采購訂單管理流程1

1、大楓紙業(yè)集團股份有限公司文件編號DF-QW-002采購訂單管理流程版本第一 版頁次1/5編制：時間：審核：時間：批準：時間：1 目的1-1. 規(guī)范采購訂單的作業(yè)流程；1-2. 規(guī)范采購物料跟催及到料異常處理作業(yè)流程；明確采購部、倉儲物流部、質(zhì)量部的職責；1-3. 確保采購作業(yè)正確性、時效性、規(guī)范化、流程化；1-4. 用最快的速度及時處理不符合公司要求的品質(zhì)的物料，嚴格控制工廠呆料、廢料的庫存；2 適用范圍適用于全集團物資采購、收貨、倉儲和使用不良反饋作業(yè)3 職責3-1基地采購部/集團采購部：保證采購訂單的正確性及準確性，以及后段物料交期的跟催、到貨/使用異常的及時處理；3-2集團供應管理部：負

2、責制定供應商配額；3-3倉儲物流部：負責到貨物資的收貨和數(shù)量、包裝驗收，在發(fā)生收料異常（短裝、沒有按采購計劃送貨）時必須及時通知采購部處理；通知品管驗貨；3-4質(zhì)量部：接到倉庫驗貨通知后必須馬上安排驗貨；如有品質(zhì)異常必須通知采購部并協(xié)同采購一起處理；3-5采購部經(jīng)理：對采購訂單的正確性、合理性進行審核；4 分類和指導原則：分類 a）采購訂單管理流程，包括采購訂單作業(yè)、采購訂單變更、采購訂單取消、采購采購物料到料跟催、到貨/使用異常及品質(zhì)異常處理；指導原則4-1采購訂單作業(yè)4-1-1基地計劃部提供采購計劃；集團供應管理部制定供應商配額；4-1-2采購嚴格依據(jù)集團計劃部提供的采購計劃表，并參照集團

3、供應管理部制訂的供應商配額及大楓紙業(yè)集團股份有限公司文件編號DF-QW-002采購訂單管理流程版本第 一 版頁次2/5編制：時間：審核：時間：批準：時間：最新有效的價格資料開立采購訂單；4-1-3訂單必須下給集團公司在冊的合格供應商；4-1-4采購訂單要素需填寫齊全，基本要素包含抬頭（公司全稱、地址）、供應商（公司全稱、地址）、訂單號碼、采購日期、品名、規(guī)格、數(shù)量、幣種、單價、總價、交貨條件、付款條件、稅別、單位、交貨地點、交貨時間、包裝方式、檢驗、交易模式等內(nèi)容；4-1-5.采購訂單需經(jīng)采購部經(jīng)理簽核后，才能傳給供應商；4-1-6.訂單變更時需經(jīng)采購經(jīng)理重新核準后，采購應以書面方式通知供應商

4、并得到確認；4-1-7.訂單取消需要取得供應商的書面確認；4-1-8.定期與供應商核對剩余采購訂單量，發(fā)現(xiàn)問題，及早處理；如剩余訂單量超過設定標準，必要時取消訂單。4-2采購物料到料跟催及異常處理作業(yè)4-2-1采購訂單下出后采購必須跟催以確保物料滿足交期；在必要時可以前往供應商工廠催貨。4-2-2倉庫依據(jù)采購計劃安排收貨，認真核對交期要求、品名、規(guī)格、數(shù)量等基本要素；如有異常應立即通知采購部；無異常則對供應商提供的送貨單簽字確認，并通知質(zhì)量部門檢驗；4-2-3采購接到倉庫收貨異常通知后必須馬上處理，如短裝應立即要求供應商補齊；4-2-4品管依據(jù)品質(zhì)要求驗貨，如有異常應立即通知采購部；無異常則在

5、倉庫提供的進貨驗收單（送貨單）上簽字確認；4-2-4采購接到品管驗貨品質(zhì)異常時應立即通知供應商處理并提交品質(zhì)改善措施；4-2-5如供應商品質(zhì)異常再三發(fā)生，采購人員在必要時應該邀請品管相關(guān)人員一起前往供應商進行輔導。4-2-6采購物料在制造過程中發(fā)生的品質(zhì)問題，在質(zhì)量部檢核判定責任歸屬以后，必須馬上通知采購部處理，由采購員通知供應商處理；5 工作流程5-1采購訂單作業(yè)細則5-1-1采購員依據(jù)基地計劃部提供的采購計劃表，并參照集團供應管理部制訂的供應商配額及最新有效的價格資料開立采購訂單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-1-2審核完畢，采購員通過電話、傳真的形式將訂單傳達給供應商；5-1-3供應商書

6、面回復交期給采購；采購再將該交期回復給集團采購部；5-1-4采購訂單確定；大楓紙業(yè)集團股份有限公司文件編號DF-QW-002采購訂單管理流程版本第 一 版頁次3/55-2采購訂單變更作業(yè)細則5-2-1采購員依據(jù)集團計劃部提供的采購計劃變更申請表開立采購訂單變更通知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購員將采購訂單變更通知以書面形式傳達給供應商；5-2-3供應商書面回復交期給采購；采購再將該交期回復給集團采購部；5-2-4采購訂單變更確定；5-3采購訂單取消作業(yè)細則5-3-1采購員依據(jù)集團計劃部提供的采購計劃取消申請表開立采購訂單取消通知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2審

7、核完畢，采購員將采購訂單變更通知以書面形式傳達給供應商，并通過電話同供應商溝通協(xié)調(diào)；5-2-3供應商書面回復意見給采購；如不同意，采購將該回復轉(zhuǎn)達給集團采購部；如同意，采購訂單正式取消；5-4采購物料到料跟催、異常處理；5-4-1采購員跟催采購物料交期，必要時可以前往供應商工廠催貨，供應商如因某種原因不能按時到貨，采購員必須提前知悉，并在溝通協(xié)調(diào)未果的情況下及時通知基地計劃部調(diào)整生產(chǎn)計劃；5-4-2采購物料到達基地后，倉庫人員應立即安排收貨；如有收貨異常立即通知采購部，短裝即在送貨單上注明實收數(shù)量；無異常則在送貨單上簽字確認，并留下一聯(lián)送貨單以作入庫依據(jù)；5-4-3采購部收到倉庫收貨異常通知應

8、立即處理；5-4-4倉庫通知品管驗貨；5-4-5品管收到倉庫驗貨通知后，立即驗貨，并將檢驗結(jié)果在進貨驗收單(送貨單)上注明，如有異常立即通知采購部；5-4-5采購部接到品質(zhì)異常通知后，立即通知供應商來基地處理，并要求供應商提交品質(zhì)改善措施；5-4-6物料驗收合格后，倉庫依據(jù)進貨驗收單辦理入庫，并開立入庫單；5-4-7采購物料在制造過程中發(fā)生的品質(zhì)問題，在質(zhì)量部檢核判定責任歸屬以后，必須馬上通知采購部處理，由采購員通知供應商處理；6記錄管理要求：6-1采購記錄跟蹤表：采購員及時記錄采購相關(guān)信息，并每周匯總一次反饋給采購計劃部；大楓紙業(yè)集團股份有限公司文件編號DF-QW-002采購訂單管理流程版本第 一 版頁次4/56-2到貨反饋表：倉庫及時記錄到貨情況，并每周匯總一次反饋給采購部和采購計劃部；6-3材料質(zhì)量進貨檢驗匯總表和使用質(zhì)量周報表：基地質(zhì)量部門每周將本周到貨的質(zhì)量檢驗結(jié)果和使用部門反饋的質(zhì)量異常匯總表反饋至物控部和采購部。7 工作流程圖7-1采購訂單管理流程大楓紙業(yè)