如何提高員工工作效率(2)

1、如何提高員工工作效率一個(gè)杰出的治理者， 最大的的責(zé)任是將人力資源轉(zhuǎn)變 為人力資本，使其成為不斷增值的財(cái)富，源源不斷地創(chuàng)造出價(jià)值?？?jī)效治理的真 正目地是員工工作怠慢，有企業(yè)的原因，也有個(gè)人的原因，當(dāng)公司的員工感覺自己很 累，做事情也變得沒有先前那樣的積極， 沒有了當(dāng)時(shí)的沖勁與激情時(shí)，作為企業(yè) 管理者，可以給員工什么幫助，提高他們對(duì)工作的熱情呢？ 員工產(chǎn)生工作倦怠，從組織層面分析，有以下原因：1、工作分析不到位，有人沒事干，有事沒人干，遇到職責(zé)界定不清時(shí)就臨 時(shí)抓人來做，用部分人的努力和貢獻(xiàn)掩蓋了另一部分庸才；2、績(jī)效考核流于形式，或指標(biāo)設(shè)計(jì)不合理，量化程度不夠，不能客觀體現(xiàn) 績(jī)效，干好干壞一個(gè)樣

2、，干與不干一個(gè)樣兒；3、績(jī)效結(jié)果應(yīng)用不科學(xué)，和薪酬結(jié)合比例不大，不能獎(jiǎng)勤罰懶；和培訓(xùn)及 職業(yè)生涯規(guī)劃脫節(jié)，員工看不到前途；4、用人機(jī)制老化，能進(jìn)不能出，唯資歷論，人才上不去，庸才汰不出；5、企業(yè)價(jià)值觀不清晰，宣貫不到位。 重新審視崗位描述哈佛大學(xué)公共衛(wèi)生學(xué)院教授、組織心理學(xué)家大衛(wèi) 偽口維奇博士認(rèn)為重燃員工 的工作熱誠(chéng)與激情的方法，應(yīng)該從重新審視崗位描述開始。如果員工產(chǎn)生工作倦怠的原因是由于企業(yè)管理混亂， 工作職責(zé)不清，管理者應(yīng)從 業(yè)務(wù)流程梳理開始，重新進(jìn)行工作分析。如果企業(yè)沒有規(guī)范的業(yè)務(wù)流程的話， 也 不妨在工作分析之前建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)文本。業(yè)務(wù)流程是由輸入、處理過程和輸出構(gòu)成的，輸入是

3、流程上一環(huán)節(jié)的結(jié)果， 同時(shí)構(gòu)成本環(huán)節(jié)的客戶需求，處理過程和輸出構(gòu)成了崗位的工作內(nèi)容。 對(duì)每個(gè)節(jié) 點(diǎn)進(jìn)行分析的過程就是確定各崗位工作內(nèi)容的過程。對(duì)節(jié)點(diǎn)分析的內(nèi)容進(jìn)行匯 總，則構(gòu)成了崗位職責(zé)。同一崗位可能參與到多個(gè)相關(guān)流程之中， 將企業(yè)流程中 涉及到某一崗位的所有節(jié)點(diǎn)的工作內(nèi)容匯總起來就構(gòu)成了該崗位完整的職責(zé)。同時(shí)，管理者在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理和工作分析的時(shí)候， 一定要與員工進(jìn)行充 分的溝通，讓員工參與到業(yè)務(wù)流程梳理和工作分析中來， 邀請(qǐng)員工參與討論和制 訂他所在崗位的崗位描述。這樣既能幫助HR更好地完成崗位描述，同時(shí)也了解 員工的職業(yè)發(fā)展空間。HR還可以問一問員工，他們最想做什么工作。最好讓員 工知

4、道，要提升到理想的職位做自己想做的事情， 他們還需要什么樣的經(jīng)驗(yàn)、技 能和知識(shí)。這樣，既明確了工作職責(zé)，同時(shí)又幫助員工進(jìn)行了合理的職業(yè)規(guī)劃， 為他們?cè)O(shè)立 了工作目標(biāo)。優(yōu)化用人機(jī)制流水不腐、戶樞不蠹，在企業(yè)中，建立能上能下、能進(jìn)能出的用人機(jī)制， 讓能者上，庸者下，營(yíng)造優(yōu)秀人才脫穎而出的良好氛圍，調(diào)動(dòng)員工工作激情。 某公司一個(gè)生產(chǎn)部門連續(xù)三個(gè)月產(chǎn)量、 質(zhì)量下降，員工主觀能動(dòng)性大大降低，敷 衍應(yīng)付。針對(duì)上述現(xiàn)象，該公司 HR與領(lǐng)導(dǎo)溝通一致后，召開全體會(huì)議，主要內(nèi) 容三項(xiàng)：1、生產(chǎn)部裁人1/4,依據(jù)是三個(gè)月的績(jī)效及工作表現(xiàn)；2、動(dòng)態(tài)用工：優(yōu)秀員工、合格員工、在崗培訓(xùn)員工、下崗培訓(xùn)員工，四種狀 態(tài)動(dòng)態(tài)調(diào)

5、整；3、宣傳企業(yè)高層思路：戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)是既定的，會(huì)堅(jiān)定不移的朝著這個(gè)目標(biāo) 努力，不超這個(gè)方向發(fā)展，企業(yè)就沒有出路，故員工要打起十二分的精神緊緊跟 隨不要掉隊(duì)，掉隊(duì)就意味著被淘汰，為了保障 60%70%多數(shù)員工的利益，企 業(yè)會(huì)毫不猶豫的把掉隊(duì)的30% 40%舍棄。這樣做的效果非常明顯，3/4的員工的產(chǎn)量和質(zhì)量比以前全部員工提高了一 大節(jié)，各項(xiàng)管理逐漸規(guī)范，員工落實(shí)工藝技術(shù)規(guī)范、主動(dòng)提高技能的意識(shí)大幅提 高。將裁掉員工的薪酬分配到現(xiàn)在員工身上， 薪酬提高1/3,促進(jìn)了工作積極性。 要想讓動(dòng)物園的鹿群保持健康的精神和體魄， 需要在鹿群里放入一只狼，管理人 員需要考慮的是如何把狼放進(jìn)去。崗位輪換管理大

6、師、雙因子激勵(lì)理論的創(chuàng)建者弗雷德里克 嬲茲伯格認(rèn)為，激勵(lì)員工 工作有三種方法，即輪崗，拓寬工作職責(zé)范圍和交付員工更有挑戰(zhàn)性和更有難度 的工作。通過改變員工工作的內(nèi)容、工作量和工作方式，為員工帶來新鮮感，刺 激他們身上已經(jīng)麻木的神經(jīng)，讓他們?cè)谧兓蛪毫χ兄匦禄?#39;過來。一位管理學(xué)家說：如果你讓員工干得好，就得給他一份恰當(dāng)?shù)墓ぷ骱饬恳环莨ぷ鲗?duì)一個(gè)人是否恰當(dāng)，關(guān)鍵看他是否有興趣、有熱情。盛田昭夫從索尼公司的 管理實(shí)踐中清醒地認(rèn)識(shí)到，如果員工能夠選擇自己喜歡做的事，就會(huì)精神振奮， 更加投入。索尼公司的內(nèi)部小報(bào)上，經(jīng)?？歉鞑块T的 求人廣告”，員工可以自由而且秘密 地前去應(yīng)聘，他們的上司無權(quán)阻止。

7、另外，公司每隔兩年便讓員工調(diào)換一次工作， 特別是對(duì)于精力旺盛、干勁十足的員工，不是讓他們被動(dòng)地等待工作變動(dòng)， 而是 主動(dòng)給他們施展才華的機(jī)會(huì)。這樣的崗位輪換，激發(fā)了員工的工作熱情，為人才 提供了 一種可持續(xù)發(fā)展的機(jī)遇。工作豐富化有些不能輪換的崗位，可以通過目標(biāo)多樣化、工作豐富化來激勵(lì)員工的工作 熱情。工作豐富化與工作擴(kuò)大化、崗位輪換不同，它不是水平地增加員工工作的內(nèi)容， 而是垂直地增加工作內(nèi)容，通過對(duì)工作內(nèi)容和責(zé)任層次的改變，讓員工更加完整、 更加有責(zé)任心地去工作，使員工得到工作本身的激勵(lì)和成就感。1、增加員工責(zé)任。不僅是要增加設(shè)計(jì)本身的責(zé)任，還要增加其控制產(chǎn)品質(zhì) 量，保持生產(chǎn)的計(jì)劃性、連續(xù)性

8、及節(jié)奏性的責(zé)任，使員工感到自己有責(zé)任完成一 個(gè)完整工作的一個(gè)小小的組成部分。同時(shí)增加員工責(zé)任意味著降低管理控制程 度。2、賦予員工一定的工作自主權(quán)和自由度，給員工充分表現(xiàn)自己的機(jī)會(huì)。員 工感到工作的成敗依靠他的努力和控制， 從而認(rèn)為與其個(gè)人職責(zé)息息相關(guān)時(shí)，工 作對(duì)員工就有了重要的意義。實(shí)現(xiàn)這一良好工作心理狀態(tài)的主要方法是通過完善 崗位（或耳R務(wù)）說明書明確各崗位的職責(zé)，給予員工工作自主權(quán)。同時(shí)還跟員工心 態(tài)有關(guān)，要打破怕承擔(dān)責(zé)任的心理。3、反饋。將有關(guān)員工工作績(jī)效的數(shù)據(jù)及時(shí)地反饋給員工。 了解工作績(jī)效是形 成工作滿足感的重要因素，如果一個(gè)員工看不到自己的勞動(dòng)成果， 就很難得到高 層次的滿足感。

9、努力克服有考核無反饋現(xiàn)象，那樣還不如不考核。反饋可以來自 工作本身，來自管理者、同事等。4、考核。報(bào)酬與獎(jiǎng)勵(lì)要決定于員工實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的程度。5、培訓(xùn)。要為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以滿足員工成長(zhǎng)和發(fā)展的需要。不要因 培訓(xùn)而培訓(xùn)，成為培訓(xùn)的奴隸和員工的負(fù)擔(dān)。6、成就。通過提高員工的責(zé)任心和決策的自主權(quán)，來提高其工作的成就感。營(yíng)造績(jī)效導(dǎo)向企業(yè)文化企業(yè)如果要建立一種績(jī)效導(dǎo)向的文化氛圍，就必須把人力資源管理相關(guān)制 度崗位安排、工資報(bào)酬、職位提升、降級(jí)、降職及解雇等看成是企業(yè)真正的 控制手段”，建立科學(xué)合理的績(jī)效機(jī)制下的嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，通過企業(yè)的各項(xiàng)決定向企 業(yè)中的每一個(gè)成員表明，企業(yè)真正需要的、重視的、獎(jiǎng)勵(lì)的是什

10、么；企業(yè)不提倡、 不贊成的是什么。獎(jiǎng)要重獎(jiǎng)，罰也要罰的心驚肉跳。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)員工的工作目標(biāo)給予重視， 對(duì)他們所做的工作給予反饋，并幫 助其成長(zhǎng)，當(dāng)員工知道自己的工作表現(xiàn)優(yōu)缺點(diǎn)在哪里， 績(jī)效管理也就成功了一半。 其它除了文件的記錄、分?jǐn)?shù)的評(píng)核等外，績(jī)效管理制度還要與企業(yè)的培訓(xùn)、晉升、 薪酬鏈接起來。因而，要想績(jī)效管理取得明顯的效果， 企業(yè)必須自上而下針對(duì)績(jī) 效管理問題加強(qiáng)培訓(xùn)、及時(shí)溝通。在良好的企業(yè)文化氛圍內(nèi)，員工的貢獻(xiàn)能夠得到及時(shí)的肯定、 贊賞和獎(jiǎng)勵(lì)，從而 使員工產(chǎn)生極大的滿足感、榮譽(yù)感和責(zé)任心，激勵(lì)員工以極大的熱情投入到工作 中。1、員工要有目標(biāo)意識(shí)一個(gè)有理想有抱負(fù)的員工，一定會(huì)為自己的

11、人生設(shè)定出長(zhǎng)期、 短期目標(biāo)。為 了使這些目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，他就會(huì)充分做好生涯計(jì)劃。具體地說，就是處理好自己衣、 食、住、行等各方面的生活。一般說來，員工需用確立的人生目標(biāo)可分為三種。其一是達(dá)成目標(biāo)。對(duì)公司來說，是指營(yíng)業(yè)額需過多少？或業(yè)績(jī)要達(dá)到多少？至于一般員工，則是指何時(shí)要結(jié)婚成家？何時(shí)要考取什么資格、 執(zhí)照之類的東西。其二是向上成長(zhǎng)目標(biāo)，就是追求比現(xiàn)在還要好的目標(biāo)。譬如一個(gè)人的人格、性格、領(lǐng)導(dǎo)力、人際關(guān)系等，并沒有所謂的終點(diǎn)站，而是要不斷精益求精，追求上進(jìn)即向上成長(zhǎng)目標(biāo)。其三是經(jīng)檢目標(biāo)，即將親身的歷練放在很重要的位置， 再依此設(shè)定目標(biāo)。因?yàn)橐话闳耸强拷?jīng)驗(yàn)來促進(jìn)自身和成長(zhǎng)， 所以，想要有什么成長(zhǎng)，就需

12、要先有什么經(jīng)驗(yàn)了。如果你以經(jīng)驗(yàn)為目標(biāo)，就要爭(zhēng)取多崗位練習(xí)的機(jī)會(huì)，最后確定最適合自 己的崗位設(shè)定人生目標(biāo)的時(shí)候要盡可能明確，但同時(shí)也要高瞻遠(yuǎn)矚、高屋建領(lǐng)。2、制定你的工作目標(biāo)在工彳時(shí)，員工不可忽略的首要問題是確立目標(biāo).工作上沒有目標(biāo)，就等于馬 拉松賽跑沒有終點(diǎn)線.因?yàn)?，工作目?biāo)是一切工作之基石，所有工作之根本。無論 工作的條件或內(nèi)容怎樣，但在制訂目標(biāo)時(shí)，都必須遵守一些原則。這些原則即具 體性、計(jì)量性、期限性。在確立目標(biāo)時(shí)，必須制訂具體計(jì)劃，也就是使用可以計(jì) 量的數(shù)字予以表示，然后確定完成的具體期限。在制訂長(zhǎng)期目標(biāo)時(shí)，事先應(yīng)該考慮最終目標(biāo)、階段性目標(biāo)和措施目標(biāo)三項(xiàng)要 素。最終目標(biāo)，即最終要達(dá)到的目

13、的地；階段性目標(biāo)，即每一個(gè)階段要實(shí)現(xiàn)的短 期計(jì)劃；措施目標(biāo)則是為完成階段性規(guī)劃的具體措施方案。 沒有目標(biāo)就不會(huì)有成 功。員工應(yīng)該養(yǎng)成制訂切實(shí)可行的目標(biāo)， 并力求速度快、高效率的付諸行動(dòng)的良 好習(xí)慣。因此，為了切實(shí)地完成工作，員工必須為確定目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而不懈努 力。如能像上述那樣，明確地將目標(biāo)分為長(zhǎng)、中、短三階段，那么實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就更 容易了?！霸谥朴営?jì)劃時(shí)，我追求的是什么呢？以什么目標(biāo)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)呢？. "要認(rèn)真想想這些問題，然后條款清晰地記錄在卡片上， 根據(jù)自己所處的 立場(chǎng)，將你對(duì)所有的問題的看法，真實(shí)的記錄下來。在記錄中，對(duì)你認(rèn)為需要三 年多方能完成的項(xiàng)目寫上“長(zhǎng)”字， 對(duì)三之內(nèi)即

14、可完成的項(xiàng)目標(biāo)上“中”字； 一 年之內(nèi)就能完成的項(xiàng)目標(biāo)上“短”字。 因上述目標(biāo)不可能同時(shí)實(shí)現(xiàn)，故需要確定 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的先后順序。我們?cè)诰唧w實(shí)施時(shí)應(yīng)該這樣做：首先在標(biāo)有“短”字的項(xiàng)目中選擇三個(gè)最有 價(jià)值的，然后以同樣的方法，根據(jù)目標(biāo)內(nèi)容的重要程度，分別在中、長(zhǎng)期項(xiàng)目中 各選出三項(xiàng)，計(jì)為九項(xiàng)。有趣的是這些內(nèi)容之間大多具有相關(guān)性，只是表現(xiàn)方式 不同罷了，有的具體，有的抽象。綜合上述內(nèi)容，并聯(lián)系起來，最后選擇三個(gè)目 標(biāo)。既已確定了目標(biāo)，今后努力的方向也就明確了，繼之便是堅(jiān)定不移地干到底， 最終一定能戰(zhàn)勝困難、挫折，勝利地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。3、制訂你的工作計(jì)劃在完成一項(xiàng)任務(wù)或目標(biāo)之前，員工必須先做好計(jì)劃，沒有計(jì)劃

15、地進(jìn)行工作，只會(huì)產(chǎn)生“浪費(fèi)、忽高忽低、不合理”的渙散局面。消極的態(tài)度必然會(huì)導(dǎo)致工作 上的失誤。計(jì)劃是一門技術(shù)，如按照計(jì)劃進(jìn)行訓(xùn)練，再艱巨的目標(biāo)也能完成。關(guān) 鍵在于你是否堅(jiān)持。鑒于計(jì)劃的重要性，希望大家務(wù)必掌握這門技術(shù)，并請(qǐng)牢記 制訂計(jì)劃的五要素。(1)確立目標(biāo)：沒有目標(biāo)的計(jì)劃是毫無意義的，空乏無力的。為什么要確 立目標(biāo)呢，最終要達(dá)到什么樣目的呢？弄清上述問題是制訂計(jì)劃應(yīng)具備的最起碼 的先決條件。(2)掌握是否具備實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所必需的條件：人力、財(cái)力、物力、時(shí)間、信 息等等。這些條件自然要受實(shí)際情況的限制。 所以必須事先搞清楚實(shí)際情況對(duì)上 述條件限制到什么程度。(3)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方針、政策：在制訂方針

16、、政策時(shí)，一個(gè)有效的方法是廣 泛征求上級(jí)、前輩及下屬等人的意見、建議。(4)制訂方針政策的具體安排：方針和政策一經(jīng)決定，應(yīng)馬上做出安排工 作。盡量發(fā)揮主觀能動(dòng)性、啟動(dòng)腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策 變?yōu)閷?shí)際的行動(dòng)。（5）力求方針、政策的完善：方針和政策是行動(dòng)的指南，所以，要經(jīng)常修 改。為了提高方針、政策的質(zhì)量，應(yīng)時(shí)刻具備問題意識(shí)，發(fā)現(xiàn)問題并積極改進(jìn)。逐條對(duì)照五要素提出的要求，以期訂出一個(gè)細(xì)致、周密、完美無缺的計(jì)劃來。 還有，因?yàn)槿藗冎朴喌哪芰Σ灰?，與能力較高的員工共同磋商制訂的有關(guān)問題， 是制訂計(jì)劃時(shí)必須靈活掌握的原則。（1）事先認(rèn)真考慮：失敗并不都是成功之母，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)連接失敗

17、的情 形。最明智的辦法是，在開始制訂計(jì)劃認(rèn)真考慮，這樣才可以防患于未然。（2）牢牢掌握目標(biāo)：考慮通向目的地的最佳途徑，否則會(huì)出現(xiàn)意想不到的 糟糕結(jié)果。（3）盡量將計(jì)劃訂得大些：計(jì)劃也要強(qiáng)化自己的信念，并要比常識(shí)性目標(biāo) 定得高。（4）動(dòng)用腦筋積極思考：“ xx能成功嗎？” “如何干才好呢？”以這種 積極的觀念去思考。4、促進(jìn)任務(wù)完成的“ 5 W H法則”“5WH法則”即 “W hy、What、Who、When、Where、How。這些法 則，我想在部分員工都知道，但能熟練地支配并善用的人卻很少。 員工如果有在 完成任務(wù)的過程中，能積極并善用這些法則，其作用是可觀的。下面敘述“5 W H”的詳細(xì)內(nèi)

18、容：（1） Why （為什么-理由、目的） （2） What （什么 情況、 材料、錢財(cái)、資訊）（3） Who （誰- 人）（4） When （什么時(shí)間-時(shí)間、時(shí)期、期間）(5 ) W here (什么地方場(chǎng)所）（6） How（怎么樣實(shí)行的方法）在實(shí)際工作中，要認(rèn)真思考并靈活運(yùn)用上述法則的各項(xiàng)內(nèi)容。 除此之應(yīng)掌握 以下幾個(gè)要領(lǐng)。1. Why （為什么）.有必要嗎？.調(diào)查了嗎？ （2） What （什么）.什么 是必要的？.什么可以使用？ （ 3 ） Wh0何人）.誰最適合呢？.應(yīng)答應(yīng)誰呢？.請(qǐng) 誰合作好呢？ （4） When（何時(shí)）.什么時(shí)候開始好？ .什么時(shí)候完成？ .什 么時(shí)候最合適？ （

19、5 ） Where何地）.在什么地方最合適？ .放在哪里好？ .在 哪里可把東西弄到手？（ 6） How（怎么樣）.怎樣干好？.怎么決定呢？.怎么處理好呢？ 對(duì)上述疑問，如能有令人滿意的回答，就標(biāo)上 OK（很好），如果 得不到正確的答案或回答是否定的，就需進(jìn)行處理。比如說做為一個(gè)咨訊人員， 有整理資訊時(shí)的基本態(tài)度必須以“這個(gè)咨訊是否有用呢？”這一判斷為基礎(chǔ)。在過去的三年里，如這份資訊只用一次便不再使用， 就應(yīng)斷然地處理掉。即使不是 三年而是一年，如資訊使用情況與上述情況類似， 也同樣要處理掉，關(guān)鍵是必須 根據(jù)“資訊是否有用”這一觀點(diǎn)作正確的判斷。5、遵循工作流程每一位員工到公司上班，腦子里應(yīng)時(shí)

20、時(shí)刻刻存在有工作要依循目標(biāo)一計(jì)劃一 實(shí)行一評(píng)估的流程來進(jìn)行。所謂目標(biāo)，是指明確地了解工作的目的何在？到何時(shí)、做到何種程度將能達(dá)到 所設(shè)定的目標(biāo)。計(jì)劃是指想些方法，以更有效的做法促使目標(biāo)如期達(dá)到。實(shí)行或稱之為執(zhí)行，這方面應(yīng)該注意的有：（1）依據(jù)計(jì)劃來正確、迅速地去執(zhí)行（2）嚴(yán)守完成日期(3)不能照預(yù)定進(jìn)度而不得不變更計(jì)劃時(shí)，一定要向上司報(bào)告并接受其建議，千萬不可獨(dú)斷獨(dú)行。(4)做到一半發(fā)生疑問時(shí)，一定要與上司商量。至于評(píng)估，則需考慮以下幾點(diǎn)：(1)如果進(jìn)行得不順利，其原因何在？(2)如果進(jìn)行得順利時(shí)，為何那么順利？以及再確認(rèn)一下其成功的原因。如果做事情都經(jīng)過上述流程的話，就能自由的掌握住工作的全

21、盤性。 尤其是 組織的工作，必有其縱向、橫向流程，每一位員工，腦子里必須時(shí)時(shí)存在著目的、 背景與其他事情的關(guān)連性等觀念，事情才能做到正確無誤。你的員工是否在上班的時(shí)間無精打采？那么， 試著對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行一些改善或是 改變吧。實(shí)踐證明，通過使辦公環(huán)境整潔有序，公司可以提高員工的工作效率，提升員工的士氣。本文分四個(gè)部分：一、影響工作效率的8種通病及其對(duì)策二、快速治理辦公室混 亂局面的5種方法三、利用科技改善工作流程四、10種良好的工作習(xí)慣一、影響工作效率的8種通病及其對(duì)策每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作 這并不奇怪。而令

22、人驚訝 的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些毛病而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進(jìn)。1、過時(shí)的技術(shù)設(shè)備過時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。例如，一名 用性能低下的個(gè)人電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開或保存一幅圖像時(shí)都要等待20-30秒鐘；用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至?xí)斐呻娔X死機(jī)。怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過時(shí)呢？ 一條通用的準(zhǔn)則就是， 如果你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn) 行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的工作效率中收回來。2、工作空間安排不合理花上幾天時(shí)間觀察公司

23、的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率 低下問題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都要重新輸入會(huì)議記錄。要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本 從桌面上移開或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。3、效率低下的文件管理制度文件管理的雜亂無章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件最類， 以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。4、未加管制的信

24、息流由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。這些外來因素會(huì)分散員工的注意力，降低 工作效率。減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。 退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電 子郵件過濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。 在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電 話。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。5、組織拙劣的會(huì)議召開不必要、沒有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率， 打擊員工的士氣。經(jīng)常會(huì)發(fā) 生這樣的情形：?jiǎn)T工們被如集起來開會(huì)討論某個(gè)主題， 結(jié)果會(huì)期拖得過長(zhǎng)，決定 未能作出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問題。開會(huì)之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式

25、解決。如果確實(shí)需要開 會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。指定會(huì)議主持人，其責(zé)任是在有 跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。6、低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源依靠不可靠或是過時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會(huì)使你付出更多的 勞動(dòng)0只訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物， 鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。 也就 是說不訂那些沒人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外， 尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版 一一這樣搜索起來就非常方便快捷。7、干擾許多小公司的辦公室不夠?qū)挸ǎ碌拇舐曊f話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關(guān) 門

26、的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺干擾。8、混亂許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn) 一一沒有雜物，非常整齊?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也 可能是一個(gè)放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。 將用不著 的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。二、快速治理辦公室混亂局面的 5種方法書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常 絆倒人如果你

27、的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。采取以下5個(gè)步驟，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境。1、將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。 過期的文件、不用的 信箋、從來不開的臺(tái)燈不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東 西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。2、將過期的文件加以清理存放沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜 瘦身”一過期文件加以 清理存放。如果一個(gè)文件你在過去12個(gè)月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。3、注意你的電腦顯示器在電腦顯示器占據(jù)你的桌面

28、時(shí)，要釋放更多的空間是比較困難的。 一個(gè)選擇是使 用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器， 它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。4、充分利用辦公空間如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間。 可以將架子安到墻上，桌 子下面可以用來放文件或電腦主機(jī)。 如果桌上要擺傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多 種辦公設(shè)備，可以考慮購(gòu)買一臺(tái)多功能一體機(jī)。5、扔掉舊的閱讀材料你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請(qǐng)?jiān)谇謇磙k公室雜物時(shí)將它們 扔掉。如果擔(dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要 的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的

29、閱讀和清理 的周期。三、利用科技改善工作流程從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進(jìn)行工 作。以下5種方法可以使公司的運(yùn)作更為流暢：1、管理職能自動(dòng)化許多公司將原來靠人工完成的管理職能 如給員工打考勤、管理支出表格等交 由電腦網(wǎng)絡(luò)來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí) 問，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。另外，信息流的自動(dòng)化還能 減少人工操作所造成的不可避免的錯(cuò)誤。2、改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來向員工發(fā)布新聞和信息， 這比傳統(tǒng)的打印通知和開會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。通過這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化作出快捷的反應(yīng)， 員工也能快 速

30、地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、 存放的負(fù)擔(dān)。3、共享信息資源將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫(kù)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進(jìn)行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)理可以很快看 到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序 將開會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。而在過去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時(shí) 問后再逐個(gè)通知。通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能 夠立即滿足客戶的需求。4、快速、便宜的溝通交流即時(shí)訊息工

31、具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來高額的費(fèi)用。過去，不同部門之間要進(jìn)行協(xié)作，就得騰出專門的時(shí)間、打長(zhǎng) 途電話或是召開電話會(huì)議。5、實(shí)時(shí)在線協(xié)作駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會(huì)議室， 編輯文件或是進(jìn)行演示。例如，利用微軟 公司“bCentral提供的 共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)” (SharePoint Team Services),員 工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改， 還能夠建立文 件檔案館和召開討論會(huì)。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。四、10種良好的工作習(xí)慣一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來說，答案是永遠(yuǎn)沒完甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開 辦公桌。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。用以下10種方法，你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。1、每天都以計(jì)劃開始在核對(duì)電子郵件或語音郵件之前，每個(gè)工作日的頭 15分鐘用于寫下任務(wù)清單。 寫出清單后,你就會(huì)清楚地知道,哪些工作是今天必須完成的,哪些工作是今后 幾天內(nèi)在完成的，哪些是長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。