人事檔案管理制度及相關表格

1、LOO上海中技樁業(yè)股有限司文件關于XXXX人事檔案管理的通知各公司：為規(guī)范 XXXXA事檔案管理，保證人事資料的完整性與準確性，現(xiàn)將有關 事項通知如下：一、電子檔案管理1. 電子信息錄入：檔案管理員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實習人員）當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個星期之內全部錄入EASA事系統(tǒng)。2.電子信息更新： 員工個人信息發(fā)生變動時， 需及時對其電子信息進行 更新。二、紙質資料管理（一）收集檔案管理員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收集齊全后須及時整理歸檔。（二）整理1. 人事檔案

2、分類人事檔案紙質資料大致分為基本檔案資料、 其他檔案資料、離職檔案資料 三XXXX【人】字（2012）第23號簽發(fā)人：XXX大類；其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料， 離職檔案資 料是員工離職時需要辦理的資料。（1）基本檔案資料1管理人員基本檔案資料主要包括：實習期資料（校園招聘大學生）、入 職基本資料、試用期資料、轉正資料、證件（書）資料共五類；員工基本檔案資料主要包括：入職基本資料、試用期資料 、轉正資料、證 件（書）資料共四類；（ 2）其他檔案資料1其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料， 這部 分檔案資料會根據(jù)實際情況定期或不定期的更新。2其他檔案資料分

3、類累積類資料： 是指不可用新版替代舊版的其他檔案資料， 這一類資料需要 累積存入人事檔案中；更新類資料： 是指可用新版替代舊版的其他檔案資料， 這一類資料僅需用 新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出，新版存入）。3管理人員其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）總結資料、 管理干部履歷表及干部直系家屬工作情況登記表、 任免類文件、 調動交接資料 共四類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議、廉潔協(xié)議 資料、體檢資料共兩類。員工其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）資料、調動交接資 料兩類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議資料、廉潔 協(xié)議資料、體檢資

4、料兩類。（ 3）離職檔案資料 離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。三、檔案組卷、存放規(guī)定1有條件的單位應當設立專用的檔案室， 辦公條件不足以設立檔案室的， 應當設立專用的鐵質檔案柜。 檔案存入箱柜時排列要系統(tǒng)， 重要檔案要專柜存 放。2每位員工的人事資料使用人事檔案袋，檔案袋一面貼上基本檔案目 錄并注明檔案內的資料，必要時可統(tǒng)一使用（長）32cm （寬）6cmK（高）22cm 的檔案盒存儲檔案。3檔案盒背側應當貼有統(tǒng)一的檔案名稱及檔案號。4檔案盒內首頁應當設置檔案索引表。5根據(jù)制度有關檔案分類的規(guī)定，設置檔案盒。檔案子類別、文件 數(shù)量較多的情況下，應當設立檔案分類分文

5、件夾。6歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報告紙、擬稿紙書寫，一律使用碳素 墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆或鉛筆。五、管理原則1行政人事部設立檔案管理員，對人事檔案進行統(tǒng)一管理，原則上管理 人員檔案資料終身保存，生產(chǎn)工人檔案至少保留兩年；2員工調離原公司時，原公司檔案管理員需對其檔案資料進行檢查，并 抽出檔案資料中的勞動合同資料存于原公司。員工調出時還需與原公司簽訂 勞動合同補充條款一式兩份：一份存入檔案資料里一起郵寄至調入公司， 一份由原公司連同其合同資料一起保存；3未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。1. 應聘人員登記表2. 員工入職申請表（管理）3. 員工入職申請表（普工）4. 背景調查表5

6、. 與原單位解除勞動關系證明書6. 入職培訓記錄表（管理）7. 入職培訓記錄表（普工）8. 勞動合同簽收單9. 勞動合同簽收一覽表10. 員工轉正審批表11. 培訓學分分錄表12. 外部培訓申請表13. 培訓協(xié)議14外部培訓報告15. 管理干部履歷表16. 內部調動審批表17 .勞動合同補充條款18. 工作移交清單19. 管理人員離職審批表20. 生產(chǎn)員工離職審批表21 .解除勞動關系確認書22. 檔案管理信息表貼檔案袋用23. 管理人員人事檔案目錄24. 生產(chǎn)人員人事檔案目錄XXXX 殳份有限公司總經(jīng)理：二0二年八月二十五日主題詞：規(guī)范人事檔案通知抄 報：區(qū)域總經(jīng)理 事業(yè)部（副）總經(jīng)理 行政

7、人事總監(jiān)抄 送：事業(yè)部人事（副）經(jīng)理XXXX 股份有限公司華北區(qū)域2012 年 8 月 25 日印發(fā)001應聘登記表申請職位:_姓名性別出生 年月婚否相片政治面貌學歷籍貫民族所學專業(yè)身高體重技術職稱電話號碼身份證號身份證住址現(xiàn)居住地愛好及特長家 庭成員（若有親屬在本公司工作請說明）親屬姓名關系年齡工作單位、職務、通訊住址聯(lián)系電話教育背景（從最高學歷填起）就讀時間就讀學校所學專業(yè)有否證書證明人及聯(lián)系方式年 月至年 月年 月至年 月年 月至年 月工作記錄（從最近工作填起）工作時間曾服務單位職位薪金證明人聯(lián)系電話年月至年月年 月至年 月年 月至年 月薪資要求及其它：備注：我確認以上所填內容全部真實可

8、信，如有虛假愿承擔重新核定、解聘和賠償轉正后一個月全部薪資的后果。并同意貴公司對我 的個人資料進行查詢；本人愿意遵守公司的一切規(guī)章制度；另本人對以上所填寫信息已確認，后期若有變更將及時告知公司進行調整， 否則給公司及個人帶來的后果本人自愿承擔一切責任。申請人簽名： 日期：應聘評估請面試官根據(jù)應聘人員的個人情況在相應的分數(shù)欄上打，然后將總分相加，作為應聘者評價的主要依據(jù)應聘者姓名應聘崗位原崗位畢業(yè)院校學歷專業(yè)年齡參加工作時間戶口所在地項目5 5 分4 4 分3 3 分2 2 分1 1 分學歷匹配專業(yè)匹配專業(yè)技能匹配領導能力匹配管理能力匹配溝通能力語言表達能力承壓能力個人要求與公司期 望匹配程度應

9、聘者總得分初試評價可入職日期家庭情況可能存在的問題及其它意見：應聘者綜合評價：簽 字：（招聘負責人、行政人事部負責人意見、部門負責人意見） 日 期：面試結論根據(jù)應聘人員的情況，認為他適合擔任口一職暫不考慮002-管理人員入職申請表公司聲明：這是我公司入職程序的一個重要組成部分，您所填寫的詳盡信息與可能形成的勞動關系事宜完全相關，請您如實、詳細填報。個人資料（由個人填寫）基本 信息姓名性別民族籍貫相片岀生日期年月日身份證號學歷專業(yè)婚姻狀況政治面貌戶口性質現(xiàn)住地址身份證地址家庭電話移動電話緊急聯(lián)絡人關系聯(lián)絡地址聯(lián)絡電話社保、證件信息社保參保種類資格證書（職業(yè)資格證書、特種行業(yè)特種作業(yè)資格證書）個人

10、情況調查是否有親屬在本單位或關聯(lián)公司工作是否與其他企業(yè)簽訂保密、競業(yè)限制協(xié)議社 會關系（含集團內及關聯(lián)公司）姓名關系年齡工作單位、職務聯(lián)系電話主要家庭成員姓名年齡與本人關所在單位聯(lián)系電話教育經(jīng)歷（從最高學歷填起）起止時間學校名稱專業(yè)學歷證明人及電話至至至至主要工作經(jīng)歷（從最高工作填起）起止時間單位名稱職務薪資證明人及電話至至至至自我簡述承諾：我確認以上所填內容全部真實可信，如有虛假愿承擔重新核定、解聘和賠償轉正后一個月全部薪資的后果。并同意 貴公司對我的個人資料進行查詢；本人愿意遵守公司的一切規(guī)章制度；另本人對以上所填寫信息已確認，后期若有變更將及時告知公司進行調整，否則給公司及個人帶來的后果

11、本人自愿承擔一切責任。填表人簽名：填表日期：.錄用情況（由人力資源部填寫）部門i-Lr亠岡位職級報到日期聘用形式試用期合同期限薪資試用期津貼福利保險基數(shù)：公積金基數(shù)：轉正廠其他廠公司規(guī)定廠其他其他說明（其它福利補貼）：行政人事部意見：用人部門意見：區(qū)域/ /事業(yè)部總經(jīng)理意見:注：1 1、經(jīng)理級及以上職級員工由事業(yè)部總經(jīng)理、區(qū)域總經(jīng)理批準，報總部行政中心；2 2、主管級（含主管）以下員工由事業(yè)部總經(jīng)理批準，報區(qū)域行政人事部備案。003-員工入職申請表（普工）員工編號姓名性別出生年月婚否相片政治面貌學歷籍貫民族所學專業(yè)戶口體重身份證號身份證住址聯(lián)系電話現(xiàn)住址緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系人地址及電話教 育 背

12、景就讀時間就讀學校所學專業(yè)有無證書/ /證明人年 月至年 月年 月至年 月工 作 經(jīng)歷工作時間曾工作單位職務/ /薪金證明人及聯(lián)系方式年 月至年 月年 月至年 月年 月至年 月家 庭 成員姓名性別年齡關系現(xiàn)在何單位任職或居住及聯(lián)系電話工作地點期望薪資可上班時間個人要求及意愿：備注：本人所填以上資料真實無訛，如有虛假、虛報，本人愿承擔一切責任，并同意貴公司對我的個人資料進行查詢；本人愿意遵守公 司的一切規(guī)章制度；我確認以上所填內容全部真實可信，如有虛假愿承擔重新核定、解聘和賠償轉正后一個月。申請人簽名：日期：以下由公司填寫安排車間班組/ /工種入廠日期生產(chǎn)部意見經(jīng)理：行政人事部意見經(jīng)理：總經(jīng)理意

13、見004-員工背景調查表被調查人應聘職位調查時間工作經(jīng)歷調查 1 1公司名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式1 1、我想證實女士 / /先生提供的信息，他正在申請到我公司工作，他曾經(jīng)在貴公司任職過嗎？職位是什么？2 2、他離職的主要原因是什么？3 3、他在工作期間內表現(xiàn)如何？4 4、在工作期間內與同事和上司關系如何？有過相關獎懲嗎？5 5、工作期間薪資、福利？工作經(jīng)歷調查 2 2公司名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式1 1、我想證實女士 / /先生提供的信息，他正在申請到我公司工作，他曾經(jīng)在貴公司任職過嗎？職位是什么？2 2、他離職的主要原因是什么？3 3、他在工作期間內表現(xiàn)如何?4 4、在工作期間內與同事和上司關系如何？有過

14、相關獎懲嗎?5 5、工作期間薪資、福利?證件核實畢業(yè)證屬實不屬實學位證屬實不屬實身份證屬實不屬實職稱證屬實不屬實職業(yè)資格證屬實不屬實其他調查人員：年月日005-解除勞動關系說明書XXXX 有限公司：本人在進入公司前，經(jīng)過友好協(xié)商已與原單位_ .依法解除勞動關系，工作交接完畢，不涉及行業(yè)競業(yè)保密協(xié)議，允許自由擇業(yè)。如與原單位發(fā)生勞動、經(jīng)濟等糾紛，本人愿 承擔全部責任。特此說明二0二年某月某日006-入職培訓記錄表（管理人員）部門：姓名：職務：入職時間:公司級培訓內容時間具體時間培訓內容主講新員工培訓確認簽名公司簡介（重點在本區(qū)域、事業(yè) 部）企業(yè)文化XX 重點規(guī)章制度講解入職生活指南產(chǎn)品基本知識及

15、工藝流程0A 辦公系統(tǒng)應用部門培訓內容（*月*日-*-*月*日）部門基本掌握內容骨口. 序號培訓內容主講新員工培訓確認簽名1部門組織架構及功能2崗位職責及崗位描述3三級授權體系4本部門制度及關聯(lián)制度講解其它新員工培訓建議：007-入職培訓記錄表（普工人員）部門：姓名：職務：入職時間:公司級培訓內容時間具體時間培訓內容主講新員工 培訓確認簽 名公司簡介（重點在本區(qū)域、事業(yè)部）企業(yè)文化 中技重點規(guī)章制度講解入職生活指南安全意識產(chǎn)品基本知識及工藝流程部門培訓內容（*月*日-*-*月*日）血組號亠予容內訓培工g員確名新訓車間培訓內容12全安間車34班組培訓內容1宀簾2程規(guī)作操全安位崗3145新員工培訓

16、建議:008-勞動合同簽收單檔案編號部門姓名勞動合同期限簽收人簽 名簽收日期單位經(jīng)辦 人備注起止勞動合同簽收單檔案編號部門姓名勞動合同期限簽收人簽 名簽收日期單位經(jīng)辦 人備注起止勞動合同簽收單檔案編號部門姓名勞動合同期限簽收人簽 名簽收日期單位經(jīng)辦 人備注起止勞動合同簽收單檔案編號部門姓名勞動合同期限簽收人簽 名簽收日期單位經(jīng)辦 人備注起止009-勞動合同簽收一覽表序號部門姓名檔案編號勞動合同期限（起止時間）簽收人簽收日期備注010-員工轉正審批表姓名性 另y入職時間部門職務轉正時間個人述職簽名： 申請時間：本人愿意在任職期間嚴格遵守公司的相關制度、規(guī)定。部門主管評定部門領導意見行政人事部意見

17、區(qū)域/事業(yè)部總經(jīng)理意見011-培訓學分分錄表姓名部門職務入職日期培訓學分分錄序號培訓內容講師授課方式培訓時間學分備注本年度合計總學分：綜合評價：文教部：012-外部培訓申請表申請人部門職務培訓機構培訓地點培訓課題培訓時間申請原因講師簡介主要培訓內容培訓費用 預算培訓費交通費住宿費其它部門預算部門意見文教部意見區(qū)域/ /事業(yè)部總經(jīng)理013-培訓協(xié)議書甲方：乙方：甲方對乙方進行培訓的相關事宜，就雙方之間的權利與義務，經(jīng)協(xié)商一致，雙方本著平等、自愿的原則, 簽訂如下協(xié)議：、培訓內容:二、 培訓期限：自 _ 年_ 月_ 日起至_ 年_ 月_ 日止。三、 培訓費用：總計： _ （大寫），以培訓結束后實際

18、發(fā)生費用為準。四、 培訓地點：_五、 乙方保證在培訓期間努力學習，取得優(yōu)異成績，保證拿到_ 證書），獲得此結業(yè)證書方可以報銷。六、 由參加培訓所產(chǎn)生的的費用（包括學費、雜費）由全部由公司承擔。七、 乙方參加培訓期間按正常岀勤處理，不影響工資福利待遇的發(fā)放。八、 乙方參加培訓成績考試不合格者，如有補考，補考費用自理，如補考成績再不合格且拿不到該課程頒發(fā) 的證書者，乙方應賠償甲方所有的培訓費用。九、 乙方培訓學習結束后一個星期內，需要向公司上交此次培訓心得報告，并把所學成果由公司安排集中向 公司進行講授。十、服務期：1.1.服務期限簽訂原則：按公司 _執(zhí)行。2.2. 個人的培訓費用確定原則：培訓結

19、束后所發(fā)生的費用總額除以參加培訓的所有人數(shù)。3.3. 培訓完畢后，乙方須為甲方服務 _ 年（大寫）。自 _ 年_月_日 至年_ 月 _日止。如甲方與乙方已簽訂的勞動合同中的勞動期限短于本服務期的，則該勞動合同中的勞動期限自動延長至服務期滿。培訓結束后乙方需把相關證書復印件至甲方備檔。十一、違約責任1.1. 如乙方在服務期內被甲方辭退，？則乙方不用承擔培訓費用。2.2. 如乙方在服務期內自愿離職，則乙方應賠償 _ （大寫）違約金 。3.3.如乙方在服務期內自愿離職，乙方須補償甲方培訓費用（補償額 = =公司支付的培訓費用/ /規(guī)定繼續(xù)服務月份* *（規(guī)定繼續(xù)服務月份一已服務月份）。如乙方未付費擅

20、自離職，甲方依照法律程序追究乙方責任，由此產(chǎn)生的一切后果由乙方負責。十二、？此協(xié)議作為甲方與乙方已簽訂的勞動合同的附件，自雙方簽字后開始生效。十三、？此協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。甲方（蓋章）：? ? ?乙方簽名：簽訂日期：？年 月 日簽訂日期：？? ?？年？月？日014-外出培訓報告1培訓名稱參訓人員1式方訓培間時訓培占小地訓培構機訓培簡參加外出培訓的員工值得訕培出外培訓相關資料管理干部履歷表基本 信息姓名性別民族籍貫相片岀生日期年月日身份證號學歷專業(yè)政治面貌婚姻狀況戶口性質現(xiàn)住地址職稱移動電話緊急聯(lián)絡人及聯(lián)系方式個人情況調查主要社會關系（直系親屬工作情況）姓名關系年齡工作單位、職務聯(lián)系

21、電話入職前主要工作經(jīng)歷（從最近工作填起）起止時間工作單位職務薪資聯(lián)系電話年月至年月年月至年月年月至年月集團內部情況（從入職公司填起）起止時間工作單位職務薪資聯(lián)系電話年月至年月年月至年月年月至年月備注：我確認以上所填內容全部真實可信，本人對以上所填寫信息已確認，后期若有變更將及時告知公司進行調整， 否則給公司及個人帶來的后果本人自愿承擔一切責任。簽名：日期：016-內部調動審批表姓名性別學歷入職時間現(xiàn)工作單位原部門原職務調入單位調入部門調入職務截止年月日，該員工本月出勤天。本 部 門考勤員：丿意、見（工作交接情況）經(jīng)理/ /總監(jiān)：（有無借款報銷等）財主辦會計務部經(jīng)理/ /財務總監(jiān)：信息部（0A0

22、A、EASEAS、ERPERP 等賬號是否轉移）信息管理員：（飯卡、宿舍、有無物品損壞等）后勤主管（電腦、辦公桌椅等）行政主管:1 1、工資結算情況：天x元/ /天= =元：行 政 人 事部補貼：元：罰款：元：社保:元：公積金：元：個稅：元：合計：元。2 2、自月份起，停止購買社保與公積金。3 3、人事檔案4 4、勞動關系（勞動合同補充條款）人事主管經(jīng)理/ /行政人事總監(jiān)：總經(jīng)理意見：017-勞動合同補充條款根據(jù)中華人民共和國勞動法、中華人民共和國勞動合同法及其他相關勞動法律、法規(guī)，甲、乙雙方在平等自愿的基礎上，就雙方之間勞動合同關系的有關事宜，經(jīng)友好協(xié)商達成一致，現(xiàn)簽訂_ 勞動合同（原簽訂的合同編號或名稱）補充條款。乙方承諾本補充條款為其真實的意思表示。1 1 經(jīng)雙方協(xié)商，乙方愿意服從甲方調動，從 _