職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)課件

1、2006年9月25日職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)張相波2006年9月25日第一局部第一局部職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)職業(yè)化素養(yǎng)從職業(yè)走向?qū)I(yè)內(nèi)容：內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！引子職業(yè)經(jīng)理人引子職業(yè)經(jīng)理人 職業(yè)經(jīng)理人是以做經(jīng)理為職業(yè)的人？ 誰應(yīng)該成為一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人？ 經(jīng)理人就是基于預(yù)期目標(biāo)，擁有管控資源，組織協(xié)調(diào)人員，執(zhí)行并保證方向，確保達(dá)致目標(biāo)的資本經(jīng)營者。 職業(yè)經(jīng)理人

2、擁有職業(yè)化素養(yǎng)的管理者/經(jīng)營者2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！引子職業(yè)化素養(yǎng)引子職業(yè)化素養(yǎng)什么是職業(yè)化？持續(xù)從事某一具體工作范疇并以此為職業(yè)擁有勝任該工作范疇的所必需的工作素質(zhì)什么是職業(yè)化素養(yǎng)？為了到達(dá)職業(yè)的要求所必須具備的素質(zhì)，即能將工作職責(zé)中所要求的事情做好的素質(zhì)職業(yè)化素質(zhì)包括職業(yè)化精神和職業(yè)化能力兩大局部。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1 1、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始、從重新認(rèn)識(shí)幾個(gè)概念開始 企業(yè)/公司 工作/工作場所 職務(wù) 客戶 效勞 職業(yè)規(guī)劃2/25/2022（c）張相

3、波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.1 1.1 什么是企業(yè)什么是企業(yè)企業(yè)是為了達(dá)成經(jīng)營性目的而組合成的寫作組織。 企業(yè)組織由“工作分配業(yè)務(wù)和“工作執(zhí)行人構(gòu)成。 企業(yè)的根本任務(wù)是創(chuàng)造顧客和創(chuàng)新。一個(gè)好的企業(yè)，應(yīng)該是： 個(gè)人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的磨合趨同，企業(yè)開展和人才開展協(xié)調(diào) 組織內(nèi)的每一個(gè)人都由衷地抱著協(xié)調(diào)合作的意愿與精神。 組織內(nèi)的每一個(gè)人的意見、想法都享有正確地傳達(dá)、協(xié)調(diào)與受尊重的權(quán)利。報(bào)告系統(tǒng)明確、工作分配清楚合理、人盡其才。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.2 1.2 什么是工作什么是工作 職業(yè)成長的時(shí)

4、機(jī) 發(fā)揮個(gè)性、能力獲得認(rèn)同 是一種謀生手段，用以獲得生活費(fèi) 是一定的社會(huì)角色，建立維護(hù)人際關(guān)系 通過競爭和合作實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值 生活的重要內(nèi)容 工作的成果可以改變你的生活2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.3 1.3 什么是職務(wù)什么是職務(wù) 了解你的職務(wù)職責(zé)權(quán)力職位 了解你的前后手、上下級(jí)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.4 1.4 客戶是誰？客戶是誰？客戶是：客戶是：為你的工作成果買單的人！為你的工作成果買單的人！ 承受你的工作結(jié)果的人！承受你的工作結(jié)果的人！他的要求是你努力工作的

5、目的！他的要求是你努力工作的目的！公司里最重要的人！公司里最重要的人！不靠我們而活，而我們卻少不了的人！不靠我們而活，而我們卻少不了的人！客戶不是：客戶不是：不是打攪你工作的討厭鬼！不是打攪你工作的討厭鬼！不是你辯論的對(duì)象不是你辯論的對(duì)象一時(shí)口快之時(shí)，也是失去他們的時(shí)刻一時(shí)口快之時(shí)，也是失去他們的時(shí)刻不是任你忽悠的傻瓜！不是任你忽悠的傻瓜！2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！思考思考 誰是你的客戶？2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.5 1.5 客戶效勞客戶效勞 什么是效勞？ 廣義的

6、就是人與人的交往 狹義的是指對(duì)客戶的需求的實(shí)現(xiàn) 建立新的概念 對(duì)內(nèi)效勞、對(duì)外的效勞 當(dāng)產(chǎn)品沒有差異的時(shí)候，就只有人的差異 對(duì)外效勞中，顧客的眼中沒有個(gè)人的概念，只有集體 對(duì)內(nèi)客戶效勞往往不被重視或以內(nèi)部規(guī)定的名義變形2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.6 1.6 職業(yè)規(guī)劃職業(yè)規(guī)劃什么是職業(yè)規(guī)劃？什么是職業(yè)規(guī)劃？結(jié)合個(gè)人特質(zhì)、開展機(jī)遇、各種內(nèi)外條件，設(shè)定個(gè)人的中長期職業(yè)開展目標(biāo)并為結(jié)合個(gè)人特質(zhì)、開展機(jī)遇、各種內(nèi)外條件，設(shè)定個(gè)人的中長期職業(yè)開展目標(biāo)并為之所做出的全部有效努力。之所做出的全部有效努力。職業(yè)規(guī)劃是你職業(yè)化的第一步職業(yè)規(guī)劃是你職業(yè)

7、化的第一步關(guān)于職業(yè)規(guī)劃的提示關(guān)于職業(yè)規(guī)劃的提示 知識(shí)的準(zhǔn)備是最充分的準(zhǔn)備、素質(zhì)的培養(yǎng)是最根本的培養(yǎng)、能力的提高是最有知識(shí)的準(zhǔn)備是最充分的準(zhǔn)備、素質(zhì)的培養(yǎng)是最根本的培養(yǎng)、能力的提高是最有用的提高用的提高企業(yè)要求的是用適宜的時(shí)間、適宜的本錢、適宜的人物、適宜的價(jià)錢來完成適宜企業(yè)要求的是用適宜的時(shí)間、適宜的本錢、適宜的人物、適宜的價(jià)錢來完成適宜質(zhì)量的事情。必須根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的要求加強(qiáng)你的職業(yè)能力建設(shè)。質(zhì)量的事情。必須根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的要求加強(qiáng)你的職業(yè)能力建設(shè)。和行業(yè)開展趨勢結(jié)合的職業(yè)規(guī)劃是最容易實(shí)現(xiàn)的職業(yè)設(shè)計(jì)。和行業(yè)開展趨勢結(jié)合的職業(yè)規(guī)劃是最容易實(shí)現(xiàn)的職業(yè)設(shè)計(jì)。2/25/2022（c）張相波，）張相波

8、，2006止于至善-No top，No stop！2 2、首先要有職業(yè)化的態(tài)度、首先要有職業(yè)化的態(tài)度積極樂觀的人生態(tài)度主動(dòng)負(fù)責(zé)的敬業(yè)心態(tài)客戶為尊的效勞心態(tài)結(jié)果第一的執(zhí)行心態(tài)協(xié)作并關(guān)愛他人的團(tuán)隊(duì)精神謙虛學(xué)習(xí)和持續(xù)開展的進(jìn)取心態(tài)正確對(duì)待工作和生活的心態(tài)老實(shí)和正直的道德品質(zhì)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3 3、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力、職業(yè)化必須具備的職業(yè)能力職業(yè)化能力是職業(yè)化素質(zhì)的一個(gè)組成局部，是職業(yè)人必須具備的。包括：溝通能力人際交往能力組織管理能力決策能力自我管理能力2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No t

9、op，No stop！4 4、協(xié)作與溝通、協(xié)作與溝通協(xié)作與溝通是本身就是工作主題協(xié)作與溝通是本身就是工作主題因?yàn)椋浩髽I(yè)的人際關(guān)系，企業(yè)的人際關(guān)系， 就是贏得合作的關(guān)系。就是贏得合作的關(guān)系。 2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！ 從友善開始 自我管理 隨時(shí)站在別人的立場考量事情 主動(dòng)地去關(guān)心別人、幫助別人 贏得合作的談話技巧 用建議代替直言 提問題代替批評(píng) 讓對(duì)方說出期望 訴求共同利益 顧及別人的自尊 4.1 4.1 如何贏得合作的人際關(guān)系如何贏得合作的人際關(guān)系2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No s

10、top！4.2 4.2 管理你的上司管理你的上司 與上司的相處之道： 理解、尊重上司的立場 學(xué)會(huì)向上司報(bào)告 說出你的意見 依上司的要求提供結(jié)果 上司也是普通人 上司也是要管理的 上司是你的資源 上司的時(shí)間和精力是給你搶的 上司的工作目標(biāo)是你的工作目標(biāo)的來源，及時(shí)跟蹤上司的工作目標(biāo)變化是你把握主動(dòng)的根本工作2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！4.3 4.3 管理你的同事管理你的同事 尊重同事的工作 了解對(duì)方的立場并習(xí)慣換位思考 明確告知你的要求 對(duì)所有事情確認(rèn)好結(jié)果和時(shí)間 支持多于要求2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善

11、-No top，No stop！4.4 4.4 管理你的團(tuán)隊(duì)管理你的團(tuán)隊(duì)1 11什么是團(tuán)隊(duì)團(tuán)隊(duì)就是由經(jīng)理和員工組成一個(gè)小組，他們合理利用每一個(gè)成員的技巧與才能，優(yōu)勢互補(bǔ)，一起工作，解決問題，到達(dá)工作目標(biāo)。2團(tuán)隊(duì)的特征：核心人物的存在共同目標(biāo)和共同價(jià)值觀不同角色優(yōu)勢互補(bǔ)、共享與分享融洽的協(xié)作溝通機(jī)制強(qiáng)有力的凝聚力、歸屬感共同的行為標(biāo)準(zhǔn)有效授權(quán)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！行 動(dòng) 表 現(xiàn)尋求階段發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定時(shí)；組員有很高的期望，且有些焦慮；組員必須為自己找一個(gè)角色發(fā)展自己；士氣高但生產(chǎn)力低。探索階段小組目標(biāo)已經(jīng)明確；為支配權(quán)

12、而爭斗；建立小集團(tuán)并競爭；意見不合與個(gè)性沖突；士氣低中等生產(chǎn)力。聯(lián)盟階段貢獻(xiàn)專長以達(dá)到共同目標(biāo)；形成了獨(dú)特的個(gè)性；已建立了彼此的信任，了解各自的優(yōu)缺點(diǎn)；士氣高效率高。4.4 4.4 管理你的團(tuán)隊(duì)管理你的團(tuán)隊(duì)2 23團(tuán)隊(duì)開展的三個(gè)階段2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！4如何達(dá)成團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信任團(tuán)隊(duì)成員互相合作及幫助如果團(tuán)隊(duì)成員意見不一，將互相理解各自觀點(diǎn)達(dá)成共識(shí)團(tuán)隊(duì)成員將問題看作是改變、成長和改善的一個(gè)時(shí)機(jī)團(tuán)隊(duì)成員一起工作達(dá)成共同的目標(biāo)團(tuán)隊(duì)成員自由、坦誠的交換意見，彼此尊重對(duì)方意見所有的團(tuán)隊(duì)成員共同承擔(dān)責(zé)任，視團(tuán)隊(duì)問題為自己問題外在壓力反而使

13、團(tuán)隊(duì)更緊密、變得更強(qiáng)不同成員承擔(dān)不同角色，每人把自己的工作做好，職責(zé)無好壞之分在團(tuán)隊(duì)協(xié)作里，大家集思廣益，制定各種方案，并選擇最正確4.4 4.4 管理你的團(tuán)隊(duì)管理你的團(tuán)隊(duì)3 32/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！4.5 4.5 有效溝通是一切協(xié)作的根底有效溝通是一切協(xié)作的根底 什么是溝通？ 兩個(gè)或者兩個(gè)以上的人，互相通過任何途徑達(dá)至信息傳遞的過程。 溝通的六要素 信息傳送者 信息 表達(dá)方式 信息接收者 反響 跟進(jìn) 2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！4.6 4.6 有效的溝通方式有效的

14、溝通方式1 1有效溝通的要訣推敲意念 - 知己認(rèn)清對(duì)象 - 知彼爭取天時(shí)地利為對(duì)方處境設(shè)想細(xì)心聆聽回應(yīng)取得對(duì)方承諾跟進(jìn)成效 時(shí)刻想到對(duì)外部客戶的影響及時(shí)反響用什么樣的語言溝通不要使用術(shù)語或方言防止使用“但是積極語言從對(duì)方的立場出發(fā)防止將個(gè)人意見權(quán)威化明確性談行為不談個(gè)性學(xué)會(huì)贊美,表達(dá)感謝換一個(gè)說法告訴他們你的要求2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！身體語言比語言更可信身體語言比語言更可信 1.點(diǎn)頭與微笑2.身體前傾3.和對(duì)方目光接觸4.不要雙手抱在胸前 積極的聆聽者積極的聆聽者不但聽對(duì)方講些什么，而且更能體察不但聽對(duì)方講些什么，而且更能體察

15、對(duì)方想說些什么對(duì)方想說些什么不打斷對(duì)方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自不打斷對(duì)方的發(fā)言，在聆聽時(shí)控制自己的主觀意見和想法己的主觀意見和想法能夠切身處地地從對(duì)方的角度出發(fā)，能夠切身處地地從對(duì)方的角度出發(fā)，為對(duì)方著想同理心為對(duì)方著想同理心4.6 4.6 有效的溝通方式有效的溝通方式2 22/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！5 5、職業(yè)化的目標(biāo)、職業(yè)化的目標(biāo)職業(yè)化的目標(biāo)就是:全面客戶滿意Total Customer Satisfaction 全面全面TotalTotal 客戶客戶Customer)Customer) 滿意滿意Satisfaction)Sat

16、isfaction)我們所做的工作最根本的目標(biāo)就是要滿足我們的客戶的需求。我們所做的工作最根本的目標(biāo)就是要滿足我們的客戶的需求。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！外部客戶內(nèi)部客戶事前期待實(shí)際效果不滿不再光顧不合作阻礙事前期待=實(shí)際效果滿意或不確定競爭對(duì)手不確定客戶需求滿足的層次客戶需求滿足的層次2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！6 6、從職業(yè)化到專業(yè)化、從職業(yè)化到專業(yè)化要職業(yè)化，更要專業(yè)化！2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！6.

17、1 6.1 什么是專業(yè)化？什么是專業(yè)化？ 專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn) 應(yīng)有高度的心智活動(dòng)； 具有系統(tǒng)而明確的知識(shí)體系； 受過長期的專業(yè)訓(xùn)練，并不斷在職進(jìn)修； 屬永久性職業(yè)； 適當(dāng)?shù)膶I(yè)自主能力； 以效勞社會(huì)為目的； 能遵守專業(yè)倫理； 組織自治團(tuán)體，選擇組成的成員。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！6.2 6.2 職業(yè)化？專業(yè)化？職業(yè)化？專業(yè)化？ 職業(yè)化只是具備了一個(gè)根本的素質(zhì)和行為標(biāo)準(zhǔn)； 專業(yè)化是在領(lǐng)域內(nèi)建立自己的影響力和自主創(chuàng)新能力，是值得尊敬的人群。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！我們的目標(biāo)

18、：我們的目標(biāo)：職業(yè)人士職業(yè)人士專業(yè)人士專業(yè)人士2/25/20222006年9月25日第二局部第二局部科學(xué)管理和科學(xué)的工科學(xué)管理和科學(xué)的工作方法作方法方法！方法！方法！內(nèi)容：內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！引子引子- -經(jīng)常遇到的問題經(jīng)常遇到的問題 當(dāng)一個(gè)管理單元例如一個(gè)商務(wù)部門的管理長官更換的時(shí)候 新任經(jīng)理沒有任何關(guān)于這個(gè)部門過去的管理記錄和資料 這個(gè)部門的文化或許能夠得到很長一段時(shí)間的延伸； 一些管理方法和流程

19、很難延續(xù) 當(dāng)經(jīng)歷了一段時(shí)間部門管理的時(shí)候 突然發(fā)現(xiàn)沒有什么頭緒； 經(jīng)常會(huì)通過“直覺，“感覺來判斷一些事情； 整天埋頭在處理事情，又好似永遠(yuǎn)做不完，工作越來越?jīng)]效率； 一些策略往往無法有效持續(xù)地執(zhí)行，突然發(fā)現(xiàn)有些事情以前曾經(jīng)做過2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.1 1.1 管理的定義管理的定義 管理：是指同別人一起，或通過別人使活動(dòng)完成得更有效的過程。管理的目的是追求效率和效果資源利用資源利用目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)低消耗高成就手段：效率結(jié)果：效果2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2

20、2 科學(xué)管理的方式科學(xué)管理的方式 從改變自己的思維模式2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.4 2.4 改變思考問題的方式改變思考問題的方式 由下至上的思考方式 由上至下的思考方式發(fā)生問題解決問題形成策略系統(tǒng)思考解決局部問題的思考方式形成長遠(yuǎn)管理體系的思考方式2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.1 2.1 科學(xué)管理的原那么科學(xué)管理的原那么 科學(xué)管理的目標(biāo)：應(yīng)用科學(xué)的方法確定從事一項(xiàng)工作的“最正確方法。 科學(xué)管理的四原那么： 工作方法：對(duì)每一個(gè)要素開發(fā)出科學(xué)的方法，用以替代老的經(jīng)驗(yàn)方

21、法； 合格員工：科學(xué)地挑選職員，并對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)、教育使其快速成長； 有效協(xié)作：與員工衷心合作，保證一切工作按照已經(jīng)形成的科學(xué)原那么辦； 職責(zé)明確：管理者與操作者的工作和職責(zé)劃分根本平衡，管理者把自己比操作者更加勝任的各種工作承攬過來。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.2 2.2 人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理和科學(xué)管理的行為區(qū)別人為管理：我認(rèn)為你按照我的要求來做，沒錯(cuò)這件事就這樣處理把強(qiáng)調(diào)主觀決策空間大不易標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)管理：你看根據(jù)數(shù)據(jù)分析，你覺得應(yīng)該你需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來強(qiáng)調(diào)客觀決策范圍小容易標(biāo)準(zhǔn)2/25/2022（c）張相波，

22、）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.3 2.3 科學(xué)管理在管理職能中的表達(dá)科學(xué)管理在管理職能中的表達(dá) 管理職能方案職能組織職能領(lǐng)導(dǎo)職能控制職能方案確定目標(biāo)指定戰(zhàn)略以及開發(fā)分方案以協(xié)調(diào)活動(dòng)組織決定需要做什么怎么做由誰去做領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)和鼓勵(lì)所有參與者以及解決沖突控制對(duì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控以確保其按方案完成結(jié)果實(shí)現(xiàn)組織實(shí)現(xiàn)組織宣稱的目標(biāo)宣稱的目標(biāo)管理職能模型2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！思考：經(jīng)常問自己的一些問題思考：經(jīng)常問自己的一些問題 你所在的部門有沒有制訂一些制度？ 你是否清楚核心員工過去6個(gè)月的業(yè)績變化和產(chǎn)品組成 你是

23、根據(jù)什么數(shù)據(jù)得出的結(jié)論來為員工制訂目標(biāo)的？ 你不在部門的時(shí)候，你的部門還能夠像往常一樣正常運(yùn)作嗎？ ?如果答復(fù)是否認(rèn)的，你應(yīng)該需要掌握一些科學(xué)的工作方法了。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3 3、科學(xué)的工作方法、科學(xué)的工作方法科學(xué)的工作步驟步驟1 明確您的工作目標(biāo)步驟2 收集事實(shí)資料步驟3 依事實(shí)做判斷步驟4 方案步驟5 執(zhí)行步驟6 檢討 2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.1 3.1 兩種工作目標(biāo)兩種工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)了解二個(gè)類型的工作目標(biāo)達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo)：維持公

24、司營運(yùn)或達(dá)成公司的經(jīng)營目達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo)：維持公司營運(yùn)或達(dá)成公司的經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各個(gè)員工必須完成的目標(biāo)。標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各個(gè)員工必須完成的目標(biāo)。解決問題的工作目標(biāo)：在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的解決問題的工作目標(biāo)：在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距，或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距，或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生。失不再發(fā)生。 我們的工作根本上都是通過眾多后者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)來達(dá)成前我們的工作根本上都是通過眾多后者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)來達(dá)成前者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的。者目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

25、的。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 3.2 科學(xué)工作的根本原那么科學(xué)工作的根本原那么1. 1.永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好2. 2.懂得提升工作效能和效率的方法懂得提升工作效能和效率的方法3. 3.一定在指定的期限完成工作一定在指定的期限完成工作4. 4.工作時(shí)間，集中精神，專心工作工作時(shí)間，集中精神，專心工作5. 5.任何工作都要用心去做任何工作都要用心去做6. 6.要有防止錯(cuò)誤的警惕心要有防止錯(cuò)誤的警惕心7. 7.做好整理整頓做好整理整頓8. 8.秉持工作的改善意識(shí)秉持工作的改善意識(shí)9.

26、9.養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！目標(biāo)管理法目標(biāo)管理法 客觀分析現(xiàn)狀 明確主次目標(biāo) 規(guī)劃具體方案 嚴(yán)格執(zhí)行，適時(shí)調(diào)整 目標(biāo)方案+執(zhí)行 現(xiàn)狀2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！目標(biāo)管理法案例目標(biāo)管理法案例 方法：制定?部門管理規(guī)劃大綱? 工具：使用PPT撰寫 時(shí)間：每月季度進(jìn)行調(diào)整 使用方法： 定期總結(jié)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀； 適時(shí)檢查、調(diào)整、提升明確的工作目標(biāo)； 強(qiáng)有力的執(zhí)行； 詳細(xì)的時(shí)間表。1.現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析2.目標(biāo)設(shè)定：目標(biāo)設(shè)定： 銷售目標(biāo)銷售目標(biāo) 人

27、力資源目標(biāo)人力資源目標(biāo) 客戶效勞目標(biāo)客戶效勞目標(biāo) 團(tuán)隊(duì)層次目標(biāo)團(tuán)隊(duì)層次目標(biāo) 體系化管理目標(biāo)體系化管理目標(biāo) 打造并部門核心競爭力的目標(biāo)打造并部門核心競爭力的目標(biāo)3.執(zhí)行策略執(zhí)行策略2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 3.2 時(shí)間管理時(shí)間管理Getting Thing DoneGetting Thing Done1 11 1為什么時(shí)間總是不夠用？為什么時(shí)間總是不夠用？缺乏時(shí)間管理的意識(shí)缺乏時(shí)間管理的意識(shí)缺乏必要溝通缺乏必要溝通弄不清楚優(yōu)先順序弄不清楚優(yōu)先順序 2 2為什么我的時(shí)間管理老是有問題？為什么我的時(shí)間管理老是有問題？豬八戒踩西瓜

28、皮滑到哪里是哪里豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人“反正時(shí)間還早拖延反正時(shí)間還早拖延 不速之客不速之客會(huì)議病會(huì)議病文件滿桌病文件滿桌病事必躬親事必躬親2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 3.2 時(shí)間管理時(shí)間管理Getting Thing DoneGetting Thing Done2 23 3如何解決問題？如何解決問題？安排專門的時(shí)間來規(guī)劃時(shí)間的利用安排專門的時(shí)間來規(guī)劃時(shí)間的利用要事第一要事第一分清楚優(yōu)先級(jí)別：緊急、不緊急、重要、不重要分清楚優(yōu)先級(jí)別：緊急、不緊急、重要、不重要以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)以終為始

29、以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)以終為始這件事下一步做什么？這件事下一步做什么？學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說“NO“NO！學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客減少冗長的會(huì)議減少冗長的會(huì)議辦公桌上的辦公桌上的“5S“5S運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) 學(xué)會(huì)利用工具學(xué)會(huì)利用工具2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 3.2 時(shí)間管理時(shí)間管理Getting Thing DoneGetting Thing Done3 3時(shí)間矩陣重要不重要緊急危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理不緊急干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許

30、多湊熱鬧的活動(dòng)細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無關(guān)緊要的信件看太多的電視4時(shí)間矩陣時(shí)間矩陣2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2.1 3.2.1 有效的時(shí)間管理方法有效的時(shí)間管理方法 方法：制定“日歷和“任務(wù)表 時(shí)間：每月，每周，每日，隨時(shí) 工具：Outlook ，Excel，紙質(zhì)日歷本，筆記本等，有PDA更佳 使用方法： 根據(jù)每月、每周、每日的工作規(guī)律編制日歷表，隨時(shí)提醒自己工作； 每周整理下周的工作任務(wù)、目標(biāo)制定任務(wù)表； 根據(jù)隨時(shí)發(fā)生的限期工作任務(wù)記錄入任務(wù)表； 規(guī)律性工作列入“日歷表； 突發(fā)或任務(wù)性工作列入“任務(wù)

31、表； 標(biāo)注時(shí)間的緊急、重要程度； 合理調(diào)整安排，以免時(shí)間重疊，提高工作效率，加大工作密度； 可將任務(wù)向上下級(jí)傳遞，增加溝通渠道。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2.2 3.2.2 有效的時(shí)間管理案例有效的時(shí)間管理案例2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.3 PDCA3.3 PDCA循環(huán)法循環(huán)法 在工作程序Plan Do Check Action過程中： Plan即擬訂方案，制訂方案目標(biāo)，制訂方案做法； Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制； Check即確認(rèn)或評(píng)估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距；

32、Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。方案方案Plan執(zhí)行執(zhí)行Do檢查檢查Check修正再執(zhí)行修正再執(zhí)行Action2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.3.1 PDCA3.3.1 PDCA循環(huán)法案例循環(huán)法案例 方法：制定?XX分公司X部月度總結(jié)和方案制度? 工具：使用PPT撰寫 時(shí)間：每月1日前 使用方法： 在工作例會(huì)上陳述過去一個(gè)月的工作成果，規(guī)劃下一個(gè)月的工作目標(biāo)、策略和重點(diǎn)作為與上級(jí)溝通的工具； 讓部門的每一個(gè)成員了解部門的現(xiàn)狀和目標(biāo)作為與下級(jí)溝通的工具； 定期提醒和檢查自己的工作目標(biāo)實(shí)施情況作為個(gè)人目標(biāo)管理的

33、工具； 作為將來部門延續(xù)性管理的記錄珍貴的資料，下一任長官一定喜歡并很尊重你的職業(yè)化。06年x月方案實(shí)施反響06年x月工作報(bào)告06年x月工作方案需要其它部門的支持2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.4 3.4 制定流程制度標(biāo)準(zhǔn)制定流程制度標(biāo)準(zhǔn) 使管理具有延續(xù)性 躲避問題和可能發(fā)生的錯(cuò)誤 不斷修改正的制度才具有生命力 第一階段：有思想形成制度 第二階段：有智慧修正制度 第三階段：有勇氣廢止制度 問題：當(dāng)制定的制度出現(xiàn)執(zhí)行不力或者無法執(zhí)行的時(shí)候怎么辦？2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！

34、3.5 3.5 用數(shù)據(jù)說話用數(shù)據(jù)說話 有效的數(shù)據(jù)采集 針對(duì)性的數(shù)據(jù)分析 善用圖表：趨勢圖、比照?qǐng)D、比例圖、因果圖2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.5.1 3.5.1 用數(shù)據(jù)說話商務(wù)部案例用數(shù)據(jù)說話商務(wù)部案例 方法：用趨勢圖分析員工成長曲線，產(chǎn)品比例圖等等 時(shí)間：定期 工具：Excel，PowerPoint 使用方法： 根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析員工銷售業(yè)績和客戶資料分析； 數(shù)據(jù)要真實(shí)有效； 針對(duì)數(shù)據(jù)與商務(wù)代表直接溝通，讓商務(wù)自己通過數(shù)據(jù)，了解自己的過去的缺乏和問題，合理制定目標(biāo)引導(dǎo)式，強(qiáng)調(diào)客觀； 懂得排除干擾； 較易進(jìn)行分層管理。2/25/2022

35、（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.5.2 3.5.2 用數(shù)據(jù)說話案例用數(shù)據(jù)說話案例2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.5.3 3.5.3 用數(shù)據(jù)說話案例用數(shù)據(jù)說話案例2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！用數(shù)據(jù)說話案例用數(shù)據(jù)說話案例 方法：制定外出登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 時(shí)間：隨時(shí) 工具：紙質(zhì)表格 使用方法： 每日如實(shí)登記出勤數(shù)據(jù)； 制定統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的比例參數(shù)：如：見老客戶比例、洽談內(nèi)容的比例、每日外出拜訪客戶數(shù)量的比例出勤日期拜訪客戶名稱客戶電話拜訪

36、次數(shù)新/老客戶洽談內(nèi)容出勤人具體時(shí)間備注2006.04.03天龍科技876543212次新網(wǎng)站邱從嬌14:452/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.6 3.6 善用輔助工具善用輔助工具 辦公軟件： Excel：用于數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、記錄 活靈活現(xiàn)的PowerPoint：用于方案、培訓(xùn)、統(tǒng)計(jì)分析 條理有序的Outlook：用于郵件管理、時(shí)間管理、提醒2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.7 3.7 系統(tǒng)化工作環(huán)境系統(tǒng)化工作環(huán)境 定期整理辦公環(huán)境 養(yǎng)成良好的文件管理習(xí)慣建立合理的文件分類夾

37、關(guān)注重要的文件夾定期整理自己的文件，包括刪除、更新、分類2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！課程總結(jié)課程總結(jié) 通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)高效率高效果； 科學(xué)管理能夠使管理更加具有延續(xù)性； 形成由上至下的思維模式； 充分將科學(xué)管理融入到管理的每個(gè)職能當(dāng)中； 懂得采用各種科學(xué)管理的輔助工具； 真正具有價(jià)值的是：通過改變思維模式，不斷地系統(tǒng)化自己的科學(xué)管理策略！ 了解、學(xué)習(xí)、實(shí)踐、調(diào)整2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域科學(xué)管理的權(quán)力區(qū)域：權(quán)力分類權(quán)力強(qiáng)度影響力職位權(quán)

38、極強(qiáng)最弱制度權(quán)稍強(qiáng)稍弱科學(xué)管理的范疇專業(yè)權(quán)稍弱稍強(qiáng)科學(xué)管理的范疇典范權(quán)最弱最強(qiáng)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！科學(xué)管理不是全能科學(xué)管理不是全能 科學(xué)與哲學(xué)的關(guān)系： 當(dāng)然科學(xué)管理是無法代表管理的全部，我們需要更多的人文關(guān)心。在管理學(xué)的分支派系中由此衍生了與科學(xué)管理相輔相成的各種管理理論，例如： 執(zhí)行力 企業(yè)文化管理 高效團(tuán)隊(duì)管理 戰(zhàn)略與核心競爭力 建立科學(xué)管理的的思維模式，充分采用科學(xué)管理的工作方法，同時(shí)需要選擇“自己的管理方式。2/25/20222006年9月25日第三局部第三局部專業(yè)的辦公應(yīng)用管理專業(yè)的辦公應(yīng)用管理工具提高生產(chǎn)力內(nèi)容：

39、內(nèi)容：一、職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)二、科學(xué)管理與科學(xué)的工作方法二、專業(yè)化的辦公應(yīng)用管理職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)職業(yè)經(jīng)理人的職業(yè)化素養(yǎng)系列培訓(xùn)（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！引言引言 為什么要專業(yè)化的辦公管理？ 面對(duì)日益增加的事務(wù)性工作、大量周期性報(bào)告、報(bào)表和各種臨時(shí)突發(fā)的事件，我們必須有條不紊。 需要及時(shí)匯報(bào)匯報(bào) 對(duì)於別人的工作要求，并需有所回應(yīng) 必須隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)專項(xiàng)進(jìn)度 了解在要求、意見或決策背后的考量點(diǎn)是什么? 需要明白地呈現(xiàn)呈現(xiàn) 需要建立統(tǒng)一統(tǒng)一的溝通標(biāo)準(zhǔn) 需要把握每一個(gè)細(xì)節(jié)細(xì)節(jié)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No

40、 top，No stop！提綱提綱 一、電子文案管理標(biāo)準(zhǔn) 二、郵件管理標(biāo)準(zhǔn) 三、Outlook使用標(biāo)準(zhǔn) 四、善用PowerPoint 五、其他一些技巧2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！一、電子文案管理標(biāo)準(zhǔn)一、電子文案管理標(biāo)準(zhǔn) 計(jì)算機(jī)的根本管理 目錄管理 文件命名標(biāo)準(zhǔn) 文件的撰寫標(biāo)準(zhǔn)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.1 1.1 計(jì)算機(jī)的根本管理計(jì)算機(jī)的根本管理 計(jì)算機(jī)平安： 重要崗位的電腦必須設(shè)定開機(jī)密碼并定期修改； 密碼應(yīng)有一定復(fù)雜性，切勿為生日、姓名、 等； 新系統(tǒng)安裝所有補(bǔ)丁

41、和殺毒軟件，重要電腦需要安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻； 不可隨意共享工作文件，定期檢查網(wǎng)絡(luò)共享狀況； 磁盤管理： C盤通常為操作系統(tǒng)，請(qǐng)勿存放工作文檔； 合理劃分磁盤，辦公文檔應(yīng)該與個(gè)人文檔分開存放； 例：D盤為工作文件，E盤為臨時(shí)或個(gè)人文件； 資料備份： 定期將重要文件備份，周期為一個(gè)月； 可以刻錄光盤或者拷貝至另一臺(tái)計(jì)算機(jī)； 備份資料主要為：郵件、重要數(shù)據(jù)報(bào)表、通訊記錄等 軟件管理： 不可安裝任何與工作無關(guān)的軟件、游戲； 定期檢查計(jì)算機(jī)的軟件，及時(shí)刪除無用軟件，提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度； 登陸一些網(wǎng)站，請(qǐng)勿安裝其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、網(wǎng)絡(luò)后門、木馬、僵尸網(wǎng)絡(luò)軟件等風(fēng)險(xiǎn)； 定期更新每周一次操作系統(tǒng)

42、的平安補(bǔ)丁，升級(jí)防病毒軟件的免疫數(shù)據(jù)。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.2 1.2 目錄管理目錄管理科學(xué)的目錄管理是可以大大提高工作效率的！目錄分類的原那么：便于查找；主次清楚；目錄分類的大體層次：總部文件分公司文件部門文件目錄分類技巧：頂級(jí)目錄不可太多；常用文件應(yīng)減少目錄層次，提高工作效率；長期備查文件可增加目錄層次，簡化目錄數(shù)量；科學(xué)的目錄管理是便于工作委托和交接的！科學(xué)的目錄管理是便于工作委托和交接的！存檔文件工作文檔個(gè)人文檔2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.2 1.2

43、 目錄管理例子目錄管理例子C盤請(qǐng)勿存儲(chǔ)任何工作文件 頂級(jí)目錄盡量簡單明了 個(gè)人文件與工作文件分開 主次目錄分明，便于查找2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.2 1.2 目錄管理例子目錄管理例子 長期不使用文件可以統(tǒng)一存放，減少目錄層次 常用文件集中存放，便于快速查找 按業(yè)務(wù)功能清晰劃分文件存檔的經(jīng)驗(yàn)：文件存檔的經(jīng)驗(yàn)：1、過期工程文件、重要過程文件和草、過期工程文件、重要過程文件和草稿在工程完成時(shí)存檔；稿在工程完成時(shí)存檔；2、定稿后一般只作查詢而日常較少用、定稿后一般只作查詢而日常較少用到的文件，如制度到的文件，如制度3、參考文件有存檔價(jià)

44、值的定期存檔、參考文件有存檔價(jià)值的定期存檔4、存檔文件一般直接放在我的文檔文、存檔文件一般直接放在我的文檔文件夾內(nèi)或者工程文件夾內(nèi)，每月整理件夾內(nèi)或者工程文件夾內(nèi)，每月整理存檔一次；存檔一次；5、要舍得刪除文件、要舍得刪除文件2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.3 1.3 文件命名標(biāo)準(zhǔn)文件命名標(biāo)準(zhǔn) 通過文件命名就能夠發(fā)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)化程度和大局觀 文件命名原那么： 針對(duì)閱讀對(duì)象和范圍； 文件命名的完整性； 文檔的時(shí)效性； 盡量簡短明了； 科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的文件命名： 企業(yè)標(biāo)示：重要文件請(qǐng)加上公司名稱特別是對(duì)外的文件 發(fā)文范圍閱讀范圍： 針對(duì)上級(jí)的

45、：請(qǐng)加上“*分公司，“*部門 針對(duì)同級(jí)其他部門的：請(qǐng)加上“XX部 針對(duì)個(gè)人的：請(qǐng)加上“XXX 文件時(shí)效版本管理法： 具有時(shí)效性的文件：請(qǐng)加上“20XX年，“XX月，“XX日 文件的有效性：請(qǐng)加上：“草案，“討論稿 文件類型：區(qū)分制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法、規(guī)定、通知、公告、申請(qǐng)、報(bào)告、紀(jì)要等2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.3 1.3 文件命名標(biāo)準(zhǔn)文件命名標(biāo)準(zhǔn) 不標(biāo)準(zhǔn)的例子：命名五花八門！百花齊放！大量使用文件夾文件凌亂缺乏整理2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.3 1.3 文件命名標(biāo)準(zhǔn)

46、文件命名標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)注意和防止以下不標(biāo)準(zhǔn)的命名方式：在重要的文件或者對(duì)外的文件前綴才參加公司名，根據(jù)實(shí)際使用情況才考慮參加公司名，防止文件名稱過長；通常的分公司、部門內(nèi)部使用的制度和文件，前綴參加“分公司或“*部 ；針對(duì)或者涉及與部門相關(guān)的文件，請(qǐng)?jiān)诜止厩熬Y后參加“XX部，請(qǐng)勿省略“部正式發(fā)文制度請(qǐng)參加發(fā)文號(hào)；如果文件存在時(shí)效性和版本變更的可能，請(qǐng)根據(jù)周期參加“20XX年，“XX月，“XX日；通常情況下，正式的格式為：2006年07月01日；請(qǐng)勿使用“06年，“06-03，“0312等格式除非特別約定；對(duì)于短期時(shí)效性文件、通知、討論或者樣稿，或者不確定發(fā)文范圍，可以用“關(guān)于XXX的討論，“關(guān)于XX

47、X的處理方法，“關(guān)于XXX的申請(qǐng)文件打包時(shí)不要使用太多的文件夾，一個(gè)工程的多個(gè)文件應(yīng)該確立一個(gè)主文件，并給附件按序號(hào)命名2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.3 1.3 文件命名標(biāo)準(zhǔn)文件命名標(biāo)準(zhǔn)一些例子：制度：?HH-HH1 分公司高層例會(huì)溝通管理規(guī)定?呈批件：?呈批件-東莞分公司發(fā)放周薪的申請(qǐng)?通報(bào)：?關(guān)于對(duì)XX部XX違規(guī)操作的處理通報(bào)?公告：?關(guān)于春節(jié)放假安排的通告?通知：?關(guān)于*的任免通知?日常文件：?*部06年1月份工作總結(jié)和2月份工作方案.xls?2006年10月市場銷售方案草稿?2006年9月商務(wù)系

48、統(tǒng)例會(huì)總結(jié)報(bào)告?正確的文件命名例如2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.4 1.4 文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)文件撰寫標(biāo)準(zhǔn) 誰會(huì)讀這些文件檔案? 是否需要背景說明? 或在前面做重點(diǎn)結(jié)論? 注意格式細(xì)節(jié)及可閱讀性 標(biāo)題、段落、字級(jí)、行距、版面編排 邏輯、順序 電子文件或打印文本 防止錯(cuò)字、數(shù)據(jù)資料的錯(cuò)誤 特別是數(shù)字，請(qǐng)重復(fù)檢查，并注意單位一致2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.4 1.4 文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)文件撰寫標(biāo)準(zhǔn) 采用何種的文件類型： 新工程、討論稿、方案可用PPT； 正式報(bào)告、申請(qǐng)請(qǐng)用DOC；

49、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、流水作業(yè)可用XLS； 對(duì)外發(fā)文根據(jù)保密情況可采用PDF； 附件、圖片的處理要得當(dāng)，需要單獨(dú)使用的可以獨(dú)立成文，否那么一般應(yīng)合并至正文。 填寫“文檔摘要點(diǎn)擊文件-屬性； 主題、段落、簽名、日期、頁碼完備； 清晰統(tǒng)一的字體字號(hào)分類，慎用顏色； 適當(dāng)?shù)膱D表說明； 相關(guān)的文檔和附件文件完備； 文檔的易用性和可讀性。 使用文件版本而不是多個(gè)文件來保存文件變更 使用批注和審閱來更改別人的文檔以便核對(duì)和修改2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.4 1.4 文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)文件撰寫標(biāo)準(zhǔn) ( (錯(cuò)誤案例錯(cuò)誤案例) ) 文件名不完整不規(guī)范 缺

50、少文檔主題 標(biāo)題不突出 段落層次不清晰 無簽名日期2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！1.4 1.4 文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)文件撰寫標(biāo)準(zhǔn) 調(diào)整后調(diào)整后 文件名完整規(guī)范文檔主題明確 標(biāo)題突出 段落層次清晰 簽名日期完整2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！二、郵件管理標(biāo)準(zhǔn)二、郵件管理標(biāo)準(zhǔn) 郵件目錄管理 撰寫郵件的標(biāo)準(zhǔn) 郵件簽名標(biāo)準(zhǔn)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.1 2.1 郵件目錄管理郵件目錄管理類似文件目錄管理 建議個(gè)人郵件與工作郵件分開

51、 保持收件箱常空，一旦處理完畢立即存檔或者刪除 郵件科學(xué)分類 建議使用outlook，并善于搜索文件夾歷史和不常用郵件請(qǐng)定期清理保存多用搜索，提高效率2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.2 2.2 撰寫郵件的標(biāo)準(zhǔn)撰寫郵件的標(biāo)準(zhǔn) 使用收件人姓名，盡量不要使用郵件地址，學(xué)會(huì)使用地址簿并設(shè)置好郵件地址顯示名稱 使用收件人列表和郵件組，不要一次給太多人發(fā)送或抄送 寄件者是誰? 請(qǐng)?jiān)O(shè)定好你的寄件者名稱及簽名檔，友好的發(fā)件人顯示名稱 主題不要空白，要讓收件人看到主題就可以決定是否需要立即查看正文 盡量用公司的郵件地址，而非個(gè)人賬號(hào)收發(fā)公事的郵件，非

52、有必要時(shí)，設(shè)置公司郵件為回復(fù)地址 盡量不要寄檔案太大的附檔，更不要忘了發(fā)送附件 善用bcc功能：搞清楚什么人要抄送、什么人要密送，搞清楚抄送和主送人的關(guān)系 信件以一個(gè)有禮貌的問候開始 正文要將事情原委說清楚，明確要求對(duì)方處理的事項(xiàng)，一般應(yīng)保存轉(zhuǎn)發(fā)郵件的正文2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.2 2.2 撰寫郵件的標(biāo)準(zhǔn)撰寫郵件的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)你用word或excel直接編輯轉(zhuǎn)換成郵件時(shí)，請(qǐng)注意格式防止使用過多的顏色和字體給多人說明問題時(shí)，可分別列出事項(xiàng)對(duì)外的郵件算是商業(yè)的正式文件，不宜使用可愛的信緘、底圖或表情符號(hào)郵件可做為書面的證據(jù)，內(nèi)容簽涉談

53、判或權(quán)利義務(wù)時(shí)的寫法要小心謹(jǐn)慎使用簡捷的郵件簽名使用郵件回執(zhí)功能，而盡量不要在非休假時(shí)間使用自動(dòng)回復(fù)功能，一般使用已讀回執(zhí)即可，重要文件應(yīng)要求已讀回執(zhí)2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！2.3 2.3 郵件簽名例如郵件簽名例如商務(wù)版較為正式的張相波深圳市匯海科技開發(fā)深圳市深南中路統(tǒng)建大廈2棟10樓 +86 755 83658570 Skype ID: winhi-zjb 私人版私人用途或者較為隨便的張相波2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！三、三、OutlookOutlook使用標(biāo)準(zhǔn)使用

54、標(biāo)準(zhǔn) Outlook的功能概述 日歷的使用技巧 任務(wù)的使用技巧 協(xié)同辦公的使用技巧 郵件的管理技巧2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.1 Outlook3.1 Outlook功能概述功能概述Outlook整合了郵件管理、聯(lián)系人管理、時(shí)間管理和任務(wù)管理等常用的辦公管理軟件，一體化的平臺(tái)，日常管理工作更加方便有序； 同一平臺(tái)，工作便捷； 定期提醒，不會(huì)遺漏重要工作； 協(xié)同辦公，能夠使直線任務(wù)提高效率； 結(jié)合PDA，移動(dòng)辦公能夠隨時(shí)隨地。2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 Outl

55、ook3.2 Outlook日歷使用技巧日歷使用技巧 什么時(shí)候應(yīng)該用日歷？周期性的工作：必須出席的例會(huì)、工作報(bào)表提交等；到期必須執(zhí)行的工作：約定的會(huì)議、約會(huì)、拜訪客戶、面試、出差、長假等、約定致電、到期付款日等；重要的紀(jì)念日：生日、周年紀(jì)念日；需要監(jiān)督下屬或其他部門的工作；有明確的發(fā)生截至?xí)r間的事務(wù)使用日歷來提醒和管理2/25/20222006年9月25日月歷的使用（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 Outlook3.2 Outlook日歷使用技巧日歷使用技巧 建立一個(gè)新日歷： 點(diǎn)擊 ，或者雙擊 約會(huì)日； 必須輸入內(nèi)容：主題、時(shí)間； 推薦輸入內(nèi)容：地

56、點(diǎn)、標(biāo)簽用作分類、時(shí)間顯示為、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容； 主題和地點(diǎn)約會(huì)時(shí)間，注意區(qū)分全天還是時(shí)段分類標(biāo)簽設(shè)定提前提醒時(shí)間判斷沖突相關(guān)內(nèi)容：加入約會(huì)說明，要求和相關(guān)注意事項(xiàng)填寫聯(lián)系人和分類便于檢索2/25/20222006年9月25日日歷的周、工作周和日歷的周、工作周和天的應(yīng)用天的應(yīng)用周視圖工作周視圖日視圖（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.2 Outlook3.2 Outlook日歷使用技巧日歷使用技巧周期的設(shè)定：點(diǎn)擊 進(jìn)入“重復(fù)周期設(shè)定界面；根據(jù)需要設(shè)定年、月、周、日等循環(huán)周期；生成循環(huán)周期：2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-

57、No top，No stop！3.2 Outlook3.2 Outlook日歷使用技巧日歷使用技巧一些技巧：使用分類顏色，方便區(qū)分事件的類型；根據(jù)約會(huì)需要，可能需要提早準(zhǔn)備資料，可以設(shè)定提早提醒的時(shí)間；添加中國節(jié)假日和農(nóng)歷節(jié)氣：點(diǎn)擊工具 選項(xiàng) 日歷選項(xiàng) 點(diǎn)擊添加假日 ；2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.3 Outlook3.3 Outlook任務(wù)使用技巧任務(wù)使用技巧 什么時(shí)候應(yīng)該用任務(wù)？ 遠(yuǎn)期方案的工作，尚未確定具體執(zhí)行時(shí)間； 一個(gè)好點(diǎn)子，或者未確定能夠保證實(shí)施、完成的任務(wù)，想法； 非周期性的工作； 突發(fā)性的、臨時(shí)性的工作； 不確定完

58、成時(shí)間或需要多步完成的事項(xiàng)可使用任務(wù)來管理2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.3 Outlook3.3 Outlook任務(wù)使用技巧任務(wù)使用技巧 添加一個(gè)新任務(wù)：點(diǎn)擊 ；必須輸入內(nèi)容：主題、開始日期和截止日期；推薦輸入內(nèi)容：優(yōu)先級(jí)、狀態(tài)、提前提醒時(shí)間、事件內(nèi)容； 可提前提醒您設(shè)定優(yōu)先級(jí)提醒項(xiàng)目的重要性；設(shè)定狀態(tài)標(biāo)示進(jìn)度開始時(shí)間和截止時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定及時(shí)提醒任務(wù)主題明確相關(guān)內(nèi)容：可根據(jù)需要輸入相關(guān)輔助或說明信息2/25/20222006年9月25日各種任務(wù)視圖的應(yīng)用各種任務(wù)視圖的應(yīng)用當(dāng)前任務(wù)視圖詳細(xì)列表視圖隨后7天視圖過期任務(wù)視圖任務(wù)分

59、配視圖按負(fù)責(zé)人視圖任務(wù)時(shí)序視圖（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.4 Outlook3.4 Outlook協(xié)同辦公技巧協(xié)同辦公技巧原理：其實(shí)Outlook的協(xié)同辦公是通過郵件進(jìn)行的協(xié)同辦公的優(yōu)勢“科學(xué)回報(bào)：建立更有效的信息溝通渠道；使反響能更加及時(shí)和反響信息更加全面完成完整閉環(huán)的信息流；使工作信息能夠有電子記錄；讓我們建立協(xié)同辦公的概念讓我們建立協(xié)同辦公的概念2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.4 Outlook3.4 Outlook日歷協(xié)同原理日歷協(xié)同原理發(fā)起人Outlook平臺(tái)發(fā)起約會(huì)收到接受人確認(rèn)信息系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送接受人Outlook平臺(tái)收到約會(huì)邀請(qǐng)自動(dòng)保存在Outlook系統(tǒng)自動(dòng)通過郵件發(fā)送確認(rèn)接受2/25/2022（c）張相波，）張相波，2006止于至善-No top，No stop！3.4 Outlook3.4 Outlook協(xié)同辦公技巧協(xié)同辦公技巧 何時(shí)需要日歷協(xié)同工作？ 周期性的工作、指定時(shí)間的工作，需要其他部門參與或協(xié)助的，如：每周的公司例會(huì) 建立共享日歷的流程： 由約會(huì)發(fā)起人建立新約會(huì)； 點(diǎn)擊“邀請(qǐng)與會(huì)者； 選擇或輸入被邀請(qǐng)者郵箱； 收到別人發(fā)送的日歷