數(shù)字化的組織與實(shí)施

1、  檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施為保證中心電子檔案掃描加工項(xiàng)目的有序開展和順利進(jìn)行，并結(jié)合中心實(shí)際情況，就項(xiàng)目工作的組織結(jié)構(gòu)、工作計(jì)劃、工作流程及工作問題應(yīng)急處理方案等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行表述。以供中心和公司參考。1、 項(xiàng)目工作組織結(jié)構(gòu)1、 工作領(lǐng)導(dǎo)小組中心和金貝葉就中心的電子檔案掃描項(xiàng)目成立項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全方位指導(dǎo)和協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目工作的開展。工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人員協(xié)調(diào)、調(diào)配，工作場地的安排、工作施工人員的引進(jìn)和招聘。負(fù)責(zé)工作進(jìn)程的監(jiān)督檢查，針對工作中出現(xiàn)的各種問題討論決定解決方案。項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員有：中心領(lǐng)導(dǎo)、分管信息科的領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)科室科長及金貝葉公司經(jīng)理尹雪松、開發(fā)負(fù)責(zé)人（）、施工負(fù)責(zé)人

2、（）等。2、 工作施工小組項(xiàng)目工作施工小組由金貝葉公司負(fù)責(zé)開展具體施工工作，現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人（）、技術(shù)負(fù)責(zé)人（）?，F(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)工作人員的招聘和培訓(xùn)指導(dǎo)、具體工作情況的監(jiān)督，檔案程序開發(fā)工作需求的確認(rèn)和指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司開發(fā)工作和中心業(yè)務(wù)需求的銜接工作。技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)問題篩查、數(shù)據(jù)問題的定位、數(shù)據(jù)的歷史問題的匯報(bào)和上報(bào)，以及負(fù)責(zé)根據(jù)中心就數(shù)據(jù)問題所做處理方案的具體處理工作。注：以下文檔中涉及的表格請現(xiàn)場負(fù)責(zé)人認(rèn)真填寫歸檔，做為項(xiàng)目驗(yàn)收的一部分。二數(shù)字化工作人員準(zhǔn)備 1、中心人員 職務(wù)：現(xiàn)場交接管理人員  人數(shù)要求：一名 專業(yè)要求：負(fù)責(zé)檔案管理工作的技術(shù)

3、或管理人員。職責(zé)范圍： .負(fù)責(zé)與我方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同我方人員作好交接清單記錄并簽字。  負(fù)責(zé)監(jiān)督我方規(guī)范化加工。  隨時(shí)把握我方加工進(jìn)度并進(jìn)行協(xié)調(diào)。 及時(shí)關(guān)注并抽查我方加工質(zhì)量。 代表中心與我方進(jìn)行及時(shí)的溝通及問題協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目順利完工。2、我方人員 2.1管理人員 主要為：熟悉現(xiàn)場加工管理，熟悉數(shù)字化整體作業(yè)流程，具有較強(qiáng)組織能力和現(xiàn)場管理及溝通能力的負(fù)責(zé)人。2.2工程技術(shù)人員 主要為：熟悉計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)，了解檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)開發(fā)。了解檔案管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)的乙方技術(shù)部技術(shù)支持工程師。 2.3

4、60;數(shù)據(jù)采集作業(yè)員 主要為：了解檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用等相關(guān)知識(shí)的我方數(shù)字化制作工作人員人員安排如下：職務(wù)職責(zé)人員備注管理人員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1 負(fù)責(zé)人員、資源的調(diào)配工作。 2負(fù)責(zé)施工組織設(shè)計(jì)、管理。 3負(fù)責(zé)施工條件的保障及與雙方關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的匯報(bào)和協(xié)調(diào)工作。 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)與中心的檔案提卷和還卷等交接工作 2.負(fù)責(zé)現(xiàn)場的人員管理和加工管理 3.負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的終驗(yàn)。 4.配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好與中心的溝通協(xié)調(diào)工作。數(shù)據(jù)采集人員掃描人員負(fù)責(zé)按制定的技術(shù)規(guī)范將檔案資料掃描掃描的時(shí)候一定要注意不能漏。圖像處理人員1. 去污

5、：將掃描獲取的圖像進(jìn)行圖像去污;去黑邊及去雜點(diǎn)等；2. 2.糾偏：將偏斜的圖像進(jìn)行糾正處理; 3.文字處理：將不清楚的文字進(jìn)行加深或變淺； 4.拼接：將頁面較大的圖像進(jìn)行拼接處理；在進(jìn)行圖像處理的時(shí)候，肯定是逐頁處理，所以要留意每一頁掃描的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)掃描質(zhì)量問題立即發(fā)還上一工序重掃并作好記錄圖像檢查人員1、 檢查己完成掃描的圖片質(zhì)量2、 檢查是否發(fā)生漏掃 人員安排表1-13、 數(shù)字化掃描加工的軟、硬件準(zhǔn)備3.1軟件系統(tǒng)的準(zhǔn)備進(jìn)行數(shù)字化掃描加工的軟件系統(tǒng)為電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化掃描加工平臺(tái)等。3.2 硬件的準(zhǔn)備配備硬件數(shù)量及檔次要視數(shù)據(jù)采集工作情況及數(shù)據(jù)量大小。3.2.2中

6、心提供PC機(jī)作為采集作業(yè)使用。（我方也可以自己提供PC機(jī)）3.2.3場地:中心提供，場地的選擇應(yīng)以有自然光為主，這樣對檔案的掃描質(zhì)量提供了保證，加工場地應(yīng)離檔案儲(chǔ)存位置近，檔案加工場地應(yīng)該安裝監(jiān)控設(shè)備，這樣提高了借出檔案的安全性。辦公用具：中心提供打印機(jī)（以實(shí)際用量為標(biāo)準(zhǔn)）辦公桌椅檔案資料的裝訂及打印機(jī)所用的全部耗材、網(wǎng)線、交接機(jī)等。3.2.5 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人搭建起數(shù)字化加工場所的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的互聯(lián)互通。3.2.6 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，保證借出檔案的安全性。其他條件：提供電力和飲水軟、硬件準(zhǔn)備如下： 配置表1-1軟硬件名稱數(shù)量詳細(xì)配置響應(yīng)時(shí)間備注PC機(jī)業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行所要求的最低配置項(xiàng)目

7、開始需要到位高拍儀業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容的高拍儀。項(xiàng)目開始需要到位打印機(jī)及其它辦公設(shè)備項(xiàng)目開始需要到位四、確定數(shù)字化內(nèi)容、數(shù)量及用戶需求  在數(shù)據(jù)采集之前，首先要客觀真實(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)字化內(nèi)容和數(shù)量，確定用戶使用需求，然后制定對應(yīng)方案和技術(shù)控制以便準(zhǔn)確地進(jìn)行施工安排。4.1數(shù)據(jù)范圍數(shù)據(jù)范圍的前期調(diào)研，主要是了解客戶需要掃描的檔案門類，以及各門類檔案的整體情況，對哪些需要整理、哪些需要復(fù)印、哪些需要掃描、要著錄哪些額外字段等情況進(jìn)行明確。4.2 數(shù)量評估在鎖定數(shù)據(jù)范圍的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)量評估（評估方式：從每類檔案中抽取若干樣本進(jìn)行分析，根據(jù)分析結(jié)果取平均值匯總），評估結(jié)果可作為制定項(xiàng)目計(jì)劃的

8、重要依據(jù)之一。4.3 質(zhì)量評估紙張規(guī)格：A4及以下尺寸的檔案均可通過公司提供的拍照設(shè)備進(jìn)行圖像采集，A4以上尺寸檔案需要制定的設(shè)備處理；紙張質(zhì)量：實(shí)體檔案經(jīng)過多年的整理及存放，可能存在褶皺、折角、腐蝕、紙張老化等各種情況，這些問題會(huì)直接影響項(xiàng)目的工期及難度；評估完成后請現(xiàn)場負(fù)責(zé)人詳細(xì)填寫檔案評估報(bào)告單 檔案評估報(bào)告單1-1檔案類型檔案數(shù)量詳細(xì)說明紙張情況用戶要求貸款檔案約 盒約 件確定數(shù)字化加工檔案總體數(shù)量的方法如下：從每類檔案中抽取若干樣本進(jìn)行分析，根據(jù)分析結(jié)果取平均值匯總檔案總頁數(shù) = （樣本總頁數(shù) ÷ 樣本數(shù)）×年度內(nèi)總盒數(shù) 注：在抽檢樣本數(shù)時(shí)，一定要從各個(gè)年度多次抽

9、檢。五、制定服務(wù)周期與計(jì)劃服務(wù)周期：現(xiàn)場項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案總量及人員的配置就可制定出大體的服務(wù)周期。 服務(wù)周期表1-1檔案類型工作總量人員配置硬件配置計(jì)劃工期風(fēng)險(xiǎn)分析服務(wù)計(jì)劃：根據(jù)己制定好的服務(wù)周期就可制定服務(wù)計(jì)劃。服務(wù)計(jì)劃可分為年度計(jì)劃、每月計(jì)劃和每周計(jì)劃。周工作計(jì)劃表部門：提交人：提交日期： 星期計(jì)劃工作量實(shí)際工作量是否完成未完成原因備注一二三四五月工作計(jì)劃表部門：提交人：提交日期：月份計(jì)劃工作量實(shí)際工作量是否完成未完成原因備注注：檔案掃描加工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人每周、每月及時(shí)總結(jié)工作是否按計(jì)劃在進(jìn)行？如果有問題，問題出現(xiàn)在哪里以及如何解決。風(fēng)險(xiǎn)分析及控制：在進(jìn)行掃描加工過程中，難免會(huì)遇到各式各樣的

10、問題，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人要及時(shí)把控各種風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)化解掉。以免影響到項(xiàng)目的服務(wù)周期與計(jì)劃。 風(fēng)險(xiǎn)分析表1-1檔案類型風(fēng)險(xiǎn)種類風(fēng)險(xiǎn)分析風(fēng)險(xiǎn)影響解決方法備注軟件類程序數(shù)據(jù)硬件類關(guān)系人客戶操作人員管理者不可遇測風(fēng)險(xiǎn)5、 確定掃描工作流程 根據(jù)業(yè)務(wù)信息流程和檔案數(shù)據(jù)確定數(shù)字化掃描的工作流程，檔案數(shù)字化加工流程主要包括檔案接收、檔案整理和修復(fù)、案卷目錄/文件目錄的一稿雙錄、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)著錄及校對、掃描校對、圖像精細(xì)處理、圖像質(zhì)檢、光盤制作、掛庫、批量掛接、掛接校對、數(shù)據(jù)備份及備份檢查、檔案恢復(fù)、質(zhì)量監(jiān)控和檢驗(yàn)、安全管理、在線調(diào)檔、報(bào)表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案歸還、提交成果數(shù)據(jù)光盤等主要加工環(huán)節(jié)。5.1檔

11、案出庫 檔案處理小組每天有專人負(fù)責(zé)和中心檔案管理人員進(jìn)行檔案的領(lǐng)取工作，要祥細(xì)記錄每一次領(lǐng)取檔案的具體信息（全宗號(hào)，盒數(shù)等），由檔案處理小組負(fù)責(zé)人填寫檔案出庫單，中心檔案管理人員進(jìn)行核對，沒有問題時(shí)雙方負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字確認(rèn)。雙方簽字完成后檔案才可以出庫，出庫之前現(xiàn)場負(fù)責(zé)人要對出庫檔案進(jìn)行物理編碼。檔案交接單（出庫）檔案類型： 交接日期：起號(hào)止號(hào)備注中心簽字： 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字：5.2檔案整理 為保證檔案數(shù)字化質(zhì)量，要對檔案進(jìn)行初步的整理工作，首先要查看檔案信息是否清晰、完整。檔案的紙張有沒有破損？如果紙張破損嚴(yán)重的要先進(jìn)行修復(fù)，然后再進(jìn)行掃描，并進(jìn)行記錄。在整理過程中同時(shí)記錄檔案的殘、缺、漏、損頁

12、，并記錄紙張的畫幅大小和特性。 整理后的檔案為了滿足掃描的要求，需要對檔案進(jìn)行拆訂時(shí)，一定要保證檔案原件不受損害。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù) 交接登記表檔案類型：填寫人：填寫日期：姓名總頁碼數(shù)備注解決方法檔案整理人員要認(rèn)真填寫檔案交接表，如果檔案有什么問題要在表中記錄清楚。5.3 檔案掃描對照需掃描加工的檔案原件在中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)查詢到對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在進(jìn)行圖片掃描之前，要先將手中檔案原件和檔案交接單所記錄的總頁數(shù)進(jìn)行核對，如果發(fā)現(xiàn)頁數(shù)不一致，馬上交給現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人和整理人員進(jìn)行溝通，看問題出現(xiàn)在哪里，解決完之后在進(jìn)行文件的掃描上傳。

13、根據(jù)檔案選擇適當(dāng)?shù)膾呙鑳x，同時(shí)根據(jù)中心的要求能夠區(qū)分出掃描件和非掃描件，掃描過程中一定要愛護(hù)檔案原件，對于在檔案掃描過程中出現(xiàn)的原件破損，一定要和中心進(jìn)行溝通處理，不得私自處理。掃描完成的檔案要及時(shí)的整理好。掃描完成的圖片要根據(jù)中心的要求進(jìn)行圖片處理。5.3.1掃描注意事項(xiàng)不同年代、不同裝訂形式、不同技術(shù)要求的檔案資料要采用不同型號(hào)的掃描儀和掃描工藝。例如：灰度、彩色頁檔案，膠封、不易拆卷的檔案，需采用平板掃描儀和不拆卷掃描儀。使用掃描儀掃描圖像時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行試掃，調(diào)整掃描儀參數(shù)，以使掃描后的圖像清晰，盡量無黑邊。工作時(shí)要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁撕毀、遺落或銷毀檔案資料，以及將檔案資料帶離現(xiàn)場。逐頁掃描時(shí)

14、要仔細(xì)地核查檔案頁碼，如發(fā)現(xiàn)存在漏編、錯(cuò)編頁號(hào)的情況，需及時(shí)補(bǔ)編、改編頁號(hào)。遇到因掃描儀故障導(dǎo)致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復(fù)原。一件資料掃描完成后，必須及時(shí)核對首尾頁是否正確，掃描圖像與原檔是否一致；對圖像出現(xiàn)的歪斜、黑邊進(jìn)行處理。一批資料掃描結(jié)束后，必須核對該批資料中的掃描文件份數(shù)是否與檔案資料的結(jié)果一致，如不一致，要仔細(xì)核對，找出原因及時(shí)更正。較薄紙張（如信紙、便箋紙），應(yīng)在紙張下加入白色打印紙作襯，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描；破損紙張，先進(jìn)行修復(fù)再掃描。將修復(fù)后的紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描。對于原

15、件破損嚴(yán)重的修復(fù)資料，則采用平板掃描儀完成。底灰較深的紙張（如草漿紙、油印紙），如采用黑白二值掃描應(yīng)將掃描對比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，如采用灰度掃描，也應(yīng)注意適當(dāng)調(diào)值。字跡較淺的資料（如鉛筆字），如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值（閾值），拉大字跡與原稿的反差，效果不理想采用灰度掃描時(shí)也應(yīng)注意調(diào)值。如紙張幅面較長但幅寬不超過A3，可采用掃描儀長紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長即可。如紙線幅寬超過A3，則采用寬幅掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，或者分區(qū)掃描后進(jìn)行圖像拼接，拼接成一個(gè)完整的圖像。掃描分辨率至少采用300DPI。若檔案原件質(zhì)量較差，應(yīng)提高掃描分辨率，以使掃描資料能夠滿足計(jì)算機(jī)字符識(shí)別軟件（OC

16、R軟件）智能識(shí)別的需要。每掃描一頁圖像，保存成一個(gè)文件。灰度掃描保存為JPG文件或TIFF文件，以統(tǒng)一的保存格式為佳，電子文件的命名要求有明確統(tǒng)一的規(guī)則。掃描文檔的數(shù)量和存儲(chǔ)順序應(yīng)與原檔案資料的數(shù)量和順序一致。5.4 檔案還原需要拆訂的檔案在掃描完成后要根據(jù)中心的要求進(jìn)行檔案還原裝訂，在裝訂的過程中要按照檔案交接單所記錄的順序、頁碼進(jìn)行還原，要保證檔案的排列順序不變，不錯(cuò)頁、不漏頁。保證裝訂完成后檔案的正確性和完整性。注：檔案交接單不管流到哪個(gè)工作節(jié)點(diǎn)，具體負(fù)責(zé)的人都要簽字。5.5 檔案還庫加工完的檔案由檔案處理小組負(fù)責(zé)人按照檔案出庫單進(jìn)行歸還，由中心檔案管理人員進(jìn)行核對（全宗號(hào)、盒數(shù)等）確認(rèn)

17、沒問題后由檔案管理人員和小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字歸還。附件1 業(yè)務(wù)掃描說明書3.1 安裝插件為了保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的掃描按鈕能夠正常使用，需安裝一個(gè)掃描插件，方法如下：3.1.1 雙擊SmartScan ActiveX Contral插件，彈出安裝界面如圖：3.1.2 點(diǎn)擊繼續(xù)，如圖：瀏覽：點(diǎn)擊瀏覽可以改變插件的安裝路徑。3.1.3 再點(diǎn)擊繼續(xù)，如圖：3.1.4 再點(diǎn)擊安裝，插件開始自動(dòng)安裝，直至安裝完畢。3.2 測試插件 點(diǎn)擊菜單欄中新安裝插件自動(dòng)生成的文件夾SmartScan ActiveX Contral，選擇發(fā)布所需文件夾，返回上一級(jí)菜單選擇Sample文件夾，打開測試頁面（用IE瀏覽器打開），

18、如圖：彈出如圖掃描頁面，掃描插件安裝成功。如沒有正常彈出如圖頁面，請按上面方法重新安裝掃描插件。說明：測試頁面也可以用谷歌瀏覽器打開，但需安裝一個(gè)谷歌網(wǎng)銀助手暫不詳細(xì)說明。3.3 支取檔案掃描流程使用IE瀏覽器正確進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)后，選擇業(yè)務(wù)應(yīng)用-歸集提取-提取業(yè)務(wù)在頁面左側(cè)選擇提取查詢?nèi)鐖D：在圖中紅框的位置輸入相應(yīng)的檢索條件，點(diǎn)擊“查詢”按鈕選擇需要上傳文件的檔案記錄，點(diǎn)擊“檔案掃描”按鈕，打開掃描頁面；檔案信息顯示區(qū)圖片顯示區(qū)操作按鈕圖片調(diào)整按鈕在掃描儀中放入要掃描的文件資料，確認(rèn)掃描儀與電腦正確連接并正常啟動(dòng)后，點(diǎn)擊“添掃”按鈕或者點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕，導(dǎo)入保存在本地電腦中的圖片文件（支持jpg格式圖片導(dǎo)入）；圖片導(dǎo)入完畢或文件掃描結(jié)束后，可以在圖片顯示區(qū)域?yàn)g覽掃描或?qū)氲膱D片，點(diǎn)擊“上傳”按鈕，上傳圖片保存到檔案FTP服務(wù)器中，注意，上傳的圖片需要進(jìn)行分類后才能上傳；如果上傳的圖片沒有進(jìn)行分類，會(huì)提示圖片未分類，無法上傳；分類設(shè)置完畢后，在圖片顯示區(qū)使用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊需要分類的圖片，選擇分類，將所有的圖片分類完畢后，點(diǎn)擊上傳，如果提示“上傳成功”則表示圖片已經(jīng)正常保存到檔案FTP服務(wù)器中，可以在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查看了；點(diǎn)擊掃描頁面右上角的“x”，關(guān)閉掃描頁面。查看：己經(jīng)完成掃描的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過“查看”按鈕，