審計信息管理系統(tǒng)使用介紹23

1、審計信息管理系統(tǒng)使用說明第一章概述歡迎使用審計信息管理系統(tǒng)，本文介紹審計信息管理系統(tǒng)的使用方法。本系統(tǒng) 是針對XXX市審計局日我常行政辦公、信息管理和設(shè)計的應(yīng)用系統(tǒng)，充分考慮了 XXX市 審計局的辦公內(nèi)容、 行文流程、組織結(jié)構(gòu)等相關(guān)內(nèi)容， 給用戶提供豐富、完整、方便的功能， 正確處理企業(yè)日常工作中的各種常規(guī)事務(wù)，我如收文、發(fā)文、信息管理、信訪管理、檔案管 理等，通過對各種辦公過程的流程化分析、圖形表示、自動控制行文流轉(zhuǎn)過程，提高辦公效 率，保證日常工作高效、規(guī)范的進(jìn)行，實現(xiàn)無紙化辦公。本系統(tǒng)主要以審計項目的實施與管理為核心，同時提供人事管理和各科室之間的信息交換功能，方便領(lǐng)導(dǎo)和各科室成員迅速掌

2、握當(dāng)前工作的內(nèi)容和工作進(jìn)度。本系統(tǒng)使用了高度安全的 Lotus Notes/Domino R5作為開發(fā)平臺，能適應(yīng)用戶在不同環(huán) 境和條件下的需求， 有著極為可靠的安全性。本系統(tǒng)有廣泛的適用性。 它是標(biāo)準(zhǔn)的工作流辦公自動化軟件，稍加改進(jìn)即可與其他企事業(yè)單位自身組織機(jī)構(gòu)相配置，用戶單位無需更改現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)，可快速部署整個系統(tǒng)，迅速從中獲得效率提升。第二章主界面、啟動審計信息管理系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的啟動，操作員單擊開始一程序一 Lotus應(yīng)用程序一 Lotus Notes,系統(tǒng)會出現(xiàn)一對話框（如圖 2-1）,輸入正確的口令，系統(tǒng)就會進(jìn)入審 計信息管理系統(tǒng)主界面。圖2-1如果操作員要選擇其它的人員的I

3、D （即以其他人員的身份登錄，前提是直到其他人員的密碼），操作員可單擊取消,系統(tǒng)會彈出（如圖 2-2）的對話框，操作員從中挑選需要的ID,再輸入正確的口令，系統(tǒng)就以他的身份進(jìn)入審計信息管理系統(tǒng)主界面。聞型F擊知到的用戶加1啪圖2-2、主界面的操作打開Lotus Notes,審計信息管理系統(tǒng)的主界面（如圖2-3）自動作為缺省首頁出現(xiàn)。主界面上有8個標(biāo)題，分別是打開以下 8個功能模塊的鏈接：人事管理、文件審 批、審批進(jìn)度、審計檔案、綜合查詢、流轉(zhuǎn)定稿、電子郵件和文檔模板。hhd文件H批串批退星審計將烹博小建奇審計業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)和於工檔，5 G notesjJ1克-5b Hc-L<i圖2-3

4、退出辦公自動化系統(tǒng)，用戶只需單退出即可。第三章人事管理一、人事管理的界面人事管理模塊提供了管理和查看審計信息管理系統(tǒng)中所有人員信息的功能。模塊的功能包括一般成員隨時可以查閱自己或其他成員的信息，和系統(tǒng)管理員對人員信息的輸入、維護(hù)和管理。1 .人事管理包括四種顯示方式（如圖 3-1）,可以在左邊一欄選擇，分別是：所有人員、按部門、按職務(wù)、按角色和人員管理。圖3-1長貴員員科科科科復(fù)核人擬循人，核稿人復(fù)核人2 -3 圖2 .所有人員的顯示方式按照人員編號的順序顯示所有人員。需要查看某個人員的詳細(xì)信息時，可以選定該人員，單擊工具欄中的打開1按紐；或者雙擊該人員。需要退出某個人員詳細(xì)信息頁面時，請單擊

5、工具欄中的退出按紐。3 .按部門是按照人員所在部門分類顯示所有人員的顯示方式。首先顯示了單位中所有的部門名稱，包括“局長室”、“財政金融審計科” 等等。需要查看某個部門的所有人員時，請選定該部門，選擇工具欄中的打開1按紐；或者雙擊該部門；或者單擊該部門名稱前面的三角形小箭頭（見圖3-2）。需要關(guān)閉該分類，請重復(fù)上述過程。55 STS力心堂i001yl002fj003wdnin005whg需要查看某個人員的詳細(xì)信息時，請參照第2點。4 .按職務(wù)是按照人員所在職務(wù)分類顯示所有人員的顯示方式。顯示了單位中所有的職務(wù)名稱，包括“局長”、“科長”、“科員”等等。5 .按角色是按照人員所在角色分類顯示所有

6、人員的顯示方式。顯示了單位中所有的角色名稱，包括“擬稿人”、“核稿人”、“簽發(fā)人”等等。6 .人員管理是系統(tǒng)管理員獨有的顯示方式，與所有人員的顯示方式一樣按照人員編號的順序顯示所有人員。在這種視圖中有添加、修改、刪除人員的功能。、人事管理的操作7 .對于管理員，需要添加人員時，單擊人員管理一新增打開人員信息輸入頁面（如圖3-3）。其中姓名的內(nèi)容可以直接輸入，也可以單擊旁邊的小三角圖標(biāo)進(jìn)行選擇，部門、職務(wù)的內(nèi)容可以單擊部門、職務(wù)按鈕，從彈出的對話框中選擇（如 圖3-4）。填寫完畢后單擊保存并返回,回到人員管理的視圖。如果想取消 人員的添加，單擊返回,當(dāng)系統(tǒng)詢問“您希望保存這個新文檔嗎？” ，選擇

7、否。G京施*入中管層-人身甘屈無收墨步也設(shè)向百井磁目鉞目r 津福人riita.krr燃鼠r的力人r檔美管遐賓r礴人r捱辦人r整樓人-加於:江 胃hi圖3-3金夏 # AWT3S "入局Ml |J人品TR K王卻!尻I姓各部門“帝良謂在下面兒哀庵中由夜醉口名除2SJ學(xué)至3 聯(lián)胸/ ws噫回用節(jié)市si lea.na»- -j務(wù)罟空 j-8.9.圖3-4不管是管理員或者是一般用戶，都可以通過單擊工具欄中打開打開人員信息頁面。此時的人員信息頁面處于顯示狀態(tài)，不能修改。需要修改人員信息內(nèi)容，可以單擊工具欄中修改，打開人員信息頁面并處于修改狀態(tài)?；蛘呦却蜷_人員信息頁面， 在單擊頁面上的

8、修改使頁面處于編輯狀態(tài)。修改完畢退出請參照添加人員的操作方法。10 .需要刪除人員信息，可以單擊工具欄中刪除按紐。11 .要退出人事管理功能時，請單擊工具欄中的退出按紐。第四章文件審批文件審批模塊包括了主要的文件審批功能。在這個模塊中可以新建項目和其他項目文 件，所有項目文件的逐級審批，完成整個審批流程。一、文件審批的界面1 .文件審批包括六種顯示方式（見圖 4-1）,可以在左邊一欄選擇，分別是：正在審 批文件/按科室分類、正在審批文件/按文件分類、正在審批文件/按項目分類、 已審批文件/按科室分類、已審批文件/按文件分類、已審批文件/按項目分類。2 .正在審批文件/按科室分類 示方式。3 .

9、正在審批文件/按文件分類 示方式。4 .正在審批文件/按項目分類圖4-1包括還未完成審批的文件,包括還未完成審批的文件,包括還未完成審批的文件,按照負(fù)責(zé)科室分類的顯按照文件類別分類的顯按照項目分類的顯示方5 .已審批文件/按科室分類 方式。6 .已審批文件/按文件分類 方式。7 .已審批文件/按項目分類 、文件審批的操作過程包括已經(jīng)完成審批的文件,包括已經(jīng)完成審批的文件,包括已經(jīng)完成審批的文件,按照負(fù)責(zé)科室分類的顯示按照文件類別分類的顯示按照項目分類的顯示方式。8 . 工具欄的應(yīng)用每一種顯示方式都有一定的分類。當(dāng)需要詳細(xì)顯示某分類中的全部文件時，可以選定該分類，選擇工具欄中的打開按紐；或者雙擊

10、該角色；或者單擊該角色 名稱前面的三角形小箭頭。需要關(guān)閉該分類，請重復(fù)上述過程。需要查看某文件時， 可以選定該文件，單擊工具欄中的打開按紐；或者雙擊該文件。需要退出文件 審批模塊時，請單擊工具欄中的退出1按紐。9 .創(chuàng)建新項目首先由擁有創(chuàng)建新項目權(quán)限的人員，例如綜合科的人員， 單擊工具欄中的新建項目按紐，建立新白立項文檔（如圖4-2）。填寫完畢立項內(nèi)容和所涉及到的授權(quán)成員后，單擊通知科室審計,選擇送交某一科室。E 審諦立 - Lotui Hatef甫 Fil交井-正在彳批互總工軸力,匚市廿till'&遇射E3TWl十 甯新建新座主常用文利 霞展再遁回J延回審.|慶匚二可;：1斯

11、目編號:授權(quán)在閱山武目所屬正份，如顯豆1械審計單位審計要強(qiáng)圖4-210 .主審人創(chuàng)建需審批的文件該項目的主審人雙擊打開該立項文件后，單擊新建或新建非常用文書 根據(jù)需要創(chuàng)建各種常用和非常用文件，然后根據(jù)審計程序單擊送交審批按紐， 于是文件就移送到下一位審計人員手中。如果所創(chuàng)建的文檔已經(jīng)存在，那么系統(tǒng)會詢問“該文件已經(jīng)存在，是否打開？”選擇“是"，就可以打開原文件查看。一旦文件送交審批后，自己就不能再對文件進(jìn)行修改了，除非文件被下一位審計人員退了回來。主審人創(chuàng)建或修改文件后，也可以選擇文件工具欄中的保存并 返回來保存修改，暫時不送交審批。11 .審計人員審批文件下一位審計人員接到移送過來

12、的文件后，根據(jù)審計結(jié)果是否合格， 簽署審計意見，單擊送交審批送交下一位審計人員或退回主審人1繼續(xù)修改。一旦主審 人接到被退回的文件，才有權(quán)限進(jìn)行修改，再次送交審計。12 .文件審計結(jié)束一旦文件被最后一位審計人員同意后，可以選擇結(jié)束審計來確定這一文件已經(jīng)通過了審計。此后，這個文件除了管理員之外將無法再修改。13 .建立審計臺賬1）項目完成后可以建立審計臺賬，以備以后查詢統(tǒng)計。新建審計臺賬時選擇新建/審計臺賬（如圖4-3）。統(tǒng)審計宜* - Ltuf NotH之陰日也西也創(chuàng)建。步*因 拒助iw由il要卡,牢汗項目；卦本眄飛目也行科審計項Er師口整號:市”訐J泡“齡E1S1S； B幣計單3 粒幣計用位

13、胤試遇理科堂備計 才朝ary 七靜逮羊第用文檔 限再近回 Jftia干計自器*計方案于計工芹方M調(diào)互藕于計遇期書計工作覷疆審計湃的H花由理重神蚱堡目錄身皿干計報詈臺案金雪率計最見書計源E書 審計站果指七黑稿時聞；£儡2-。9-。41”下卻q產(chǎn)已再管a L minmj rjj rv.項目威止m期1上項目所，年也之口口2川財會審計科可. 一力二交 7ZT圖4-3打開一個包含有附件的文檔（如圖4 4）,其中文檔就是審計臺賬內(nèi)容。圖4-42）雙擊審計臺賬附件，系統(tǒng)會自動選擇使用Microsoft Excel來打開。報表頭頁面是“編輯”頁面，其中有新增1和修改1兩個按紐。如果是新建審計臺賬請選

14、擇新增,如果是修改原有的審計臺賬請選擇修改 。（如圖4-5）I/自1弼1曲回口叫.孰-工昨百 壬 執(zhí)打懦況相號宜（文件心 瞄電很皿£| 中格式工口中觸得如搽作C）田口期幼口方 a a 電電萩'.；.wi&由 ' o.修改Mass說明2/理算決算f堂融/投,/企業(yè)/串業(yè)迎婚報/經(jīng)責(zé)/調(diào)受乂中審/期可H新增圖4-53)選擇新增1后出現(xiàn)一個新增參數(shù)的頁面，其中的報表類型決定了采用那種審計臺賬類型，所以請一定要填寫。 其他的參數(shù)也請盡量填寫。確定以后可以通過選擇工作表下面的標(biāo)簽來轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審計臺賬工作頁去。（如圖4-6 ）圖4-64）有時一個項目除了要填寫本身的審計臺

15、賬以外，還需要填寫“經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計情況” 的審計臺賬。請在填寫新增審計臺賬參數(shù)時，在單選框“經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計情況報表（季 報）”前面打勾，以便同時增加兩張審計臺賬的參數(shù)。5）完成填寫或修改審計臺賬后選擇Microsoft Excel菜單中的文件/保存,然后在Lotus的環(huán)境中選擇工具欄上的保存并返回，把審計臺賬保存進(jìn) Lotus文檔， 以便日后的查看或打印。6）如果需要輸出審計臺賬到外部，請選擇MicroSoft Excel菜單中的文件/另存為,選擇合適的目標(biāo)路徑。這樣就可以由別的應(yīng)用程序使用這些Excel的文檔了。第五章審批進(jìn)度審批進(jìn)度模塊提供了隨時查看任何一個審批項目進(jìn)度的功能。審批進(jìn)度模塊以各

16、種圖標(biāo)表示每個項目中的每一類型文件所處的狀態(tài)，包括：未創(chuàng)建，新建、審批中、修改 中、審批完成。、審批進(jìn)度的界面1.5-1),可以在左邊一欄選擇，分別是：按項目審批進(jìn)度包括三種顯示方式(如圖 查看、按科室查看、按截止日期。文汗始的1比如百舌口創(chuàng)建。U的呼- siis stiffs * 一僧 ”1 A G 時。說明： 料摩 郭注 仄 就9中 也干Jit單 由I同倏或會戲吧 *曲玩拉科豆杏哲技欲止日期審批進(jìn)度3通，用熊作會占1浦要HC.+i佳三,單也也執(zhí)行況東FIE壬也用J皿心田髓ME+7 毒依第 .m圖5-12 .按項目查看是按照每一個項目進(jìn)度的顯示方式。3 .按科室查看是按照負(fù)責(zé)科室分類，顯示項

17、目進(jìn)度的顯示方式。4 .按截止日期是按照截止日期分類，顯示項目進(jìn)度的顯示方式。、審批進(jìn)度的操作5 .單擊打開或者雙擊所選定的項目可以打開該項目的立項文件。6 .需要退出審批進(jìn)度時，可以單擊返回。第六章審計檔案審計檔案模塊提供了將審計完成的文件進(jìn)行歸檔和管理的功能。、審計檔案的界面按科室分類、按項目1 .審批檔案包括四種顯示方式，可以在左邊一欄選擇，分別是: 分類、按年度分類、組合查詢2 .按科室分類是按照每一個歸檔項目所屬科室的分類顯示方式。3 .按項目分類是按照每一個歸檔項目單獨列出的顯示方式。4 .按年度分類是按照每一個歸檔項目所屬年度的顯示方式。5 .組合查詢是按照條件查找方式。、審批檔

18、案的使用方法6 .單擊打開或者雙擊所選定的項目可以打開該項目的立項文件。7 .需要退出審批進(jìn)度時，可以單擊返回第七章綜合查詢綜合查詢模塊提供了對所有文檔的幾種查詢功能。、綜合查詢的界面1 .綜合查詢模塊包括全文查詢和組合查詢兩種查詢方式，分別在左邊欄內(nèi)選擇 （如圖7-1）。圖7-1、綜合查詢的使用方法2 .全文查詢是根據(jù)查詢內(nèi)容在文檔的所有內(nèi)容內(nèi)查詢。需要使用全文查詢方式時，如果上部沒有顯示搜索條工具， 選擇工具欄中的顯示搜索條。在搜索欄（如圖7-2） 內(nèi)輸入需要查找的文字，選擇搜索 。圖7-23 .組合查詢是以幾個關(guān)鍵的字段，如：項目名稱、被審計單位、項目所屬年度等，分 別輸入查詢條件，然后

19、在文檔內(nèi)搜索，當(dāng)文檔的幾個字段都匹配時才被查詢出來。需要使用組合查詢方式時，選擇工具欄中的組合查詢,出現(xiàn)一個組合查詢的頁面（如圖7-3）。在此頁面上輸入查詢內(nèi)容，選擇開始查詢 。圖7-34 .選擇工具欄中的返回可以結(jié)束綜合查詢。第八章流轉(zhuǎn)定稿流轉(zhuǎn)定稿提供了查看在審批過程中，審計人員的修改歷史的功能。在這個界面中，審計人員只能查看與自己有關(guān)的文件修改歷史。也可以在審計過程中查看某文件的修改歷史一、流轉(zhuǎn)定稿的界面1 .流轉(zhuǎn)定稿包括五種顯示方式，可以在左邊一欄選擇， 分別是：正在審批文件/按科室分類、正在審批文件/按文件分類、正在審批文件/按項目分類、已審 批文件/按科室分類、已審批文件/按文件分類

20、、已審批文件/按項目分類。（如圖8-1）2.3.4.5.6.7.正在審批文件/按科室分類 責(zé)科室分類的顯示方式。正在審批文件/按文件分類 件類別分類的顯示方式。正在審批文件/按項目分類 目分類的顯示方式。已審批文件/按科室分類 科室分類的顯示方式。已審批文件/按文件分類1 類別分類的顯示方式。已審批文件/按項目分類 分類的顯示方式。圖8-1包括還未完成審批的文件的修改歷史,包括還未完成審批的文件的修改歷史,包括還未完成審批的文件的修改歷史,包括已經(jīng)完成審批的文件的修改歷史,包括已經(jīng)完成審批的文件的修改歷史,包括已經(jīng)完成審批的文件的修改歷史,按照負(fù)按照文按照項按照負(fù)責(zé)按照文件按照項目8.9.二、

21、流轉(zhuǎn)定稿的操作過程在這里只能用打開或雙擊來查看某一文檔的修改歷史，不能進(jìn)行其它操作。要把文檔恢復(fù)為以前修改之前的狀態(tài)，必須在文件審批過程中進(jìn)行。選擇返回退出流轉(zhuǎn)定稿功能。第九章電子郵件電子郵件模塊提供了人員之間的一種聯(lián)系方式。、電子郵件的界面1 .電子郵件包括十種顯示方式（如圖 9-1）,可以在左邊一欄選擇，分別是：收件箱、 草稿、發(fā)件箱、所有文檔、日歷、會議日程、待辦事宜、廢紙簍、歸檔、討論線索。我們常用的是收件箱、草稿、發(fā)件箱、所有文檔、廢紙簍、討論線索這六種。f，in由 核甘-Lutus Motetz.-l 4in -收怦粕X,=d<j2Sjnotes郵件電強(qiáng)弓第®折 l

22、HW白曄.電文件天ML到。工乳日期，大寸，王展H研明百碇I 席3至副圖9-12 .收件箱視圖保存存所有接收的郵件。郵件一直保存在“收件箱”中直到將其移動到另外的文件夾或?qū)⑵鋭h除。3 .草稿視圖 編輯和發(fā)送。4 .發(fā)件箱視圖5 .廢紙簍視圖6 .所有文檔視圖7 .討論線索視圖 三、電子郵件的使用可以在以后再對這些郵件進(jìn)行保存所有保存過但沒有發(fā)送的郵件,保存所有已經(jīng)發(fā)送過的郵件。保存在其他視圖中刪除的郵件。顯示所有的郵件。顯示所有與其答復(fù)歸在一起的郵件。8 .需要發(fā)送信件時，單擊工具欄中的新建便箋，打開新郵件頁面（如圖 9-2）。通過單擊地址按紐輸入收信人、抄送人和密送人的地址，就可以選擇發(fā)送或發(fā)

23、送并歸檔1來發(fā)送郵件。如果暫時不想發(fā)送，可以存為草稿,以后再發(fā)送。如果郵件已經(jīng)發(fā)送，郵件將存放在發(fā)件箱中；如果郵件未發(fā)送，郵件將存放在 草稿中I E 就#1意-Lotus Note1 IJI x|文仲/匍日創(chuàng)函口操作闿文*E幅的H> 更送心心收片宿jLJjHBllB片1。宣修。宣酬13& 事尋力療妣眄.冷工工限：* 1- 7 Jk注 - _1'圖9-29 .需要接收郵件時，進(jìn)入收件箱，雙擊打開新郵件。10 .需要刪除郵件時，選定一個或多個郵件（郵件前面打鉤表示已經(jīng)選定），點擊刪除。第十章文檔模板文檔模板包括了整個系統(tǒng)中所使用的所有顯示模板和打印模板。在這個功能模塊中，用戶能夠添加和管理模板文件。這個功能是給高級用戶擴(kuò)展功能用的。一、文檔模板的界面1 .報表統(tǒng)計包括五種審計臺賬顯示方式，可以在左邊一欄選擇，分別是：打印模板、方案模板、報告模板、