一業(yè)務(wù)助理的定義和定位

1、細(xì)心，誠心，責(zé)任心-業(yè)務(wù)助理崗位簡析 一.業(yè)務(wù)助理的定義和定位 每一個(gè)崗位都有它的真正目的，業(yè)務(wù)助理，通俗來講，可以理解為初級(jí)的業(yè)務(wù)人員。就是協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理維護(hù)好客戶，處理好日常事務(wù)，最大限度的為公司創(chuàng)造效益。 看似簡單，其實(shí)要做好，需要我們有非常全面的知識(shí)，要有十分的細(xì)心，要有十足的誠心，要有很強(qiáng)的責(zé)任心。對(duì)于我們剛進(jìn)入外貿(mào)行業(yè)的新人來說，業(yè)務(wù)助理這個(gè)崗位可以讓我們學(xué)到很多，可以助我們快速成長。業(yè)務(wù)經(jīng)理業(yè)務(wù)經(jīng)理業(yè)務(wù)助理業(yè)務(wù)助理客戶工廠財(cái)務(wù) 做個(gè)有心人： 細(xì)心：做事要細(xì)心謹(jǐn)慎。 誠心：待人要正直誠信。 責(zé)任心：對(duì)待工作要有很強(qiáng)的責(zé)任心。二.業(yè)務(wù)助理的工作內(nèi)容 作為業(yè)務(wù)助理，主要的工作就是協(xié)助業(yè)務(wù)

2、經(jīng)理處理好細(xì)節(jié)方面的各項(xiàng)日常工作，包括聯(lián)系客戶，及時(shí)處理訂單，及時(shí)提供客人所需的各種資料，如結(jié)匯單據(jù)，報(bào)價(jià)單，檢測報(bào)告，及時(shí)收集、提供樣品等；聯(lián)系供方，積極做好與供方的溝通，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，及時(shí)通知開票，依合同規(guī)定安排貨款；做好與財(cái)務(wù)的配合銜接工作，及時(shí)提供財(cái)務(wù)所需的銷售資料，及時(shí)向貨代催討核銷單、退稅單，及時(shí)提供財(cái)務(wù)所需的資料、單據(jù)；做好與業(yè)務(wù)經(jīng)理的配合銜接，從而使日常工作井然有序的進(jìn)行。 1及時(shí)做好貨物出運(yùn)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括監(jiān)督供方的生產(chǎn)進(jìn)程，準(zhǔn)備出貨前的文件資料，預(yù)定倉位，通知進(jìn)倉等，確保在合同要求的交期內(nèi)出運(yùn)貨物。 催工廠交貨也有一定的技巧，不要讓工廠覺得我很煩，老是催他，同時(shí)

3、又要達(dá)到我們自己的效果，使其按時(shí)交出合格的產(chǎn)品。最好的辦法就是讓工廠明白我的貨一定不能延，如果延了會(huì)有什么樣的后果。這樣要比每天打個(gè)電話去問下貨好了沒效果好得多。 2根據(jù)不同客戶的不同要求繕制結(jié)匯單據(jù)。對(duì)于匯付及托收的客戶，適時(shí)提醒客戶及時(shí)安排貨款，爭取及時(shí)收匯。通過緊密關(guān)注,及時(shí)洞察客戶的異常，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向業(yè)務(wù)經(jīng)理報(bào)告。對(duì)于信用證結(jié)算的客戶，做到單單相符，單證相符，避免出現(xiàn)不符點(diǎn)。 我在單證環(huán)節(jié)的操作流程交流: （單證操作流程表）。 3向客戶提供滿意的服務(wù)。針對(duì)不同客戶，提供不同服務(wù)。比如，對(duì)有些出貨頻率高，單子較細(xì)碎的客戶，做到出貨前幾日跟客戶確認(rèn)預(yù)出貨的規(guī)格及數(shù)量，并予出貨前一日或出貨

4、先將發(fā)票裝箱單傳客人確認(rèn)，由此避免錯(cuò)誤發(fā)生。 CASE:我們有個(gè)客人每次訂貨涉及的型號(hào)有500-600個(gè)，在每次出貨前我們會(huì)傳一個(gè)PENDING 給客人，有時(shí)候客人在PENDING 中看不到他急要的貨，他會(huì)跟我們提出來，我們再協(xié)調(diào)一下，把他急要的貨排上去，把不急的拉下來，等到下個(gè)貨柜再發(fā)。在發(fā)完一個(gè)貨柜后，我們再做一個(gè)OUTSTANDING, 把余留訂單的每個(gè)型號(hào)都標(biāo)上READY DATE, 這樣客人就可以很清楚我們的進(jìn)程，我們也可以提前知道客人接下來哪些貨比較急。4.做好與供方之間的協(xié)調(diào)工作。在督促分供方按時(shí)交貨的同時(shí)，通知工廠及時(shí)按要求開具增值稅發(fā)票，并在臨合同約定的付款日期時(shí)，提醒業(yè)務(wù)經(jīng)

5、理及時(shí)審批和安排到期貨款。 我們要求工廠一定要按照我們的交期交貨，我們對(duì)于自己做出的承諾也要做到，比如在合同中約定了出貨后45天付款，那我們就應(yīng)該在45-50天這個(gè)時(shí)間段一定要把款付給工廠。 5配合財(cái)務(wù)作好各項(xiàng)工作。及時(shí)向財(cái)務(wù)提交增值稅發(fā)票，保證出運(yùn)貨物后及時(shí)入帳；并積極向貨代催討退稅單，配合財(cái)務(wù)做好退稅工作。 協(xié)助業(yè)務(wù)員處理好其他的日常事務(wù)。 三業(yè)務(wù)助理應(yīng)具備的基本素質(zhì)和基本能力 1要有良好的心態(tài) 記住該記住的，忘記該忘記的。改變能改變的，接受不能改變的。 從待遇來說，業(yè)務(wù)助理的工作內(nèi)容同業(yè)務(wù)員類似，但是考核機(jī)制不同，導(dǎo)致待遇也有相差，一般而言，業(yè)務(wù)員有提成，而業(yè)務(wù)助理是沒有提成的。公司有一

6、整套完善的業(yè)務(wù)薪資體制，不同的考核機(jī)制自有其道理。我想主要的原因應(yīng)該是承擔(dān)的責(zé)任不同，同樣是維護(hù)客戶，如果因維護(hù)不當(dāng)造成公司損失，對(duì)業(yè)務(wù)員而言，直接對(duì)公司負(fù)責(zé)；對(duì)業(yè)務(wù)助理而言，則是對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，造成的由業(yè)務(wù)經(jīng)理對(duì)公司負(fù)責(zé)。 從發(fā)展來說，業(yè)務(wù)助理是一種經(jīng)歷，是獨(dú)立承擔(dān)業(yè)務(wù)的有效過渡。在進(jìn)入公司時(shí)，就必須做好在公司工作3-5年以上的準(zhǔn)備。因?yàn)閺氖煜じ鳂I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)到熟悉產(chǎn)品，再到獨(dú)立維護(hù)客戶，最少也需要1年以上。也就是說到第2年，才能真正從自己的工作成果中獲利。 2要有強(qiáng)烈的責(zé)任心 很多看似可做可不做，可早做可晚做的工作，做和不做，或早做晚做，其后果可能截然不同。 CASE: 有一次我同業(yè)務(wù)經(jīng)理一道接

7、待客戶來訪，頭一天談的內(nèi)容比較多，晚上我就談到的要點(diǎn)做了一份SUMMARY, 第2天早上見面時(shí)交給客人確認(rèn)?？腿藢?duì)我們的印象非常好，他覺得我們做事嚴(yán)謹(jǐn)，有條理，值得信任。后面的合作自然順利了很多。如果我不做這個(gè)SUMMARY,沒有人會(huì)責(zé)怪我，但是我做了，其結(jié)果就是拉近了跟客人的距離。很多事情沒有對(duì)與錯(cuò)，在有著強(qiáng)烈責(zé)任心的前提下，很多事情你做了，對(duì)公司而言是一種收獲，對(duì)個(gè)人來說，也是一種積累。 3. 做到正規(guī)，注重細(xì)節(jié) 1）為什么要正規(guī)和注重細(xì)節(jié)？ 對(duì)外貿(mào)易與其他的貿(mào)易不同，因?yàn)榈乩?、文化背景等方面的不同，它需要操作人員使用一套已經(jīng)被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學(xué)習(xí)到的那些知識(shí)和規(guī)范

8、，以及業(yè)務(wù)前輩積累下來的一些寶貴經(jīng)驗(yàn)。從溝通的細(xì)節(jié)中客戶會(huì)看到你的工作態(tài)度，工作是否嚴(yán)謹(jǐn)以及是否可以信任。細(xì)節(jié)決定成敗，這句話一點(diǎn)都不夸張。 2）如何正規(guī)和注重細(xì)節(jié)？ 所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。 盡量使用正規(guī)的商務(wù)信函，正規(guī)的合同格式，正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。 在實(shí)際操作中從以下幾方面做到：對(duì)客戶的回復(fù)使用正規(guī)商務(wù)信函格式。 努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務(wù)語言，不使用非正規(guī)縮寫。如 you 寫成 U 。規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀 。 在日常同客人的交流中有理有節(jié)，尊重客戶，使用禮貌用語。對(duì)于長期合作的老客戶，他的訂單

9、一般都有一定的規(guī)律，如果有異常，及時(shí)跟客人確認(rèn)。 CASE: 我們有個(gè)合作很多年的客人，他的某個(gè)型號(hào)的每次訂購量都是幾千套，有一次訂單過來，上面的數(shù)量是50000套，發(fā)現(xiàn)這個(gè)異常后，我們及時(shí)跟客人確認(rèn)，原來是制單時(shí)搞錯(cuò)了，多打了一個(gè)0。對(duì)我們的及時(shí)提醒，客人很感激。如果等客人發(fā)現(xiàn)問題了，再來要求更改，可能工廠都已經(jīng)排產(chǎn)，或貨已排好，處理的難度可能會(huì)大很多。 4. 熟悉產(chǎn)品 業(yè)務(wù)助理同樣需要熟悉產(chǎn)品。連產(chǎn)品都不熟悉，很難贏得客戶的信任和工廠的尊重?？梢詮囊韵路矫鎭硎煜ぎa(chǎn)品： 做個(gè)有心人。將在日常訂單跟進(jìn)過程中的產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)整理成文檔并默記在心中。 有機(jī)會(huì)多去工廠車間看，一方面可以了解生產(chǎn)工藝，另

10、一方面可以全面了解產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)。 不懂一定要問。多跟業(yè)務(wù)經(jīng)理或公司同事請教，不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產(chǎn)品知識(shí)，跟客人和工廠的溝通就會(huì)變得輕松。 5.學(xué)會(huì)換位思考，做到誠信守諾 學(xué)會(huì)換位思考，站在客戶的角度，給出你的建議。 銷售最理想的高度是：顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題，提出你自己的建議來幫助客戶。同時(shí)也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業(yè)，也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關(guān)系在業(yè)務(wù)開展中是非常重要的。它會(huì)讓你的客戶忠誠度提高一個(gè)層次。 但合理的建議是建立在對(duì)產(chǎn)品的充分了解和豐富的跟單經(jīng)驗(yàn)上的。這兩個(gè)因素都是在業(yè)務(wù)開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍，用得好事半功倍，用不好會(huì)顯得更不專業(yè)。 誠信守諾，它是業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)，也是為人處事之道。在給客戶承諾之