行政物資管理制度

1、行政物第一條 目的為規(guī)范XXX （以下簡稱公司）行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證 公司行政物資合理配置，特制定本制度。第二條 本制度所稱行政物資管理指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。第三條 行政物資分類公司行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。一、固定資產(chǎn)（價(jià)值2000元以上） ，如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；二、低值損耗品（價(jià)值1999 元以下） ：（一）價(jià)值50 元1999 元的低值損耗品，如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等；（二）價(jià)值49 元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個(gè)人所需品。1 、部門所

2、需品：傳真紙、復(fù)（寫）印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。2 、個(gè)人所需品：簽字筆（芯） 、圓珠筆（芯） 、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。第四條管理部門行政部是公司日常辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。第五條適用范圍本制度適用于公司全體組織及個(gè)人。第一章 行政物資采購第六條 行政物資采購條件以下兩種條件至少滿足一種時(shí)，應(yīng)著手辦理行政物資采購相關(guān)事宜：一、各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品；二、庫房該類行政物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫存量。第七條 行政物資采購流程一、 在滿足物資采購條件時(shí)， 行政部跟據(jù)庫存記錄， 提出采購申請(qǐng)， 填寫 行

3、政物資采購申請(qǐng)單 （詳見附件1 ） ；（1） 價(jià)值 499 元以下的低值損耗品， 由分管行政的副總經(jīng)理審核， 總經(jīng)理審定；（2） 價(jià)值 500 元以上的行政物資， 由分管行政的副總經(jīng)理、 總經(jīng)理雙審核后董事長審定；二、行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的行政物資采購申請(qǐng)單交采購部聯(lián)系采購；第八條 行政物資采購要求一、 行政物資一般由采購部向供應(yīng)商采購 , 電子類行政物資 （如個(gè)人計(jì)算機(jī)） ,可以經(jīng)董事長同意并授權(quán)相關(guān)部門（如信息部）采購；二、行政部應(yīng)建立行政物資庫存量檔案，每月限定時(shí)間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫存物資不夠應(yīng)及時(shí)添置。第二章 行政物資入庫第九條行政物資入庫條件經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門、信息部門等檢驗(yàn)合格

4、的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。第十條行政物資入庫流程一、采購部將采購來的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理；二、物資管理人員再次清點(diǎn)購銷合同和行政物資采購申請(qǐng)單上所列各項(xiàng)指標(biāo)，對(duì)照質(zhì)量和數(shù)量；三、清點(diǎn)無誤后根據(jù)入庫物品、時(shí)間、型號(hào)等填寫行政物資入庫明細(xì)表（詳見附件2 ）同時(shí)備份存檔。第十一條 行政物資入庫要求一、 拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫， 杜絕只見入庫單不見實(shí)物的現(xiàn)象；二、入庫時(shí)，行政部相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等 項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí)，不得辦理入庫手續(xù)；三、如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫時(shí)，必須由物資管理員填寫物資入庫單，辦妥手續(xù)后方可入庫；四、人員離

5、職時(shí)，由物資管理員將分派給個(gè)人的行政物資收回入庫，如物資回收時(shí)因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。第三章 行政物資領(lǐng)用第十二條 行政物資領(lǐng)用依據(jù)一、被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時(shí)按各職等對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)分管行政的副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審定后發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請(qǐng)；二、低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄 （ 如以過去半年耗用平均數(shù)）, 經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間 ）設(shè)定領(lǐng)用頻率（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支）, 并可隨部門或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率，同時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原則，但純消耗品不在此列（如信紙等） ；第十三條 行政物

6、資領(lǐng)用流程一、不同價(jià)值的行政物資的領(lǐng)用流程如下：（一）價(jià)值在10元以下的低值損耗品，由申請(qǐng)領(lǐng)用人直接在行政部物資領(lǐng)用登記簿上注明領(lǐng)用品名、數(shù)量、領(lǐng)用日期等即可領(lǐng)用；（二）其它價(jià)值的行政物資由領(lǐng)用人填寫行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單 （詳見附件 3） ，按同等價(jià)值行政物資采購報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)，并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人和分管行政副總經(jīng)理雙審核，總經(jīng)理審定后方可領(lǐng)用，同時(shí)在領(lǐng)用登記簿上注明明細(xì)；三、行政部將行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單附著在行政物資出庫明細(xì)單后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。第十四條 行政物資領(lǐng)用要求一、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；二、需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更

7、換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償；三、新入職職員到職時(shí)如需要領(lǐng)行政用品的 , 由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領(lǐng)要求；4、 物品領(lǐng)用后， 遵從誰領(lǐng)用， 誰管理的原則。 個(gè)人物資由申請(qǐng)者個(gè)人負(fù)責(zé)，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條；五、領(lǐng)用的行政物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用；第四章 行政物資報(bào)修第十五條 行政物資的報(bào)修條件以下兩種條件同時(shí)滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修， 其中屬個(gè)人物資由個(gè)人提出報(bào)修申請(qǐng)，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。一、價(jià)值為 50 元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)；二、物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。第十六條 行政物資報(bào)修流程一、損

8、壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試；二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的電子類行政物資、非電子類行政物資，由物資使用者向行政部提出維修申請(qǐng)，并填寫行政物資報(bào)修申請(qǐng)單 （詳見附件 5 ） ，按照物資采購相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；三、行政部物資管理員憑審定通過的行政物資報(bào)修申請(qǐng)單聯(lián)系維修單位維修，并將申請(qǐng)單存檔；四、修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字；5、 維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。第十七條 行政物資報(bào)修要求一、由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的，

9、也可報(bào)行政部維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān)；二、把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān)；三、 行政部作維修記錄時(shí)必須將 行政物資報(bào)修申請(qǐng)單 附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。第五章 行政物資報(bào)廢第十八條 行政物資報(bào)廢條件以下兩種條件同時(shí)滿足可辦理行政物資報(bào)廢：一、被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；二、 使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價(jià)值。第十九條 行政物資報(bào)廢流程一、物資損壞部門負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求；二、由行政部物資管理員填寫行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單（詳見附件7），詳細(xì)填寫物資分類號(hào)，編號(hào)，名稱，規(guī)格型號(hào)，單價(jià)，數(shù)量等資料；三、物

10、資管理員將申請(qǐng)表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報(bào)廢初審意見，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理和總經(jīng)理雙審核，董事長審定并作報(bào)廢處理；四、行政部物資管理人員根據(jù)行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單所列名目，向部門收回報(bào)廢物資；五、行政部物資管理員憑行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)處銷賬，做到帳、物同時(shí)注銷。第二十條 行政物資報(bào)廢要求一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符，除因無法妥善存放的物資專項(xiàng)報(bào)廢外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次；二、固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、行政部部長、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；三、因個(gè)人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物

11、資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門負(fù)責(zé)人寫出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償；四、報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢，必須將實(shí)物交回行政部處理，不得隨意丟棄;五、凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作， 不得隨意做報(bào)廢處理。第六章 行政物資清查第二十一條行政物資清查條件公司應(yīng)對(duì)價(jià)值100 元以上的行政物資做定期清查核算。第二十二條行政物資清查流程一、在行政物資清查工作開始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求；二、 行政部相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì)，并跟據(jù)行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單、行政物資入庫明細(xì)單和行政物資出庫明細(xì)單做具體校對(duì)，同時(shí)物資

12、管理人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng)，將物資分類擺放有序，嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng)；三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見（如盤虧的從賬面銷除，盤盈的估價(jià)入賬等） ，并按照價(jià)格根據(jù)物資采購報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；四、由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。第二十三條行政物資清查要求一、 行政部負(fù)責(zé)人每月月末進(jìn)行行政物資清查， 每年年末會(huì)同物資使用部門、財(cái)務(wù)部等部門進(jìn)行年度盤點(diǎn)，并將工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔；二、清查過程中要分配專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類行政物資的價(jià)值有無減損、有無超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)

13、等現(xiàn)象；三、清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問題（如超期、老化、變質(zhì)或損壞等） ，應(yīng)及時(shí)用書面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如因臺(tái)帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。第七章 附 則第二十四條行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到崗位，失責(zé)將按相關(guān)制度懲處。第二十五條本制度的修訂及解釋歸屬行政部。第二十六條本制度簽發(fā)之日起生效，若與此前相關(guān)文件沖突，以本制度為準(zhǔn)。附件：1 、行政物資采購申請(qǐng)單2、行政物資入庫明細(xì)單3、行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單4、行政物資出庫明細(xì)單5、行政物資報(bào)修申請(qǐng)單6、行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單7、行政物資采購流程圖8、行政物資入庫流程圖9、行政物資領(lǐng)用流程圖10 、行政物資報(bào)修流程圖11、行政物資報(bào)廢流程圖12、行政物資清查流程圖 以下無正文附件4:申購部門：年 月 日物資 名稱參考型號(hào) 及規(guī)格庫存采購 數(shù)量預(yù)計(jì) 單價(jià)預(yù)計(jì)使用 年限采購 用途審核人意見審定人意見備注行政物資入庫明細(xì)單采購/出庫日期入庫日期入庫物品清單序 號(hào)物資名稱型號(hào)及規(guī)格數(shù) 量單 價(jià)采購人簽字物資管理人員簽字行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間申 請(qǐng) 內(nèi) 容物資名稱型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用理由單價(jià)部門負(fù)責(zé)人審核人審定人備注行政物資出庫明細(xì)單