有防篡改、防復(fù)制和自動(dòng)控制蓋章份數(shù)的功能，較好地防范了常見(jiàn)的印章風(fēng)險(xiǎn)。 42合同履行合同履行是合同管理過(guò)程中最難控制的環(huán)節(jié)， 具有管理人員分散、履行數(shù)據(jù)

26、不易采集、 履行偏差原因復(fù)雜等特點(diǎn)。信息化手段是實(shí)現(xiàn)合同履行監(jiān)控的最佳方法，它能夠客觀、準(zhǔn)確、全面地反映合同的履行過(guò)程，并通過(guò)數(shù)字對(duì)比，實(shí)現(xiàn)必要的統(tǒng)計(jì)分析。我們已經(jīng)在合同履行方面做了一些積極的嘗試， 目前實(shí)現(xiàn)了合同管理系統(tǒng)與供應(yīng)商管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、報(bào)賬管理系統(tǒng)、倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間“一點(diǎn)錄入、全程共享”。 此外，我們還通過(guò)固化流程的方式，設(shè)置了合同在履行中發(fā)生變更、補(bǔ)充、終止的專(zhuān)門(mén)通道，實(shí)現(xiàn)上述合同與原合同的關(guān)聯(lián)。對(duì)臨近履行期滿的合同設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)提醒， 便于承辦人提前做好談判和簽約的準(zhǔn)備。 合同管理永遠(yuǎn)在路上，只有符合企業(yè)實(shí)際，滿足管理需要的方

27、式與方法才是最佳的合同管理。文/ 蔡世軍 北京市天暢律師事務(wù)所 / 企業(yè)合同審查法律事務(wù)第一節(jié)企業(yè)合同審查流程 不管是企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員還是外部律師對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行審查， 都必須遵循一定的工作流程， 以規(guī)范合同審查行為，保證合同審查的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。 企業(yè)需要審查的合同草案主要有兩個(gè)，一是本企業(yè)負(fù)責(zé)起草的合同草案， 二是對(duì)方當(dāng)事人提供的合同草案。合同草案不管于哪一方， 都需要遵循同樣的審查流程和管理流程。 合同審查的部門(mén)根據(jù)合同復(fù)雜程度或標(biāo)的大小，可能會(huì)涉及不同的部門(mén)。對(duì)于標(biāo)的較小、內(nèi)容簡(jiǎn)單的合同，一般由企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門(mén)審查之后即可交給業(yè)務(wù)部門(mén)簽署， 但如果是內(nèi)容復(fù)雜、標(biāo)的較大，或者是根據(jù)企業(yè)新的

28、業(yè)務(wù)擬定的新型合同， 一般涉及多個(gè)部門(mén)， 例如業(yè)務(wù)承辦部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，有時(shí)還需要外部律師提供法律意見(jiàn)進(jìn)行確認(rèn)。 對(duì)于一個(gè)大型企業(yè)集團(tuán)而言，由總部的法律服務(wù)機(jī)構(gòu)審查所有擬簽訂的合同草案，既不現(xiàn)實(shí)，也不高效。因此，對(duì)于大型企業(yè)而言，建立分級(jí)管理的合同審查機(jī)制非常重要。如何判斷哪些合同屬于下屬單位的法務(wù)人員自行審查范圍， 哪些合同是必須由企業(yè)總部的法務(wù)人員審查的范圍， 是確定合同審查流程的一個(gè)前提。一般來(lái)說(shuō)，下列合同應(yīng)該有集團(tuán)本部法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審查： (1) 集團(tuán)公司本部簽署的經(jīng)濟(jì)合同或技術(shù)合同； (2) 所屬企業(yè)簽訂的利用外資合同； (3) 所屬企業(yè)資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購(gòu)、

29、租賃合同；(4) 所屬企業(yè)對(duì)外擔(dān)保合同； (5) 所屬企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營(yíng)合同； (6)所屬企業(yè)涉及的土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、投資合同； (7) 所屬企業(yè)擬簽訂的標(biāo)的超過(guò)集團(tuán)公司規(guī)定的數(shù)額之上的合同；(8) 其他重大或所屬企業(yè)認(rèn)為有必要由集團(tuán)公司本部審查的合同。確定合同審查分級(jí)管理制度后，企業(yè)還需要確定合同審查的工作流程。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門(mén)先根據(jù)格式文本或過(guò)去使用過(guò)的合同起草并提出一個(gè)合同草案，并說(shuō)明本次合同簽訂欲達(dá)到的目的和合同要點(diǎn)所在，然后呈送合同審查部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行審查，合同審查部門(mén)一般是法務(wù)部門(mén)。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，并對(duì)合同條款進(jìn)行補(bǔ)充，以保證合同的完整性和合法性，

30、 并預(yù)防潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。如果是數(shù)額較大、涉外合同或新型合同， 還要由公司財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同中涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，以保證財(cái)務(wù)條款能夠?qū)嶋H履行，且不違反公司內(nèi)部的財(cái)經(jīng)制度和銀行支付的要求。 最后法務(wù)部門(mén)在根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)進(jìn)行最后修改，以確定最終合同文本。因此，可以將企業(yè)合同審查流程簡(jiǎn)化為以下幾個(gè)步驟：一、申請(qǐng)合同審查并提交相關(guān)材料公司業(yè)務(wù)部門(mén)或擬簽訂合同部門(mén)向公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同送審登記，并填寫(xiě)合同審查申請(qǐng)表。合同審查申請(qǐng)表上需要寫(xiě)明合同標(biāo)的、合同擬簽訂時(shí)間、希望合同審查截止時(shí)間、合同承辦人、_ 等信息，并將簽訂本次合同有關(guān)的信息資料附隨之后，作為合同審查部門(mén)了解合同背景進(jìn)行審查確認(rèn)的必

31、要文件?！咀⒁馐马?xiàng)】實(shí)務(wù)中，送審部門(mén)應(yīng)注意以下方面： 1 業(yè)務(wù)承辦人向有關(guān)機(jī)構(gòu)提交合同草案時(shí)，應(yīng)預(yù)留 2 日以上完整工作日作為合同審查部門(mén)審核時(shí)間， 重大經(jīng)濟(jì)合同需預(yù)留 7 個(gè)工作日以上作為審核時(shí)間。 2 業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)對(duì)合同當(dāng)事人對(duì)方進(jìn)行初步的資格審查，并在提交送審登記時(shí)一并提交如下材料：(1) 能證明合同對(duì)方當(dāng)事人主體資格合法的文件，例如營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其他主體登記證明； (2) 能證明欲簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍文件，涉及專(zhuān)營(yíng)許可的，應(yīng)提供相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書(shū)；(3)由對(duì)方當(dāng)事人委托代理人代簽合同的，應(yīng)提交真實(shí)、有效的法定代表人 _ 明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代理人_ 明； (4) 對(duì)方具有相

32、應(yīng)的履約能力的證明材料，必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件； (5) 對(duì)方履約信用的證明文件， 如過(guò)去三年與本企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)有無(wú)違約事實(shí)， 是否有涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件等。 在提供上述所列各種文件時(shí)，其文本為復(fù)印本時(shí)，還須加注 " 與原件核對(duì)無(wú)誤 " 字樣，并由核對(duì)人簽字。 3 業(yè)務(wù)承辦人提交本次業(yè)務(wù)需要關(guān)注的問(wèn)題或合同需要特別保障實(shí)現(xiàn)的方面，供送審部門(mén)給予特別關(guān)注。 并向送審部門(mén)提交以下本次交易的信息資料： (1) 合同交易事項(xiàng)（標(biāo)的）、數(shù)量、價(jià)款、質(zhì)量要求； (2) 支付方式或履行程序（包括時(shí)間、地點(diǎn)和履行方式）； (3

33、) 合同談判中已經(jīng)約定的主要條款或主要事項(xiàng)； (4) 合同的背景資料， 包括主要郵件、傳真、 _ 、會(huì)議紀(jì)要等； (5) 違約責(zé)任或救濟(jì)手段； (6) 本次特別關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)以及初步解決方案； (7) 如屬于涉外合同， 對(duì)法律適用、爭(zhēng)議解決、 合同語(yǔ)言等條款的考慮； (8) 本次合同文本草案的提供方。 二、法務(wù)部門(mén)初步審查 企業(yè)法務(wù)部門(mén)工作人員對(duì)送審合同進(jìn)行初步審查，進(jìn)行完善和修訂，并出具合同審查法律意見(jiàn)。 【注意事項(xiàng)】 企業(yè)法務(wù)部門(mén)對(duì)合同的審核內(nèi)容主要是合法性、嚴(yán)密性、可行性等審查。主要包括： 1 合法性： (1) 主體合法，簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力； (2) 內(nèi)容合法，簽約各方意思

34、表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)、政策，無(wú)規(guī)避法律行為，無(wú)顯失公平內(nèi)容； (3) 形式合法； (4) 簽約程序合法。 2 嚴(yán)密性： (1) 條款齊備、完整； (2) 文字清楚準(zhǔn)確； (3) 設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)具體、確切； (4) 相應(yīng)手續(xù)完備； (5) 相關(guān)附件完備； (6) 附加條件適當(dāng)、合法。 3 可行性： (1) 資信可靠，有履約能力； (2) 擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。 4 合同承辦形式審核： (1) 承辦人無(wú)誤； (2) 符合規(guī)定程序； (3) 各審核部門(mén)審核意見(jiàn)書(shū)齊備； (4) 合同文本文字無(wú)誤， 正副本及附件份數(shù)齊備。 此外，需要注意的是，如果是律師受企業(yè)委托，對(duì)企業(yè)提供的合同文本進(jìn)行審查

35、， 還需要注意不要輕易將企業(yè)送審的合同整條刪除，然后將自己認(rèn)為完美的范本條款粘貼進(jìn)去， 而是盡可能在送審合同文本上進(jìn)行外科手術(shù)。 這樣做的目的一是盡可能尊重客戶的勞動(dòng)和認(rèn)知習(xí)慣，因?yàn)榭蛻魧?duì)于送審的合同文本比較熟悉，也可能多次使用過(guò)，容易理解；二是已經(jīng)多次履行的合同， 其中的約定往往有自身的合理性，律師如果不是發(fā)現(xiàn)有法律漏洞或重大法律風(fēng)險(xiǎn)，不要輕易否定。三、相關(guān)部門(mén)聯(lián)合審查 企業(yè)法務(wù)部門(mén)完成初步審查后，根據(jù)初審結(jié)果判斷是否進(jìn)入進(jìn)一步審查程序， 如屬于普通合同， 企業(yè)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)審并簽署審查意見(jiàn)就可以發(fā)還申請(qǐng)部門(mén)。 如屬于疑難內(nèi)容， 則需要報(bào)請(qǐng)外部律師進(jìn)行進(jìn)一步審查確認(rèn)， 并出具法律意見(jiàn)書(shū)。

36、如屬于重大合同，則需要報(bào)請(qǐng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并建議召集業(yè)務(wù)部門(mén)、法律部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行集體會(huì)審， 法律部門(mén)根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)出具法律審查意見(jiàn)。 【注意事項(xiàng)】 作為業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同審核主要包括以下方面： 1 合同的經(jīng)濟(jì)性： (l) 市場(chǎng)需求情況屬實(shí)； (2) 市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)可靠、合理； (3) 投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟(jì)、準(zhǔn)確。 2 合同的技術(shù)性： (1) 工程技術(shù)依據(jù)真實(shí)、 可靠； (2) 技術(shù)措施完備、可行； (3) 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行。 3 合同的可行性： (1) 整體項(xiàng)目技術(shù)具有可靠性；(2) 經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有真實(shí)性；(3)資產(chǎn)、資金使用效果的財(cái)務(wù)可行性； (4) 具有可操

37、作性。 4 合同的安全性： (1) 涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施； (2) 無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。 作為審計(jì)部門(mén)，主要審查合同的以下方面： 1 資金、資產(chǎn)的合法性： (1) 資金合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法； (2) 資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法； (3) 資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法。 2 價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理性與合法性： (1) 價(jià)款、酬金的確定正確合理、合法； (2) 資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法； (3) 與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項(xiàng)合理、合法。 3 索賠條款的合法性。 四、返還送審業(yè)務(wù)部門(mén) 企業(yè)法務(wù)部門(mén)審查完畢后， 通知送審部門(mén)領(lǐng)取合同審查

38、法律意見(jiàn)。 五、變更修改送審程序 對(duì)于已經(jīng)審查完畢的企業(yè)合同草案，如果需要變更或修改，還需要按照以上流程重新進(jìn)行。 六、審核簽署 法律部門(mén)結(jié)束審核后，應(yīng)將法律意見(jiàn)書(shū)、 其他審核機(jī)構(gòu)意見(jiàn)書(shū)連同合同草案退還合同承辦人，由合同承辦人報(bào)送法定代表人或授權(quán)代表審核簽署。第二節(jié)企業(yè)合同管理流程 企業(yè)合同管理，是指企業(yè)按照合法、規(guī)范、科學(xué)的要求，對(duì)企業(yè)合同的擬定、修改、審查、簽訂、履行、合同糾紛處理以及保管、 歸檔等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化管理的活動(dòng)， 達(dá)到防控企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的目的。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引 16 號(hào)- 合同管理 ( 財(cái)會(huì) (xx)11 號(hào)）及財(cái)政部會(huì)計(jì)司有關(guān)解讀，合同管理可以分為合同

39、訂立階段的管理和合同履行階段的管理兩個(gè)階段，合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)，合同履行階段包括合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。因此，合同審查與合同管理的關(guān)系，是部分與整體的關(guān)系， 合同管理包括合同審查， 合同審查是合同管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，合同審查主要體現(xiàn)在合同訂立階段中的審查。 以下根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)司對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引 16 號(hào)- 合同管理解讀文件，對(duì)合同管理流程介紹如下： 一、合同調(diào)查 合同訂立前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。 合同調(diào)查的目的是為了避免以下風(fēng)險(xiǎn)：

40、1 忽視被調(diào)查對(duì)象的主體資格審查，準(zhǔn)合同對(duì)象不具有相應(yīng)民事權(quán)利能力和民事行為能力或不具備特定資質(zhì)， 與不具備代理權(quán)或越權(quán)代理的主體簽訂合同， 從而導(dǎo)致合同無(wú)效， 或引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)； 2 在合同簽訂前錯(cuò)誤判斷被調(diào)查對(duì)象的信用狀況， 或在合同履行過(guò)程中沒(méi)有持續(xù)關(guān)注對(duì)方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失； 3 對(duì)被調(diào)查對(duì)象的履約能力給出不當(dāng)評(píng)價(jià)， 將不具備履約能力的對(duì)象確定為準(zhǔn)合同對(duì)象，或?qū)⒕哂新募s能力的對(duì)象排除在準(zhǔn)合同對(duì)象之外。 合同調(diào)查階段方法很多，常見(jiàn)或主要措施如下： 1 審查被調(diào)查對(duì)象的 _ 件、法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件，必要時(shí)，可通過(guò)發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書(shū)的真實(shí)性和合法性， 關(guān)注授權(quán)

41、代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)。 2 獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，分析其獲利能力、償債能力和運(yùn)營(yíng)能力，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，并在合同履行過(guò)程中持續(xù)關(guān)注其資信變化 建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。 3 對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、 技術(shù)水平、產(chǎn)品類(lèi)別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。 4 與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開(kāi)戶銀行、 主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商行政管理部門(mén)等進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。 【注意事項(xiàng)】 在完善合同調(diào)查階段工作的同時(shí)， 企業(yè)應(yīng)

42、建立完善的客戶管理制度， 做好以下工作： (1) 在與新客戶簽訂合同前，企業(yè)應(yīng)對(duì)新客戶的注冊(cè)、資信及經(jīng)營(yíng)能力等情況進(jìn)行調(diào)查。 企業(yè)還應(yīng)建立客戶檔案， 對(duì)客戶資信等級(jí)進(jìn)行評(píng)估，予以歸類(lèi)分級(jí)， 并據(jù)以掌握簽訂合同的條件。 (2) 企業(yè)應(yīng)注意防范客戶流失。在與企業(yè)職工訂立勞動(dòng)合同時(shí)， 企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定：職工如因故離開(kāi)企業(yè)， 在一定期限內(nèi)不得利用原客戶渠道從事與本企業(yè)相競(jìng)爭(zhēng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)；否則，應(yīng)承擔(dān)由此給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)嚴(yán)重者還將追究法律責(zé)任。 二、合同談判 初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象后，企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門(mén)將在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方進(jìn)行合同談判， 按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)

43、、責(zé)任。 在合同談判階段，主要的法律風(fēng)險(xiǎn)存在以下幾個(gè)方面： 1 忽略合同重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出不當(dāng)讓步； 2 談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的支撐，導(dǎo)致企業(yè)利益損失； 3 泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。 為了避免以上問(wèn)題出現(xiàn)，合同談判階段需要注意以下幾個(gè)方面： 1 收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況， 做到知己知彼；研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類(lèi)產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。 2 關(guān)注合同核心內(nèi)容、 條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、 質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)， 合同價(jià)格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)

44、任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。 3 對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的得失，研究確定下一步談判策略。4必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。 5 加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。 6 對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)，予以記錄并妥善保存， 作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。 三、合同文本擬定 企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。在合同文本擬定階段， 主要存在以下問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)： 1 選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问剑?/p>

45、 2 合同與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)發(fā)生沖突； 3 合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確， 或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損； 4 有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定； 5對(duì)于合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，未履行相應(yīng)程序。 為了避免以上問(wèn)題出現(xiàn)，企業(yè)在合同擬定階段，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： 1 企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為， 除即時(shí)結(jié)清方式外， 應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。 2 嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、 產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。 3 合同文本一般由業(yè)務(wù)承

46、辦部門(mén)起草，法律部門(mén)審核； 重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門(mén)參與起草。 國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的， 可以優(yōu)先選用，但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。4通過(guò)統(tǒng)一歸口管理和授權(quán) _ 度，嚴(yán)格合同管理，防止通過(guò)化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。 5 由簽約對(duì)方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查， 確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，特別留意 " 其他約定事項(xiàng) " 等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目， 如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)注明 " 此處空白 " 或&qu

47、ot; 無(wú)其他約定 " ，防止合同后續(xù)被篡改。 6 合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。 四、合同審核 合同文本擬定完成后，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。合同審核階段需要避免的法律問(wèn)題如下： 1 合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款。 2 審核人員雖然通過(guò)審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖?jiàn)。3合同起草人員沒(méi)有根據(jù)審核人員的改進(jìn)意見(jiàn)修改合同，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正。 為了避免出現(xiàn)以上問(wèn)題，建議從以下方面做好合同審查工作： 1 審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否

48、合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。2建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。 3慎重對(duì)待審核意見(jiàn)， 認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見(jiàn)準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄， 必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。 【注意事項(xiàng)】 合同審核過(guò)程中，如果出現(xiàn)以下情況，一般是需要重點(diǎn)審查或由幾個(gè)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審的合同： (1)公司總部領(lǐng)導(dǎo)確定需要會(huì)審的合同； (2) 公司開(kāi)展新業(yè)務(wù)或其他特殊業(yè)務(wù)需要單獨(dú)草擬的合同； (3) 公司使用客戶或第

49、三方提供的合同樣本的合同； (4) 合同標(biāo)的較大或合同法律關(guān)系復(fù)雜， 可能引起法律風(fēng)險(xiǎn)的融資或保函類(lèi)等合同； (5) 使用公司制定的示范類(lèi)合同文本但作出較大修改的合同。 五、合同簽署 企業(yè)經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專(zhuān)用章。 在本環(huán)節(jié)中，企業(yè)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)是：1 經(jīng)辦人超越權(quán)限簽訂合同；2 合同印章管理不當(dāng)，如使用公司某一個(gè)部門(mén)印章代替合同專(zhuān)用章等； 3 簽署后的合同被篡改，或者合同沒(méi)有進(jìn)行小簽或加蓋騎縫章等； 4 因授權(quán)手續(xù)不全導(dǎo)致合同無(wú)效等。 為了避免出現(xiàn)以上情況，企業(yè)應(yīng)該從以下方面做好預(yù)防工作： 1 按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。正式對(duì)外訂立的

50、合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。 授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。 2 ，嚴(yán)格合同專(zhuān)用章保管制度， 合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后， 方可加蓋合同專(zhuān)用章。 用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專(zhuān)用章使用情況以備查， 如果發(fā)生合同專(zhuān)用章遺失或被盜現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人并采取妥善措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、 登報(bào)聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來(lái)的負(fù)面影響。3 采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改， 如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、 裝訂成冊(cè)并使用防偽印記、使用不可的電子文檔格式等。 4 按照國(guó)家

51、有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 【注意事項(xiàng)】 在合同簽署方面，企業(yè)應(yīng)建立分級(jí)授權(quán)簽字制度， 包括以下內(nèi)容： (1) 企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)該由企業(yè)的法定代表人代表本企業(yè)簽訂合同。 其他合同可以是企業(yè)法定代表人授權(quán)之人。授權(quán)根據(jù)合同種類(lèi)、金額、付款方式及期限的不同，制訂分級(jí)授權(quán)簽字制度。 (2) 為使簽約對(duì)方了解企業(yè)內(nèi)部的分級(jí)授權(quán)制度，企業(yè)可在標(biāo)準(zhǔn)合同格式的顯著位置披露本企業(yè)的授權(quán)簽字制度。 (3) 在業(yè)務(wù)人員離職、辭退時(shí)，企業(yè)須收繳一切能表明其為該企業(yè)工作人員的證件，并通知有關(guān)已知客戶。 在制定分級(jí)授權(quán)簽字制度的同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加

52、強(qiáng)對(duì)合同印章的管理， 包括以下方面：(1) 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同印章的管理，對(duì)合同印章的刻制、繳銷(xiāo)、保管和使用作出規(guī)定。 (2) 企業(yè)應(yīng)規(guī)定合同須簽字蓋章生效， 并在有關(guān)合同條款中予以明確注明 o (3) 企業(yè)不應(yīng)將事先蓋有合同印章的空白合同交由業(yè)務(wù)人員使用。如確因工作需要，應(yīng)建立相應(yīng)的批準(zhǔn)、登記、核銷(xiāo)制度。 六、合同履行 合同訂立后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。在合同履行階段， 企業(yè)需要注意以下風(fēng)險(xiǎn)： 1 本企業(yè)或合同對(duì)方當(dāng)事人沒(méi)有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)。 2 合同生效后，對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，

53、導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。 3 在合同履行過(guò)程中，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。、 4 合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等。 為了避免出現(xiàn)以上風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以從以下方面加強(qiáng)管理控制措施： 1 強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。2對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)， 并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。 3 根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容， 通過(guò)雙方協(xié)商一致對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的， 按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是，對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、 市場(chǎng)變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對(duì)方當(dāng)事人提出中止、 轉(zhuǎn)讓、解除合同的， 造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書(shū)面索賠。 4 加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)， 在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致