百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)

1、實例解析之五 百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)的規(guī)模較小，但作為教材的案例仍是篇幅太大。因此，此處僅對系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計階段的主要工作加以介紹。在管理信息系統(tǒng)的整個開發(fā)過程中，系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計是基礎性的和難度較大的工作階段，所以，加強對系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計的舉例，對鞏固和深化所學的知識會有較大的收益。一、系統(tǒng)開發(fā)背景與調查結果 1.開發(fā)背景某百貨商店是一個商業(yè)銷售組織，該商店的主要業(yè)務是從批發(fā)或制造廠商處進貨，然后再向顧客銷售。按照有關規(guī)定，該百貨商店在每月需向稅務機關交納一定的稅款。該百貨商店的全部數(shù)據(jù)處理都由人工操作。由于經營的商品品種豐富，每天營業(yè)額很大，因此業(yè)務人員的工

2、作量十分艱巨。最近，因百貨商店大樓翻建后，營業(yè)面積擴大，從而經營品種、范圍和數(shù)據(jù)處理的工作量大大增加，需要建立一個計算機管理信息系統(tǒng)，以減輕工作人員的勞動強度，提高業(yè)務管理水平，適應新的發(fā)展。 2系統(tǒng)調查結果（1）現(xiàn)行系統(tǒng)的組織結構及工作任務                              

3、; 現(xiàn)行系統(tǒng)在商店經理的領導下，設有銷售科、采購科和財務科，如圖5-1所示。銷售科的任務是，接受顧客的訂貨單，并進行校驗，將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨單且倉庫有存貨，那么就給顧客開發(fā)貨票，通知顧客到財務科交貨款，并修改因顧客購買而改變的庫存數(shù)據(jù)。如果是合格的訂貨單但是缺貨，那么先留底，然后向采購科發(fā)出缺貨單。當采購科購買到貨后，核對到貨單和缺貨單，再給顧客開出發(fā)貨票。圖5-1  現(xiàn)行系統(tǒng)組織機構采購科的任務是，將銷售科提供的缺貨單進行匯總，根據(jù)匯總情況和各廠商供貨情況，向有關廠商發(fā)出訂購單。當供貨廠商發(fā)來供貨單時，對照留底的訂購單加以核對。如果正確則建立

4、進貨帳和應付款帳，向銷售科發(fā)到貨通知單并修改庫存記錄；如果供貨單與留底訂購單不符，則把供貨單退還給供貨廠商。財務科（會計科）的任務是，接到顧客的貨款時，給顧客開出收據(jù)及發(fā)票，通知銷售科付貨；根據(jù)稅務局發(fā)來的稅單建立付款帳，并付稅款；根據(jù)供貨廠商發(fā)來的付款通知單和采購科記錄的應付款明細帳，建立付款明細帳，同時向供貨廠商付購貨款。無論是收款還是付款之后，都要修改商店的財務總帳。財務科在完成以上日常賬務工作的同時，還要定期編制各種報表向經理匯報，以供經理了解有關情況并據(jù)此制定下階段的業(yè)務計劃。（2）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務流程及概況現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務流程情況如圖5-2所示。各項業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入、處理、存儲和輸出概況見

5、表5-1。圖5-2 現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務流程圖表5-1 百貨商店現(xiàn)行系統(tǒng)概況3系統(tǒng)規(guī)劃（1）實現(xiàn)整個百貨商店業(yè)務信息流程的計算機管理。（2）銷售子系統(tǒng)的訂貨單處理、缺貨處理全部由計算機完成，增加自動登記新顧客數(shù)據(jù)的功能；貨物售出后，自動建立售貨歷史記錄和修改庫存記錄。（3）采購子系統(tǒng)的缺貨單匯總、缺貨貨物統(tǒng)計和編發(fā)訂貨單由計算機完成，核對訂貨單和修改庫存也用計算機進行。（4）會計子系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)匯總計算工作由計算機自動完成，報表的編制、打印也由計算機完成。二、系統(tǒng)分析 1系統(tǒng)目標（1）實現(xiàn)登記、整理數(shù)據(jù)，處理核對顧客訂貨單。（2）向經理提供各種業(yè)務統(tǒng)計報表。（3）提供各級查詢。（4）銷售、采

6、購、會計各部門的業(yè)務數(shù)據(jù)處理實現(xiàn)自動化。2數(shù)據(jù)流程圖百貨商店業(yè)務管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖見圖5-3所示，該圖表示了百貨商店業(yè)務信息處理系統(tǒng)與外部實體之間的信息輸入、輸出關系，即標定了系統(tǒng)與外界的界面。頂層數(shù)據(jù)流程圖的第一級分解如圖5-4，該圖實際上是把圖5-3中“百貨商店業(yè)務處理”框進行細化，根據(jù)圖5-2現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務流程圖所列的處理功能，初步分解為銷售處理、采購處理和會計處理三個子系統(tǒng)。在功能分解的同時，得到了相應的數(shù)據(jù)存儲（如銷售記錄、應收款、貨物庫存、進貨帳、應付款帳）和數(shù)據(jù)流（訂單、發(fā)貨單、缺貨單、付款單等）。上述三個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖（即二級分解）分別如圖5-5、圖5-6、圖5-7所示

7、。圖5-3 新系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程圖5-5是銷售處理功能，實際上是把“銷售處理”（圖5-4；P1.1框）進行細化。從圖中我們知道系統(tǒng)的外部環(huán)境是“顧客”。首先，由顧客（S1）提出訂貨單（F1）。然后商店從貨名文件中得到貨名信息（F5），從顧客文件中得到顧客信息（F47）。如果顧客是老主顧，則商店對訂單（F1），貨名信息（F5），顧客信息（F47）進行編輯處理（P），從而生成編輯后的訂單（F4）。如果是新主顧，除了進行上述處理外，要生成新顧客信息（F2），并將新顧客信息進登錄（），然后登錄入顧客文件。圖5-5中的其它數(shù)據(jù)流和處理以及圖5-6、5-7，讀者均可以自行隨著箭頭走一遍，以加深理解。圖5-4

8、  系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖一級分解圖5-5  二級數(shù)據(jù)流程(銷售處理)圖5-6  二級數(shù)據(jù)流程(采購處理)圖5-7  二級數(shù)據(jù)流程(會計處理)3系統(tǒng)概況 百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)的概況如表5-2所示，該表格反映了新系統(tǒng)的輸入、處理、數(shù)據(jù)存儲和輸出的概況。其中帶“”號的表示由計算機處理的項目，其余處理由人工進行。    百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)概況表       表5-2  4數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典用于進一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項，包括數(shù)據(jù)流

9、字典（如表5-3所示）、數(shù)據(jù)存儲字典（如表5-4所示）、數(shù)據(jù)處理字典（如表5-5所示）三類。數(shù)據(jù)流字典清單(部分)                 表5-3  表5-3為數(shù)據(jù)流字典清單，此處僅對F1作如下解釋，數(shù)據(jù)流F1（見圖5-5）是顧客S1提出的訂單，它的去向是編輯處理P，在F1中包含如下信息：訂單標識、顧客細節(jié)（如顧客姓名、顧客地址、電話、電傳等）、貨物細節(jié)（如貨物名稱、貨物產地、貨物數(shù)量等）。F2、F3F7均

10、代表數(shù)據(jù)流名，它的來源、去向以及該數(shù)據(jù)流所含內容。數(shù)據(jù)存儲字典清單(部分)                 表5-4 表5-4為數(shù)據(jù)存儲字典清單，均以D表示。此處僅對D9進行解釋，其余類推。D9（見圖5-5）為應帳款明細帳，它是用來記銷售收入（應收款）的庫文件。通過P（建立收款明細帳）的處理將數(shù)據(jù)流F9寫入D9（應收款明細帳）。D9包含如下信息：標識貨名、數(shù)量、顧客名、應收款、日期。從圖5-7中D9的輸出數(shù)據(jù)流為F43到（編制

11、報表處理），其內容包含標識、貨名、數(shù)量、顧客、應收款、日期。數(shù)據(jù)處理字典清單                     表5-5  表5-5為數(shù)據(jù)處理字典清單，它對數(shù)據(jù)流圖中的所有處理功能作出說明。此處僅以P（編輯訂單）為例（見圖5-5），商店根據(jù)訂單（F1）、顧客情況（F47），判斷是新老主顧編輯成合適的訂單（F4），同時對于新主顧，從輸出新顧客數(shù)據(jù)（F2），再登記新顧客數(shù)據(jù)處

12、理（）。凡是圖5-5中方框都代表處理，以P為代表。在數(shù)據(jù)字典處理清單中（見表5-5）均有詳細說明，表5-5只是一部分。其余以此類推。表5-6列出的數(shù)據(jù)字典中的部分條目，并給出數(shù)據(jù)描述的部分內容。它是對數(shù)據(jù)流圖中各個存儲文件中記錄的字段予以逐個定義，規(guī)定其類型、長度和各個字段的作用。例如訂單數(shù)據(jù)，它由訂單號、顧客號、顧客名、顧客電話、貨物編號、貨物名、貨物數(shù)量、訂單標志、廠商編號等（見表5-6）均給以定義（類型、長度、說明），這里列出的只是對各數(shù)據(jù)元素的一部分。數(shù)據(jù)描述(部分)          

13、          表5-6  三、系統(tǒng)設計 1系統(tǒng)硬、軟件配置(1)系統(tǒng)處理方式百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)采用分布式處理。采購、銷售、會計三個部門各配置一臺微機，三臺微機聯(lián)成網絡，相互通信。采購、銷售、會計三個部門各自獨立地進行業(yè)務處理，各部門之間的數(shù)據(jù)通信由網絡完成。（2）系統(tǒng)硬件配置<1>三臺微機（包括主機、顯示器及磁盤驅動器）。<2>打印機。<3>適配器、電纜等其它網絡配件。（3）軟件配置 <1>漢字多用戶操作系統(tǒng)。<2>

14、;漢字dBASE數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。<3>其它應用軟件。2系統(tǒng)功能結構圖與控制結構圖百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)共分成銷售、采購、會計三個子系統(tǒng)，其功能模塊結構如圖5-8所示。 圖5-8  百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)功能模塊結構銷售子系統(tǒng)、采購子系統(tǒng)和會計子系統(tǒng)的控制結構分別如圖5-9、5-10、5-11所示。它們分別對應于圖5-5、5-6、5-7，即從邏輯功能設計走向物理功能設計。這里僅對圖5-9進行部分解釋，圖5-10、5-11兩圖學習者可以進行自行解釋。在圖5-9中，通過輸入功能模塊得到訂單、顧客細節(jié)、庫存細節(jié)信息，然后進行銷售處理。在銷售業(yè)務處理中，首先對訂單、顧客細節(jié)進行編輯

15、，并反饋出編輯后的訂單，然后對編輯過的訂單再進行檢驗核對并且加載分類標志。訂單、顧客細節(jié)、庫存細節(jié)經過編輯、檢驗核對后進行分類處理。根據(jù)訂單加載的分類標志，將訂單劃分為不可供處理（反饋出缺貨單）和不合格訂單，對于可供貨的訂單，要根據(jù)貨名和數(shù)量修改庫存，根據(jù)顧客細節(jié)、貨名和數(shù)量建銷售記錄，并為顧客開發(fā)貨票。圖5-9  銷售子系統(tǒng)控制結構圖5-11  會計子系統(tǒng)控制結構3系統(tǒng)的IPO圖圖5-12和圖5-13給出了系統(tǒng)的部分IPO圖，其中圖5-12是主控模塊的IPO圖。 圖5-12  系統(tǒng)的IPO圖(主控模塊)圖5-13  系統(tǒng)的IPO(一)圖5-13  系統(tǒng)的IPO(二)圖5-13  系統(tǒng)的IPO(三)圖5-13  系統(tǒng)的IPO(四)圖5-13  系統(tǒng)的IPO(五)4系統(tǒng)程序結構框圖根據(jù)銷售子系統(tǒng)控制框圖（圖5-9）、采購子系統(tǒng)控制結構圖（圖5-10）和會計子系統(tǒng)控制結構圖（圖5-11）分別畫出系統(tǒng)各模塊的IPO圖。畫法同圖5-12所示（主控模塊），此處不再一一畫出。為了更具體和直觀，也可以再進一步畫出程序結構控制框圖（通常稱作框圖），百貨商店業(yè)務管理信息系統(tǒng)的銷售業(yè)務程序結構框圖如圖5-14所示，采購業(yè)務程