2022年文檔管理個人工作自我總結(jié)

1、高品質(zhì)文檔2022年文檔管理個人工作自我總結(jié) 在不久前我還苦于不知這方面的工作總結(jié)怎么寫，但經(jīng)過一番具體的思索，我理清了思路。在這里，我們對如何進行文檔管理分三個階段來闡述。 1、生成期文件的管理 生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負責(zé)人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件文件套雜志匣文件柜。 按事由用文件夾對文件進行分類;根據(jù)一件事一個文件套的原則，每個人預(yù)備若干個文件套;按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進行區(qū)分。將文件套收集到輕巧雜志匣中;把文件套整

2、齊地擺放在輕巧雜志匣里并立于桌面上;責(zé)任人外出或離職時，務(wù)必將輕巧雜志匣放到“使用中文件柜”上;用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到干凈美觀并易于分類;由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索;每個人都應(yīng)當(dāng)備有“使用中的輕巧雜志匣”，并在標(biāo)簽處填入人名。將輕巧雜志匣放在文件柜里;將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，便利工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架，檢索、管理都很便利，避開文件私有化。 2、保存期文件的管理 有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立

3、一個“保存中心”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標(biāo)明“作廢日期”，文件保存到期后馬上廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以照舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，假如使用保存型文件夾將會更經(jīng)濟一些。假如把利用率低的保存型文件照舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，鋪張空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟的地方建立“保存中心”。 3、文件的廢棄 保管型文件隨著時間的消逝，其利用價值會降低，假如不準(zhǔn)時清理，就會泛濫成災(zāi)。堅決要扔掉不需要與過期的文件，削減文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)省費用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可根據(jù)一下的方法進行： (1)、按文件進行廢棄; (2)、按文件夾進行廢棄; (3)、按項目進行廢棄; (4)、按顏色進行廢棄。 隨著計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛進展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要留意以下幾個方面。 1、對電子文件要進行分門別類地管理，要進行科學(xué)的分類。通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。 2、對電子文件要定期、準(zhǔn)時的進行備份。以避開由于技術(shù)故障導(dǎo)致的文件丟失。 3、由于