照片檔案整理方法

1、照片檔案整理方法1照片檔案整理流程照片檔案整理流程 收集收集挑選照片挑選照片排列排列編號(hào)編號(hào)擬擬寫說(shuō)明寫說(shuō)明張貼張貼編頁(yè)碼編頁(yè)碼著錄著錄打打印目錄印目錄貼側(cè)標(biāo)簽貼側(cè)標(biāo)簽2 第一步、收集 收集范圍收集范圍:記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。工作成果的照片。 * *領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；重大公務(wù)活動(dòng)的照片； * *本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)；本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)； * *記錄本單位重大事件、重大事故及其他異記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片常情況和現(xiàn)象的照片;

2、* *3 第一步、收集 收集要求：收集要求： 應(yīng)按照規(guī)定向本單位檔案室或檔案工作人應(yīng)按照規(guī)定向本單位檔案室或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己?jiǎn)T歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有；有； 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套保存封存保管、供查閱利用、異地保存。保存封存保管、供查閱利用、異地保存。 收集時(shí)間：收集時(shí)間： 對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔及時(shí)整理，向檔案室歸檔般在般在3個(gè)月內(nèi)，并個(gè)月內(nèi)，并盡量不跨年度。盡量不跨年度。4 第二步、挑選照片 對(duì)反映同一內(nèi)

3、容的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要對(duì)反映同一內(nèi)容的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。5l主題不鮮主題不鮮明，可不明，可不歸檔歸檔。6l構(gòu)圖重復(fù)，構(gòu)圖重復(fù)，可選其一?？蛇x其一。7l影像不清影像不清晰，不要晰，不要?dú)w檔。歸檔。8 第三步、排列 按按“年度年度問題進(jìn)行分類，在同一年度問題進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時(shí)間排列。內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時(shí)間排列。 注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩局部，歸檔的照

4、片保管年限為與不歸檔兩局部，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。長(zhǎng)期以上。9 第三步、排列 、按形成時(shí)間、按形成時(shí)間專題組排列。專題組排列。 即將本單位的所有照片收集后，先排最早的年度，即將本單位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年內(nèi)先排最早的某個(gè)活動(dòng)或某個(gè)會(huì)議的然后在一年內(nèi)先排最早的某個(gè)活動(dòng)或某個(gè)會(huì)議的照片。照片。 2、每專題組照片排列張?zhí)?。、每專題組照片排列張?zhí)枴?例：在第例：在第1冊(cè)內(nèi)第一組照片有冊(cè)內(nèi)第一組照片有15張張 F 1 1 1 F 1 1 1510 第三步、排列 在第在第1冊(cè)內(nèi)第二組照片有冊(cè)內(nèi)第二組照片有6張照片，延續(xù)第張照片，延續(xù)第一組的照片編號(hào)，一組的照片編號(hào)， F 1

5、1 16 F 1 1 21 在第在第1冊(cè)內(nèi)排滿照片后，再排第冊(cè)內(nèi)排滿照片后，再排第2冊(cè)。第冊(cè)。第2冊(cè)冊(cè)的照片張?zhí)柋仨殢牡恼掌瑥執(zhí)柋仨殢?開始。開始。11 第三步、排列例：在第例：在第2冊(cè)內(nèi)第一組照片有冊(cè)內(nèi)第一組照片有10張張 F 1 2 1 F 1 2 10 在第在第2冊(cè)內(nèi)第二組照片有冊(cè)內(nèi)第二組照片有9張照片，延張照片，延續(xù)第一組的照片編號(hào)，續(xù)第一組的照片編號(hào)， F 1 2 11 F 1 2 19 第第2冊(cè)排滿照片后，再排第冊(cè)排滿照片后，再排第3冊(cè)。冊(cè)。 一組照片不可以排在兩冊(cè)中。一組照片不可以排在兩冊(cè)中。12這是一家企業(yè)收集到的所有照片。這是一家企業(yè)收集到的所有照片。13 將照片按不同的年度

6、分開。將照片按不同的年度分開。如如果每個(gè)年度的照片不多，在年度內(nèi)果每個(gè)年度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問題，直接按照片形成時(shí)可以不分問題，直接按照片形成時(shí)間排列歸檔。間排列歸檔。14 如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的照片按問題分開。同一年度的照片按問題分開。企業(yè)概況企業(yè)概況企業(yè)概況企業(yè)概況宣傳營(yíng)銷宣傳營(yíng)銷企業(yè)文化企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)產(chǎn)品、商標(biāo)15 如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的照片按問題分開。一年度的照片按問題分開。企業(yè)概況企業(yè)概況宣傳營(yíng)銷宣傳營(yíng)銷企業(yè)文化企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)產(chǎn)品、商標(biāo)16第第1冊(cè)冊(cè)第第2冊(cè)冊(cè)第第3冊(cè)冊(cè)第第4冊(cè)冊(cè)第第5

7、冊(cè)冊(cè)第第6冊(cè)冊(cè)第第7冊(cè)冊(cè) 如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組成數(shù)冊(cè)。比方，成數(shù)冊(cè)。比方，1999年的照片，共組成年的照片，共組成3卷。卷。 2000年的照片，組成年的照片，組成2冊(cè)。冊(cè)。 2001年的年的照片，組成照片，組成2冊(cè)。冊(cè)。17第第1冊(cè)冊(cè)第第2冊(cè)冊(cè) 如果照片數(shù)量不多，可以一個(gè)年度組成如果照片數(shù)量不多，可以一個(gè)年度組成1冊(cè)，或者幾個(gè)年度的照片組成冊(cè)，或者幾個(gè)年度的照片組成1冊(cè)。冊(cè)。18 第四步、編號(hào) 按按“類別號(hào)類別號(hào)冊(cè)號(hào)冊(cè)號(hào)張?zhí)柕哪Ｊ綇執(zhí)柕哪Ｊ?F 1 3 . 1 張?zhí)柕谌齼?cè)的第一張張?zhí)柕谌齼?cè)的第一張 冊(cè)號(hào)第三冊(cè)照片檔案冊(cè)號(hào)第三冊(cè)照片檔案 一級(jí)屬類照片檔

8、案一級(jí)屬類照片檔案 大類代字聲像檔案大類代字聲像檔案19照片號(hào)的格式照片號(hào)的格式l類別號(hào)：檔案分類表中表示照片類別號(hào)：檔案分類表中表示照片檔案的代號(hào)。檔案的代號(hào)。20照片號(hào)的格式照片號(hào)的格式l冊(cè)號(hào)：按排列順序?qū)φ掌瑑?cè)從冊(cè)號(hào)：按排列順序?qū)φ掌瑑?cè)從“1開始編制的流水號(hào)。開始編制的流水號(hào)。21照片號(hào)的格式照片號(hào)的格式l張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)枺焊袷揭恢械摹皬執(zhí)柺侵冈谝槐菊掌瑑?cè)內(nèi)張?zhí)柺侵冈谝槐菊掌瑑?cè)內(nèi)對(duì)照片按排列順序從對(duì)照片按排列順序從“1開始編制的流水號(hào)；開始編制的流水號(hào)；l格式二中的格式二中的“張?zhí)柺侵冈谝粋€(gè)立檔單位內(nèi)對(duì)照張?zhí)柺侵冈谝粋€(gè)立檔單位內(nèi)對(duì)照片按排列順序從片按排列順序從“1開始編制的流水號(hào)。開

9、始編制的流水號(hào)。22 第五步、擬寫說(shuō)明 以一組照片為單位擬寫總說(shuō)明。以一組照片為單位擬寫總說(shuō)明。 總說(shuō)明的內(nèi)容：總說(shuō)明的內(nèi)容： 1、標(biāo)題、標(biāo)題根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的根本內(nèi)容，并作標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的根本內(nèi)容，并作為照片檔案卷內(nèi)目錄的著錄條目。為照片檔案卷內(nèi)目錄的著錄條目。 2、時(shí)間、時(shí)間 3、地點(diǎn)、地點(diǎn) 4、主要人物、主要人物 5、根本內(nèi)容、根本內(nèi)容 6、注明本組照片共多少?gòu)堈掌?。、注明本組照片共多少?gòu)堈掌?整理時(shí)，用白紙尺寸可大于整理時(shí)，用白紙尺寸可大于3R照片將上述內(nèi)照片將上述內(nèi)容打印，貼在這組照片的上方容打印

10、，貼在這組照片的上方23 第五步、擬寫說(shuō)明 以每張照片為單位擬寫小說(shuō)明以每張照片為單位擬寫小說(shuō)明 位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方24 第六步、張貼 用白乳膠，正反兩面粘貼照片用白乳膠，正反兩面粘貼照片 整齊美觀整齊美觀 留位張貼總說(shuō)明和小說(shuō)明留位張貼總說(shuō)明和小說(shuō)明25豎式說(shuō)明的粘貼方法豎式說(shuō)明的粘貼方法26橫式說(shuō)明的粘貼方法橫式說(shuō)明的粘貼方法27 三照片的粘貼方法實(shí)例：芯頁(yè)正面裝訂線總說(shuō)明每張照片說(shuō)明頁(yè)碼照片28 三照片的粘貼方法實(shí)例：芯頁(yè)反面裝訂線每張說(shuō)明照片2930 第七步、編頁(yè)碼 在照片檔案薄正面的右上角、反面的左上角蓋在照片檔案薄正面的右上角、反面的左

11、上角蓋頁(yè)碼，目錄頁(yè)不用編頁(yè)碼。頁(yè)碼，目錄頁(yè)不用編頁(yè)碼。31第八步、著錄 照片名稱：照片名稱：根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出的標(biāo)題名根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出的標(biāo)題名稱。稱。 照片號(hào)：照片號(hào)：是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，例如的一組字符代碼，例如:機(jī)關(guān)的檔案分類中照片的編號(hào)方機(jī)關(guān)的檔案分類中照片的編號(hào)方法，法，F(xiàn)111 參見號(hào)：參見號(hào)：參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。案的檔號(hào)。 時(shí)間：時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間照片的拍攝時(shí)間 填寫格式：填寫格式：2006年年4月月

12、10日寫成日寫成20060410。 攝影者：攝影者：攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。 文字說(shuō)明：文字說(shuō)明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。版權(quán)、來(lái)源等。3233第八步:著錄34第九步、打印目錄一

13、式二份 照 片 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄類別號(hào)F1案卷號(hào)1照片號(hào)照 片 題 名拍 攝 時(shí) 間照 片所 在頁(yè) 號(hào)底片所在卷 號(hào)頁(yè) 號(hào) 底 片 號(hào)備 注F1-1.11993年5月14日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局成立全局工作人員留影1993.5.141F1-1.291994年10月12日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局在西南鎮(zhèn)工人文化宮舉行三水市退休職工慶祝廣東省第六屆老人節(jié)游園活動(dòng)1994.10.122F1-1.101995年春節(jié)醒獅隊(duì)在三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局門前采青1995.211F1-1.111998年6月20日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局與中國(guó)工商銀行三水市支行舉行市屬企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金社會(huì)發(fā)放會(huì)議1998.6.2012F1-1.12201998年6月20日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局在西影廣場(chǎng)開展宣傳廣東省社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)條例廣東省社會(huì)工傷保險(xiǎn)條例咨詢活動(dòng)1998.6.1913/1835 第十步、貼側(cè)標(biāo)簽36*大幅照片的管理 對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如定在專用的紙板上，再