時(shí)間管理能力培訓(xùn)課件

1、如果老師走過(guò)來(lái)對(duì)你說(shuō) :v 有家銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款8.64萬(wàn)。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢(qián)不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢(qián)你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。 你會(huì)是什么反應(yīng)你會(huì)是什么反應(yīng) ?.!v我們每個(gè)人每天都有8.64萬(wàn)，每天有24小時(shí)，每小時(shí)有60分鐘，每分鐘有60秒，總計(jì)就是8.64萬(wàn)秒。我們應(yīng)該如何花這8.64萬(wàn)呢？ v第一節(jié)第一節(jié) 時(shí)間管理概述時(shí)間管理概述 v第二節(jié)第二節(jié) 時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)v第三節(jié)第三節(jié) 時(shí)間管理能力的培養(yǎng)時(shí)間管理能力的培養(yǎng) v 一、有效利用時(shí)間的技巧一、

2、有效利用時(shí)間的技巧v 二、時(shí)間管理的方法二、時(shí)間管理的方法v延伸閱讀延伸閱讀第一節(jié) 時(shí)間管理概述 v 一、時(shí)間的意義一、時(shí)間的意義 ：v (1)你的時(shí)間夠用嗎？v (2)你如何看待以下問(wèn)題?v 時(shí)間就是金錢(qián)嗎？ 時(shí)間=金錢(qián)v 金錢(qián)對(duì)你的意義重于時(shí)間嗎？ 時(shí)間金錢(qián)v 時(shí)間對(duì)你比金錢(qián)更有價(jià)值嗎？ 時(shí)間金錢(qián)v 你選擇哪一種答案？_v時(shí)間是個(gè)人成功道路上最稀缺的資源，它制約著其他各種資源效果的發(fā)揮，決定著成果的大小。無(wú)論個(gè)人還是企業(yè)，要取得更大的成果或者成功，就必須對(duì)時(shí)間管理予以重視，對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理。 二、時(shí)間的特性（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每

3、天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。 （2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。 （3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。 （4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。換三、時(shí)間管理的含義 v時(shí)間管理并不是指以時(shí)間為對(duì)象而進(jìn)行的管理。由于時(shí)間總是按著一定的速率光臨，并且按照同一速率消失，所以時(shí)間本身是無(wú)法管理的?！皶r(shí)間管理”的正確涵義應(yīng)該是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行“自管理

4、者管理”。 v所謂“自管理者的管理”，指的是你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 第二節(jié) 時(shí)間管理的誤區(qū)v 高總是某陶瓷公司的總經(jīng)理，他的日常工作中幾乎每一天都排滿了各種各樣的任務(wù)。這天他一上班，就感覺(jué)到又是忙碌的一天：v （1）某個(gè)酒店預(yù)定的10000套精品餐具根據(jù)合同要在后天交貨，但是一大早設(shè)計(jì)部門(mén)反映說(shuō)制造部生產(chǎn)的大量碗碟出現(xiàn)了狀況，與他們的設(shè)計(jì)有出入。而若不按時(shí)交貨，他們將要支付高額的賠償金，高總需要馬上處理；v （2）早上九點(diǎn)業(yè)務(wù)部召開(kāi)例會(huì)，他需要出席；v （3）幾個(gè)朋友給他

5、的手機(jī)留言了，讓他有空回復(fù)；v （4）市場(chǎng)部策劃完成了公司下半年在各省的產(chǎn)品推廣方案，方案需要他審閱；v （5）由于公司熱衷于公益事業(yè)，高總受邀參加省電視臺(tái)的訪談節(jié)目并作為企業(yè)家代表發(fā)言。所以在明晚訪談之前，高總需要與電視臺(tái)的欄目組聯(lián)系并敲定發(fā)言稿；v （6）下午他要去見(jiàn)兩個(gè)重要客戶，洽談一下合約的具體事宜。v請(qǐng)你給高總安排個(gè)時(shí)間表請(qǐng)你給高總安排個(gè)時(shí)間表v 自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢(mèng)中實(shí)現(xiàn)；v 沒(méi)有時(shí)間與家人多處一會(huì)兒；v 沒(méi)有時(shí)間多讀書(shū)；v 沒(méi)有時(shí)間嘗試新的事物；v 沒(méi)有業(yè)余愛(ài)好的時(shí)間。v 總之，沒(méi)有在有限的時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。我們?yōu)楹蚊y？工作缺乏

6、計(jì)劃，不清楚目標(biāo) 不會(huì)拒絕他人托付不會(huì)拒絕他人托付拖延時(shí)間時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū) 應(yīng)付 騷擾應(yīng)付不速之客會(huì)議過(guò)多或過(guò)長(zhǎng)時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)事必躬親辦公桌混亂原因：原因：v 1、渴望受到別人的贊許或者接納；v 2、怕會(huì)冒犯別人；v 3、對(duì)義務(wù)的認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤。浪費(fèi)時(shí)間的同時(shí)，真正的工作又沒(méi)有做；v 4、不知道如何拒絕，不知道如何表達(dá)拒絕的意思，找不到拒絕的借口；v 5、缺乏工作目標(biāo)與優(yōu)先順序；v 6、別人毫不考慮的就假定你會(huì)答應(yīng)；v 7、無(wú)法拒絕老板。 17拖延指數(shù)測(cè)驗(yàn) v 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：v （1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我總是

7、尋找理由和借口。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者施加壓力是必要的。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。v

8、 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 v （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。v A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意v 評(píng)分標(biāo)

9、準(zhǔn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn):v 每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分。v “我的拖延指數(shù)是_?！眝 總分20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。v 21總分30，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。v “所以，我是一個(gè)_?！?17v 作為管理者，經(jīng)常會(huì)受到不速之客的拜訪，拜訪者說(shuō)得最多的話是：“只借用你一分鐘時(shí)間可以嗎？”不速之客的拜訪會(huì)占用原本計(jì)劃好的時(shí)間，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)和工作的推遲。 18無(wú)法拒絕無(wú)法拒絕 干擾的原因干擾的原因 ：v 1、害怕冒犯別人，怕來(lái)電者覺(jué)得不愉快；v 2、希望保持消息靈通，不想漏掉任何情形；v 3、自我膨脹，自我感覺(jué)身價(jià)不

10、凡；v 4、享受社交的樂(lè)趣，把接 變成社交活動(dòng)的工具或者當(dāng)成不愿意承擔(dān)某項(xiàng)艱巨或乏味工作的借口。 18會(huì)議出現(xiàn)過(guò)多或過(guò)長(zhǎng)的原因會(huì)議出現(xiàn)過(guò)多或過(guò)長(zhǎng)的原因 ：v 沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備 v 沒(méi)有議程 v 找錯(cuò)人參加 v 沒(méi)有計(jì)劃 v 會(huì)議過(guò)多或會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng) v 不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì) v 有外來(lái)干擾 v 討論脫離議程的內(nèi)容 v 沒(méi)有結(jié)論 v 沒(méi)有追蹤執(zhí)行情況 18v 辦公桌上雜亂無(wú)章，文件、工具、 、留言條、電腦鍵盤(pán)，甚至一些化妝用品、照片架擺放得亂七八糟，當(dāng)需要尋找某一個(gè)文件時(shí)，得將辦公桌從上到下、從里到外翻幾遍才可能找得到，而這個(gè)尋找過(guò)程又進(jìn)一步加劇了混亂的狀況。 19事必躬親的原因事必躬親的原因 ：v 1、管

11、理者缺乏安全感，害怕失敗、害怕被部屬取代；v 2、對(duì)部下缺乏信心、不信任部屬，覺(jué)得自己可以把工作做得更好更快；v 3、覺(jué)得做事比管人舒服；v 4、希望人人都知道所有的細(xì)節(jié)，以至于不能夠適當(dāng)?shù)乜刂乒ぷ髁俊 5、管得過(guò)多，沒(méi)有最終進(jìn)度，人手不足，部屬的工作過(guò)量。 v 諸葛亮是一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者嗎？19我們要如何做我們要如何做?第三節(jié) 時(shí)間管理能力的培養(yǎng) 一、有效利用時(shí)間的技巧 合理制定工作計(jì)劃合理制定工作計(jì)劃學(xué)會(huì)說(shuō)“不”提高工作效率有效利用時(shí)間的技巧有效利用時(shí)間的技巧長(zhǎng)話短說(shuō)的 拒絕不速之客打擾簡(jiǎn)短高效的會(huì)議有效利用時(shí)間的技巧正確授權(quán)美化辦公桌v 所謂計(jì)劃，即指未來(lái)行動(dòng)綱領(lǐng)的先期決策。制定計(jì)劃的步驟

12、：制定計(jì)劃的步驟：v (1)確立目標(biāo)；v (2)探尋完成目標(biāo)的各種途徑；v (3)選定最佳的途徑；v (4)將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項(xiàng)；v (5)編排每周或每日的工作次序并加以執(zhí)行；v (6)定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 31培養(yǎng)說(shuō)“不”的能力 如果你從來(lái)不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時(shí)，你的工作品質(zhì)勢(shì)必會(huì)大受影響。所以，要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。NO！NO！NO！31拒絕拖延v 1、要有能力辨認(rèn)事情的重要性。v 2、不要產(chǎn)生自我幻覺(jué)。 v 3、不要認(rèn)為遇到壓力才會(huì)有最好的結(jié)果。 v 4、習(xí)慣先做較難的事情，后做較簡(jiǎn)單的事情。 v 5、工作時(shí)間的估算要切實(shí)際。 v

13、 6、不要貪求過(guò)多。 v 7、不要擱置工作。 31應(yīng)對(duì)不速之客應(yīng)對(duì)不速之客1、解決的方法、解決的方法 v （1）延后處理。 v （2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人。v （3）另外安排時(shí)間。 2、回答問(wèn)題、回答問(wèn)題 v （1）簡(jiǎn)明扼要。v （2）長(zhǎng)話短說(shuō)。 3232v 會(huì)議冗長(zhǎng)只會(huì)讓與會(huì)者厭煩。開(kāi)會(huì)務(wù)求簡(jiǎn)短高效。32v 及時(shí)清理桌面，釋放工作空間及時(shí)清理桌面，釋放工作空間 。v 文件過(guò)濾歸類(lèi)放好。33v 授權(quán)是指將一個(gè)管理者的職責(zé)內(nèi)的任務(wù)轉(zhuǎn)移到一個(gè)部屬的身上，在托付完成工作的同時(shí)，也一并授予他完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任，但管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。 授權(quán)的原則 ：v (1)盡量及時(shí)的授

14、權(quán) v (2)明確分配工作，必須了解下屬的能力與才干，說(shuō)明“做什么”，而非“怎樣去做” v (3)授予權(quán)力的同時(shí)要提供資源 v (4)注重成效 v (5)由簡(jiǎn)至繁，循序漸進(jìn)向下授權(quán) v (6)授權(quán)者仍然要承擔(dān)責(zé)任 v (7)堅(jiān)持適度原則 授權(quán)的類(lèi)型 ：v （1）下達(dá)指令型v （2）充分信任型二、時(shí)間管理的方法 v （一）（一）6點(diǎn)優(yōu)先工作制點(diǎn)優(yōu)先工作制v （二）（二）帕累托原則帕累托原則v （三）（三）麥肯錫麥肯錫30秒電梯理論秒電梯理論 v （四）（四）莫法特休息法莫法特休息法v （五）（五）最新的時(shí)間管理方法最新的時(shí)間管理方法-GTD6點(diǎn)優(yōu)先工作制v 把每天所要做的事情按重要性排序，分別從

15、“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開(kāi)始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類(lèi)推 45帕累托原則v 在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。 第四象限第四象限不緊急不重要第三象限第三象限緊 急不重要第二象限第二象限 不緊急重 要 第一象限第一象限 緊急 重要 重要 不重要緊急 不緊急四象限分析法四象限法解析四象限法解析忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng)造成干擾的訪問(wèn)、電話信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事準(zhǔn)備工作預(yù)

16、防措施、價(jià)值觀的澄清計(jì)劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力緊急狀況迫切問(wèn)題限期完成的會(huì)議或工作 緊急 不緊急重要 不重要偏重第一類(lèi)事務(wù)的結(jié)果偏重第一類(lèi)事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：結(jié)果：壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局偏重第三類(lèi)事務(wù)的結(jié)果偏重第三類(lèi)事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：結(jié)果：短視近利短視近利危機(jī)處理危機(jī)處理被視為巧言令色被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛甚至破裂人際關(guān)系浮泛甚至破裂偏重第三、四類(lèi)事務(wù)的結(jié)果偏重第三、四類(lèi)事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：結(jié)果：全無(wú)責(zé)任感全無(wú)責(zé)任感工作不保工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生偏重第二類(lèi)事務(wù)的結(jié)果偏重第

17、二類(lèi)事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)有遠(yuǎn)見(jiàn)平衡平衡紀(jì)律紀(jì)律自制自制少有危機(jī)少有危機(jī)45麥肯錫30秒電梯理論v 麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。 45莫法特休息法v 莫法特的休息方法就是從一張書(shū)桌搬到另一張書(shū)桌，繼續(xù)工作。 45最新的時(shí)間管理方法-GTD45活動(dòng)投資組合活動(dòng)投資組合v 今天，工作、學(xué)習(xí)、聯(lián)絡(luò)關(guān)系、結(jié)婚、養(yǎng)家、參加社區(qū)活動(dòng)和保持健康都成為自我事業(yè)的組成部分。難就難在了解應(yīng)在這些不同的活動(dòng)中分別投資多少，以及如何在每項(xiàng)活動(dòng)上平衡時(shí)間和精力。v 工作的變化會(huì)最大程度地改變?nèi)说纳?。我們能做的最重要的變化就在于換一種想法嘗試把工作視為根據(jù)你想如何生活的愿望而分散到全部生命中的時(shí)間單位?；顒?dòng)投資組合活動(dòng)投資組合v 將時(shí)間有效管理起來(lái)的“活動(dòng)投資組合”概念 *七種工作： 1、領(lǐng)薪工作：根據(jù)付出的時(shí)間計(jì)酬； 2、收費(fèi)工作：根據(jù)完成的成果付酬； 3