行政文員須掌握的WORD格式講解

1、、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁面設(shè)置選擇 文件”一一頁面設(shè)置”選擇 頁邊距”附簽，上37厘米 下35厘米左28厘 米右26厘米。選擇 版式”附簽,將頁眉和頁腳”設(shè)置成 奇偶頁不同”在該選項前 打“諒”選擇 文檔網(wǎng)格”附簽,字體設(shè)置”中文字體”設(shè)置為 仿宋”；字號”設(shè)置成 三號”單擊 確定”按鈕，選中指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”將 每行”設(shè)置成“ 28個字符; 每頁”設(shè)置成“ 22行。然后單擊 確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號字 為標(biāo) 準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁號選擇插入”一一頁碼”，位'置”設(shè)置為頁面底端（頁腳”對齊方式”設(shè)置為外 側(cè)”。然后單擊 格式”按鈕

2、，數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示 格式，單擊 確定”按鈕，再 次單擊 確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短 線；并將頁碼字號設(shè)置成 四號”字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶 數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作選擇 插入”一一文本框”一一橫排”菜單項,鼠標(biāo)將會變成“ +在,W ord 2000版 面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān) 標(biāo)識,輸入完成后， 選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵一一設(shè)置文本框格式”在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇 顏色和線條”附簽,顏色”設(shè)置成 無填充顏色”。選擇 大小”附簽,高度” 設(shè)置成“ 2cm寬度設(shè)置

3、成“ 15.5cm?！弊?用戶可根據(jù)實際情況調(diào) 節(jié)尺寸。選擇 版 式”附簽，單擊 高級”按鈕，水平對齊：對齊方式”設(shè)置成 居中”度量依據(jù)”設(shè)置成 頁 面”垂直對齊：絕對位置”設(shè)置成 頁邊距”,下側(cè)”設(shè)置成“ 2.5cm ” 亍文標(biāo) 準(zhǔn)，“ 8.0cm ”行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊確定”。選擇 文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“ Ocm單擊 確定”完成。文本框 屬性全部設(shè)置完成，單擊 確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成 紅 色”字體設(shè)置成 小標(biāo)宋簡體”字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成 相應(yīng)字號，但要盡量充 滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上2

4、5mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將 視圖”一一工具欄”一一繪圖”選中,單擊 繪圖”工具條的直線 工具，鼠 標(biāo)會變成 十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左 到右劃一條水平 線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 設(shè)置自選圖形格式”紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè) 置。選擇 顏色和線條”附簽，顏色”設(shè)置為 紅色”；虛實”設(shè)置為 實線”粗線” 設(shè)置為“ 2.2磅”選擇 大小”附簽,寬度”設(shè)置為“ 15.5cm?！边x擇 版式”附簽，單 擊高級”按鈕，水平對齊：對齊方式”設(shè)置成 居中”，度量依據(jù)”設(shè)置成 頁面”垂直對齊：絕對位置”設(shè)置 成頁邊距”，下側(cè)”設(shè)置成“ 7cm ” 行文標(biāo)準(zhǔn)，“ 1

5、3. 5cm ”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注:用 戶可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號 三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號一一三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人一一三號仿 宋字體;簽發(fā)人姓名一一三號楷體、右空一個字的距離。注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇 插入”一一符號”- 符號”附簽,找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊 插入”按鈕即 可。6主題詞制作選擇 表格”一一插入”一一表格”選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵一一表格屬性表格”附簽,對齊方式”設(shè)置為 居中”然后單擊 邊框和底紋”按鈕，在 預(yù)覽”窗口中 將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)

6、 容:主題詞用三號黑體；主題詞 詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位 及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊 文件”一一保存”，保存類型”選擇 文檔模板（*dot ”文件名”給模板命 名；保存位置”模板所在路徑（一般不做,默認(rèn)即可。至此,模板制作完成。以后所有 屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn) 行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是:選擇 文件”一一打開”找到相應(yīng)的模板路徑，若 模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文：選擇 文件”一一新建”一一常用”附簽,選中所需模板, 單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以 從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)題一一二號小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)一一三號仿宋字體，頂格,冒號 使用全角方式；正文三號仿宋字體；成文日期三號仿宋字體,右空四個字的距離,“（和