文件控制程序（適用物業(yè)公司）

1、文件控制程序（適用物業(yè)公司）1 目的 對與組織質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責(zé) 3.1 公司辦公室為文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放、更改、回收和作廢工作。 3.2 ISO貫標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的編寫，管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核，經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)。 3.3 ISO貫標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)作業(yè)文件的編寫，主管部門負(fù)責(zé)文件的審核，管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。 3.4 管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 3.5 辦公室負(fù)責(zé)外來文件的收集、發(fā)放、回收。 3.6 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的

2、使用、整理和保管。 4 程序 4.1 文件分類 4.1.1 質(zhì)量手冊(包含了所有過程控制的程序文件)，稱為一級質(zhì)量管理體系文件。 4.1.2 作為各部門運行質(zhì)量管理體系的作業(yè)文件，包括管理規(guī)范(管理制度)、工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))以及質(zhì)量記錄稱為二級質(zhì)量管理體系文件。 4.2 文件的編號 4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號 a) 質(zhì)量手冊: 公司名稱代號XXQM版次/0，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 例如:XXQMA/0表示北京市*物業(yè)管理公司質(zhì)量手冊第一版。 b) 質(zhì)量記錄: 公司名稱代號QR部門代號順序號。 例如:XX-QR-GC-01表示*物業(yè)管理公司工程部第1個質(zhì)量記錄文件

3、。 c) 各部門其他作業(yè)文件: 公司名稱代號XXYWGC文件順序號 例如:XX-YW-05表示*物業(yè)管理公司工程部第5號作業(yè)文件 4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的: a) 質(zhì)量手冊由ISO貫標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)組織編寫、管理者代表審核、上報經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放、回收; b) 由ISO貫標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)編寫二級質(zhì)量控制體系文件，主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)，公司辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放、回收; c) 為確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本，文件的發(fā)放、回收要填寫“文件發(fā)放、回收記錄表”。 4.4 文件的受控狀況 文件以編號、發(fā)放記錄

4、方式進行控制，質(zhì)量手冊注明分發(fā)號，其它文件按發(fā)放記錄進行控制。 4.5 文件的更改 a) 質(zhì)量手冊由管理者代表組織更改，填寫“文件更改申請表”，經(jīng)管理者代表審核，上報經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放，并保留文件更改內(nèi)容的記錄; b) 其他(二級文件)的更改，由各部門領(lǐng)導(dǎo)填寫“文件更改申請表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)后更改，由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放并保留文件更改內(nèi)容的記錄; c)未經(jīng)更改的文件的版本號為A，改版后為B、C、D以此類推; d) 個別或局部修改采取換頁的形式進行，并標(biāo)明修改次數(shù); e) 所有被更改的原文件必須由辦公室負(fù)責(zé)收回，確保有效文件的唯一性。 4.6 文件的領(lǐng)用 a) 文件的發(fā)

5、放應(yīng)填寫“文件發(fā)放、回收記錄”表，經(jīng)管理者代表審批方可領(lǐng)用; b) 因破損而需重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件，因丟失而被補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效，辦公室做好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 4.7 文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1 文件的保存 a) 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方; b) 辦公室每年對各部門文件保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)立即處理; c) 任何人不得在受控文件上亂畫涂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰，易于識別和檢索。 4.7.2 文件的作廢和銷毀 a) 所有失效或作廢文件由辦公室及時從所發(fā)放的使用場所撤出，

6、加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用; b) 為某種原因需保留的任何已作廢文件，都應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識; c) 對要銷毀的作廢文件，由辦公室統(tǒng)一收回處理。 4.8 外來文件的控制 4.8.1 辦公室收到外來文件，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4.8.2 辦公室負(fù)責(zé)收集國家、地方、行業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)的最新版本，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 4.8.3 辦公室要把上述法律法規(guī)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件，填入“外來受控文件清單”。 4.9 每年十二月由管理者代表組織相關(guān)部門對質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款。 4.10 作