企業(yè)行政后勤管理流程精細化設計全案(共24頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上企業(yè)行政后勤管理流程精細化設計全案行政事務處理流程 部門（人員）步驟主管副總行政部經理制定行政事務處理制度行政部 相關部門/人員編制行政事務資源調配方案進行行政事務處理開始事務處理結果審查結束制定行政事務處理制度審核審批審批下達任務協(xié)助發(fā)布并執(zhí)行行政事務處理制度確定并分配行政事務處理任務接收任務，明確處理要求行政事務處理需求編制行政事務資源調配方案權限外按計劃辦理事務權限內分析過程中遇到的問題指示、支持完成事務處理編制事務處理報告處理結果的審查審批文件資料歸檔行政費用控制工作流程 部門（人員）步驟總經理主管副總分解費用控制目標財務部行政部行政費用報銷申請各職能部門開始

2、費用控制分析與報告辦公用品管理審批審核年度行政費用預算計劃結束分解費用控制目標分解費用控制目標行政費用報銷申請按階段預算指標審核預算外按批示意見報銷預算內登記行政費用統(tǒng)計臺賬登記部門費用統(tǒng)計臺賬行政物品采購、發(fā)放、登記行政物品的使用、登記匯總、對賬匯總、對賬編制費用控制分析與報告費用控制工作改進審核部門考核結果統(tǒng)計各部門目標完成情況匯總審批收文管理工作流程 部門（人員）步驟總經理行政部經理公文接受整理行政部相關部門公文審批進行公文處理開始資料歸檔結束接收相關部門發(fā)來的公文審批進行相關公文檢查、分類整理將文件登記在收文登記簿上將公文進行傳閱傳閱資料歸檔提出辦理意見進行文件篩選各部門處理具體的公文

3、事件直接辦理或回復督促檢查注明辦理日期及辦理結果分送收回公文否是發(fā)文管理工作流程 部門（人員）步驟總經理主管副總進行文件初步編寫行政部相關部門進行文件審核與審批文件排版及正式確立開始文件分裝投送結束相關部門提出意見進行初步文件的編寫修改文件形成草案會簽進行核稿后文件更正審核審批進行文件排版加蓋單位印章文件分裝文件投送形成正式的簽發(fā)文件進行研究文件接收文件的初步審核進行文件登記文件存檔檔案管理工作流程 部門（人員）步驟總經理行政部經理制定并執(zhí)行檔案管理制度行政部各職能部門執(zhí)行文件分類審核審批部門日常文件存檔指導、監(jiān)督檔案分類立卷檔案日常維護與借閱管理開始擬定檔案管理制度發(fā)布檔案管理制度卷內文件排

4、列填寫文件目錄、說明、封面日常記錄、維護辦理借閱手續(xù)檔案借閱申請審核審批權限內權限外權限外權限內辦理借閱手續(xù)工作檢查提出整改意見改進工作檔案銷毀處理案卷裝訂與排列審核審批權限外權限內檔案整理銷毀申請檔案銷毀處理工作檢查與改進結束辦公用品日常管理流程 部門（人員）步驟總經理行政部經理辦公用品管理制度建設行政部相關部門辦公用品采購辦公用品領用與使用開始結束.擬定辦公用品日常管理制度辦公用品申購辦公用品報廢審核審批執(zhí)行辦公用品日常管理制度統(tǒng)計辦公用品庫存采購辦公用品采購辦公用品驗收入庫領用審查辦公用品發(fā)放辦公用品使用領用申請監(jiān)督辦公用品的使用辦公用品報廢申請.報廢審查報廢處理審核審批權限外權限內否是

5、辦公用品需求審批審批會議管理工作流程 部門（人員）步驟主管副總行政部經理擬訂年度會議計劃行政部相關部門編制月度會議計劃會議準備與開展會后管理會議準備擬訂年度會議計劃權限外接收通知并確認文件發(fā)布、歸檔總結評估與改進權限內會議文件編制開始結束審核發(fā)布、執(zhí)行年度會議計劃匯總月度會議計劃會議計劃調整及臨時會議申請審查、確認當月會議計劃審批審核會議通知會中服務會議善后審批審核草擬會議開展方案會議簽到審批審核文件傳閱權限內公關事務工作流程 部門（人員）步驟總經理行政部經理公關管理制度建設公關主管公關專員策劃公關活動開展公關活動日常公關處理開始確定公關目標具體實施指導監(jiān)督日常公關維護審批結束審核執(zhí)行公關管理

6、制度確定公關活動目的活動策劃編制費用預算提交公關方案組織實施方案公關過程控制公關活動報告危機公關處理下達經營目標審批編制公關管理制度配合執(zhí)行公關調查審批審批工作總結與改進審批權限內權限內權限外權限外員工保密管理流程 部門（人員）步驟總經理主管副總保密工作制度建設行政部相關部門/人員進行日常保密解密降密處理進行泄密處理審批開始制定保密制度簽訂保密協(xié)議補救工作及保密工作改進方案泄密獎懲處理接受獎懲結束員有無簽訂保密協(xié)議解密、降密處理授權權限設定審核保密工作監(jiān)督權限內了解、使用保密協(xié)議執(zhí)行保密制度，確定密級審核審批工作總結與歸檔方案執(zhí)行審批審核審批票務服務管理流程 部門（人員）步驟總經理行政部票務購

7、買申請部門經理申請員工票務發(fā)放登記票務機構關系維護開始提出票務需求收到通知領取、登記結束匯總票務需求訂票操作審核信息確認購票領取通知發(fā)放、登記.財務結算票務相關機構關系日常維護工作總結與改進審查、簽字提出意見、建議確定票務需求員工違紀處理流程 部門（人員）步驟總經理行政部相關部門經理員工違紀調查取證違紀處理違紀處理申請開始違紀提出違紀處理申請審核審批調查取證確認違紀情況處理辦法接受處理備案存檔結束違紀處理下達違紀處理結果臨時接待管理流程 部門（人員）步驟高層領導行政部受訪部門/人員臨時訪客送別訪客訪客來訪問詢來訪申請?zhí)幚碓L客接待問候來客結束受訪準備受訪臨時到訪開始詢問來訪事由、來訪對象證件查證

8、說明到訪目的婉言謝絕訪客訪客離開登記訪客離開出示證件聯(lián)系受訪部門/人員接收拜訪信息指引訪客登記引導進入接待室茶水服務溝通、洽談訪客離開指引與訪客道別溝通、洽談受訪記錄是否下達指示并處理是否異常車輛使用管理流程 部門（人員）步驟行政部經理車輛管理員申請使用車輛用車部門/人員車輛使用匯報車輛使用情況車輛調度開始審核審批填寫車輛請用單查詢車輛使用信息調配車輛安排司機檢查車輛提供車輛登記用車信息使用車輛歸還車輛結束驗車登記出車信息月末匯報車輛的使用情況審批資料存檔環(huán)境衛(wèi)生管理流程 部門（人員）步驟行政部經理后勤主管制定并執(zhí)行衛(wèi)生標準保潔人員衛(wèi)生檢查獎懲記錄與歸檔日常衛(wèi)生維護與檢查開始制定清潔衛(wèi)生標準審

9、批發(fā)布清潔衛(wèi)生標準學習并執(zhí)行作業(yè)標準檢查清潔衛(wèi)生情況填寫衛(wèi)生檢查表日常清潔衛(wèi)生維護參與、協(xié)助提出處罰與改善建議審批罰處公布與建議記錄與歸檔達標結束督促相關部門落實否是衛(wèi)生檢查結果公布安全檢查工作流程 部門（人員）步驟主管副總行政部經理保安人員各職能部門安全檢查與評定安全檢查制度建設制定安全檢查方案安全自檢制定安全檢查管理制度審批審核確定安全檢查方案明確統(tǒng)一檢查標準審核規(guī)定安全檢查形式和頻率規(guī)定各部門進行自我安全檢查定期自我檢查各部門安全檢查安全檢查考評，確定獎懲辦法提供資料記錄歸檔填寫記錄、提交安全檢查開始結束審批審核結果公布工作改進日常消防管理流程 部門（人員）步驟總經理行政部經理消防制度控

10、制后勤主管消防管理人員值班與檢查消防隊消防后續(xù)處理收到通單確認事項立即行動消防結束后的注意事項落實分工與職責資料保管落實值班人員 通知消防隊收回通知單簽字確認審核審批審批審批開始結束消防事項存檔備案明確消防管理專區(qū)定期檢查安裝消防電話收到消防警報警報記錄簽字確認統(tǒng)計所用費用報送財務部制定消防管理制度協(xié)助配合消防事件處理員工出差管理辦法制度名稱員工出差管理辦法編 號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范員工出差管理的各項工作，加強出差預算、結算的管理，提高出差效率，特制定本辦法。第2條 適用范圍本辦法適用于規(guī)范員工出差各相關工作事項，包括出差申請、出差費用報銷、出差報告等

11、工作。第3條 管理職責1. 公司行政部是員工出差管理的歸口管理部門。2. 公司財務部負責報銷各部門的差旅費。3. 各部門出差人員按照公司相關規(guī)定，辦理出差申請手續(xù)和差旅費報銷申請手續(xù)。第2章 出差申請與審批第4條 出差員工填寫“出差申請單”，提出出差申請，注明出差的時間、地點和事由，派遣部門經理按實際需要確定出差期限，行政部據此安排差旅、住宿等事宜。第5條 出差人員應將“出差申請表”送行政部留存，以記錄考勤。第6條 出差審批1. 當日出差，即當日即可往返的出差，由部門經理核準。2. 遠途國內出差，4天內返回的由部門經理核準，4天以上的由總經理核準。3. 部門經理以上人員的出差，一律由總經理核準

12、。4. 國外出差，一律由總經理核準。第7條 員工不得因私事延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。第8條 出差途中生病、遇意外或因工作情況需要延長差旅時間時，員工應向公司請示。第3章 出差待遇與補助第9條 交通工具的選擇應依據業(yè)務的重要程度、緊急情況、出差地點、員工職級來定，具體內容詳見下表。差旅交通工具標準表出差類型出差情況出差工具短途出差單程距離在300公里以內公務車、自用車前往長途出差同行超過兩人公務車需要速去速達單程距離300公里以上公司沒有為其配公務車的員工長途出差長途客車、火車客船、飛機已經配有公務車、自用車的員工長途出差公務車、自用車運行時間在6小時以上火車出差在當日晚6時至次日早8

13、時硬臥經理級及公司聘任的高級專業(yè)人員副總經理級及資深級專業(yè)（含）以上人員軟臥因故未能乘坐臥鋪的夜間（當日晚6時至次日早8時）備注1員工應通過公司指定的代理商購買機票2機場巴士應該作為標準的往來機場的交通工具3員工在申請出租車費報銷時，必須提供詳細的乘車地點、時間、原因和金額等信息4一般員工因情況特殊需乘飛機出差的，需經總經理同意后公司給予報銷第0條 公司員工因出差情況不同和出差人員不同，其住宿級別也有差異，具體詳見下表。差旅住宿標準一覽表出差情況住宿級別一般員工出差標準間員工所去城市有公司定點酒店入住公司定點酒店需要超標準住宿事先需由總裁及財務總監(jiān)批準員工出差人數為兩人，且為同性別員工合住標準

14、間出差是為了參加會議員工入住會議組織者指定的賓館出差城市在員工家庭所在地時不報住宿費，特殊情況需請示上級主管批準方可報銷不同級別員工出差住宿費按高崗位員工所住宿酒店的標準間標準核付員工出差遇正常工作日（周一至周五）只領取差旅補助，不計加班或倒休員工出差遇休息日（周六、周日）除領取差旅補助外，可計加班或倒休員工出差遇法定節(jié)假日可領取3倍差旅補助，同時給予相應時間的倒休第11條 公司員工去不同城市出差其補助會有差異，具體內容詳見下表。補助標準一覽表行政級別總經理（天/元）副總經理（天/元）部門經理一級（天/元）部門主管一級（天/元）公司員工（天/元）A類800650500350250B類70050

15、0400300200C類600450300200150備注1A類：北京、上海、天津、重慶、南京、大連、青島、杭州、寧波、溫州、福州、廈門、廣州、深圳、珠海、?？?、三亞2B類：除A類以外的我國其他省會及地市級城市3C類：除A類、B類以外的我國其他各地第12條 公司員工出差的其他費用報銷標準詳見下表。其他出差費用的報銷標準費用明細報銷條件新員工路費、行李托運費人力資源主管簽字辦理出差期間因業(yè)務發(fā)生的傳真費、郵寄費票據背面填寫清楚事由據實報銷項目組前期未設食堂享受餐費補助項目所在地和回總部后的考勤記錄出國考察期間產生的費用行政部簽字提交的考察報告記錄員工發(fā)生的誤機、誤車費用個人承擔60%的費用出差發(fā)

16、生的訂票費、往返機場、火車站的交通費用人力資源主管簽字辦理未經許可逾期返回產生的費用扣減其逾期天數的住宿費及出差補助未按照“出差登記表”中擬定路線所產生的費用相關費用不予報銷，且扣減相應天數的出差補助第4章 出差借款與報銷第13條 出差費用預算公司堅持“先預算后開支”的費用控制原則。各部門對本部門的出差費用進行預算，做出年度計劃、月度計劃，報財務部及總經理審批，并嚴格按計劃執(zhí)行，不得超支，公司原則上不支出計劃外費用。第14條 出差借款1. 借款的首要原則是“前賬不清，后賬不借”。2. 公司人員出差需借大筆現金時，應提前向財務預約，若為大額開支，應按銀行的有關規(guī)定用支票支付。3. 出差人員在出差

17、返回后三天內，到財務部結算還清出差借款，無正當理由過期不結算者，扣發(fā)借款人工資，直至扣清為止。4. 出差借款額度與借款人工資掛鉤，原則上不得超過借款人的月基本工資。第15條 員工出差后，必須于三日內向總經理匯報工作，并寫出詳細的書面報告報總經理審閱。第16條 未按行政部規(guī)定手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經審批發(fā)生的費用，公司將不予報銷，并按曠工處理。第5章 附則第17條 本辦法由行政部制定，其解釋權亦歸行政部所有。第18條 本辦法經總經理審批后自發(fā)布之日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期會議管理工作細則制度名稱會議管理工作細則編 號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章 總則第1條

18、 為規(guī)范公司的會議管理工作，縮短會議時間，提高公司會議效率，特制定本細則。第2條 本細則適用于公司召開的各類一般日常會議。第3條 公司會議的準備安排與召開由公司行政部負責。第4條 公司經營管理會議分類及說明詳見下表。會議分類及說明序號會議名稱主題/特點類別主持人參加人1總經理辦公會固定時間、程序，解決即席提出的問題每周一公司例會總經理各部門經理2動員會發(fā)言固定、沒有討論程序行政會議主辦部門負責人會議提擬人提擬3研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果行政會議公司臨時研討會召集人會議提擬人提擬4鑒定/評審會對某事物的價值、性能、質量鑒別，必須有結論行政會議公司臨時總經理或由其指定相關部門經

19、理5專題會為某一專題而開，必須有結論行政會議公司臨時提擬人指定相關部門負責人6評比會一般在年底或某一重大活動結束后召開行政人事公司例會人力資源經理相關個人/部門7總結會總結前一段工作研究、部署下階段工作每月1次公司例會總經理或其由指定各部門經理8匯報會下級向上級或有關人員匯報工作情況行政會議公司臨時會議提擬人指定會議提擬人提擬9生產調度會任務安排，人員派遣，設備物資情況的調動行政會議公司臨時會議提擬人提擬會議提擬人提擬10部門例會（含早會）各部門固定匯報程序部門會議部門負責人自定第2章 會議準備第5條 會議的召開通過口頭或書面形式提出，口頭僅適用于例會召開的確認。第6條 對于定期召開常規(guī)會議，

20、在會前應明確該次會議的主題和臨時出席人員。第7條 召開不定期會議時，組織人需推出會議申請報告，報告一般包括以下內容。1會議名稱、主旨、目標。2會議議題。3會議時間、地點。4會議議程。5會議主持人、列席人員名單。6會議財務預算。7接待工作說明。8當前籌備情況及進展，可能存在的問題、解決方案。9制定會議時間進度表。第8條 根據會議要求，行政部擬定會議通知單，并做好通知工作，出席會議的重要人員應通過電話、郵件等方式確認，并做出相應的安排。編寫會議通知時需注意以下內容。1. 通知內容需包括參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求等內容。2. 書寫通知時文字表述要清晰，力求不發(fā)生誤解，且

21、要做到全面、周到，不要漏項，用電話或其他形式發(fā)出的通知要寫出通知底稿，照稿通知。3. 無記名參加的人員，對范圍、對象、職務要通知清楚。4. 重要會議預先通知后，一定要跟蹤準備情況，保證開會時各方面均準備到位。5. 對會議關鍵或決定性人員要面對面或反復核實準備情況，征求對會議準備和開展的意見。第9條 行政部及時準備會議場所、會議文件或資料，并進行會場布置、設備調試，確保重點發(fā)言對象及時準確地發(fā)言。第10條 與會人員在收到會議通知后，應認真準備發(fā)言要點、提案綱要等，并積極配合主持人，使會議收到預期的效果。第11條 已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇到特殊情況需要安排新的其他會議時，行政部需提前兩

22、天發(fā)出通知。第12條 會議議程由主辦部門擬定，包括會議內容、討論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長、需要發(fā)言的人員和內容、要求等。1. 重點、重要議題安排在會議前一時間段。2. 控制會議中各議題的時長。3. 控制議題數量，保證議而有決，能解決問題。4. 保證與會人員有備而來。5. 注意引導、歸納、提升會議議題。6. 需下發(fā)的資料應提早發(fā)下去，使與會人員到會時已十分明確會議內容，并能及時提出自己的看法。7. 連續(xù)23小時以上的會議應安排中間休息時間，一般為10分鐘。第3章 會議過程管理第13條 與會人員在會議工作人員準備好的簽到簿上簽署自己的姓名，對于涉外會議聯(lián)系簿應包括姓名、職務、所代表單位或部門等內容。第14條 行政人員需做好會場服務工作1. 引導入座行政人員需按事前安排的座位，引導與會人員盡快就座，特別要注意主要領導人員和主席臺就座人員的座次位置。2. 分發(fā)會議文件、材料重要文件若要發(fā)放給個人或主要負責人，可事先認領簽收，也可在會場認領簽收。3. 內外聯(lián)系、傳遞信息對會議進行中領導對外要辦的事項，如外來人員電話重要日程安排布置等的辦理、外來記者等接待陪同等事項。4. 維護會場秩序行政人員需保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴防各種事故發(fā)生。5. 行政人員需處理會中臨時事項，承辦主要領導或重要與會人員交辦的急事。6.