讀后-小強(qiáng)升職記-時(shí)間管理

1、時(shí)間管理-小強(qiáng)升職記1、 時(shí)段工作法(記錄一天)衡量一段時(shí)間是不是有意義，主要是看投入時(shí)間之后是否事情會(huì)有預(yù)期的產(chǎn)出。如果達(dá)到了預(yù)期效果，那么你投入的時(shí)間就是有意義的，否則就是浪費(fèi)時(shí)間。所謂時(shí)間黑洞就是指被浪費(fèi)掉的時(shí)間的集合。時(shí)間黑洞由時(shí)間塊聚集而成，像滾雪球一樣，一點(diǎn)一點(diǎn)的雪聚集起來(lái)就形成了大雪球?；蛟S你對(duì)寫(xiě)報(bào)告時(shí)聊3分鐘QQ不以為然，但是曾經(jīng)有人做過(guò)這樣的實(shí)驗(yàn)：當(dāng)你的注意力被打斷之后，想要重新集中起注意力至少需要15分鐘；如果你的思路被打斷的話，那么你可能與Ipod這樣的偉大創(chuàng)意擦肩而過(guò)。時(shí)間黑洞不僅將“無(wú)意義”的時(shí)間吞噬，還將“集中精力”的時(shí)間破壞。2、 時(shí)間日志法（記錄一周）通過(guò)下面的

2、時(shí)間日志，可以很直觀地發(fā)現(xiàn)幾個(gè)事實(shí)：（1） 你的高效時(shí)段產(chǎn)生在早晨的8點(diǎn)到10點(diǎn)之間，其余80%的時(shí)間都被時(shí)間黑洞吞噬；（2） 上網(wǎng)聊天以及和同事聊天是這五天的主要內(nèi)容；（3） 中午玩游戲消耗掉的精力將嚴(yán)重影響你下午的工作；（4） 雖然盡職盡責(zé)地寫(xiě)營(yíng)銷策略、制作銷售匯總表，但是仍然會(huì)被客戶投訴和被老總訓(xùn)斥，說(shuō)明你沒(méi)有抓住重點(diǎn)，沒(méi)有解決最緊迫的事情；（5） 在寫(xiě)博客和上網(wǎng)聊天的過(guò)程中拖延了很多事情，比如應(yīng)該進(jìn)行的客戶安撫工作。如果你能在周一就去安撫客戶并且好好款待客戶的話，那么上司的訓(xùn)斥和第二次拜訪就不會(huì)發(fā)生；如果你能利用下午的時(shí)間好好地分析一下目前的銷售狀況，那你的報(bào)表和分析報(bào)告將比現(xiàn)在強(qiáng)10

3、倍；如果你能騰出一些時(shí)間和有經(jīng)驗(yàn)的同事多進(jìn)行一些深入交流的話，你的銷售技巧將出類拔萃。3、 提高工作效率的小竅門A、找出重要的事情在搞笑時(shí)段內(nèi)完成。每天早晨別一上班就急著投入工作，先看看今天工作的重點(diǎn)是什么，哪些事情是重要并且緊迫的，將這些事情安排在你的高效時(shí)段內(nèi)完成。B、回顧你需要發(fā)布或者呈送給上司的資料。我們不可能第一次就把事情做到盡善盡美，自己編寫(xiě)的分析材料就是自己的名片，在這上面不要吝嗇時(shí)間，或者它們能讓別人對(duì)你刮目相看。C、看新聞?dòng)肦SS?，F(xiàn)在很多網(wǎng)站包括搜狐在內(nèi)都提供RSS的閱讀方式。這樣的好處是RSS廣告很少，也沒(méi)有鋪天蓋地的超鏈接，能夠讓你將注意力始終保持在你關(guān)心的內(nèi)容上。這樣

4、你就不是在沖浪，而是靠羅盤在大海里航行，方向始終掌握在自己手中。D、減少檢查郵件的次數(shù)。每天兩次足夠了，并且應(yīng)該注意，往往在上網(wǎng)聊天或者無(wú)所事事的時(shí)候就會(huì)“習(xí)慣性”地檢查郵件，因此應(yīng)該找些事做來(lái)分散自己的注意力。E、能休息的時(shí)候盡量休息。有午休時(shí)間的人是幸運(yùn)的。一般情況下，在休息時(shí)間我會(huì)設(shè)置一個(gè)鬧鈴，時(shí)間定為半個(gè)小時(shí)，在這半個(gè)小時(shí)中腦子里什么都不想，好好地放松一下。這非常有利于精力的恢復(fù)。4、 四象限法A、 第一象限：重要而且緊急。舉例：處理某媒體對(duì)公司的負(fù)面報(bào)道、為孩子填報(bào)高考志愿等。這些事情必須馬上去做，否則后果將非常嚴(yán)重。B、 第二象限：重要但不緊急。舉例：編寫(xiě)公司下個(gè)季度的工作計(jì)劃、制

5、定家庭的投資理財(cái)策略、參加心理咨詢師培訓(xùn)等。這些事情雖然看起來(lái)不緊急，但是我們卻不能置之不理。如果你現(xiàn)在不重視它，它隨時(shí)都會(huì)發(fā)展成為重要而且緊急的事情。比如說(shuō)，你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了兒童牙刷這個(gè)細(xì)分市場(chǎng)還沒(méi)有被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手占領(lǐng)，但是你將制定針對(duì)這個(gè)市場(chǎng)的產(chǎn)品策略放在第二象限而遲遲不處理，結(jié)果某一天你逛超市的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，哇，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的兒童牙刷已經(jīng)投放市場(chǎng)了。那么這個(gè)時(shí)候，制定產(chǎn)品策略的事情就轉(zhuǎn)移到了第一象限，重要而且緊急?？梢?jiàn)，對(duì)待這個(gè)象限的事情，即使沒(méi)有立即去做的必要，也至少要做一份時(shí)間計(jì)劃表。C、 第三象限：不重要但緊急。舉例：辦公室里的突然來(lái)電、臨時(shí)會(huì)議等。這個(gè)象限里的時(shí)間投入是相當(dāng)可惜而且無(wú)奈的，忙了半

6、天可能一點(diǎn)效果都沒(méi)有，包括你在內(nèi)的很多人都會(huì)被假象所迷惑，認(rèn)為“緊急”的就是“重要”的。其實(shí)“緊急”和“重要”一點(diǎn)關(guān)系都沒(méi)有。在這個(gè)象限，我們應(yīng)該思考這個(gè)問(wèn)題：我們?nèi)绾伪M量減少第三象限的事務(wù)？D、 第四象限：不重要而且不緊急。舉例：看無(wú)聊的電視節(jié)目、一個(gè)人閑逛等。這個(gè)象限里的事情都是用來(lái)打發(fā)時(shí)間的，僅僅當(dāng)做前三個(gè)象限的調(diào)劑的話還說(shuō)得過(guò)去，如果過(guò)多地沉迷于這個(gè)象限，我們的價(jià)值就會(huì)大打折扣。在這個(gè)象限，我們應(yīng)該思考這個(gè)問(wèn)題：我們?cè)诠ぷ髦惺欠裼斜匾M(jìn)入這個(gè)象限？在進(jìn)行四象限法時(shí)，先對(duì)工作清單進(jìn)行改造：1、 先“輕重”，給所有任務(wù)以職業(yè)價(jià)值觀為標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)出“重要”或者“不重要”。2、 再“緩急”，給所有任

7、務(wù)以截止日期為標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)出“緊急”或者“不緊急”。3、 最后按照自己的意愿給所有的任務(wù)標(biāo)出“高”、“中”、“低”三種優(yōu)先級(jí)別。我們對(duì)待四個(gè)象限中的事務(wù)應(yīng)該采取不同的態(tài)度和處理方法，處理原則如下：l 第一象限：沒(méi)什么好說(shuō)的了，立即去做！我們工作中的主要壓力來(lái)自于第一象限，我們生活中的主要危機(jī)也來(lái)自于第一象限。第一象限就是一片“雷區(qū)”，我們進(jìn)入這個(gè)相信的次數(shù)越少越好。其實(shí)第一象限80%的事務(wù)來(lái)自于第二象限沒(méi)有被很好處理的事務(wù)，也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī)，是自己強(qiáng)加給自己的。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，你可能不得不花整整一天的時(shí)間去陪重要客戶逛街、吃飯、娛樂(lè)，就是因?yàn)槟愕漠a(chǎn)品的問(wèn)題給客戶帶來(lái)了極大的麻煩，而你必須通過(guò)做這

8、件重要而且緊急的事情去安撫客戶。l 第二象限：有計(jì)劃去做！我們應(yīng)該將時(shí)間投資于第二象限，不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。我們應(yīng)該在第一時(shí)間對(duì)它進(jìn)行任務(wù)分解，并且制定時(shí)間表。然后我們每次投入很少的時(shí)間，就可以完成一項(xiàng)龐大的任務(wù)，就像儲(chǔ)蓄一樣，每天投入1元錢，好像做不了什么事，但是堅(jiān)持一段時(shí)間之后就可以做成大事。除此之外，將精力集中于第二象限的價(jià)值還體現(xiàn)在如果你第二象限的事務(wù)能很好地處理的話，會(huì)減少第一象限80%的事務(wù)。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，那天你正在仔細(xì)地對(duì)你的代碼進(jìn)行測(cè)試，可是這時(shí)候女朋友非要拉著你逛街，這嚴(yán)重地分散了你的注意力，打斷了你的思路，所以造成你沒(méi)有測(cè)試出產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題的所在。如果你能將測(cè)試產(chǎn)

9、品問(wèn)題這件事安排好的話，那么安撫客戶這種重要而且緊急的事情就不會(huì)出現(xiàn)了。l 第三象限：交給別人去做！我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌而且盲目的源頭。這個(gè)象限里的事務(wù)最好能放權(quán)交給別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕以減少這類事務(wù)的產(chǎn)生。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，你的岳母打電話過(guò)來(lái)說(shuō)想下午去逛逛街，這時(shí)候你可以委婉地告訴她，你確實(shí)想去陪她，可是今天剛好有個(gè)會(huì)議需要你主持。你可以立即聯(lián)系你的老婆，讓她去陪岳母逛街，而你通過(guò)做晚飯來(lái)補(bǔ)償你的老婆。這樣你在上班的時(shí)間段內(nèi)就可以將精力集中在重要的工作上了。l 第四象限：盡量別做！這是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)做一些不重要而且不緊急的事情來(lái)

10、調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是你不能在這個(gè)象限里投入太多的精力，否則就是在浪費(fèi)生命了。舉個(gè)不恰當(dāng)?shù)睦觼?lái)說(shuō)，當(dāng)你因?yàn)楣ぷ鞯氖虑槎硇钠v的時(shí)候，可以喝老婆一起逛逛街或者去登山、游泳等，但是如果你將自己的大部分精力放在陪老婆逛街、討老婆歡心上面，那么你將失去你的事業(yè)，也將失去家庭穩(wěn)定的基礎(chǔ)。要走出第三象限，就得依靠“猴子法則”了。讓我們用“猴子理論”來(lái)分析一下幫同事忙這個(gè)過(guò)程：首先，你和同事在走廊上偶遇之前，誰(shuí)的背上有猴子？顯然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有這只猴子存在。接著，你開(kāi)始傾聽(tīng)同事的講述，這時(shí)候同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過(guò)來(lái)一只腳。聽(tīng)完同事的講述，你表示要仔細(xì)想想再和同

11、事討論。這時(shí)，猴子便完全轉(zhuǎn)移到了你的背上。你接過(guò)了同事背上的猴子，而同事則變成了監(jiān)督者。此后，他會(huì)不時(shí)跑來(lái)問(wèn)你：“那件事你考慮得怎么樣了？”“我們什么時(shí)候再談?wù)?？”我們雖然應(yīng)該幫助遇到困難的同事，但是也應(yīng)該避免這樣的情況：讓他們把你當(dāng)做他們自己猴子的收容站，你收的越多，他們給的就越多，到最后你被堆積如山的別人的問(wèn)題所困擾，甚至沒(méi)有時(shí)間照顧自己的“猴子”。你將一些并非自己職責(zé)的事情做得很有效率，可這值得你沾沾自喜嗎？你自己的事情完成得怎么樣呢？這就是猴子法則。四象限法小結(jié)：l 我們根據(jù)自己的職業(yè)價(jià)值觀評(píng)估某件事務(wù)的重要程度。l 我們根據(jù)事務(wù)的截止日期判斷事務(wù)的緊迫程度。l 我們應(yīng)將自己所有的日常

12、事務(wù)放到四象限中分析。l 我們對(duì)四個(gè)象限內(nèi)的事務(wù)有不同的處理方法和原則。l 我們應(yīng)該將主要精力集中在解決第二象限內(nèi)的事務(wù)。l 我們平時(shí)經(jīng)常制定的工作計(jì)劃和工作目標(biāo)都是相對(duì)于第二象限來(lái)說(shuō)的。4、5、 有人請(qǐng)教某位服務(wù)人員，他是如何在如此繁忙混亂的工作中保持清醒和冷靜的。那位服務(wù)人員這樣回答：我并不是同時(shí)和很多旅客打交道，我只是單純處理一位旅客，忙完一位，才換下一位。在一整天之中，我一次只服務(wù)一位旅客。從這個(gè)事里得到的啟示是：腦袋里如果每次只裝一件事，可以將我從周圍嘈雜的環(huán)境和沉重的壓力中解脫出來(lái)。我每天的工作總是要做不同的事情，就像蛇發(fā)女妖美杜莎的頭發(fā)一樣，互相糾纏在一起，不僅嚴(yán)重影響了我的心情

13、，還讓我感到壓力重重。我在和人說(shuō)這件事的時(shí)候，腦子里卻裝著那件事，所以總想趕緊處理完這件事之后去處理另一件事。如何在辦公時(shí)間內(nèi)辦妥更多的事，管理顧問(wèn)李愛(ài)菲的意見(jiàn)是：寫(xiě)下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。然后重新檢查你的辦事次序，著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。即使著手進(jìn)行的任何一項(xiàng)工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，就堅(jiān)持做下去。假如按照這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其他方法，你也同樣無(wú)法完成，而且倘若不借助時(shí)間優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。腦袋里只裝一件事，也就是一時(shí)一事

14、，至少有這么幾個(gè)好處：l 專注：當(dāng)我們集中注意力于某一件事的時(shí)候，我們會(huì)放下和忘記其他的事情，同時(shí)大腦會(huì)努力搜索和當(dāng)前這件事相關(guān)的信息，這將大大提高我們的創(chuàng)造力。l 成就感：我一般都會(huì)把每天要做的事情寫(xiě)在一張紙上，標(biāo)上優(yōu)先級(jí)別，然后選擇一個(gè)自己感興趣的，或者已經(jīng)準(zhǔn)備得比較充分的來(lái)做。做完一件，在紙上劃掉一件，做完一件，劃掉一件。這樣我總是能保持一個(gè)旺盛的斗志，因?yàn)槲矣H眼看著我的任務(wù)在一件一件地被消滅，我在不斷地接近成功。傷其九指不如斷其一指，與其每件事做都做到一半，不如將每件事情完全做完，這樣做起事來(lái)更開(kāi)心，更有成就感。l 擺脫壓力：壓力都是自己給自己的，我們的壓力來(lái)自于我們知道可能還有10件

15、事在等著我們?nèi)プ?。那，能不能想象一下，如果有個(gè)大盒子，能讓我們把所有的雜事都從腦袋里取出來(lái)放到盒子里面，然后每次從盒子里取出一件事，放到腦袋里去處理，做完之后就扔掉。然后拿出第二件事情，放到腦袋里處理，做完之后也扔掉。在這樣的情況下，你還會(huì)有那么大的壓力嗎？尤其是如果你計(jì)劃在特定時(shí)間需要做某事，你提前將提醒設(shè)置好，那么在工作時(shí)你就沒(méi)必要去為那事操心，因?yàn)榈綍r(shí)候你的日程表（手機(jī)日程表或Outlook日程表）會(huì)自動(dòng)提醒你。l 更好的結(jié)果：相信大家都有這樣的體驗(yàn)：當(dāng)我們集中精力去做一件事情的時(shí)候就會(huì)覺(jué)得思維很活躍，因?yàn)槟X電波在沒(méi)有受到干擾的時(shí)候，可以很清晰、很有邏輯地去思考。所以，當(dāng)我們排除了干擾，

16、腦袋里只剩下一件事的時(shí)候，我們會(huì)有更好的邏輯思維和創(chuàng)造力，這樣我們就不難得到更好的結(jié)果。6、 每接手一個(gè)項(xiàng)目或者每當(dāng)從第二象限取出一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，我總是會(huì)問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題：“下一步行動(dòng)是什么？”為了解答這個(gè)問(wèn)題，我會(huì)在紙上先將項(xiàng)目分解成若干“任務(wù)”，再去找到“下一個(gè)行動(dòng)”，然后去執(zhí)行它。執(zhí)行完以后，再去找下一個(gè)“下一步行動(dòng)”，就這樣，整個(gè)項(xiàng)目就在“下一步行動(dòng)”的驅(qū)動(dòng)下順利完成了。我強(qiáng)烈建議你養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣：任何時(shí)候都問(wèn)自己“下一步行動(dòng)是什么？”要知道，任何復(fù)雜的項(xiàng)目都是由簡(jiǎn)單的“下一步行動(dòng)”組成的，就像一個(gè)很大的毛線球，只要你找到它的線頭，順著線頭，總會(huì)把毛線理順的。找出“下一步行動(dòng)”是有秘訣的：

17、l 秘訣一：動(dòng)詞開(kāi)頭。一個(gè)好的下一步行動(dòng)應(yīng)該是以動(dòng)詞開(kāi)頭的，比如“打電話給某某”、“準(zhǔn)備會(huì)議資料”、“回復(fù)E-mail”等等。以動(dòng)詞開(kāi)頭才能保證它具有可執(zhí)行性。如果在你的行動(dòng)清單上寫(xiě)著“電話”、“資料”、“E-mail”，我想你一定會(huì)把它們放到一邊置之不理的。l 秘訣二：內(nèi)容清晰。比如“準(zhǔn)備會(huì)議資料”，雖然是動(dòng)詞開(kāi)頭，但是描述得不是很清晰，“需要準(zhǔn)備哪些資料”、“幾點(diǎn)開(kāi)會(huì)”、“會(huì)議上要提出什么問(wèn)題”等等，這些東西還需要我們?cè)谛袆?dòng)之前一一落實(shí)。所以說(shuō)，這樣的下一步行動(dòng)是失敗的。我們應(yīng)該盡量給大腦一個(gè)清晰的信號(hào)，避免大腦自己“擅自加工”。大腦“擅自加工”的結(jié)果就是將相關(guān)、不相關(guān)的信息一股腦地揉在一

18、起。l 秘訣三：描述結(jié)果。比如“早餐9點(diǎn)帶著做好的計(jì)劃書(shū)在會(huì)議室開(kāi)會(huì)討論營(yíng)銷計(jì)劃”，這已經(jīng)算是一個(gè)不錯(cuò)的下一步行動(dòng)了，但是我一直強(qiáng)調(diào)對(duì)結(jié)果描述得重要性，也就是說(shuō)，我們要在任務(wù)開(kāi)始之前就對(duì)想要的結(jié)果進(jìn)行描述，描述得越清晰，產(chǎn)生的能量就越大。如果你在這段話的后面加上“說(shuō)服與會(huì)者認(rèn)同我的營(yíng)銷方案“，那會(huì)是什么效果呢？l 秘訣四：設(shè)定開(kāi)始時(shí)間、周期、最后期限。在設(shè)定了這三個(gè)和時(shí)間有關(guān)的屬性之后，你就可以更加合理地安排自己的時(shí)間，把我行動(dòng)的進(jìn)度，照顧別人的時(shí)間。比如，會(huì)議的時(shí)間是“9點(diǎn)開(kāi)始，需要2個(gè)小時(shí)”，那么你就可以做到在9點(diǎn)之前把自己的雜事都處理好，并且在911點(diǎn)這個(gè)時(shí)段不再安排其他事情。與會(huì)的其他

19、人，也可以根據(jù)這一點(diǎn)合理地規(guī)劃。7、 打造自己的收集籃：（做收集籃的記事本建議用兩個(gè)，一個(gè)工作記事本，用于工作任務(wù)及清單等的記錄；一個(gè)日常生活用的記事本，用于日常活動(dòng)，如讀書(shū)、日常習(xí)慣培養(yǎng)等的記錄）可以以手機(jī)、紙筆等進(jìn)行收集。這樣不論是在工作中還是公交車上，或者是在朋友家里聊天時(shí)，隨時(shí)都可以記錄下大腦中的想法。比如說(shuō)，在工作的時(shí)候突然想到老婆讓晚上回家買點(diǎn)面包，趕緊記在收集籃上，然后繼續(xù)回到工作。這樣工作思路雖然暫時(shí)被打斷，但是很快又恢復(fù)了正常工作狀態(tài)。早晨一到辦公室，我就會(huì)拿出我的收集籃，上面記錄著昨天工作的完成情況，以及今天需要完成的工作。在簡(jiǎn)要瀏覽之后，將收集籃放在右前方的位置，保證自己

20、隨手可及。然后在這一天內(nèi)，將所有相關(guān)的東西全部寫(xiě)在這個(gè)收集籃上。下班后，再瀏覽一次今天的工作，將已經(jīng)完成的從收集籃中刪掉。和上收集籃之后，就可以帶著輕松的心情回家了。但工作籃只是一個(gè)暫存器，要定期清空這個(gè)工具。我會(huì)在每周五的下午回顧一下我的收集籃，把里面不用的東西、已經(jīng)完成的東西、交給別人做的東西全部清除掉，用一個(gè)空的收集籃來(lái)迎接周末的到來(lái)。處理收集籃的幾大原則：l 從最上面一項(xiàng)開(kāi)始處理。這個(gè)原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機(jī)會(huì)的處理。處理并不意味著花費(fèi)時(shí)間，它僅僅是指判斷事情的實(shí)質(zhì)，決定下一步的行動(dòng)方案，然后相應(yīng)地處理掉。無(wú)論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不

21、逃避任何一件事情的處理。l 一次只處理一件事情。這里仍然遵循“腦袋里只裝一件事”的原則，處理完一件事以后再去處理下一件。l 永遠(yuǎn)不要再放回收集籃（被迫中斷的事情除外）。當(dāng)你第一次從收集籃中取出事情時(shí)，立刻判斷它的性質(zhì)以及處理方法，永遠(yuǎn)不要把它再次放回收集籃內(nèi)，爭(zhēng)取第一次就把它做到最好?；氐轿覀兊睦由希簂 聯(lián)系供貨商，周一將支票送去：這顯然是可以執(zhí)行的，只需拿起電話即可。l 給研發(fā)部小王提供新版本軟件的用戶使用報(bào)告：編寫(xiě)用戶使用報(bào)告是下屬小李的工作范疇，將這件事委托給他處理即可，因此這件事也是可以執(zhí)行的。l 查看郵箱：看看那封郵件是垃圾郵件、工作郵件，還是其他通知信，這個(gè)也是可以執(zhí)行的。l 周

22、五之前拿出新產(chǎn)品的銷售策略：這是一項(xiàng)新的任務(wù)，雖然不是一下子就可以完成的，但也是可以執(zhí)行的。l 哪天有空去打羽毛球：哪天去打羽毛球是現(xiàn)在無(wú)法決定的，只有等某天空閑了，才可以執(zhí)行，所以這件事情暫時(shí)是不能執(zhí)行的。l 研究上個(gè)月市場(chǎng)推廣費(fèi)用明細(xì)報(bào)表：會(huì)計(jì)拿給你這個(gè)報(bào)表不是讓你去執(zhí)行的，而是在你這里存檔，以備日后查詢，所以它也是不能執(zhí)行的。我們通常將不能執(zhí)行的任務(wù)分為三類：u 垃圾：這類事情千萬(wàn)別去做，它浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)生命。我一般在收集的時(shí)候就會(huì)將垃圾過(guò)去掉，因此在我們的例子里，沒(méi)有一件垃圾。u 將來(lái)某時(shí)/也許：比如說(shuō)“哪天有空去打羽毛球”，這就是一件將來(lái)某時(shí)當(dāng)某些條件成熟之后才會(huì)做的事情，這類事情數(shù)

23、不勝數(shù)，如4月份到山東旅游、整理辦公室等等。u 參考資料：比如“上個(gè)月市場(chǎng)推廣費(fèi)用明細(xì)報(bào)表”，會(huì)計(jì)之所以給你是因?yàn)槟阌袡?quán)限知道這件事情，或者今后的某個(gè)時(shí)候會(huì)用得上，對(duì)待這類事情的正確方法是分類歸檔。可以執(zhí)行的事情分為五類：u 2分鐘之內(nèi)能搞定的事：打一個(gè)電話是2分鐘可以解決的事情，對(duì)于這樣的事，我們采取的行動(dòng)應(yīng)該是立即去做。u 需要多個(gè)步驟搞定的項(xiàng)目：工作中遇到的大部分任務(wù)都是需要我們進(jìn)行分解之后才能執(zhí)行的，例如“周五之前拿出新產(chǎn)品的銷售策略”，你可以立即去做嗎？不行，因?yàn)槟氵€不知道怎么去做。u 指派給別人完成的事：這類事情是我們最喜歡的，因?yàn)槲覀兛梢苑奖愕匕堰@只猴子甩到別人身上，比如“提供新

24、版本軟件的用戶使用報(bào)告”，你可以打電話給小李，且告訴他下周三之前必須完成。u 特定時(shí)間做的事：這件事就是我們寫(xiě)在行事歷里的事情，一方面可能來(lái)自于那些需要多個(gè)步驟才能搞定的事情，因?yàn)槟阈枰裉熳鲆恍魈煸僮鲆恍?。另一方面有些事情是需要在特定的時(shí)間或者環(huán)境才能完成的，比如下周三敦促小李提交用戶使用報(bào)告。u 代辦事項(xiàng)：這些就是剩下的普通任務(wù)了，比如例子中的“查看郵箱“，對(duì)于這些事情，有空的時(shí)候就立即搞定它?，F(xiàn)在的收集籃看起來(lái)應(yīng)該是這個(gè)樣子：上面提到了“2分鐘任務(wù)”，這是一個(gè)非常有趣的原則：如果是2分鐘之內(nèi)能夠做完的事情，那就請(qǐng)“立即去做”。比如發(fā)一封E-mail、打掃辦公室衛(wèi)生、整理桌面、給某人打

25、一個(gè)電話，等等。有些人覺(jué)得2分鐘就能做完的事情太簡(jiǎn)單，任何時(shí)候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天終了的時(shí)候又抱怨“事好多，真煩人”?！?分鐘原則”是專門對(duì)付這些“繁瑣小事”的。你可能會(huì)說(shuō)：咱們不是提倡集中100%的精力去做當(dāng)前的事情嗎？不是要盡量避免裂痕時(shí)間嗎？為什么我們要被2分鐘原則打斷呢？理由是，如果此時(shí)不打斷，那么以后會(huì)損失更多。舉個(gè)例子：你正在集中精力寫(xiě)市場(chǎng)報(bào)告的時(shí)候，老婆打電話來(lái)說(shuō)：“老公，咱家水管壞了，找物業(yè)修理好嗎？”雖然很想說(shuō)：“你怎么不自己打！”但是顯然，這時(shí)候如果停下來(lái)用2分鐘的時(shí)間聯(lián)系物業(yè)，說(shuō)明問(wèn)題，約好維修時(shí)間，再回到剛才的工作中是一件比較簡(jiǎn)單的事情，思路應(yīng)該不會(huì)完

26、全丟失，就當(dāng)做休息了。相反，如果這時(shí)候你不立即去做，那你需要打開(kāi)收集工具，把這件事情放入你的時(shí)間管理系統(tǒng)，做好提醒，以及去做這件事。這樣一來(lái)花費(fèi)的時(shí)間可能是直接去做的好幾倍，得不償失。8、 我們工作和人生是可以劃分成六個(gè)高度去進(jìn)行檢視和規(guī)劃的，他們分別是：l 原則：你首先必須要找個(gè)時(shí)間好好地思考一下自己的價(jià)值觀、原則和目標(biāo)，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒(méi)有思考過(guò)這些，建議你現(xiàn)在就開(kāi)始思考。我可以和你分享一下我的原則：工作是謀求更好生活的途徑，追求無(wú)壓、流暢、高效的工作。l 愿景：這里面包含3-5年的工作目標(biāo)，可以是職位的，也可以是組織能力、協(xié)調(diào)能力等。在這個(gè)層面你需要問(wèn)自己：我的目標(biāo)是什么

27、？哪些人已經(jīng)達(dá)到了我的這個(gè)目標(biāo)？他們是如何達(dá)到目標(biāo)的？達(dá)到這個(gè)目標(biāo)之后我的工作和生活會(huì)是怎樣的？這樣一來(lái)我們就給自己構(gòu)建了一幅圖畫(huà)，當(dāng)我不斷地回顧這幅圖的時(shí)候，我要完成這些目標(biāo)的愿望也就愈加強(qiáng)烈。比如說(shuō)我現(xiàn)在的愿景是這樣的： 我的目標(biāo)是能夠拿到30萬(wàn)的年薪，這樣可以讓我的家庭更好地生活； 王總已經(jīng)達(dá)到了這個(gè)目標(biāo)； 他具有廣泛的人脈、很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力以及對(duì)未來(lái)趨勢(shì)的判斷； 達(dá)到這個(gè)目標(biāo)之后我會(huì)去歐洲度假，我會(huì)買一所大房子，我會(huì)為孩子提供更好的教育環(huán)境。我將一架飛機(jī)模型、一張大房子的照片、一幅孩子的照片擺在我的辦公桌上，時(shí)刻提醒我工作的意義。l 目標(biāo)：目標(biāo)是比愿景更細(xì)化的東西，通常在一年內(nèi)就可以

28、有一個(gè)階段性的成果。比如說(shuō)我現(xiàn)在的目標(biāo)是： 每周通過(guò)參加商務(wù)聚會(huì)來(lái)擴(kuò)展自己的人脈，主動(dòng)給朋友們打電話來(lái)鞏固自己的人脈； 參加管理學(xué)的培訓(xùn)課程或者是參加MBA學(xué)習(xí)來(lái)提高自己的綜合能力； 每天堅(jiān)持閱讀40分鐘，以擴(kuò)充自己的知識(shí)面，并且更深層次地研究自己所在的專屬領(lǐng)域。l 責(zé)任范圍：工作上的角色，如銷售、管理、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等；生活中的角色，如家庭、個(gè)人財(cái)務(wù)、精神層面等。要把每一個(gè)角色扮演好，就需要執(zhí)行一些任務(wù)，以拉近現(xiàn)實(shí)和期望的距離。比如在這個(gè)層面我會(huì)拿出我負(fù)責(zé)的項(xiàng)目和產(chǎn)品，看看在開(kāi)發(fā)、銷售、管理上是否還有提升的可能性，因?yàn)楫吘挂炎约贺?zé)任范圍內(nèi)的事情做得漂亮，才有可能升職或者有其他進(jìn)一步的發(fā)展。l 任

29、務(wù)：所有需要一步以上完成的事情都是一個(gè)任務(wù)，雖然我們已經(jīng)有了一個(gè)“自上而下”的目標(biāo)系統(tǒng)，但是我們?nèi)匀灰獙⒆⒁饬Ψ旁谘矍暗娜蝿?wù)上，比如“新產(chǎn)品的營(yíng)銷策略”等。l 下一步行動(dòng)：這是最細(xì)枝末節(jié)的事情，我們要將它們?nèi)糠胚M(jìn)我們的清單，然后逐一完成。剛開(kāi)始我們都在同一個(gè)跑道里面繞圈，但是最終只有職業(yè)規(guī)劃清晰的人才會(huì)駕車進(jìn)入快車道，直奔目標(biāo)而去。我們?cè)谶x擇究竟執(zhí)行哪一個(gè)下一步行動(dòng)的時(shí)候，通常會(huì)根據(jù)四重標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：（1） 重要性：選擇下一步行動(dòng)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是相對(duì)重要性，即在所有剩余的這些選擇中，對(duì)我來(lái)說(shuō)哪一項(xiàng)最重要？這個(gè)問(wèn)題我們?cè)谝婚_(kāi)始的時(shí)候就解決了，職業(yè)價(jià)值觀？四象限？（2） 環(huán)境：我們的工作雖然是五花八門

30、的，但還是可以分類整理的，比如你可以將你的工作分為打電話、計(jì)算機(jī)旁、外出辦理等，當(dāng)你必須要打一個(gè)電話的時(shí)候，可以考慮將所有需要電話解決的事情一并處理。“計(jì)算機(jī)旁”、“外出辦理”也一樣，利用環(huán)境將一類事情集中處理，可以大大提高我們的工作效率。（3） 時(shí)間：時(shí)間是決定行動(dòng)的關(guān)鍵因素。我們都不希望自己的工作被打斷，因此我們必須考慮現(xiàn)在到底有多長(zhǎng)時(shí)間可以用來(lái)處理手頭的事情。有人說(shuō)時(shí)間管理專家都非常善于利用生活中的“時(shí)間片”，他們能夠在3-5分鐘內(nèi)迅速完成一項(xiàng)任務(wù)，這種技能需要我們不斷磨練才能掌握的。（4） 精力：人的精力總是有限的，我們不能強(qiáng)迫自己在看了2個(gè)小時(shí)的報(bào)表之后再去制定銷售策略，我們應(yīng)該保持

31、自己的節(jié)奏，將繁瑣的、難度大的任務(wù)用簡(jiǎn)單的任務(wù)連接起來(lái)，這樣能有效防止疲勞，也有利于集中精力。9、 一般人不能達(dá)成自己的目標(biāo)通常是由下面這幾個(gè)原因引起的：l 設(shè)定了不可達(dá)成的目標(biāo)。l 沒(méi)有將目標(biāo)分解成計(jì)劃。l 放任偶爾的失敗。l 沒(méi)有寫(xiě)下來(lái)。l 沒(méi)有及時(shí)修正目標(biāo)。l 沒(méi)有堅(jiān)持行動(dòng)。要增加實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能性，首先要看看它是否符合SMART標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)你按照SMART原則去描述目標(biāo)之后，估計(jì)自己都要笑了。每年至少賺10億美元才能趕上世界首富2008年的總資產(chǎn)！所以，SMART除了能幫你描述一個(gè)清晰的目標(biāo)之外，還可以打消你不切實(shí)際的念頭。而當(dāng)你看到“我要成為項(xiàng)目主管”的目標(biāo)描述的時(shí)候，你會(huì)信心倍增，因?yàn)槟?/p>

32、覺(jué)得這是完全可以做到的。最然你現(xiàn)在還不知道應(yīng)該如何將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為計(jì)劃，但是i的潛意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)告訴你“我可以做到！”。為了增加對(duì)你潛意識(shí)的刺激，我建議你將你的目標(biāo)用記號(hào)筆寫(xiě)在卡片上，放在醒目的位置，也可以配以圖片，比如，如果你的目標(biāo)是1年內(nèi)購(gòu)買一輛寶馬汽車，那你可以按照你想要的排量、型號(hào)等找到一幅圖片或是一個(gè)模型，和你的目標(biāo)卡片擺放在一起，這就是所謂的“讓目標(biāo)形象化”。10、 將你要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的目標(biāo)的原因?qū)懴聛?lái)，最重要的理由寫(xiě)在最前面。遇到挫折想要放棄目標(biāo)的時(shí)候，你可以看看當(dāng)初寫(xiě)下的這些理由現(xiàn)在是否依然存在。如果你已經(jīng)沒(méi)有了達(dá)成目標(biāo)的理由，那你完全可以放棄這個(gè)目標(biāo)，節(jié)省下大量的時(shí)間。如果這些理由仍然存

33、在，你仍然很想通過(guò)達(dá)成目標(biāo)來(lái)完成這些心愿的話，你需要調(diào)整一下方法，或者修正一下目標(biāo)。沒(méi)有任何人的成功是靠自己一個(gè)人完成的，“社會(huì)”這個(gè)環(huán)境本身就決定了我們必須要相互依靠、相互幫助。當(dāng)你寫(xiě)下誰(shuí)可能對(duì)你達(dá)成這個(gè)目標(biāo)有幫助的時(shí)候，你就會(huì)主動(dòng)去關(guān)注周圍的人脈等資源，而這些，都將是你的財(cái)富。寫(xiě)下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃步驟：這個(gè)計(jì)劃步驟里有一些是隨時(shí)都應(yīng)該做的事情，比如說(shuō)：“處理好和同事、主管部門、老總的關(guān)系”，還有一些是在固定時(shí)間內(nèi)完成的，比如“完成MBA學(xué)業(yè)”，這些你可以先不做到我們的“月目標(biāo)計(jì)劃表”里，但是那些屬于戰(zhàn)略和規(guī)劃性質(zhì)的計(jì)劃步驟一定要進(jìn)行細(xì)化，比如“儲(chǔ)備管理相關(guān)知識(shí)”，還有“提升自己的技術(shù)水平”。

34、接下來(lái)，在月目標(biāo)計(jì)劃表里寫(xiě)下打算如何完成計(jì)劃步驟：再接下來(lái)，將月目標(biāo)計(jì)劃中的內(nèi)容細(xì)化到每一周：完成一個(gè)周計(jì)劃，就劃去一個(gè)；完成一個(gè)月計(jì)劃，就劃去一個(gè)。直到所有內(nèi)容完成之后，目標(biāo)就達(dá)成了。但，任何一個(gè)周計(jì)劃沒(méi)有完成，那都應(yīng)該重新審視整個(gè)計(jì)劃。11、 不過(guò)，目標(biāo)不是有了完美的計(jì)劃就能達(dá)成的。我以前有個(gè)非常不好的習(xí)慣，就是喜歡“把玩目標(biāo)”。我會(huì)很完美地從“六個(gè)高度”去設(shè)定目標(biāo)，并且制定計(jì)劃，然后會(huì)經(jīng)常將自己的目標(biāo)拿出來(lái)欣賞。這些目標(biāo)就像一面魔鏡，似乎讓我看到了自己今后的生活。簡(jiǎn)單地說(shuō)，我喜歡設(shè)定、分解目標(biāo)超過(guò)了去執(zhí)行它，因此在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)我都在做白日夢(mèng)，把大量的時(shí)間花在如何制定一個(gè)完美的人生規(guī)劃上

35、，而恰恰忘了去執(zhí)行。對(duì)制定目標(biāo)很苛刻，而對(duì)自己沒(méi)有按照計(jì)劃執(zhí)行很寬容。這世界上，絕大多數(shù)的人都像我一樣經(jīng)歷了很長(zhǎng)的一段愚蠢期。因此我建議你，不要重蹈我的覆轍，不要做一個(gè)收藏家，而要做一個(gè)建筑工。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，收藏再多的目標(biāo)也是沒(méi)有價(jià)值的，只有從一塊塊磚頭開(kāi)始，構(gòu)筑起理想的殿堂之后，才會(huì)顯得意義非凡。事實(shí)上，目標(biāo)分解需要的是分析能力，而目標(biāo)達(dá)成需要的是執(zhí)行力，這是兩種完全不同的能力。要提高執(zhí)行力，有三個(gè)錦囊妙計(jì)和你分享：l 找到最大的石頭障礙潛能大師伯恩.崔西說(shuō)：“成功的路上你可以把這些小石頭都移掉，可是那個(gè)最大的石頭假如放在那里沒(méi)有去除，你除掉99%的小石頭也是沒(méi)有用的?！痹谠O(shè)立好目標(biāo)之后要做的

36、第一件事就是：找到最大的石頭。也就是說(shuō)你要問(wèn)自己：我要達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，最大的障礙在哪里？然后，首先去解除這個(gè)障礙。一般人總是先做比較簡(jiǎn)單的事情，而我認(rèn)為最重要的就是先去克服最困難的事情，當(dāng)你一克服它，其他的事情就會(huì)變得很簡(jiǎn)單。l 寫(xiě)下來(lái)不知道你有沒(méi)有這樣的體會(huì)：你想在周六早晨9點(diǎn)的時(shí)候去不遠(yuǎn)的圖書(shū)館找一本參考資料，如果不將這件事寫(xiě)在紙上，或者寫(xiě)在日程表里，或者設(shè)置一個(gè)鬧鈴，80%的情況下你會(huì)遺忘，或者假裝遺忘。所以要寫(xiě)下來(lái)！寫(xiě)下來(lái)至少有三個(gè)好處： 寫(xiě)到才能做到。千萬(wàn)不要以為你能想到就能做到，如果缺少了寫(xiě)到，那你很可能做不到。比如，你想去超市買一些東西，在出發(fā)前想得好好的，要買這個(gè)，要買那個(gè)，但是

37、當(dāng)你從超市逛了一圈出來(lái)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，不想買的東西買了一大堆，想買的東西卻漏了幾個(gè)。 大腦提供靈感，筆、紙細(xì)化行動(dòng)。大腦擅長(zhǎng)的是創(chuàng)造性思維，而絕非記憶或者加深記憶。我們普通人的大腦思維都是發(fā)散式的，比如“我應(yīng)該加強(qiáng)身體鍛煉了”、“下周要交報(bào)表，得趕緊完成”、“小王今天沒(méi)來(lái)上班啊，病了嗎？”、“老婆交代下班回家做飯，別忘了”當(dāng)我們用筆、紙將“加強(qiáng)身體鍛煉”的目標(biāo)寫(xiě)在紙上以后，就非常有利于我們繼續(xù)思考下去：“是跑步還是鍛煉肌肉？”、“早晨鍛煉還是晚上鍛煉？”如果決定了早晨跑步的話，趕緊寫(xiě)下來(lái)，然后可以進(jìn)一步考慮“早晨幾點(diǎn)起床比較合適？”、“晨跑路線應(yīng)該從哪到哪？”這樣，在大腦和筆、紙的配合下，才能將一

38、個(gè)想法細(xì)化為行動(dòng)。 白紙黑字才是“契約”。目標(biāo)和計(jì)劃其實(shí)就是自己和自己的契約，如果你把契約放在腦子里，那是沒(méi)有效力的。如果你白紙黑字地寫(xiě)下來(lái)，這個(gè)目標(biāo)就將呈現(xiàn)在你的面前。l 拒絕第一次失敗最終目標(biāo)的失敗，都是從第一次的失敗開(kāi)始的。遭遇第一次失敗的時(shí)候，如果我們不加以重視，會(huì)引起兩個(gè)后果： 連鎖反應(yīng)。我們的計(jì)劃是提前做好的，一環(huán)扣一環(huán)，當(dāng)你前面的步驟實(shí)施失敗的時(shí)候，不管是未完成，還是被延誤，后面的計(jì)劃都會(huì)如期而至，這就給你造成了很大壓力。當(dāng)發(fā)覺(jué)離目標(biāo)越來(lái)越遠(yuǎn)的時(shí)候，你就會(huì)選擇放棄。就像上學(xué)時(shí)解方程式一樣，任何一步計(jì)算錯(cuò)誤，后面就都不會(huì)正確。比如我們計(jì)劃“購(gòu)買書(shū)籍進(jìn)行學(xué)習(xí)”，不管什么原因，我們沒(méi)有

39、完成計(jì)劃，而時(shí)間已經(jīng)來(lái)到了該執(zhí)行“為自己的機(jī)器安裝軟件”的時(shí)候了，你會(huì)怎么想？是按照原計(jì)劃進(jìn)行，先做下一個(gè)任務(wù)？若是這樣，你很快會(huì)發(fā)現(xiàn)，如果對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)一點(diǎn)不了解的話，如何去使用軟件建立各種服務(wù)器。或者把前面的任務(wù)完成了再做下一個(gè)任務(wù)？但是這樣的話你后面的所有計(jì)劃都會(huì)被打亂，那么就簡(jiǎn)單的順延么？那恐怕一個(gè)月的計(jì)劃需要一個(gè)季度才能完成，因?yàn)槟沩樠拥谝淮尉陀锌赡茼樠拥诙巍?麻木。我們有一種可怕的適應(yīng)性，不管是對(duì)好習(xí)慣的適應(yīng)還是對(duì)壞習(xí)慣的適應(yīng)。以前上學(xué)的時(shí)候班上有兩位同學(xué)，一位同學(xué)學(xué)習(xí)很好，每次考試總是班上的前三名，后來(lái)又一次，因?yàn)榭荚嚢l(fā)揮失常，只排到了13名，可是老師和家長(zhǎng)都原諒了他第一次的失

40、敗，后來(lái)他先是每隔五六次考試就要“失?！币换?，然后每隔兩三次就失常一回，最終他的排名定格在15名左右，15名成了他的正常水平。還有一位同學(xué)，原來(lái)他一直排在20多名，有一次考試的時(shí)候可能做了充分的準(zhǔn)備居然拿到了第7名，這回老師和家長(zhǎng)都對(duì)他刮目相看，不斷鼓勵(lì)他，后來(lái)他的學(xué)習(xí)成績(jī)由一次超長(zhǎng)拿到第7名，到最后正常水平保持在前10名。所以，我們?cè)诿鎸?duì)第一次失敗或者第一次成功的時(shí)候都應(yīng)該充分地重視起來(lái)，到底為什么失??？到底為什么成功？花時(shí)間思考這兩個(gè)問(wèn)題是非常值得的。 當(dāng)然，我們也不可能避免失敗，因?yàn)樗吘怪皇恰坝?jì)劃”而已，正所謂“計(jì)劃沒(méi)有變化快”，我們要改變的是自己的心態(tài)。面對(duì)失敗，我們需要做兩件事情。

41、 重視失敗，分析原因。計(jì)劃失敗總是有原因的，不論是客觀的還是主觀的，我們都需要認(rèn)真對(duì)待、認(rèn)真分析，一定不能給自己一個(gè)這樣的心理暗示：計(jì)劃失敗了沒(méi)什么，誰(shuí)都可能失敗，下次盡量按計(jì)劃進(jìn)行就是了。我們應(yīng)該問(wèn)自己的是這樣兩個(gè)問(wèn)題：計(jì)劃為什么失??？如何避免類似的失??？ 以變化應(yīng)對(duì)變化。即使是一個(gè)周計(jì)劃級(jí)的失敗，我們都應(yīng)該重新審視自己的目標(biāo)和計(jì)劃，看看是否有不合理的地方，是否有根據(jù)環(huán)境的變化需要調(diào)整的地方，如果需要調(diào)整，就立即調(diào)整。即使最后沒(méi)有做任何計(jì)劃更改，但經(jīng)過(guò)一個(gè)重新審視的過(guò)程之后，我們抵御失敗的信心會(huì)提升很多，我會(huì)告訴自己“我的計(jì)劃很合理，我會(huì)順利完成計(jì)劃的”。12、 項(xiàng)目、任務(wù)及下一步行動(dòng)示例：

42、13、 “郵件狂人”的方法：我們這位郵件狂人比較辛苦，同時(shí)管理著8個(gè)項(xiàng)目，這8個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人全部通過(guò)E-mail和他進(jìn)行溝通。于是，他給自己和所有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定下了這些規(guī)矩：l 所有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)E-mail匯報(bào)工作。l 如果事情并非重要而且緊急的，一律寫(xiě)成E-mail進(jìn)行交流。l E-mail要言簡(jiǎn)意賅，說(shuō)明問(wèn)題，給出建議方案即可。l E-mail標(biāo)題應(yīng)采用“項(xiàng)目名主題”的形式，并且標(biāo)明重要級(jí)別。l 今日事，今日畢。自己每天清空收件箱，決不讓未處理的郵件留到第二天。這一點(diǎn)的意思并不是說(shuō)所有的事情都必須在今天處理完，因?yàn)槟歉揪褪遣豢赡艿?，他指的是：所有的事情，在?dāng)天都必須找到處理的方法。對(duì)于

43、自己，郵件狂人采用這樣的郵件分類方式：l 建立“行動(dòng)”文件夾。這里是所有需要自己處理的郵件，比如別人需要你的一份報(bào)告，或者說(shuō)別人咨詢你的一個(gè)問(wèn)題。這個(gè)文件夾相當(dāng)于前面的“代辦事項(xiàng)”，只不過(guò)是以“原材料”為任務(wù)內(nèi)容的一種清單。當(dāng)郵件狂人寫(xiě)完了報(bào)告給他發(fā)送回去后，郵件狂人就會(huì)將這封郵件挪到歸檔文件夾，或者干脆刪除。當(dāng)然，他每天上班做的事情就是不斷地看看“行動(dòng)”文件夾里有什么需要做的事情，挑出來(lái)一件，搞定它，歸檔，再做下一件。l 建立“將來(lái)某時(shí)”子文件夾。這個(gè)子文件夾放在“行動(dòng)”文件夾下面，里面存放的事情均要設(shè)置時(shí)間提醒，包括： 將來(lái)的某個(gè)時(shí)刻才能執(zhí)行的事情。比如辦公室發(fā)來(lái)的E-mail告知/提醒你

44、下周三早晨9點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議。 有待孵化的任務(wù)，比如領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)來(lái)的E-mail告訴你需要考慮一下手下人員的調(diào)整，因?yàn)檫@事情目前還沒(méi)有一個(gè)成熟的想法，只能暫存到“將來(lái)某時(shí)”文件夾。l 建立“委辦”文件夾。工作中會(huì)遇到很多需要交付給別人處理的任務(wù)，而如何追蹤任務(wù)的進(jìn)度，一直是令人頭疼的事情。比如，別人發(fā)E-mail過(guò)來(lái)問(wèn)你“上月某項(xiàng)目的銷售量與我這里統(tǒng)計(jì)得結(jié)果不相符，請(qǐng)檢查后回復(fù)”，我以前遇到這樣的郵件就會(huì)立即轉(zhuǎn)發(fā)給統(tǒng)計(jì)銷售量的小王，以為已經(jīng)把猴子甩給了別人，從而不再關(guān)心。實(shí)際上，猴子還是在自己身上，只是暫時(shí)交給小王“喂養(yǎng)”而已，因?yàn)閯e人發(fā)E-mail過(guò)來(lái)詢問(wèn)的是我而不是小王。所以我以前經(jīng)常會(huì)收到這樣的

45、郵件：“上次讓你檢查銷售量的事情怎么還沒(méi)有回復(fù)？”但是郵件狂人不是這樣，他為自己建立了“委辦”文件夾和過(guò)濾器，規(guī)則是郵件主題中含有“委辦”字樣。當(dāng)收到詢問(wèn)銷售量的郵件之后，他同樣會(huì)立即轉(zhuǎn)發(fā)給小王，但同時(shí)會(huì)抄送給自己，在主題的最后加上“委辦”，然后使用過(guò)濾器將這些郵件自動(dòng)歸類到“委辦”文件夾里。這樣一來(lái)，當(dāng)他每天回顧自己的文件夾時(shí)，就可以立即對(duì)所有的委辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤處理。l 建立“歸檔”文件夾。郵件狂人在“歸檔”文件夾下按照不同的項(xiàng)目建立了不同的子文件夾，已經(jīng)處理過(guò)的事情，或者是發(fā)E-mail過(guò)來(lái)的項(xiàng)目資料，都可以分類存儲(chǔ)在里面。14、 將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為自己的習(xí)慣杰出人士都會(huì)首先把自己的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為自

46、己的習(xí)慣。這個(gè)目標(biāo)包括很多方面：家庭的目標(biāo)、健康的目標(biāo)、事業(yè)的目標(biāo)舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)吧，干事業(yè)肯定得有個(gè)好身體做保障，為了達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，他們可以養(yǎng)成每天早起鍛煉的習(xí)慣，這個(gè)一般人做不到。再舉個(gè)例子，世界上最偉大的推銷員之一喬.杰拉德為了提高業(yè)績(jī)、擴(kuò)展人脈，而養(yǎng)成了在任何時(shí)候向任何人散發(fā)名片你的習(xí)慣，這個(gè)一般人也做不到。其次，他們都非常擅長(zhǎng)與自己進(jìn)行溝通，他們會(huì)對(duì)自己進(jìn)行積極的心理暗示。遇到挫折時(shí)，他們會(huì)告訴自己“困難是暫時(shí)的，成功就在不遠(yuǎn)的地方”；收獲成功時(shí)，他們會(huì)告訴自己“看，只要我想做的，就一定做得到?！蓖蹩偩陀羞@樣的一個(gè)習(xí)慣：每天6:00起床，然后用半個(gè)小時(shí)鍛煉身體，然后提前一小時(shí)到公司。因?yàn)?/p>

47、走得比別人早，路上不會(huì)堵車，光這一項(xiàng)就節(jié)約了40分鐘的時(shí)間，他到公司以后，在咱們還沒(méi)來(lái)的時(shí)候，就已經(jīng)將當(dāng)天的任務(wù)進(jìn)行了劃分。其實(shí)，利用早起的1個(gè)小時(shí)，可以做很多有意義的事情，比如鍛煉、看書(shū)、思考，等等，而且這一段時(shí)間最不容易被打擾。在我們前面溝通的那么多內(nèi)容，包括目標(biāo)設(shè)定、四象限分析法、清單系統(tǒng)等，各方面都需要你能養(yǎng)成習(xí)慣。那些內(nèi)容，不是一本習(xí)題集，寫(xiě)過(guò)一遍就OK了，而是一本“武功秘籍”，需要反復(fù)去領(lǐng)悟。直到有一天你將所有的東西都變成你的一種習(xí)慣時(shí)，才算是大功告成。當(dāng)你不假思索地做那些事時(shí)，你就已經(jīng)養(yǎng)成了習(xí)慣。15、 習(xí)慣的培養(yǎng)在制作好“習(xí)慣培養(yǎng)卡片”之后，沿著對(duì)折線將它們裁剪開(kāi)，把第一部分放

48、在每天都能看到的位置，比如我把它夾在臺(tái)燈上，當(dāng)我每天晚上關(guān)燈睡覺(jué)時(shí)，我都會(huì)把卡片內(nèi)容溫習(xí)一遍，刺激我的潛意識(shí)。除了將要做的事情計(jì)劃出來(lái)以外，還需要把可能遇到的困難也計(jì)劃出來(lái)，在執(zhí)行一個(gè)計(jì)劃之前，你對(duì)可能遇到的困難估計(jì)得越充分，實(shí)現(xiàn)的把握就越大。你覺(jué)得培養(yǎng)這個(gè)習(xí)慣可能遇到的最大困難是什么？你如何應(yīng)對(duì)這些困難？當(dāng)你認(rèn)識(shí)到這個(gè)習(xí)慣對(duì)你來(lái)說(shuō)有多么重要之后，當(dāng)你制定了一個(gè)完美的計(jì)劃之后，當(dāng)你把你的計(jì)劃告訴所有人之后，千萬(wàn)不要就此停下，你應(yīng)該立刻開(kāi)始執(zhí)行計(jì)劃。我認(rèn)識(shí)的一些人里有人有這樣的特殊癖好：他們?cè)谧鲇?jì)劃的過(guò)程中獲得快感，而在執(zhí)行的時(shí)候很快放棄。他們是一些空想家，而不是實(shí)踐者。向著你要養(yǎng)成的習(xí)慣，每天

49、去做一些你不愿意做的事情，這樣，你便不會(huì)為那些真正需要你完成的責(zé)任而感到痛苦。如果把壞習(xí)慣當(dāng)做一堆大石塊的話，我們可以每天挖走一點(diǎn)，總有一天會(huì)把這堆大石塊完全挖走。在培養(yǎng)習(xí)慣的時(shí)候，我們應(yīng)該向愚公學(xué)習(xí)，而不是做什么所謂的聰明人。另外，建議在培養(yǎng)習(xí)慣的過(guò)程中，為自己設(shè)定正面結(jié)果和不良后果，這也是和潛意識(shí)溝通的一種技巧。我父母就很擅長(zhǎng)這個(gè)，我小時(shí)候不太喜歡吃飯，母親就和我溝通：“來(lái)，張大老虎嘴，吃一大口，媽媽給你買玩具。”于是我就拼命地吃。那時(shí)候，我多半是用潛意識(shí)多一些，在潛意識(shí)里，我將吃飯和玩具聯(lián)系在了一起。吃飯就有玩具玩，不吃飯就沒(méi)有。我以前訓(xùn)練自己“積極傾聽(tīng)”的習(xí)慣時(shí)，利用的就是“不良后果”

50、。我在打電話的時(shí)候有個(gè)壞毛病，當(dāng)我認(rèn)為自己理解對(duì)方的意圖時(shí)，就會(huì)很不禮貌地打斷對(duì)方，比如某人給我打電話，說(shuō)他的電腦出了故障。在對(duì)方還在描述故障的時(shí)候，我就會(huì)打斷對(duì)方，說(shuō)出自己對(duì)故障的判斷。我從來(lái)不覺(jué)得這有什么不對(duì)，直到有一天一個(gè)很好的朋友告訴我：“你總是在我還沒(méi)有描述完故障現(xiàn)象的時(shí)候就打斷我，這讓我覺(jué)得很不舒服。”所以從那時(shí)候起我就下定決心要改掉這個(gè)壞習(xí)慣，我給自己定下了一條規(guī)矩“打斷別人說(shuō)話一次，吃一碟涼拌洋蔥”。我最討厭吃的東西就是洋蔥，但我已經(jīng)下定了決心，要么改掉打斷別人說(shuō)話的壞習(xí)慣，要么改掉討厭吃洋蔥的習(xí)慣。剛開(kāi)始的時(shí)候真的很痛苦，記得第一次面對(duì)一整盤洋蔥時(shí)，我都在懷疑我是否有自虐的傾

51、向。雖然最后那一碟洋蔥沒(méi)有吃完，但是在我的潛意識(shí)里，已經(jīng)把“打斷別人說(shuō)話”和“一碟洋蔥”聯(lián)系到了一起，也就是說(shuō)為壞習(xí)慣設(shè)置了一個(gè)“不良后果”。經(jīng)過(guò)一個(gè)月的努力，我終于改掉了自己的壞毛病。16、 每日三問(wèn)每日三問(wèn)實(shí)際上就是日回顧，幫助回顧每日工作，扭頭看一看即將過(guò)去的一天，是否令自己滿意。再偉大的人生也是由若干個(gè)普通的一天組成的，正所謂“不積硅步無(wú)以至千里”，如果每一天都過(guò)得令自己滿意的話，整個(gè)人生也會(huì)是令自己滿意的。我們總是不斷地憧憬著未來(lái)、揮霍著現(xiàn)在，打破這種惡性循環(huán)的關(guān)鍵就是認(rèn)真地回顧過(guò)去。老天是公平的，每個(gè)人的每一天都有24個(gè)小時(shí)，但是如果你能在24小時(shí)內(nèi)獲得比別人多一倍的經(jīng)驗(yàn)，是否就意

52、味著給自己創(chuàng)造了多一倍的時(shí)間呢？投入地工作時(shí)，時(shí)間總是過(guò)得非常快。又到了下班時(shí)間，小強(qiáng)從眼前的記事本一一刪除已經(jīng)完成的下一步行動(dòng)清單，然后又瀏覽了一下任務(wù)清單，最后又簡(jiǎn)單回顧了一下今天的工作，這才徹底和工作做了一個(gè)了斷。工作時(shí)的那種緊繃心情，隨著寫(xiě)工作清單的工作記事本“啪”的一聲合上而徹底宣告結(jié)束，這真的是一種讓人愉悅的體驗(yàn)。17、 不被打擾的時(shí)間Unbroken Time“不被打擾的時(shí)間”一般應(yīng)該設(shè)置成超過(guò)半個(gè)小時(shí)，否則很有可能還沒(méi)有進(jìn)入狀態(tài)，就要匆忙結(jié)束了。在這半個(gè)多小時(shí)里，我們應(yīng)該：l 提前做好一切準(zhǔn)備工作 把茶/水準(zhǔn)備好放在面前。 取出記錄工具，放在觸手可及的位置，如筆、紙，或者錄音筆

53、之類的記錄工具。 再想想是否還有什么需要現(xiàn)在就做的事情，若有，立即先去處理了，或者直接打消那個(gè)念頭。l 讓自己的心完全靜下來(lái)。就像空手道中的就緒狀態(tài)，或者是瑜伽中的身心結(jié)合狀態(tài)。剛開(kāi)始要做到這一點(diǎn)比較難，需要花費(fèi)一些時(shí)間，如5分鐘或者10分鐘。要迅速達(dá)到就緒狀態(tài)，以下是一些經(jīng)驗(yàn)： 將大腦里的東西統(tǒng)統(tǒng)剪切出來(lái)。當(dāng)腦袋里的東西干擾我進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)候，我會(huì)把大腦里的所有東西寫(xiě)在一張紙上，哪件事情放不下就寫(xiě)下來(lái)，這樣感覺(jué)會(huì)好很多，因?yàn)樗€在那里，并沒(méi)有消失，只不過(guò)由大腦轉(zhuǎn)移到了紙上。我們很多時(shí)候的壓力，就是來(lái)自于這種擔(dān)心遺忘的不安全感。 盡量切斷信息輸入源的干擾。當(dāng)我不能進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)候會(huì)閉上眼睛，因?yàn)槲?/p>

54、發(fā)現(xiàn)眼睛是產(chǎn)生干擾的源泉。比如，當(dāng)我看到打開(kāi)的電腦時(shí)，我會(huì)想“是不是該去接收郵件了？”當(dāng)我看到文件夾時(shí)，我會(huì)想“是不是還有些文件需要處理？”總之，當(dāng)我看到某樣?xùn)|西的時(shí)候，大腦就會(huì)不由自主地聯(lián)想到和它相關(guān)的信息，這成為我進(jìn)入狀態(tài)的主要干擾。如果不喜歡太安靜的環(huán)境，可以用很低的聲音播放一些舒緩的背景音樂(lè)。 固定時(shí)間段。有時(shí)候“生物鐘”會(huì)決定我們進(jìn)入狀態(tài)的快慢，所以我會(huì)在每天的固定時(shí)段設(shè)置“不被打擾的時(shí)間”，這樣既可以幫助我養(yǎng)成習(xí)慣、安排日程，也可以幫助我更快地進(jìn)入“就緒”狀態(tài)。如何設(shè)置unbroken time： 第一個(gè)問(wèn)題：你每天有沒(méi)有絕對(duì)不會(huì)被打擾的時(shí)間段？這個(gè)嘛，我覺(jué)得是沒(méi)有的，就算我睡覺(jué)的

55、時(shí)候也會(huì)被公司的電話吵醒，下班之后也會(huì)被家人打擾，上班時(shí)間就更不用說(shuō)了。 第二個(gè)問(wèn)題：你覺(jué)得你每天最忙碌的時(shí)候是在家還是在公司？當(dāng)然是在公司了，在公司跟打仗一樣，回家雖然也做些家務(wù)，但是壓力就小很多，畢竟是在自己的家里做事嘛。 第三個(gè)問(wèn)題：你覺(jué)得你什么時(shí)候時(shí)間比較充裕？早晨上班前還是晚上下班后？應(yīng)該是晚上下班后，一般情況下，下午5點(diǎn)下班，回到家大概6:30左右，做家務(wù)、吃飯，大概晚上8點(diǎn)就沒(méi)什么事情了，通常我會(huì)看看電視或者上上網(wǎng)，放松一下。 第四個(gè)問(wèn)題：你能自如地進(jìn)入就緒狀態(tài)嗎？習(xí)慣背景音樂(lè)嗎？這個(gè)問(wèn)題比較難回答，有時(shí)候要根據(jù)心情好壞來(lái)確定進(jìn)入就緒狀態(tài)的快慢。關(guān)于背景音樂(lè)我覺(jué)得要看情況而定，在

56、一個(gè)特別安靜的環(huán)境下是不需要背景音樂(lè)的，但在辦公室那樣的地方，如果想集中精力的話，我就要戴上耳塞聽(tīng)點(diǎn)輕音樂(lè)。 第五個(gè)問(wèn)題：你覺(jué)得你一般能保持精力集中多長(zhǎng)時(shí)間？半個(gè)小時(shí)應(yīng)該問(wèn)題不大吧，超過(guò)半個(gè)小時(shí)思想開(kāi)小差的概率就比較大。這五個(gè)問(wèn)題回答之后，其實(shí)你就已經(jīng)為自己設(shè)置好了“不被打擾的時(shí)間”。我強(qiáng)烈建議你把不被打擾的時(shí)間設(shè)置在晚上8:008:40這個(gè)時(shí)間段，因?yàn)槟阒挥性谶@個(gè)時(shí)間段是最放松的，并且40分鐘內(nèi)，你一般可以保持精力集中。并且，我還要給你幾個(gè)建議： 提前和你的家人約定好，在晚上的8:00-8:40，不要來(lái)打擾你，這時(shí)候你可以把自己關(guān)在書(shū)房里。 關(guān)掉一切通訊工具，比如說(shuō)電話、計(jì)算機(jī)等。如果你像我

57、一樣被公司要求必須24小時(shí)開(kāi)機(jī)的話，你可以設(shè)置成靜音（注意是靜音而不是振動(dòng)）。 如果房間不夠隔音的話，比如說(shuō)外面電視的聲音會(huì)傳進(jìn)來(lái)，那你可以播放一些舒緩的輕音樂(lè)來(lái)掩蓋。 進(jìn)入就緒狀態(tài)前，放下所有的雜念。Unbroken Time用來(lái)做什么：l 認(rèn)真地計(jì)劃自己的未來(lái)；l 系統(tǒng)地考慮整個(gè)項(xiàng)目；l 高效地完成手頭的任務(wù)；l 學(xué)習(xí)或看書(shū)等。18、 臨時(shí)事件的處理我其實(shí)是一個(gè)極其討厭臨時(shí)事件的人，我喜歡每天都在自己的掌控之中，按照我的安排度過(guò)每一天。但我們不是上帝，不能預(yù)先安排一切，從另一個(gè)角度講，生活正是因?yàn)槌錆M了未知才有意思。如果我們一出生就知道這一輩子的每一天將會(huì)如何度過(guò)，那是多么可悲的事情啊，除

58、了大多數(shù)嬰兒會(huì)被“嚇?biāo)馈蓖?，這世界上很多有趣的事情將消失，像新聞、迷路、失戀、衣柜整理法臨時(shí)事件總是會(huì)突然出現(xiàn)，當(dāng)它和我們的計(jì)劃發(fā)生沖突時(shí)應(yīng)該如何處理呢？舉個(gè)例子，按照自己的項(xiàng)目計(jì)劃，該是寫(xiě)一個(gè)推廣策劃書(shū)的時(shí)候了，這件事情被你認(rèn)為“重要但不緊急”，因此你特地挑選了下午5:00同事們下班之后和晚上7:00點(diǎn)回家吃飯之前這個(gè)時(shí)間段去整理思路、列出提綱。這是一個(gè)非常合理的計(jì)劃：一是沒(méi)有耽誤和家人共進(jìn)晚餐；二是這是一個(gè)非常安靜、非常適合思考的時(shí)間段。但是，好事多磨，就在下班前的半個(gè)小時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要求你晚上陪一個(gè)客戶吃飯，這時(shí)候你該如何處理呢？l 原則一：要事第一。做抉擇的一個(gè)重要原則就是要事第一。但是我們必須明確一個(gè)問(wèn)題：“重要的事”是相對(duì)于誰(shuí)來(lái)講的？我認(rèn)為重要的事情應(yīng)該是相對(duì)于自己來(lái)講的，需要自己去判斷這件事情重要還是那件事情重要。不要因?yàn)槭穷I(lǐng)導(dǎo)交代下來(lái)的事情，就給它最高