企業(yè)會計檔案管理制度

1、企業(yè)會計檔案管理制度第一章 總則為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本辦法。第二章 會計檔案管理部門1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。第三章 會計

2、檔案歸檔的范圍1、會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款對賬單及余額調節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。2、會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。3、財務報告。包括會計制度規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。4、其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。第四章 會計檔案的整理會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各

3、種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1、會計憑證。按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。2、會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列?；铐撡~簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫

4、齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁會計賬簿裝訂封底。裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。3、會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第五章 會計檔案的歸檔保管1、當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年

5、，期滿后存入檔案并由專人保管。2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第六章 會計檔案的借閱使用1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2、凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)。3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領導批準需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后方可復制。第七章 各種會計檔案保管期限1、會計憑證保管15年。2、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。4、發(fā)貨票保管5年。第八章 會計檔案的銷毀1、會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會