第四章設計報表

1、4.1 報表的概述報表的概述 報表是Access中又一重要對象，主要用于對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行分組、計算、匯總和打印輸出，它將根據(jù)指定規(guī)則打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。報表的數(shù)據(jù)源一般來源于表、查詢和SQL語句。4.1.1 報表的視圖 為了更見清晰直觀地瀏覽報表，Access提供了4種報表的視圖方式，分別是報表視圖、打印預覽視圖、布局視圖和設計視圖。1報表視圖 顯示報表的實際效果，但不分頁，用于查看報表的字體、字號和常規(guī)布局等版面設置。報表視圖如圖所示：2打印預覽視圖 打印閱覽不僅可以查看打印效果，還可以查看報表每一頁上顯示的數(shù)據(jù)，并在此視圖中可以更改報表的顯示比例。 Access 提供的打印預覽視圖

2、所顯示的報表布局和打印內(nèi)容與實際打印結果是一致的。 打印預覽視圖如圖所示：3布局視圖 顯示報表的實際效果，可直接進行修改。布局視圖如圖所示：4設計視圖用于創(chuàng)建和編輯報表的結構。設計視圖如下圖所示：4.1.2 報表報表的創(chuàng)建的創(chuàng)建在ACCESS 中，可以使用5種方法創(chuàng)建報表：1、自動創(chuàng)建報表2、利用報表向導創(chuàng)建報表3、使用“空報表”創(chuàng)建報表4、創(chuàng)建標簽5、使用報表設計視圖創(chuàng)建報表 其中，通過前四種方式能夠快速創(chuàng)建簡單的報表。一、使用“自動創(chuàng)建報表”創(chuàng)建報表 是系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)部默認的樣式自動創(chuàng)建報表，既快速又方便。該報表能夠顯示表中的所有字段和記錄。例：使用“自動創(chuàng)建報表”創(chuàng)建一個能夠輸出學生信息的報

3、表。操作步驟：選中“student”表；點擊【創(chuàng)建】選項卡/【報表】組/【報表】按鈕二、使用報表向導創(chuàng)建報表 在使用報表向導創(chuàng)建報表時，需要選擇在報表中出現(xiàn)的信息（包括報表標題、顯示字段等）。例：使用報表向導創(chuàng)建一個能輸出學生的學號、姓名、性別、生日的學生信息報表。操作步驟：使用向導創(chuàng)建新報表； 設置數(shù)據(jù)源及輸出字段（數(shù)據(jù)源允許多表）； 確定查看數(shù)據(jù)的方式（多表時的設置）； 設置分組依據(jù)、排序依據(jù)和匯總選項； 確定報表的布局和樣式； 確定報表的標題（亦即報表名稱）報表的類型：縱欄式報表：按列顯示字段中的數(shù)據(jù)，字段名稱顯示在數(shù)據(jù)的左側，每個字段占一行；表格式報表：按行和列的格式顯示和打印數(shù)據(jù)，一

4、行顯示一條記錄，字段的標題顯示在報表頂端；圖表式報表：以圖表的方式顯示各種數(shù)據(jù)的報表；標簽式報表：用于建立和打印各種標簽。預覽報表如下所示：三、使用“空報表”工具創(chuàng)建報表 創(chuàng)建空報表是指創(chuàng)建一個空白報表，然后將選定的數(shù)據(jù)字段添加到報表中所創(chuàng)建的報表。注意：數(shù)據(jù)源只能是表。例：使用“空報表”創(chuàng)建一個能夠輸出學生信息的報表。操作步驟：點擊【創(chuàng)建】選項卡【報表】組【空報表】按鈕； 【報表布局工具】【設計】【工具】【添加現(xiàn)有字段】，出現(xiàn) 字段列表，把字段拖放在空報表上。四、創(chuàng)建標簽利用標簽向導可以快捷地創(chuàng)建標簽。例：使用“標簽向導”創(chuàng)建一個學生的標簽，要求輸出：學號和姓名。操作步驟：使用“標簽向導”創(chuàng)

5、建標簽；設置數(shù)據(jù)源（數(shù)據(jù)源僅允許單表）；按向導提示進行各項設置。在“原型標簽”列表中輸入要顯示的文本，并雙擊字段名添加標簽字段在“原型標簽”列表框中可以按回車鍵換行標簽的打印預覽效果如下所示：4.2使用報表設計視圖創(chuàng)建報表 有些報表是無法通過報表向導來創(chuàng)建的，必須使用報表設計視圖來完成。 也可以先利用“報表向導”創(chuàng)建簡單的報表，然后再通過 報表設計視圖進行編輯。4.2.1 報表報表的組成的組成報表主要由以下幾部分組成：報表頁眉頁面頁眉主體頁面頁腳報表頁腳組頁眉組頁腳 每一部分稱為“節(jié)”，其中的主體節(jié)是必須具有的，其余各節(jié)可以根據(jù)需要隨時增刪（點擊鼠標右鍵方法）（1）報表頁眉：設計視圖時位于報表

6、的頂部，打印時顯示在第一頁的頂部，內(nèi)容一般放置標簽來顯示圖形或描述性文字，如報表的標題和使用說明等，每個報表只有一個報表頁眉。（2）頁面頁眉：打印時顯示在每一頁的頂部（即每頁均打印一次），內(nèi)容一般是說明每頁的信息，如標題、列標題、日期或頁碼等。如果報表頁眉和頁面頁眉共同存在于首頁，則頁面頁眉的內(nèi)容在報表頁眉的下方。（3）主體：是報表內(nèi)容的主體區(qū)域，用于處理每一條記錄（即每條記錄均打印一次），其中的每個值都要被打印。通常包含控件、標簽、復選框等。（4）頁面頁腳：打印時顯示在每一頁的底部，內(nèi)容一般也是說明每頁的信息，如日期、頁碼和頁數(shù)等。頁面頁腳通常通過一個文本框控件顯示頁碼，文本框的Contro

7、lsource屬性值為一個表達式，即：=“第”&page&“頁”Page 為頁碼變量（5）報表頁腳：設計視圖時位于報表的底部，打印時顯示在最后一頁的底部，內(nèi)容一般是報表的匯總說明等。 （6）組頁眉：分組后在報表每組頭部打印輸出，同一組的記錄都會在主體節(jié)中顯示，它主要定義分組報表，輸出每一組的標題。（7）組頁腳：分組后在報表的每頁底部打印輸出，主要用來輸出每一組的統(tǒng)計計算標題。當需要在報表中進行分類匯總統(tǒng)計時，即需要設置組頁眉和組頁腳，這是分組匯總的依據(jù)。組頁眉每組打印一次，且打印在每組數(shù)據(jù)的開始端；組頁腳打印在每組數(shù)據(jù)的末端。4.2.2使用報表設計視圖創(chuàng)建 報表一、創(chuàng)建簡單報表

8、1、使用報表設計視圖創(chuàng)建報表例：使用報表設計視圖創(chuàng)建“學生基本信息報表”操作步驟：使用報表的設計視圖新建報表；設置報表的數(shù)據(jù)源（RecordSource屬性）；利用【報表設計工具】【設計】/【控件】組，在報表的各個節(jié)內(nèi)添加控件，并設置它們的屬性和調整它們的位置。報表的數(shù)據(jù)源可以是單個的表或查詢。如果報表的數(shù)據(jù)源涉及到多表，則必須查詢。2、為報表添加頁碼操作步驟：打開報表的設計視圖；【報表設計工具】【設計】/【頁眉/頁腳】/【頁碼】；在【頁碼】對話框中作相應的選擇（格式、位置、對齊方式等） 也可以在報表中添加一個文本框之后 設置文本框的控件來源ControlSource屬性。表達式表達式結果結果

9、=Page1=“Page”&PagePage1=“第”&Page&“頁” 第1頁=“Page”&Page&“of”&PagePage 1 of 3=“第”&Page&“頁”&“,共”&Pages&“頁”第1頁,第3頁=Format(Page, “000”)001Page 是頁碼變量；Pages 是頁數(shù)變量。例：在“學生基本信息報表”報表的頁面頁腳右側添加頁碼，頁碼的格式為：第N頁，共N頁。步驟：1）利用【報表設計工具】【設計】/【頁眉/頁腳】/【頁碼】2）手工插入頁碼添加文本框，文本框是計算控件3.為報表添

10、加日期時間1）用【報表設計工具】【設計】/【頁眉/頁腳】/【日期和時間】添加2）手工添加手工添加文本框后，可以使用Date( )、Time（ ）和Now( )等日期函數(shù)作為文本框的控件來源屬性。4.在報表上繪制線條例：在報表的標題和每頁的末尾添加一條水平直線。步驟：打開報表的設計視圖；將線條添加到報表的合適位置，并設置其屬性。 由于僅在每頁的開始處和結束處打印直線，所以直線應添加在“頁面頁眉”和“頁面頁腳”區(qū)域中。 直線如果添加在主體區(qū)域，則直線將會分隔每條記錄。 創(chuàng)建完報表后，為了使設計出來的報表更能符合用戶的要求，需要對報表進行進一步的設計，如對記錄排序、分組計算等進行設置。二、報表的排序

11、、分組和計算1、記錄排序（P110） 在默認的情況下，報表中的記錄是按照自然順序（記錄輸入的先后順序）來排列顯示的。 在報表中可以設置按照某個字段的升序或降序輸出記錄數(shù)據(jù)。 在前面介紹的使用“報表向導”創(chuàng)建報表過程里，在 “報表向導”對話框中設置字段排序時，最多只可以設置4個字段對記錄排序。 在報表的“設計視圖”中，最多可以設置超過4個的字段或表達式對記錄排序。 在報表的“設計視圖”中，設置報表記錄排序的一般操作步驟如下：（1）打開報表的“設計視圖”。 （2）單擊“設計”選項卡上“分組和匯總”組中的“分組和排序”按鈕，則在“設計視圖”下方顯出“分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出“添加組”

12、和“添加排序”按鈕。（3）單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇排序依據(jù)字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達式”，打開“表達式生成器”，鍵入以等號“=”開頭的表達式。Access默認情況下按“升序”排序，若要改變排序次序，可在“升序”按鈕的下拉列表中選擇“降序”。第一行的字段或表達式具有最高排序優(yōu)先級，第二行有次高的優(yōu)先級，依此類推。例： 在“學籍管理”數(shù)據(jù)庫中，以“學生檔案表”為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按班級升序、再按學號降序排序的報表。報表名為“按班級及學號排序的班級報表”。 步驟：單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中單擊選定“班級”字段，如圖，則在“分組、排序和匯總

13、”窗格中添加了“排序依據(jù)”欄，“班級”字段默認按“升序”排序。單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中單擊選定“學號”字段，如圖，則在“分組、排序和匯總”窗格中添加了“排序依據(jù)”欄，設置為“降序”排序。2、記錄分組 在報表中可以將記錄進行分組，把有某種關系的記錄放在同一個組中，便于對整個組進行統(tǒng)計和查看。 在報表“設計視圖”中，單擊“設計”選項卡上“分組和匯總”組中的“分組和排序”按鈕，則在“設計視圖”下方顯出“分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出“添加組”和“添加排序”按鈕。 單擊“添加組”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇分組形式字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達式”，

14、打開“表達式生成器”，鍵入以等號“=”開頭的表達式。 然后，展開分組形式欄，對該分組設置其它屬性： （1）設置“有/無頁眉節(jié)”，“有/無頁腳節(jié)”，以創(chuàng)建分組級別。 （2）設置匯總方式和類型，以指定按哪個字段進行匯總、如何對字段進行統(tǒng)計計算。 （3）指定 Access 在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。例： 在“學籍管理”數(shù)據(jù)庫中，以“學生檔案表”為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按班級升序并分組、再按學號降序排序的報表。報表名為“按班級分組并按學號排序的班級報表”。圖 按班級字段分組并設置升序圖 按學號字段設置降序自動添加上按班分組后的“班級頁眉”節(jié)和“班級頁腳”節(jié) 圖 添加了分組后的報表“設

15、計視圖”圖 該報表設計完成時的“設計視圖”圖 該報表的“打印預覽視圖”3、在報表中實現(xiàn)計算（P108） 在報表中添加計算控件，并指定該控件來源的表達式，可以實現(xiàn)計算功能。在打開該報表的“打印預覽視圖”時，在該計算控件文本框中顯示出表達式計算結果的值。在報表中添加計算控件的基本步驟如下： （1）打開報表的“設計視圖”。 （2）單擊“設計”選項卡上“控件”組中的“文本框”控件。 （3）單擊報表“設計視圖”中的某個節(jié)區(qū)，就在該節(jié)區(qū)中添加上一個文本框控件。提示：若要計算一組記錄的總計值或平均值，將文本框添加到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。 若要計算報表中的所有記錄的總計或平均值，將文本框添加到報表頁眉或報表頁

16、腳節(jié)區(qū)中。 （4）雙擊該文本框控件，顯出該文本框的“屬性表”。 （5）在“控件來源”屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的表達式。如：=Avg(成績)、=Sum(實發(fā)工資)、=單價*0.85*數(shù)量、=Count(學號)、=小組合計/總計、=Date()、=Now() 等等。注意：在報表的“設計視圖”中，單擊一次某文本框控件，再單擊一次該文本框控件，進入文本框控件的文本編輯狀態(tài)，此時，也可以在文本框中直接輸入以等號“=”開頭的表達式。 例例 在在“學籍學籍管理管理”數(shù)據(jù)庫中，對報表數(shù)據(jù)庫中，對報表“按按班班級級分組并分組并按按學學號號排序排序的班級報表的班級報表”進行復制進行復制/粘貼操作，產(chǎn)生出名為

17、粘貼操作，產(chǎn)生出名為“按按班班級級分分組統(tǒng)計并組統(tǒng)計并按按學號學號排序排序的班級報表的班級報表”的報表。的報表。對對其其進行進行如下修改補如下修改補充：在充：在“班班級頁腳級頁腳”中，添加中，添加“班級班級人數(shù)人數(shù)合計：合計：”標簽及標簽及該班級該班級人數(shù)人數(shù)合計合計的文本框。在的文本框。在“報表頁腳報表頁腳”中，添加中，添加“全部班級總計：全部班級總計：”標簽及全部班級總計的文本框。在標簽及全部班級總計的文本框。在“頁面頁腳頁面頁腳”中，添加能顯出中，添加能顯出形如形如“第第i頁頁/總總n頁頁”那樣的文本框。在那樣的文本框。在“報表頁眉報表頁眉”中，添加中，添加“制表日期：制表日期：”標簽及

18、制表日期的文本框。標簽及制表日期的文本框。復制產(chǎn)生的復制產(chǎn)生的“按班級按班級分組統(tǒng)計并分組統(tǒng)計并按學號排序按學號排序的班級報表的班級報表” 在“班級頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“班級人數(shù)合計：”標簽，添加一個文本框，在文本框內(nèi)直接輸入：=Count(學號)。 在“報表頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“全部班級總計：”標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Count(班級)。 在“頁面頁腳”節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：= 第 & Page & 頁/總 & Pages & 頁。 在報表頁眉區(qū)中，添加“制表日期：”標簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Dat

19、e()。并設置該文本框的“格式”屬性值為“長日期”。圖 添加計算控件后的報表設計視圖圖 該報表的打印預覽視圖例（1）打開“學籍管理”數(shù)據(jù)庫，以設計視圖打開“成績管理”報表，顯示了報表中記錄的所有字段，如圖：要求增加一個總分字段，并按其降序輸出。（2）單擊“工具箱”中“文本框”按鈕，在主體節(jié)中需要添加文本框的地方按住鼠標左鍵，拖動到合適的位置后釋放鼠標，此時文本框和標簽已被添加到窗體中，如圖所示，從圖中可以看到文本框為未綁定控件。（3）在“標簽”中輸入標題“總分”，在“文本框”中輸入“=語文+數(shù)學 +英語 +政治 +美術 +歷史”，如圖所示，也可以在“標簽”屬性對話框的“標題”中輸入標題“總分”

20、，在“文本框”屬性對話框的“控件來源”中輸入“=語文+數(shù)學 +英語 +政治 +美術 +歷史”。說明： 在文本框中輸入內(nèi)容時，一定不要忘記“=”號，而且在計算相加運算時，要確定字段類行為“數(shù)字”，如果是“文本”型的字段在加法運算時是數(shù)字的連接。例如輸入文本型字段“=12+6”時，輸出結果是126，而不是18。（4）單擊工具欄上“視圖”按鈕，或單擊“視圖”“打印預覽”選項，也可以在標題欄上右擊，在彈出的快捷菜單中單擊“打印預覽”選項，將報表切換到打印預覽，效果如圖所示，總分中顯示了所有成績的和。4.2.3 創(chuàng)建子報表 子報表就是報表中的報表，包含子報表的報表稱為主報表。 主報表的數(shù)據(jù)源通常是某個主

21、鍵表，而子報表通常是該主鍵表的關聯(lián)表。 主報表中包含的是一對多關系中的“一”，而子報表顯示“多”的相關記錄。例：創(chuàng)建學生檔案報表，并在其中創(chuàng)建成績管理子報表（1）以設計試圖打開“學生檔案”報表，在設計選項卡中“控件”功能區(qū)中單擊“子窗體/子報表”按鈕，將鼠標移至“主體”節(jié)中，在需要添加報表的位置按住鼠標，拖動到合時位置后釋放鼠標，彈出“子報表向導”對話框，如圖所示。（2）在對話框中選中 “使用現(xiàn)有的表和查詢”單選按鈕，然后單擊“下一步”按鈕。（3）彈出確定子報表包含字段的向導對話框，在“表/查詢”下拉列表框中選中“成績管理”選項，在“可用字段”欄中單擊需要字段，然后單擊“添加”按鈕，將需要字段添加到“選定字段”欄中，然后單