采購合同管理制度

1、采購合同管理制度總則1. 為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、 修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。2. 本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。采購合同的編寫1. 公司采購部是采購合同的對口管理單位， 負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、 簽訂、 執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。2. 公司一次性采購物品金額高于 1000 元，必須簽訂采購合同； 外地采購(成 都市外)必須簽訂合同。3. 采購合同的編寫程序。1) 選擇供應(yīng)商。必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。2) 進(jìn)行談判。采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的

2、談判，并根據(jù)談判所形成 的方案選擇對公司最有利的供應(yīng)商。3) 擬定草案并評審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報(bào)送法律顧問審核及總經(jīng)理 分管副總進(jìn)行審批。4) 擬寫正式的采購合同采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、 法律顧問及總經(jīng)理 分管副總的意見對采購 合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。4. 正式的采購合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內(nèi)容。1) 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。2) 采購物品的單價(jià)、總價(jià)。3) 采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。4) 采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。5) 采購物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。6) 采購物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。7) 付款方式和期限。8) 售后服務(wù)和

3、其他優(yōu)惠條件。9) 違約責(zé)任和解決爭議的方法。5. 采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。 采購合同的簽訂1. 與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格， 并以其自己的名義簽訂 采購合同，如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗(yàn)其委托證明。2. 公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式， 其他任何形式的合同視為無 效合同。3. 對于金額在 10 萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，即 公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司蓋 章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。4. 簽訂后的合同由財(cái)務(wù)部保管 采購合同的執(zhí)行與控制1. 合同簽訂后即具有了法律約束力，采

4、購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，使 供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物品。2. 采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進(jìn)廠驗(yàn)收工作， 當(dāng)所采購的物料 不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。3. 采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行 書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。4. 對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、 變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，采購部根 據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時(shí)運(yùn)送 到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在供應(yīng) 商處的采購數(shù)

5、量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。5. 在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系， 將供應(yīng)商視為公司 的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時(shí)能夠及時(shí)供應(yīng)，在生產(chǎn) 淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。6. 采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)型的原則做好物料的采購進(jìn)度控制工作， 既保證倉庫中 的采購物料庫存最低，同時(shí)還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。采購合同的修改與終止1. 在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)的采購物料，采購 部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進(jìn)行執(zhí)行2. 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化(例如原材料價(jià)格或工資出 現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無

6、法按合同規(guī)定的價(jià)格交貨) 采購部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商， 簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。3. 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨，采購部經(jīng)過 核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的 附件執(zhí)行。4. 有下列情形之一者，視為合同終止。1) 因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2) 因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事 宜。3) 出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4) 逾期沒有履行合同約定的。5) 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。合同糾紛的處理與合同管理1. 當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，其一般采取如下處理方法。1) 與供應(yīng)商協(xié)商解決2) 請第三方協(xié)調(diào)解決。3) 由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。4) 通過法律途徑解決。2. 采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律， 有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理1) 泄露合同內(nèi)容。2) 私自更改合同內(nèi)容。3) 丟失合同。4) 在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。3. 參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定， 給公司造成經(jīng)濟(jì)損 失和其他損失的，公司將根