EXCEL實(shí)現(xiàn)票據(jù)憑證套打高效化

1、.EXCEL實(shí)現(xiàn)票據(jù)套打高效化金融電子化高度發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)原始憑證的手工填制越來(lái)越顯得蹩足。手工憑證不僅難以實(shí)現(xiàn)整齊化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，而且填制麻煩，差錯(cuò)率高，因此各級(jí)行要求開(kāi)發(fā)原始憑證打印系統(tǒng)的呼聲不斷。人民銀行醴陵支行順應(yīng)業(yè)務(wù)需求，利用EXCEL技術(shù)成功設(shè)計(jì)出原始憑證套打系統(tǒng)，并將其應(yīng)用于業(yè)務(wù)實(shí)踐中不斷檢驗(yàn)、測(cè)試，不斷完善、更新，有效地促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作高效化。為了將憑證套打系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到金融系統(tǒng)各部門(mén)，有效促進(jìn)金融電子化發(fā)展，筆者特將其實(shí)現(xiàn)方法及功能特點(diǎn)介紹如下：一、 利用圖像處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)憑證打印的精準(zhǔn)化。筆者通過(guò)利用掃描儀將常用原始憑證掃描成圖像文件，用圖像處理軟件進(jìn)行優(yōu)化處理，再

2、將其應(yīng)用為EXCEL的背景（如下圖），最后進(jìn)行顯示比率、頁(yè)邊距的適當(dāng)調(diào)整及打印區(qū)域設(shè)置的方法，實(shí)現(xiàn)了將原始憑證要素在規(guī)定位置的精確打印。采取這種方法，套打憑證時(shí)只會(huì)打印所需要素，數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)不會(huì)打印出來(lái)，EXCEL背景也不會(huì)在原始憑證上已存在的文字表格再重復(fù)打印出來(lái)。二、利用EXCEL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，使憑證要素管理規(guī)范化。在填制原始憑證時(shí)，工作人員對(duì)收付款人名稱、摘要等要素的填寫(xiě)存在很大的隨意性，難以把握要素的準(zhǔn)確、完整性。憑證套打系統(tǒng)充分使用EXCEL的數(shù)據(jù)庫(kù)功能，在EXCEL中專門(mén)設(shè)計(jì)了一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)錄入工作表（見(jiàn)下圖），操作人員只需將所需的帳號(hào)、戶名、開(kāi)戶銀行、摘要及摘要代碼等要素進(jìn)行規(guī)范化，直接

3、錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，然后在套打工作表中根據(jù)提示錄入基本要素，系統(tǒng)將自動(dòng)生成所需表格，這樣就不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且憑證處理也更加整齊、規(guī)范。三、通過(guò)設(shè)置要素錄入?yún)^(qū)，使要素錄入便利化。筆者通過(guò)設(shè)計(jì)要素錄入專區(qū)，將原始數(shù)據(jù)錄入集中到一個(gè)指定位置，然后讓系統(tǒng)自動(dòng)讀取。這樣，操作員只需根據(jù)系統(tǒng)提示錄入一個(gè)回車確認(rèn)一個(gè)，一氣呵成的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入工作，成功規(guī)避了邊錄入邊移動(dòng)鼠標(biāo)的麻煩，而且由于有錄入提示，也最大限度的減少了錄入的差錯(cuò)率。四、利用EXCEL函數(shù)運(yùn)算功能，使數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化。在開(kāi)發(fā)憑證套打系統(tǒng)之前，筆者曾在某銀行看到他們使用word字處理軟件進(jìn)行憑證的打印，往往同一個(gè)數(shù)據(jù)要重復(fù)錄入多次，套

4、填表格時(shí)要一位一位邊移動(dòng)光標(biāo)邊錄入，更費(fèi)勁的是每次都要手工錄入大寫(xiě)數(shù)字，而且一旦原始數(shù)據(jù)有錯(cuò)，則所有錄入都要重新修改。這不但嚴(yán)重影響工作效率，而且極容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性，直接影響數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。筆者充分利用EXCEL的條件函數(shù)，將表格按位填寫(xiě)數(shù)據(jù)用公式自動(dòng)運(yùn)算，并對(duì)小寫(xiě)數(shù)字進(jìn)行大寫(xiě)自動(dòng)轉(zhuǎn)換，利用數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)功能，按錄入要素到數(shù)據(jù)庫(kù)工作表中自動(dòng)查找定位，然后將運(yùn)算結(jié)果自動(dòng)填寫(xiě)在所需位置。這樣，不僅免除了工作人員手工錄入的麻煩，而且數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化為數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。五、利用EXCEL的表格加密保護(hù)功能，確保系統(tǒng)的安全性。用戶在表格中錄入信息時(shí)，難免會(huì)因?yàn)檎`操作而改動(dòng)表格結(jié)構(gòu)，修改

5、損壞運(yùn)算公式，從而破壞系統(tǒng)。利用EXCEL的表格加密保護(hù)功能，可限定用戶在指定單元格按規(guī)定操作，從而確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。筆者將要素錄入?yún)^(qū)外的所有單元格進(jìn)行鎖定、隱藏設(shè)置，然后用密碼進(jìn)行工作表的保護(hù)。（見(jiàn)下圖）通過(guò)加密保護(hù)的憑證套打系統(tǒng)，操作人員可放心使用，不必?fù)?dān)心系統(tǒng)故障，更重要的運(yùn)算公式被加密隱藏后，非授權(quán)用戶便無(wú)法查看公式了，這不僅保護(hù)了開(kāi)發(fā)者的版權(quán)，更可防止非授權(quán)用戶的惡意修改，系統(tǒng)的安全性得到了切實(shí)保障。六、通過(guò)建立幫助信息工作表，使系統(tǒng)使用更具人性化。為方便操作者能迅速熟練的使用本系統(tǒng)，筆者將系統(tǒng)需求、設(shè)置要求、注意事項(xiàng)歸納到幫助信息工作表，讀者能方便、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解本系統(tǒng)的操作規(guī)則

6、，從而減少工作中的盲目性，達(dá)到工作高效化。通過(guò)設(shè)立技術(shù)支持熱線的方式，加強(qiáng)了會(huì)計(jì)人員與設(shè)計(jì)者的互動(dòng)聯(lián)系，確保使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題能得到最快捷的處理，為系統(tǒng)的完善升級(jí)提供了一個(gè)快車道。七、用EXCEL設(shè)計(jì)套打系統(tǒng)，增強(qiáng)了系統(tǒng)的適應(yīng)性、可開(kāi)發(fā)性。部分會(huì)計(jì)從業(yè)人員熱切希望有一套方便適應(yīng)的程序解決憑證套打問(wèn)題，這其實(shí)只是一個(gè)美好的愿望，實(shí)際上根本不可能實(shí)現(xiàn)。因?yàn)樵紤{證種類多種多樣、層出不窮，沒(méi)有一套程序能預(yù)知后來(lái)的憑證格式是怎么樣；再者已有的憑證也格式不一，同一類憑證也存在因印刷的原因?qū)е逻吘辔恢玫钠睿绻_(kāi)發(fā)出一個(gè)套打程度，操作者也勢(shì)必面臨根據(jù)憑證邊距偏差手工多次調(diào)整紙張位置的問(wèn)題，因此程序根本沒(méi)辦法解決精確打印的問(wèn)題。而使用電子表格開(kāi)發(fā)出的套打系統(tǒng)，只要操作者根據(jù)原始憑證的實(shí)際狀況通過(guò)EXCEL頁(yè)面設(shè)置功能進(jìn)行頁(yè)面邊距的微調(diào)，即可實(shí)現(xiàn)憑證的精確打印，而不需要手工進(jìn)行紙張移來(lái)移去的反復(fù)調(diào)試，既節(jié)省了紙張，又減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，因而具有很強(qiáng)的適應(yīng)性。對(duì)于新出現(xiàn)或未納入的原始憑證，只要會(huì)計(jì)人員有要求，設(shè)計(jì)者隨時(shí)可用掃描儀讀取、整理、定位，然后使用現(xiàn)成的公式，現(xiàn)成的技術(shù)手段即可快速完成新憑證錄入、處理、打印設(shè)計(jì)；而會(huì)計(jì)