體系協(xié)商與信息交流控制程序

1、四川煙草工業(yè)有限責任公一川煙工安全200955號四川煙草工業(yè)有限責任公司關(guān)于發(fā)布EHS管理體系協(xié)商與信息交流控制程序的通知公司各部門、各分廠：為及時、準確地收集、傳遞、處理和反饋有關(guān)職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系的信息，規(guī)范公司內(nèi)、外部協(xié)商與交流活動，做好信息的管理，確保職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系有效運行，特制定了EHS管理體系協(xié)商與信息交流控制程序，現(xiàn)予以B版協(xié)商與信息交流控制程序發(fā)布，請遵照執(zhí)行。原(SCTI-EHS/CX-06-2007同時廢止。特此通知。主題詞：規(guī)章制度EHS四川煙草工業(yè)有限責任公司辦公室2009年7月23日印發(fā)SG/08.22-2009 EHS管理體系協(xié)商與信息交換控制程

2、序四川煙草工業(yè)有限責任公司規(guī)章制度EHS管理體系協(xié)商與信息交換控制程序起蘋吾B門：安全管理部批準人：徐太源制度編號：SG/08.22-2009執(zhí)行日期：2009.7.23制度版本：C版-10 -1目的及時、準確地收集、傳遞、處理和反饋有關(guān)職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系的信息，規(guī)范公司內(nèi)、外部協(xié)商與交流活動，做好信息的管理，確保職業(yè)健康安全、環(huán)境管理體系有效運行。2范圍適用于公司各部門、分廠有關(guān)信息的收集、傳遞與處理，以及與外部各方的信息交流。3術(shù)語和定義無4職責4.1 公司4.1.1 管理者代表-負責公司重大職業(yè)健康安全、重要環(huán)境信息的處理。4.1.2 安全管理部-負責對各部門協(xié)商與信息交流情況進

3、行監(jiān)督。4.1.3 各部門-負責職責范圍內(nèi)的協(xié)商與信息交流工作。4.1.4 員工代表負責收集員工提出的EHS管理體系相關(guān)的意見、相關(guān)事宜和合理化建議。4.2 分廠4.2.1 分廠管理者代表-負責分廠的重大職業(yè)健康安全、重要環(huán)境信息處理。4.2.2 安全管理科-負責對分廠各部門協(xié)商與信息交流情況進行監(jiān)督。4.2.3 各部門-負責職責范圍內(nèi)的協(xié)商與信息交流工作。4.2.4 員工代表負責收集員工提出的EHS管理體系相關(guān)的意見、相關(guān)事宜和合理化建議。5工作程序5.1 公司（分廠）的信息交流、協(xié)商和溝通，可采用文件、年度報告、審核、內(nèi)部會議、網(wǎng)站、座談、電話、傳真、電子郵件、廣播、內(nèi)部刊物、外部報刊、雜

4、志、廣告、通知、報告、慰問、個別交流、宣傳欄宣傳、內(nèi)部局域網(wǎng)、特定標貼（標記）、提示（警示）語等方式。5.2 對社會公眾、相關(guān)方、訪問者等外部信息交流，可采用社區(qū)會議、網(wǎng)站、座談、電話、電傳、走訪、電子郵件、信件、報刊、雜志、廣告、饋贈品等方式實現(xiàn)信息交流、協(xié)商和溝通。5.3 內(nèi)部信息交流5.3.1 內(nèi)部信息主要包括：a）正常信息，如EHSt理體系方針、EHSt理體系目標指標和方案、績效監(jiān)測和測量的相關(guān)內(nèi)容、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系正常運行時的其他記錄等；b）實際或潛在的不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不符合報告、日常檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合或隱患、糾正和預(yù)防措施報告、事件或其他不良的信息等；c）緊

5、急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、爆炸、洪澇、環(huán)境污染或其他險情和事故的信息與記錄；d）員工代表信息，如員工對職業(yè)健康安全和環(huán)境方面的建議、意見等；e）其他內(nèi)部信息。5.3.2 正常信息的處理5.3.2.1 公司各部門（分廠各部門）依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息。5.3.2.2 安全管理部（分廠安全管理科）負責組織傳遞環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、目標、指標和管理方案、更新的法律法規(guī)，內(nèi)、外審結(jié)果等信息。5.3.2.3 黨群工作部（分廠工會辦公室）每年通過組織開展職代會、座談會的方式，了解職工對公司（本分廠）職業(yè)健康安全和環(huán)境方面的意見和建議，對提出的意見和建議進行解答和信息反饋。5.3.3 實際或潛在

6、不符合信息的處理公司各部門（分廠各部門）應(yīng)按EHSf理體系事件調(diào)查、不符合、糾正和預(yù)防措施控制程序要求進行信息交流和處理。5.3.4 緊急信息的處理應(yīng)由發(fā)現(xiàn)部門或個人迅速傳遞給安全管理部（分廠安全管理科）、辦公室（分廠廠部辦公室），并按EHSf理體系應(yīng)急準備和響應(yīng)控制程序或相應(yīng)應(yīng)急預(yù)案的規(guī)定進行信息交流和處理。5.3.5 員工代表信息的處理5.3.5.1 員工代表由各級工會組織推薦產(chǎn)生并進行公布，使全公司員工了解誰是職業(yè)健康安全、環(huán)境的員工代表和管理者代表。5.3.5.2 員工代表應(yīng)積極主動參與職業(yè)健康安全、環(huán)境方針和程序的制定和評審，參與商討影響工作場所職業(yè)健康安全和環(huán)境的變化，參與職業(yè)健康

7、和環(huán)境管理事務(wù)，適當參與危險源辨識、風(fēng)險評價和確定控制措施及事件的調(diào)查，反映員工所關(guān)注的EHS管理體系運行及相關(guān)事宜和合理化建議。5.3.5.3 員工有權(quán)利監(jiān)督職業(yè)健康安全的狀況，就所關(guān)注的EHSf理體系運行及相關(guān)事宜和合理化建議等向員工代表進行反映。5.3.5.4 員工代表將收集的職業(yè)健康安全和環(huán)境方面的建議和意見反映至黨群工作部（分廠工會辦公室）。5.3.5.5 黨群工作部（分廠工會辦公室）組織相關(guān)部門依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及其他要求積極主動與員工代表進行協(xié)商和交流。5.3.5.6 黨群工作部（分廠工會辦公室）將協(xié)商、交流的過程和結(jié)果進行記錄，并將有關(guān)信息反饋至員工代表。5.3.6 其他內(nèi)部信息

8、的處理5.3.6.1 公司各部門（分廠各部門）員工將所關(guān)注的其他內(nèi)部信息內(nèi)容向部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)收集意見后，應(yīng)與員工進行交流。5.3.6.2 特殊、重大信息可直接向管理者代表（分廠管理者代表）直接反映，由管理者代表（分廠管理者代表）組織進行解答或解決。5.3.6.3 公司辦公室（分廠廠部辦公室）負責公司（分廠）領(lǐng)導(dǎo)之間及領(lǐng)導(dǎo)與部門之間的信息的傳遞與交流。5.3.6.4 黨群工作部（分廠政治工作辦公室）負責宣貫公司企業(yè)文化理念，宣傳內(nèi)部交流溝通的動態(tài)。5.3.6.5 黨群工作部（分廠工會辦公室）負責組織對員工的合理抱怨進行及時交流、協(xié)商和溝通。5.4 外部信息交流5.4.1 外部信息

9、主要包括：a）安監(jiān)局、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、消防部門、疾控中心、當?shù)卣?、行業(yè)主管部門、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及反饋的信息；b）有關(guān)公司（分廠）EHSf理體系適用的法律、法規(guī)和其他要求的信息；c）相關(guān)方信息；d）其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)職業(yè)健康安全、環(huán)境技術(shù)及安全、環(huán)境管理等方面的信息。5.4.2 外部信息交流的處理5.4.2.1 公司各部門（分廠各部門）分別負責收集職能范圍內(nèi)對應(yīng)的安監(jiān)局、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、消防部門、疾控中心、當?shù)卣⑿袠I(yè)主管部門、認證機構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及反饋的信息，信息收集部門應(yīng)采取通報、通知、告知、會議等適當?shù)男问脚c相關(guān)部門和人員進行信息交

10、流處理。5.4.2.2 公司各部門（分廠各部門）將收集到的有關(guān)職業(yè)健康安全、環(huán)境的外來文件，按照EHSf理體系文件控制程序的要求進行處理。5.4.2.3 公司各部門（分廠各部門）將收集到的有關(guān)法律法規(guī)和標準，按照EHSf理體系法律法規(guī)和其他要求控制程序的要求進行處理。5.4.2.4 相關(guān)方信息5.4.2.4.1 公司（分廠）相關(guān)部門分別負責收集工程合同方、物料供應(yīng)商、運輸公司、園藝承包方、廢物收購方、蟲害防治承包方等合同方反饋的信息，各信息收集部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)的活動作業(yè)及公司管理控制的實際情況，采取適宜的信息交流方式及時與其進行交流、溝通和協(xié)商，并按照EHSf理體系相關(guān)方管理控制程序?qū)ζ涫┘佑绊?/p>

11、。5.424.2 對相關(guān)方的投訴和抱怨，信息接收部門應(yīng)進行分析，及時給予解決或回復(fù)，對發(fā)現(xiàn)的不符合，按照EHSf理體系事件調(diào)查、不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序要求處理。5.424.3 當接到公司（分廠）周邊社區(qū)、企業(yè)、居民、新聞媒體等的與重要環(huán)境因素或重大風(fēng)險相關(guān)的EHSf理體系不符合或潛在不符合信息，由公司（分廠）組織相應(yīng)的職能部門進行核查，形成核查記錄，經(jīng)管理者代表（分廠管理者代表）批準后對外予以答復(fù)。5.424.4 相關(guān)方有意向獲取公司的職業(yè)健康安全、環(huán)境方針或績效以及其它有關(guān)職業(yè)健康安全、環(huán)境方面的重要信息時，由信息收集部門向管理者代表（分廠管理者代表）請示后，按批示進行處理。5.42

12、4.5 當相關(guān)方在公司作業(yè)活動過程中發(fā)生事故時，相關(guān)方管理部門應(yīng)監(jiān)督其及時向當?shù)赜嘘P(guān)行政部門報告事故信息，并將信息報同級安全管理部門進行處理。5.424.6 .6當發(fā)現(xiàn)相關(guān)方的不符合時，相關(guān)方管理部門應(yīng)將信息傳遞到不符合發(fā)生的相關(guān)方，對其施加影響，要求其采取內(nèi)部教育培訓(xùn)、停工、經(jīng)濟處罰等方法和措施進行整改。5.4.2.5公司各部門（分廠各部門）直接從外部獲取的其他信息，應(yīng)根據(jù)需要及時傳遞到相關(guān)部門，由相關(guān)部門組織進行處理。5.5 與外界交流的信息5.5.1 當分廠重要環(huán)保設(shè)備設(shè)施因事故（故障）停止運行時，分廠應(yīng)在報告公司的同時及時報告當?shù)丨h(huán)保部門。5.5.2 分廠因發(fā)生事故或者其他突發(fā)性事件，

13、排放和泄漏有毒有害氣體、危險廢物，造成或可能造成污染事故、危害人體健康的，應(yīng)在報告公司的同時，通報可能受到傷害或污染危害的單位和居民，并按事故、事件的歸屬類別或相應(yīng)應(yīng)急預(yù)案的要求，分別報告當?shù)丨h(huán)保、安監(jiān)、質(zhì)監(jiān)、等有關(guān)行政部門。5.5.3 公司（分廠）新、改、擴建項目可能產(chǎn)生環(huán)境污染的，項目主管職能部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定報主管部門，并向周圍的單位和居民告知。5.5.4 分廠安全管理科負責按時向環(huán)保部門申報登記的污染物。5.5.5 公司各級安全管理部門、職業(yè)危害管理部門、能源資源管理部門負責按時向行業(yè)上級單位及地方行政部門上報職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)、職業(yè)危害、能源資源消耗的報表和信息。5.6 當通過召開安

14、全會議形式進行的信息傳遞，應(yīng)形成相應(yīng)的“安全會議記錄"（附錄A）。5.7 公司各部門（分廠各部門）應(yīng)將在職責范圍內(nèi)無法解決或解答的信息以“信息交流處理單"（附錄B）的形式傳遞至相應(yīng)的職能部門，由職能部門組織進行解決、解答或處理。5.8 公司各部門（分廠各部門）組織的協(xié)商、交流后需整改的內(nèi)容，應(yīng)以“信息交流處理單”或以通知、報告等書面形式提交給相關(guān)部門，相關(guān)部門應(yīng)將整改計劃或結(jié)果回復(fù)提交部門，并由提交部門回復(fù)當初進行協(xié)商、交流的人員或部門。5.9 公司各部門（分廠各部門）應(yīng)對信息進行歸類、分析，作為公司（分廠）管理評審的輸入。5.10 協(xié)商和交流過程中的記錄控制，執(zhí)行EHSf理體系記錄管理控制程序。5.11 安全管理部（分廠安全管理科）對公司（本分廠）協(xié)商和信息交流管理工作進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不符合，按照EHSf理體系事件調(diào)查、不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序執(zhí)行。6附則6.1 本程序由安全管理部負責解釋。6.2 本