學生信息管理系統(tǒng)論文：從辦公自動化到學校信息化探索與實踐

1、學生信息管理系統(tǒng)論文：從辦公自動化到學校信息化探索與實踐摘要：本文針對學校、分校、家屬區(qū)、聯(lián)合辦學等地理位置比較分散的學校實施辦公自動化(oA)系統(tǒng)，提出用多服務器和改進工作流等方法，實現(xiàn)異地協(xié)同辦公，并在實踐中得到應用。關鍵詞：學校辦公自動化；網(wǎng)絡；結構工作流一、引言人們普遍使用計算機來提高個人工作效率，但是在需要許多人一起協(xié)同工作的現(xiàn)代工作環(huán)境中，我們更需要提高我們的整體工作效率。利用網(wǎng)絡通訊基礎及先進的網(wǎng)絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理部門提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現(xiàn)檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提

2、高辦公效率和管理水平，實現(xiàn)學校各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化，增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、學生檔案等檔案的可管理性，實現(xiàn)網(wǎng)上招生和分配，實現(xiàn)信息的在線查詢、借閱。最終實現(xiàn)“無紙”辦公。二、系統(tǒng)結構設計現(xiàn)在的網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)可以說百家爭鳴，各有所長，但是一般的B/S結構系統(tǒng)都做得比較固定，也就是針對某個行業(yè)甚至某個企業(yè)而開發(fā)的，有諸多的限制和代碼固化，不利于靈活的OA定制和客戶化!而且很多OA系統(tǒng)都具有相同的功能，只是表現(xiàn)手法和操作流程有所不同罷了。結構設計的基礎思想是開發(fā)一個底層的通用型OA平臺，在此平臺下實現(xiàn)OA系統(tǒng)的主要功能模塊的底層操作，這樣，當針對

3、某個學?；蛘哒块T開發(fā)OA系統(tǒng)時，只需在此基礎上稍加修改，就可以成為一套具有很強針對性的OA系統(tǒng)，這樣方便該系統(tǒng)的二次開發(fā)，也方便于針對不通性質部門單位的OA系統(tǒng)的定制。底層通用型管理模塊是整個OA系統(tǒng)的基礎，而應用層模塊是面對用戶的，它是界面和業(yè)務邏輯的結合體，針對不同學校將有所不同。1.網(wǎng)絡結構學校本部、家屬區(qū)、分校和聯(lián)合辦學學校都已建立局域網(wǎng)，且以學校本部為中心采用DDN專線與家屬區(qū)和分校構成統(tǒng)一的網(wǎng)絡。分校、家屬區(qū)和聯(lián)合辦學單位在實施“辦公自動化”后，將通過公用電話網(wǎng)接人學校網(wǎng)絡。實現(xiàn)學校信息化有個漸進和逐步深人的過程，每個學校都應該根據(jù)自身的實際情況制定相應的學校信息化實施計劃。2

4、.系統(tǒng)環(huán)境(l)服務器(serve功配件配置:ePuPlll以上機型:內(nèi)存slZM以上;硬盤80G以上操作系統(tǒng):windowsNT4.0(sP6)簡體中文版軟件平臺:LotusDominoRS簡體中文版辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡協(xié)議:TCPllP協(xié)議(2)客戶機(Clien一)配件配置:CPuPxll以上機型;內(nèi)存一28M以上;硬盤20G以上操作系統(tǒng):windows98SE簡體中文版軟件平臺:腸IusNo一esR53系統(tǒng)特點助tusDo而no/Notes是先進的單一架構的文檔數(shù)據(jù)庫和電子郵件系統(tǒng)，具有強大的工作流機制、便捷的復制手段、可靠的安全機制以及對In，e，技術全面的支持，是實現(xiàn)學校辦公自動化的

5、理想平臺。每個局域網(wǎng)都配置Dominoserver，在學校里Notes用戶通過局域網(wǎng)連接所屬的Doninoserver訪問信息資源。遠離局域網(wǎng)的Notes用戶，設置通過電話遠程連接Dolnilloserver，進行Noles用戶與DominerVe:復制，廉價地實現(xiàn)遠程資源本地訪問。Doninoserver之間通過定時復制，實現(xiàn)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)交換。為了提高復制速度，不同服務器之間的復制時間可以錯開，充分利用DDN專線的帶寬。3.通用型管理模塊功能劃分針對于這個底層模塊，它并不需要實現(xiàn)實際的功能，它主要是負責完成應用層交付的任務和與底層數(shù)據(jù)庫交換數(shù)據(jù)，所以它的功能是比較抽象的、統(tǒng)一的和可擴展的。雖然如

6、此，我們還是將這個模塊按不同的功能細分。所以我們的底層管理模塊針對于這些情況，主要分為八大功能子模塊:(l)公文管理公文管理主要負責公文的發(fā)送與接受工作，發(fā)送流程按照流程定制來完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是OA的核心部分，實現(xiàn)也最為復雜，特別是流程定制功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該OA系統(tǒng)的效率和可用性。(2)郵件管理郵件管理主要功能是發(fā)送與接受內(nèi)部郵件，發(fā)送與接受外部郵件(外部郵件服務器必須支持Pop3)，郵件需要存入數(shù)據(jù)庫，以便今后瀏覽查詢。(3)表單管理表單管理是一個輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實現(xiàn)表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能

7、。在一個學校，表單是很重要的一個東西，它在辦公過程中出現(xiàn)的頻率緊次于公文，所以這個模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個技術難點。(4)檔案管理檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者學校各類文件、指示、資料、學生檔案等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現(xiàn)合理存取、管理的基本功能。(5)人事管理人事管理功能主要包括:教工資料管理，教工薪資管理，教工考勤管理，教工權限管理，部門機構管理，部門任命管理等等科室內(nèi)部人事管理的所有功能。(6)日程安排日程安排是辦公系統(tǒng)的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，學校校歷等。(7)公共信息管理公共信息包含:學校新聞、文檔、教工

8、論壇、學生論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以采用傳統(tǒng)模式，如論壇可以采用BBS系統(tǒng)等，底層主要是統(tǒng)一規(guī)范，提供基本功能。(8)會議管理會岱以寸于任何一個學校都是重要的，而會議的形式隨著網(wǎng)絡的發(fā)展也變得多樣化起來，除了傳統(tǒng)的會議，還有網(wǎng)絡會議，視頻會議等新型會議方式，使得相隔甚遠的人之間也可以有了當面交流的環(huán)境。對于相隔較遠的部門，如學校與分校之間的交流建議采用非視頻的網(wǎng)絡會議，因為這個即可以滿足網(wǎng)速，也可以滿足交流得需求。對于處于同一個校園的各部門，建議使用視頻會議。這八大功能子模塊都是OA系統(tǒng)的基礎，在此之上，我們可以創(chuàng)建更多的功能和輔助，可以使得OA的定制變

9、得輕松而豐富。三、技術關鍵1設置多臺Do而noserver每個局域網(wǎng)都有一臺Domin。阮到er.管理本局域網(wǎng)的郵件收發(fā)，同時定時與其他Do而noserver進行數(shù)據(jù)復制，實現(xiàn)信息交流。其特點如下:(1)提高Notes用戶收發(fā)郵件的響應速度，使系統(tǒng)更實用。(2)提高整個辦公自動化系統(tǒng)的安全性，一旦哪個局域網(wǎng)或通訊線路發(fā)生故障，除發(fā)生故障的局域網(wǎng)受到影響以外，其他Note。用戶仍然可以正常使用。(3)簡化備份方案。在實際使用辦公自動化系統(tǒng)進行的測試表明，直接訪問遠程D。而noserver其響應時間可達數(shù)分種，而訪問本局域網(wǎng)的Dominoserver只需數(shù)秒，顯然對于學校用戶合適的響應時間是系統(tǒng)成

10、功的基本條件。2.制定工作流辦公自動化的核心之一是制定工作流。合理、有序的工作流能提高工作效率，使協(xié)同工作更流暢。工作流有兩個主要形式:并行與串行，并行工作流是幾個Note。用戶可以同時對一個文檔進行處理，串行工作流每次只能有一個用戶處理該文檔。在多Do而-noserver網(wǎng)絡結構的OA系統(tǒng)，一個文檔在每臺Dominoserver都有其復本，如果工作流設置不當，不同DOminose刊er上的復本同時被修改，會造成復制沖突。四、結束語如果說建成學校網(wǎng)絡是物理層面上的溝通，那么辦公自動化系統(tǒng)則是在應用層面上密切了用戶之間的聯(lián)系。辦公自動化系統(tǒng)實施成功的關鍵是根據(jù)每個學校傳遞實際情況，尊重學校管理特點。在學校信息化的諸多領域中，辦公自動化系統(tǒng)是比較規(guī)范，