房地產集團合同管理程序成都高新區(qū)律師事務所

1、GFP7-11 合同管理程序第1版本： 1頁共18頁合同管理程序1. 目的使合同的簽訂、履行規(guī)范化，并最大限度的避免風險。2. 適用范圍適用于公司對外采購產品或/ 和服務類合同的管理。主要包括勘察合同、設計合同、營銷合同（不含售樓和出租）、廣告設計 / 制作合同、施工合同、材料/ 設備采購合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/ 合作開發(fā)合同、財務合作及借款合同、培訓合同等。其他采購合同的起草、談判、簽訂及履行及所有合同的法律審查按照GFP3-14法律事務處理程序處理。3. 定義無。4. 職責：4.1 總經理負責：4.1.1相關文件規(guī)定需要由其決定合作單位或由其批準實施方案的項目的相應合同的審批；4.1

2、.2所有合同的付款審批。4.2 主管副總負責：4.2.1相關文件規(guī)定由其決定合作單位或由其批準實施方案的項目的相應合同的審批；4.2.2所主管部門上報總經理審批的合同的審核；4.2.3所主管部門的合同付款審核。4.3 成本部負責：4.3.1勘察、設計合同、工程監(jiān)理合同及廣告設計、制作合同的審核；GFP7-11 合同管理程序第2版本： 1頁共18頁4.3.2施工分承包合同及材料/ 設備采購合同的起草、談判及定稿；4.3.3本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.3.4 組織本部門起草合同的交底及執(zhí)行情況的跟蹤記錄， 并填寫合同執(zhí)行情況記錄表（見 GFP7-11-F2）；4.3.5勘察、設計、施工合

3、同付款的審核；4.3.6項目所有合同的匯總、統(tǒng)計。4.4 設計部負責：4.4.1勘察、設計合同的起草、談判及定稿；4.4.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.4.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.4.4提起勘察、設計合同的付款申請。4.5 營銷部負責：4.5.1營銷合同的起草、談判及定稿；4.5.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.5.3本部門起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表 ；4.5.4提起營銷合同的付款申請。4.6 品牌推廣部負責：4.6.1廣告設計 / 制作合同的起草、談判及定稿；4.6.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4

4、.6.3本部門起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表 ；4.6.4提起廣告設計 / 制作合同的付款申請。GFP7-11 合同管理程序第3版本： 1頁共18頁4.7 工程部：4.7.1工程監(jiān)理合同的起草、談判及定稿；4.7.2負責本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.7.3負責本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.7.4提起工程監(jiān)理合同、 施工分承包合同及材料/ 設備采購合同的付款申請。4.8 發(fā)展研究部負責：4.8.1土地受讓 / 合作開發(fā)合同的起草、談判及定稿；4.8.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.8.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，

5、并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.8.4提起土地受讓 / 合作開發(fā)合同的付款申請。4.9 財務部負責：4.9.1財務合作合同及借款合同的起草、談判及定稿；4.9.2本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.9.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；4.9.4所有合同付款的審核。4.10 行政人事部負責：4.10.1培訓合同的起草、談判及定稿；4.10.2 本部門起草合同的編號、分發(fā)、保存；4.10.3本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫合同執(zhí)行情況記錄表；GFP7-11 合同管理程序第4版本： 1頁共18頁4.10.4提起培訓合同的付款申請；4.10.5所有合同的蓋章和

6、歸檔。5. 程序5.1 合同的起草、談判、定稿5.1.1勘探、設計合同的起草、談判、定稿設計部負責依根據(jù)設計進度計劃要求完成勘探、設計合同的起草、談判、定稿（合同一式六份） 。5.1.2施工及設備 / 材料采購合同的起草、談判、定稿成本部根據(jù)材料進場及承包商進場計劃要求，在完成了承包商及供應商選擇工作后及時組織完成施工及設備/ 材料采購合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.3營銷合同的起草、談判、定稿營銷部根據(jù)營銷工作要求完成營銷合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.4廣告設計 / 制作合同的起草、談判、定稿品牌推廣部根據(jù)廣告工作要求完成廣告設計/ 制作合同的起草、談判和定

7、稿（合同一式六份）。5.1.5工程監(jiān)理合同的起草、談判、定稿工程部根據(jù)監(jiān)理工作要求完成監(jiān)理合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.6土地受讓 / 合作開發(fā)合同的起草、談判、定稿發(fā)展研究部完成土地受讓/ 合作開發(fā)合同的起草、 談判、定稿（合同一式六份） 。5.1.7財務合作及借款合同財務部根據(jù)需要完成財務合作及借款合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。GFP7-11 合同管理程序第5版本： 1頁共18頁5.1.8培訓合同行政人事部根據(jù)需要完成培訓合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。5.2合同的審批5.2.1勘察、設計合同5.2.1.1設計部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋

8、章審批表（見 GFP7-11-F1）一起傳至成本部審核。5.2.1.2成本部對合同條款進行復核，復核后交主管工程副總審核。5.2.1.3主管工程副總按GFP7-12設計分承包方選擇控制程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉至設計部，合同成立。5.2.2施工及設備 / 材料采購合同5.2.2.1施工合同5.1.2.1.1成本部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至工程部審核。5.2.2.1.2工程部對合同條款進行復核，復核后主管工程副總審核。5.2.2.1.3主管工程副總按GFP7-5施工承包商選擇控

9、制程序及GFP7-14材料設備供應商選擇控制程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5.2.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉至成本部，合同成立。5.2.2.2設備 / 材料采購合同5.1.2.2.1成本部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至設計部審核。GFP7-11 合同管理程序第6版本： 1頁共18頁5.2.2.2.2設計部對合同條款進行復核，復核后主管工程副總審核。5.2.2.2.3主管工程副總按GFP7-14材料設備供應商選擇控制程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5.2.2.2.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章

10、并自行存檔一份后轉至成本部，合同成立。5.2.3營銷合同5.2.3.1營銷部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起交主管營銷副總。5.2.3.2主管營銷副總按GFP7-7項目策劃及營銷管理程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5.2.3.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉至營銷部，合同成立。5.2.4廣告設計 / 制作合同5.2.4.1品牌推廣部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至成本部審核。5.2.4.2成本部對合同條款進行復核，復核后交主管品牌副總審核。5.2.4.2主管品牌副總按GFP7-18廣告設計、制作承包商選擇、控

11、制程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5.2.4.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉至品牌推廣部，合同成立。5.2.5工程監(jiān)理合同5.2.5.1工程部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起傳至成本部審核。5.2.5.2成本部對合同條款進行復核，復核后主管工程副總審核。GFP7-11 合同管理程序第7版本： 1頁共18頁5.2.5.3主管工程副總對合同進行審核后，交總經理審批。5.2.5.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉至工程部，合同成立。5.2.6土地受讓 / 合作開發(fā)合同5.2.6.1發(fā)展研究部將定稿后的合同及附件，連同合

12、同審批及合同蓋章審批表一起提交主管副總。5.2.6.2主管副總對合同進行審核后，交總經理審批。5.2.6.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉至發(fā)展研究部，合同成立。5.2.7財務合作及借款合同5.2.7.1財務部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表提交總經理審批。5.2.7.2審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉至財務部廣部，合同成立。5.2.8培訓合同5.2.8.1行政人事部將定稿后的合同及附件，連同合同審批及合同蓋章審批表一起提交主管行政副總。5.2.8.2主管行政副總按GFP2-6員工培訓管理程序的規(guī)定對合同進行審批或審核后提交總經理審批。5

13、.2.8.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份，合同成立。5.3 合同的編號、登記、保管、存檔5.3.1 合同起草部門負責對合同進行編號， 編號的原則是： 首先按工程項目進行分類，以大寫的拼音字母表示，如 JHW（金海灣）、HJ（海景）；再按合同的類別進行分類，以大寫的拼音字母表示，如 SJ（勘察設計合同）、SG（施工合同）、 CGGFP7-11 合同管理程序第8版本： 1頁共18頁（材料 / 設備采購合同）、YX（營銷合同）、GG（廣告設計 / 制作合同）、 JL（監(jiān)理合同）、MD（土地受讓 / 合作開發(fā)合同）、CW（財務合作合同）、JK（借款合同）、PX（培訓合同）、QT（其他

14、合同）最后按合同簽訂的先后順序進行排序，以阿拉伯數(shù)字表示，如： 01、 02；具體如： JHW-SG-01。5.3.2合同起草部門負責將簽訂的合同做以下處理：5.3.2.1設計部負責將勘察設計合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1 份，部門存檔2 份，檔案室1 份；5.3.2.2成本部負責將施工合同分發(fā)給乙方2 份，工程部 1份，部門存檔 2份，檔案室1份。5.3.2.3成本部負責將材料 / 設備采購合同分發(fā)給乙方2 份，設計部 1 份，部門存檔 2 份，檔案室 1 份。5.3.2.4營銷部負責將營銷合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1份，部門存檔 2份，檔案室1份。5.3.2.5品牌推廣部負責將廣告設

15、計、制作合同分發(fā)給乙方2 份，成本部 1份，營銷部1份，部門存檔 1 份，檔案室 1 份。5.3.2.6工程部負責將工程監(jiān)理合同交付對方2 份，成本部 1 份，部門存檔兩份，檔案室1份。5.3.2.7發(fā)展研究部負責將土地受讓 / 合作開發(fā)合同交付對方2 份、成本部 1份，部門存檔兩份，檔案室 1 份。5.3.2.8財務部負責將財務合作及借款合同交付對方2 份，部門存檔 1 份，檔案室 1份。5.3.2.9行政人事部負責將培訓合同交付對方2 份，部門存檔1 份，檔案室 1份。5.3.2.10集團參與的招標 / 采購項目，合同起草部門負責將合同和招標過程資料一起上報集團備案。GFP7-11 合同管

16、理程序版本： 1第9頁共18頁5.4 合同的交流、執(zhí)行、反饋與總結5.4.1合同交流：合同起草部門負責及時組織和合同執(zhí)行部門一起進行合同的交流，并將交流情況形成會議紀要。5.4.2合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門有責任按合同條款要求對合同全面執(zhí)行。5.4.3合同反饋：合同執(zhí)行部門將合同執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時填寫合同履行反饋表反饋給合同起草部門。5.4.4合同工作總結及合同范本5.4.4.1各部門根據(jù)相關程序規(guī)定對合作商進行評定工作5.4.4.2起草部門根據(jù)合同履行反饋表填寫合同執(zhí)行情況匯總表，如無反饋紀錄則不必填寫。5.4.4.3合同起草部門根據(jù)需要擬定合同范本，并根據(jù)合同執(zhí)行情況匯總表對合同范本不定

17、期進行修正。5.5 合同變更、補充協(xié)議的簽訂5.5.1合同起草部門負責組織合同變更、補充協(xié)議的起草、談判、定稿。5.5.2其它程序與原合同相同。5.6 合同資料信息處理成本部按項目不同對土地受讓/ 合作開發(fā)合同、勘察、設計合同、施工及設備/ 材料采購、營銷合同、廣告設計 / 制作合同、工程監(jiān)理合同進行匯總、統(tǒng)計，編制 * 項目 * 合同一覽表（見 GFP7-11-F3），并將一覽表中信息在成本信息系統(tǒng)上發(fā)布，每個月更新一次。5.7 合同的付款5.7.1勘察、設計、施工、材料/ 設備采購合同5.7.1.1合同預付款GFP7-11 合同管理程序第10版本： 1頁共18頁合同簽訂后，工程部、設計部根

18、據(jù)合同預付款要求填寫* 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 （見 GFP7-11-F7），并傳至成本部、財務部、主管工程副總審核，總經理審批。5.7.1.2工程進度付款5.7.1.2.1工程部負責根據(jù)合同約定的付款方式審核工程的形象進度，并向成本部提供下述資料：施工單位的工程款支付申報表；工程部審核確認的工程形象進度。5.7.1.2.2成本部負責根據(jù)資料完成工程進度款的審核工作, 填寫 * 工程進度款審核表（見 GFP7-11-F5），并傳至工程部作為進度款支付的依據(jù)。5.7.1.2.3工程部負責根據(jù) * 工程進度款審核表 填寫* 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 （見 GFP7

19、-11-F7），并傳至成本部、財務部、主管工程副總審核，總經理審批。5.7.1.3工程結算款支付5.7.1.3.1 成本部根據(jù)設計、 工程部提供的竣工結算資料辦理結算手續(xù)， 并辦理 * 合同結算協(xié)議書，連同 * 工程結算書封面分別傳回工程部、設計部作為合同結算款支付的依據(jù)。5.7.1.3.2 設計、工程部負責根據(jù) * 工程結算書* 合同結算協(xié)議書填寫 * 工程付款建議書和 * 工程歷次付款一覽表 ，并傳至成本部、財務部、主管工程副總審核，總經理審批。5.7.1.4工程保修款支付合同規(guī)定的保修期滿，由設計部、工程部負責根據(jù)* 工程結算書 * 合同結算協(xié)議書填寫 * 工程付款建議書和 * 工程歷次

20、付款一覽表 ，并交由物業(yè)管理公司或工程使用部門 / 公司審核，以確定該工程是否存在質量問題，以及施工單位是否存在水電費等往來欠款的扣付事項，并確定最終的扣付金額后傳至成GFP7-11 合同管理程序第11版本： 1頁共18頁本部、財務部、主管工程副總審核，總經理審批。5.7.2營銷代理、廣告制作合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/ 合作開發(fā)合同、財務合作及借款合同、培訓合同及其他合同按照 GFP1-5費用、資產購置報銷和借支管理程序辦理付款手續(xù)。6. 附件6.1 GFP7-11-F1 合同審批及合同蓋章審批表6.2 GFP7-11-F2 合同履行情況反饋表6.3 GFP7-11-F3 * 項目 * 合

21、同一覽表6.4 GFP7-11-F4 合同執(zhí)行情況匯總表6.5 GFP7-11-F5 * 工程進度款審核表6.6 GFP7-11-F6 * 工程付款建議書6.7 GFP7-11-F7 * 工程歷次付款一覽表GFP7-11-F1.2XXX地產公司合同審批及合同蓋章審批表部門：合同編號：合同名稱項目負責人* 部門經理（起草部門）* 部門經理（審核部門）公司律師主管副總總經理總裁備注注： 1.集團公司參與的招投標項目最后審批為總裁。2.各級領導簽字確認后，由行政人事部在合同上蓋章后返回起草部門。3.對使用非我司范本的合同，且合同總標的等于或超過人民幣十萬元，需經公司律師審查。GFP7-11-F2.1XXX地產公司合同履行情況反饋表合同編號：第頁，共頁工程名稱乙方單位工期質量等級記錄人記錄時間問