實用ERP系統(tǒng)操作流程及崗位責任管理制度

1、北人股份單張紙分公司企業(yè)資源計劃系統(tǒng)作業(yè)流程及崗位責任管理制度北人股份單張紙分公司企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（以下簡稱BRERP）涉及到技術工藝、財務、生產物流、三包銷售、采購供應等方面，為保證BRERP系統(tǒng)運行規(guī)范、有序，確保BRERP系統(tǒng)各模塊的正常運行、高效運作，特制定本制度。第一章 總 則 第一條 為確保BRERP系統(tǒng)的正常運行，有效地保護和利用信息技術資源，最大程度地防范技術風險，保障某信息建設的順利進行，根據(jù)中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例等有關法律、法規(guī)，結合單張紙公司實際情況，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱BRERP系統(tǒng)，是指BRERP系統(tǒng)所覆蓋的管理和使用單位、使用人、計算機

2、及其相關的和配套的設備、設施（含網(wǎng)絡）構成的，按照一定的應用目標和規(guī)則對信息進行采集、加工、存儲、傳輸、檢索等處理的信息系統(tǒng)。 第三條 BRERP系統(tǒng)的安全保護，應當保障BRERP系統(tǒng)相關聯(lián)的使用單位、使用人、計算機及其相關的和配套的設備、設施（含網(wǎng)絡）的安全，保障BRERP系統(tǒng)運行環(huán)境的安全，保障BRERP系統(tǒng)信息的安全，保障BRERP系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮，以使BRERP系統(tǒng)的安全運行。 第四條 BRERP系統(tǒng)管理小組主要職責是：（一）監(jiān)督、檢查、指導BRERP系統(tǒng)的安全保護工作；（二）防范、查處危害BRERP系統(tǒng)安全的事件；（三）負責用戶權限的安全管理和審批登記工作；（四）負責流程的管理和流

3、程更改的審批登記工作；（五）負責BRERP系統(tǒng)管理和安全保護的其他職責。 第五條 任何單位和個人不得利用BRERP系統(tǒng)從事危害國家安全和某生產經(jīng)營的活動。 第六條 北人股份公司中管理和使用BRERP系統(tǒng)的單位、個人及相關其它機構，適用本辦法。第七條 BRERP各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，納入公司KPI目標考核體系。第八條 我司BRERP系統(tǒng)分為：項目數(shù)據(jù)管理、主生產計劃管理、物料需求計劃管理、車間任務管理、車間作業(yè)管理、庫存管理、成本管理、物料編碼管理、采購管理、信息管理、人事管理、系統(tǒng)管理八大主要模塊，每個模塊對應一個主管部門，為該模塊總負責人。根據(jù)系統(tǒng)職能的設置，對各模塊最終用戶職責進行

4、界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門關鍵用戶數(shù)據(jù)輸入員數(shù)據(jù)審核員項目數(shù)據(jù)管理技術工藝部技術工藝部經(jīng)理技術部主管設計、工藝員數(shù)據(jù)維護員技術工藝部負責人主生產計劃管理生產制造部生產制造部主生產計劃員生管部主管副經(jīng)理物料需求計劃管理物料需求計劃員車間任務管理生產部責調度員生管部主管副經(jīng)理車間作業(yè)管理車間外協(xié)調度員票據(jù)錄入員庫存管理生產制造部物流中心主任庫房數(shù)據(jù)管理員物流中心業(yè)務主管成本管理財務部財務部經(jīng)理總賬管理員財務部主管成本管理員價格核算員 采購價格管理員應付管理員系統(tǒng)管理計算機中心技術中心主任ERP軟件工程師計算機中心主管第九條  BRERP項目應用小組由各模塊部門數(shù)據(jù)輸入

5、及審核人員、經(jīng)理、BRERP系統(tǒng)工程師及公司領導層組成，對整個BRERP項目的實施負總責。第十條  各部門經(jīng)理是本模塊的部門負責人，負責聯(lián)絡BRERP系統(tǒng)工程師解決本模塊應用過程中的與系統(tǒng)有關的所有問題。第十一條  各部門主管必須結合本部門情況組織制定出本模塊操作規(guī)范，說明本模塊主要業(yè)務流程、各流程操作步驟、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第十二條   BRERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關聯(lián)性，BRERP系統(tǒng)各崗位人員都同

6、時是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質疑，確保數(shù)據(jù)正確。所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；第十三條  BRERP系統(tǒng)各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯誤的，所造成的后果由本人承當。第十四條 BRERP系統(tǒng)各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊站點，同時避免賬號被

7、他人使用。如因此而造成數(shù)據(jù)錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。第十五條 BRERP系統(tǒng)各級相關人員，均應嚴格遵守本規(guī)則各項規(guī)定。第二章 崗位說明第十六條 項目數(shù)據(jù)管理模塊（技術工藝部）（一）技術部主管主要職責：1、 負責制定物料編碼規(guī)則、物料數(shù)據(jù)相關重要屬性的設置總體方案；2、 審核并簽字確認本模塊所有作為BRERP系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎文件，包括物料編碼文件、物料數(shù)據(jù)文件、BOM文件、單位換算系統(tǒng)文件等；3、 負責制定、完善物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的修改增加操作流程，編寫流程圖，并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行，包括物料編碼的增加處理流程、換算系數(shù)的改變處理流程、新舊材料的更替處理流程、新舊產品

8、BOM處理流程等；4、 對于物料數(shù)據(jù)表中的物料屬性（自制1、外購4）、缺省庫房、財務科目、提前期、生產類型、生產工藝路線、檢驗方案方式等部分以及物料BOM表中損耗率、工序屬性部分，負責聯(lián)系或指導最終用戶聯(lián)系各相關部門提供其相關數(shù)據(jù)完成設置；5、 分配、指導、監(jiān)督物料系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員的工作，檢查物料數(shù)據(jù)和物料清單數(shù)據(jù)的正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時指導糾正；（二）、設計、工藝員1、 負責制定或者提供物料代碼（件號）、單位換算文件、BOM層次設置方案和工藝路線、生產損耗，并提供給系統(tǒng)設置數(shù)據(jù)管理員執(zhí)行；2、 負責在有新產品、新材料或須修改數(shù)據(jù)時，必須在一個工作日內收集數(shù)據(jù)并提供給系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員輸入、修改數(shù)據(jù)；

9、（三）、數(shù)據(jù)維護員主要職責：1、 負責依據(jù)設計、工藝員簽發(fā)的物料編碼文件，部門主管簽發(fā)的物料數(shù)據(jù)重要屬性的設置方案，以及其他用戶確認的物料數(shù)據(jù)文件，輸入、修改系統(tǒng)各項物料數(shù)據(jù)及其屬性，并保證錄入無誤；2、 負責依據(jù)設計、工藝員簽發(fā)的單位換算系統(tǒng)文件輸入、修改各項物料不同單位間的換算系數(shù)；3、 不能隨意改變各項物料數(shù)據(jù)、物料屬性以及換算系數(shù)；4、 保證數(shù)據(jù)的及時性、準確性，當有新的編碼以及換算系統(tǒng)改變時，及時通知各相關部門；5、 當收到其它部門的物料數(shù)據(jù)錯誤置疑通知（郵件、書面）后，應在提出置疑部門要求的時間內查清情況，如確有錯誤，應及時糾正，如無誤，應通知各部門，并說明情況；6、 負責根據(jù)設計

10、、工藝員提供的設計和工藝路線文件。調整物料清單，及依據(jù)生產部提供的資料設置原材料、半成品的物料替代； 7、 保證物料BOM與實際工藝清單的一致性，在收到清單或工藝修改書面通知后，及時修改物料清單并以系統(tǒng)中改變后的物料清單簽字確認后發(fā)放到生產部和庫房等相關部門；8、 負責根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供員簽發(fā)的工藝路線流程文件，輸入、更新工作中心、設備、工藝路線、工序等工藝數(shù)據(jù)；9、 新產品的完整設計數(shù)據(jù)獲得后，必須在四個小時內完成錄入確認工作；簡明工作流程：1、收到技術工藝通知單錄入ERP系統(tǒng)本人檢查確認反饋給數(shù)主責設計、工藝員。2、主責設計、工藝人員必須提供物料信息包括：物料代碼、物料名稱、詳細的物料規(guī)格、

11、物料屬性、物料所屬庫房、自制件來源、提前期、物料的生產類型、物料的工藝路線等。3、主責設計提供的物料BOM單必須結構完整，最底層子項物料必須為外購件，自制件物料必須有一層或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.內容包括：版本號、子項物料單位用量、損耗率、物料替代等。4、數(shù)據(jù)維護員對主責設計、工藝人員對數(shù)據(jù)提供員提供的數(shù)據(jù)有監(jiān)督職能，因資料提供不完整，無法進行數(shù)據(jù)維護，有權拒收文件，否則出現(xiàn)問題后果自負。 第十七條 主生產計劃管理、物料需求計劃管理（生產制造部）（一）、主生產計劃員主要職責：1、負責計劃運算方案、計劃展望期等計劃基礎數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設定；2、負責檢查計劃物料BOM、關鍵物料清單

12、的完整性、準確性；3、負責依據(jù)部門經(jīng)理簽發(fā)的生產計劃、產品生產的優(yōu)先順序、物料庫存情況制定合理的需求清單，并在當天通知相關部門；4、負責定期運行MRP物料需求運算，可以每五個工作日進行一次，計算前應檢查物料BOM是否有遺漏或錯誤的，如發(fā)現(xiàn)問題必須馬上向技術工藝部、待數(shù)據(jù)正確無誤后在進行MRP運算；5、計劃有變動時，及時調整并維護、重運行MRP物料需求計劃，并將調整結果向下游用戶作正式的文字通知；6、當收到下游采購外協(xié)部、車間生產任務管理員反饋的運算單據(jù)錯誤質疑通知后，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協(xié)助解決；（二）、物料需求計劃員 主要職責：1、 根據(jù)計劃計算MRP生成的生

13、產任務單，負責對任務單調整及完善,在確定無誤后下達生產任務單；2、 當天生成的生產任務單必須當天內完成下達，跟蹤生產任務單執(zhí)行情況明細；3、 負責下達生產任務單自動生成的生產投料單的維護、審核、；4、 發(fā)現(xiàn)上游MRP生成的生產任務單有錯誤或疑問的，生產任務管理員有義務向其相關人員提出，并要求在限期內配合解決5、 因產品BOM錯誤不完整或不存在導致無法生成正確的生產投料單，必須通知技術工藝部在一個小時內立即更新；基本工作流程：a) 每個工作日檢查零件計劃對應物料BOM是否正確，然后對其作MRP運算調整審核生成的零件計劃清單通知采購外協(xié)部、生產車間；b) 檢查生成的生產任務單調整并下達生產任務單維

14、護審核生產物料單通知生產部門執(zhí)行；第十八條 車間任務管理、車間作業(yè)管理（采購部）（一）、生產部責調度員主要職責：1、 審核并簽字確認作業(yè)模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的資源清單、生產工序、工作中心，工藝流程文件等基礎數(shù)據(jù)；2、 負責制定、完善基礎數(shù)據(jù)增加修改處理流程、工序計劃流程，編寫、發(fā)布、更新流程；3、 傳送經(jīng)物料需求計劃管理員確認的生產任務單至生產車間工序派工單，監(jiān)督執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)錯誤及時與計劃部溝通，共同解決指導糾正；（二）、車間、外協(xié)調度員主要職責：1、 負責根據(jù)生產管理部門簽發(fā)的生產任務單進行工序排程；2、 根據(jù)成品入庫交接單輸入產品入庫數(shù)量，報告完成生產任務單，完成系統(tǒng)產品入庫；3、

15、以上操作應及時進行、準確，不能因自身的延誤影響產品庫存、產品入庫；4、 定時對比車間實際庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤及時報告部門主管，必要時申請庫存事務盤點處理；5、 在執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)物料清單、物料編碼、庫房、庫存等有問題時應及時上報部門主管，或及時通知相關部門；6、 每天及時校對材料領用數(shù)量、成品入庫數(shù)量、工序派工單執(zhí)行進度情況，如發(fā)現(xiàn)錯誤應及時找出原因記錄備案，并及時糾正。（三）票據(jù)錄入員1、每天及時收取由調度員、外協(xié)員收取的各種外協(xié)工票、車間工票、廢品紅票2、核對工序派工單執(zhí)行進度情況，如發(fā)現(xiàn)錯誤應及時找出原因并反饋調度員、外協(xié)員。第十九條 庫存管理模塊（物流中心）（一）、物流中心主管主要

16、職責：1、 負責制定庫房編碼、庫存調整原則、庫存事務處理權限分配表；2、 負責制定、完善倉儲數(shù)據(jù)增加修改流程，出入庫控制流程，庫存事務處理流程，庫房盤點流程，庫存數(shù)據(jù)分析管理規(guī)則，編寫、發(fā)布、更新流程圖；3、 審核并簽字確認本模塊所有作為系統(tǒng)輸入依據(jù)的基礎文件，包括庫房資料、庫存調整原因、庫存事務處理權限文件等；4、 確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本； 5、 負責分配、指導、監(jiān)督倉儲數(shù)據(jù)管理員的工作，確保庫存數(shù)據(jù)的準確、確保出入庫控制的及時性和準確性；（二）、庫房數(shù)據(jù)管理員主要職責：1、根據(jù)物流主任簽發(fā)的庫房資料文件，輸入、更新系統(tǒng)庫房基礎數(shù)據(jù)，當庫房基礎數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，應及時通知各相

17、關部門；2、在接到各種經(jīng)過確認的入出庫單據(jù)后，當天輸入系統(tǒng)，并確認審核、保存一聯(lián)單據(jù)交財務部；3、在接到經(jīng)生產或其他使用部門簽字確認的入出庫單、退料單后，當日輸入完成（藍字、紅字）；4、接到生產管理部門簽發(fā)的出庫通知單后，一個小時內輸入系統(tǒng)，并確認審核不能因延誤影響銷售出庫；5、如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正；6、所有操作須在接到通知后半日內執(zhí)行，不能影響各項出入庫業(yè)務，造成公司經(jīng)濟損失，以上各項操作要謹慎，否則會影響系統(tǒng)各項庫存的準確性7、如發(fā)現(xiàn)倉儲基礎數(shù)據(jù)不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向部門主管反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步

18、造成下層結果錯誤。8、負責每月月初核對實際庫存與系統(tǒng)庫存，發(fā)現(xiàn)錯誤應根據(jù)庫存歷史數(shù)據(jù)管理員提供的上月庫存歷史數(shù)據(jù)和庫管員提供的庫房進出資料，找出原因記錄備案并報告部門主管；9、依據(jù)各個物料的盤點周期，庫房管理員定期對各庫房進行盤點，庫房數(shù)據(jù)管理員在遵照系統(tǒng)盤點作業(yè)流程盤點前審核所有倉存單據(jù)備份帳存數(shù)據(jù)，打印盤點表交庫管員進行物料盤點；第二十條 成本管理模塊 （財務部）（一）、總賬管理員財務部主管主要職責：1、 負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、 檢查每日事務處理，并將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、 結算會計期間，打印資產負債表、損益表等財務報表；4、 指導其他崗位的日

19、常操作，檢查錯誤日志，和IT部相關人員解決問題；5、 提出財務管理報表規(guī)劃；6、 就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；（三）、成本控制員主要職責：1、 制定公司成本核算管理制度；2、 維護成本核算要素，如系統(tǒng)價格，生產成本，費用歸集方案；3、 及時過帳生產事務處理并檢查集成結果；4、 及時就生產結果中出現(xiàn)的異常情況提出意見并跟進解決過程；5、 指導公司報廢物料過程及在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸集。（四）、采購價格管理員主要職責：1、 負責審核采購訂單的價格，并維護系統(tǒng)物料采購單價；2、 及時跟進采購員和收貨部門處理已收貨的記錄；3、 每月至少一次檢查系統(tǒng)中收

20、貨金額是否已被正確過帳至財務事務處理；4、 月結時跟進采購員和收貨部門出具已處理的收貨單、未處理但已收貨的收貨單報告；5、 及時檢查收貨記錄處理后數(shù)據(jù)集成的正確性，及時錄入已處理的收貨記錄對應的進項稅暫估；6、 檢查對各供應商應付賬余額，確保能反映真實的往來。（五）、應收賬款管理員主要職責：1、 負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時通知銷售訂單處理員，并指導糾正；2、 及時打印銷售發(fā)票，間隔期不超過1天；3、 及時處理已交貨的銷售訂單；4、 過賬集成銷售數(shù)據(jù)至財務子系統(tǒng)；5、 及時處理應收賬款：根據(jù)客戶匯款，輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發(fā)票，不能因自己的延誤造成銷售訂單被凍

21、結；發(fā)票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；6、 每日對帳并存檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決、糾正；7、 如發(fā)現(xiàn)財務基礎數(shù)據(jù)不正確或有疑問，應及時通知財務數(shù)據(jù)管理員，如沒有得到解決，應書面向項目組反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。第二十一條 系統(tǒng)管理（一）、BRERP系統(tǒng)工程師主要職責：1、 負責系統(tǒng)權限分配；2、 負責系統(tǒng)日常管理、維護和備份3、 負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題；4、 協(xié)助其它部門主管制定各種方案、制度；5、 負責協(xié)調公司內部資源，控制項目進度，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；6、 根據(jù)管理需要進行系統(tǒng)二次開發(fā)；第三章 危機預防及應急處理辦法第二十二條 數(shù)

22、據(jù)備份：必須定期進行相關數(shù)據(jù)備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數(shù)據(jù)的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。第二十三條 定期檢查服務器等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理；同時通過對關鍵部件采用冗余技術，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行及數(shù)據(jù)安全；第二十四條 在發(fā)生系統(tǒng)故障或突發(fā)事件發(fā)生時，計算機中心必須在第一時間把相關情況向上級匯報并通知各有關部門采取措施降低由此造成的影響和損失；計算機中心必須根據(jù)當時具體情況制定計劃盡快恢復系統(tǒng)運行。第二十五條 各相關職能部門在收到計算機中心故障或突發(fā)事件通知后，必須組織本部門相關人員就有關事項做出安排，手工解決與系統(tǒng)有關單據(jù)處理，待系統(tǒng)恢復正常運行后將手工單據(jù)重新輸入到系統(tǒng)；第二十六