[計算機]用Excel做數(shù)據(jù)排序的常用方法與技巧

1、.在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時，我們可以利用其強大的排序功能，瀏覽、查詢、統(tǒng)計相關(guān)的數(shù)字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來全面體驗一番Excel的排序功能。附件1.jpg (35.03 KB) 2006-11-24 10:22 AM 一、快速排序如果我們希望對員工資料按某列屬性(如“工齡”由長到短)進行排列，可以這樣cao作:選中“工齡”列任意一個單元格(如I3)，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可(參見圖1)。小提示:如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進行排序。如果排序的對象是中文字符，則按“漢語拼音”順序排序。如果排序的對

2、象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。二、多條件排序如果我們需要按“學(xué)歷、工齡、職稱”對數(shù)據(jù)進行排序，可以這樣cao作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框(圖2)，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、工齡、職稱”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。附件1.jpg (17.01 KB) 2006-11-24 10:23 AM 三、按筆劃排序?qū)Α靶彰边M行排序時，國人喜歡按“姓氏筆劃”來進行:選中姓名列任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框(參見圖2)，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選

3、項”對話框(圖3)，選中其中的“筆劃排序”選項，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。小提示:如果需要按某行屬性對數(shù)據(jù)進行排序，我們只要在上述“排序選項”對話框中選中“按行排序”選項即可。附件1.jpg (12.55 KB) 2006-11-24 10:23 AM 四、自定義排序當(dāng)我們對“職稱”列進行排序時，無論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對于這個問題，我們可以通過自定義序列來進行排序:先把相應(yīng)的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域(如N2至N18)中(圖4);執(zhí)行“工具選項”命令，打開“選項”對話框(圖5)，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在“從單元格中導(dǎo)

4、入序列”右側(cè)的方框中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標(biāo)選擇輸入)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，將相應(yīng)的序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確定返回。小提示:序列導(dǎo)入后，原來N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。選中“職稱”列任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(參見圖3)，按“自定義排序次序”選項右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述“導(dǎo)入”的序列，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。附件1.jpg (15.28 KB) 2006-11-24 10:25 AM 五、用函數(shù)進

5、行排序有時，我們對某些數(shù)值列(如“工齡、工資”等)進行排序時，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個排列名次。對于這個問題，我們可以用函數(shù)來實現(xiàn)(以“工齡”為例):在“工齡”右側(cè)插入一個空白列(J列)，用于保存次序(圖6)，然后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細十字線狀”時(這種狀態(tài)，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示出來(圖6)。小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一個“非零”參數(shù)，如將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。附件1.jpg (26.33 KB) 2006-11-24 10:26 AM 六、讓序號不參與排序當(dāng)我們對數(shù)據(jù)表進行排序cao作后，通常位于第一列的序號也被打亂了，如何不讓這個“序號”列參與排序呢?我們在“序號”列右側(cè)插入一個空白列(B列)，將“序號”列與數(shù)據(jù)表隔開。用上述方法對右側(cè)的