一業(yè)務助理的定義和定位

1、細心，誠心，責任心-業(yè)務助理崗位簡析 一.業(yè)務助理的定義和定位 每一個崗位都有它的真正目的，業(yè)務助理，通俗來講，可以理解為初級的業(yè)務人員。就是協(xié)助業(yè)務經(jīng)理維護好客戶，處理好日常事務，最大限度的為公司創(chuàng)造效益。 看似簡單，其實要做好，需要我們有非常全面的知識，要有十分的細心，要有十足的誠心，要有很強的責任心。對于我們剛進入外貿(mào)行業(yè)的新人來說，業(yè)務助理這個崗位可以讓我們學到很多，可以助我們快速成長。業(yè)務經(jīng)理業(yè)務經(jīng)理業(yè)務助理業(yè)務助理客戶工廠財務 做個有心人： 細心：做事要細心謹慎。 誠心：待人要正直誠信。 責任心：對待工作要有很強的責任心。二.業(yè)務助理的工作內(nèi)容 作為業(yè)務助理，主要的工作就是協(xié)助業(yè)務

2、經(jīng)理處理好細節(jié)方面的各項日常工作，包括聯(lián)系客戶，及時處理訂單，及時提供客人所需的各種資料，如結(jié)匯單據(jù)，報價單，檢測報告，及時收集、提供樣品等；聯(lián)系供方，積極做好與供方的溝通，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，及時通知開票，依合同規(guī)定安排貨款；做好與財務的配合銜接工作，及時提供財務所需的銷售資料，及時向貨代催討核銷單、退稅單，及時提供財務所需的資料、單據(jù)；做好與業(yè)務經(jīng)理的配合銜接，從而使日常工作井然有序的進行。 1及時做好貨物出運前的各項準備工作，包括監(jiān)督供方的生產(chǎn)進程，準備出貨前的文件資料，預定倉位，通知進倉等，確保在合同要求的交期內(nèi)出運貨物。 催工廠交貨也有一定的技巧，不要讓工廠覺得我很煩，老是催他，同時

3、又要達到我們自己的效果，使其按時交出合格的產(chǎn)品。最好的辦法就是讓工廠明白我的貨一定不能延，如果延了會有什么樣的后果。這樣要比每天打個電話去問下貨好了沒效果好得多。 2根據(jù)不同客戶的不同要求繕制結(jié)匯單據(jù)。對于匯付及托收的客戶，適時提醒客戶及時安排貨款，爭取及時收匯。通過緊密關(guān)注,及時洞察客戶的異常，發(fā)現(xiàn)問題及時向業(yè)務經(jīng)理報告。對于信用證結(jié)算的客戶，做到單單相符，單證相符，避免出現(xiàn)不符點。 我在單證環(huán)節(jié)的操作流程交流: （單證操作流程表）。 3向客戶提供滿意的服務。針對不同客戶，提供不同服務。比如，對有些出貨頻率高，單子較細碎的客戶，做到出貨前幾日跟客戶確認預出貨的規(guī)格及數(shù)量，并予出貨前一日或出貨

4、先將發(fā)票裝箱單傳客人確認，由此避免錯誤發(fā)生。 CASE:我們有個客人每次訂貨涉及的型號有500-600個，在每次出貨前我們會傳一個PENDING 給客人，有時候客人在PENDING 中看不到他急要的貨，他會跟我們提出來，我們再協(xié)調(diào)一下，把他急要的貨排上去，把不急的拉下來，等到下個貨柜再發(fā)。在發(fā)完一個貨柜后，我們再做一個OUTSTANDING, 把余留訂單的每個型號都標上READY DATE, 這樣客人就可以很清楚我們的進程，我們也可以提前知道客人接下來哪些貨比較急。4.做好與供方之間的協(xié)調(diào)工作。在督促分供方按時交貨的同時，通知工廠及時按要求開具增值稅發(fā)票，并在臨合同約定的付款日期時，提醒業(yè)務經(jīng)

5、理及時審批和安排到期貨款。 我們要求工廠一定要按照我們的交期交貨，我們對于自己做出的承諾也要做到，比如在合同中約定了出貨后45天付款，那我們就應該在45-50天這個時間段一定要把款付給工廠。 5配合財務作好各項工作。及時向財務提交增值稅發(fā)票，保證出運貨物后及時入帳；并積極向貨代催討退稅單，配合財務做好退稅工作。 協(xié)助業(yè)務員處理好其他的日常事務。 三業(yè)務助理應具備的基本素質(zhì)和基本能力 1要有良好的心態(tài) 記住該記住的，忘記該忘記的。改變能改變的，接受不能改變的。 從待遇來說，業(yè)務助理的工作內(nèi)容同業(yè)務員類似，但是考核機制不同，導致待遇也有相差，一般而言，業(yè)務員有提成，而業(yè)務助理是沒有提成的。公司有一

6、整套完善的業(yè)務薪資體制，不同的考核機制自有其道理。我想主要的原因應該是承擔的責任不同，同樣是維護客戶，如果因維護不當造成公司損失，對業(yè)務員而言，直接對公司負責；對業(yè)務助理而言，則是對業(yè)務經(jīng)理負責，造成的由業(yè)務經(jīng)理對公司負責。 從發(fā)展來說，業(yè)務助理是一種經(jīng)歷，是獨立承擔業(yè)務的有效過渡。在進入公司時，就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為從熟悉各業(yè)務環(huán)節(jié)到熟悉產(chǎn)品，再到獨立維護客戶，最少也需要1年以上。也就是說到第2年，才能真正從自己的工作成果中獲利。 2要有強烈的責任心 很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其后果可能截然不同。 CASE: 有一次我同業(yè)務經(jīng)理一道接

7、待客戶來訪，頭一天談的內(nèi)容比較多，晚上我就談到的要點做了一份SUMMARY, 第2天早上見面時交給客人確認?？腿藢ξ覀兊挠∠蠓浅：?，他覺得我們做事嚴謹，有條理，值得信任。后面的合作自然順利了很多。如果我不做這個SUMMARY,沒有人會責怪我，但是我做了，其結(jié)果就是拉近了跟客人的距離。很多事情沒有對與錯，在有著強烈責任心的前提下，很多事情你做了，對公司而言是一種收獲，對個人來說，也是一種積累。 3. 做到正規(guī)，注重細節(jié) 1）為什么要正規(guī)和注重細節(jié)？ 對外貿(mào)易與其他的貿(mào)易不同，因為地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人員使用一套已經(jīng)被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規(guī)范

8、，以及業(yè)務前輩積累下來的一些寶貴經(jīng)驗。從溝通的細節(jié)中客戶會看到你的工作態(tài)度，工作是否嚴謹以及是否可以信任。細節(jié)決定成敗，這句話一點都不夸張。 2）如何正規(guī)和注重細節(jié)？ 所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。 盡量使用正規(guī)的商務信函，正規(guī)的合同格式，正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。 在實際操作中從以下幾方面做到：對客戶的回復使用正規(guī)商務信函格式。 努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務語言，不使用非正規(guī)縮寫。如 you 寫成 U 。規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀 。 在日常同客人的交流中有理有節(jié)，尊重客戶，使用禮貌用語。對于長期合作的老客戶，他的訂單

9、一般都有一定的規(guī)律，如果有異常，及時跟客人確認。 CASE: 我們有個合作很多年的客人，他的某個型號的每次訂購量都是幾千套，有一次訂單過來，上面的數(shù)量是50000套，發(fā)現(xiàn)這個異常后，我們及時跟客人確認，原來是制單時搞錯了，多打了一個0。對我們的及時提醒，客人很感激。如果等客人發(fā)現(xiàn)問題了，再來要求更改，可能工廠都已經(jīng)排產(chǎn)，或貨已排好，處理的難度可能會大很多。 4. 熟悉產(chǎn)品 業(yè)務助理同樣需要熟悉產(chǎn)品。連產(chǎn)品都不熟悉，很難贏得客戶的信任和工廠的尊重。可以從以下方面來熟悉產(chǎn)品： 做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產(chǎn)品相關(guān)知識整理成文檔并默記在心中。 有機會多去工廠車間看，一方面可以了解生產(chǎn)工藝，另

10、一方面可以全面了解產(chǎn)品相關(guān)知識。 不懂一定要問。多跟業(yè)務經(jīng)理或公司同事請教，不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產(chǎn)品知識，跟客人和工廠的溝通就會變得輕松。 5.學會換位思考，做到誠信守諾 學會換位思考，站在客戶的角度，給出你的建議。 銷售最理想的高度是：顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題，提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業(yè)，也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關(guān)系在業(yè)務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產(chǎn)品的充分了解和豐富的跟單經(jīng)驗上的。這兩個因素都是在業(yè)務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍，用得好事半功倍，用不好會顯得更不專業(yè)。 誠信守諾，它是業(yè)務開展的基礎(chǔ)，也是為人處事之道。在給客戶承諾之