照片檔案整理方法

1、照片檔案整理方法1照片檔案整理流程照片檔案整理流程 收集收集挑選照片挑選照片排列排列編號編號擬擬寫說明寫說明張貼張貼編頁碼編頁碼著錄著錄打打印目錄印目錄貼側(cè)標(biāo)簽貼側(cè)標(biāo)簽2 第一步、收集 收集范圍收集范圍:記錄本單位主要職能活動和重要記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。工作成果的照片。 * *領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；重大公務(wù)活動的照片； * *本單位組織或參加的重要外事活動；本單位組織或參加的重要外事活動； * *記錄本單位重大事件、重大事故及其他異記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片常情況和現(xiàn)象的照片;

2、* *3 第一步、收集 收集要求：收集要求： 應(yīng)按照規(guī)定向本單位檔案室或檔案工作人應(yīng)按照規(guī)定向本單位檔案室或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有；有； 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套保存封存保管、供查閱利用、異地保存。保存封存保管、供查閱利用、異地保存。 收集時間：收集時間： 對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，向檔案室歸檔及時整理，向檔案室歸檔般在般在3個月內(nèi)，并個月內(nèi)，并盡量不跨年度。盡量不跨年度。4 第二步、挑選照片 對反映同一內(nèi)

3、容的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要對反映同一內(nèi)容的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。面完整、未加修飾剪裁等特點。5l主題不鮮主題不鮮明，可不明，可不歸檔歸檔。6l構(gòu)圖重復(fù)，構(gòu)圖重復(fù)，可選其一?？蛇x其一。7l影像不清影像不清晰，不要晰，不要歸檔。歸檔。8 第三步、排列 按按“年度年度問題進行分類，在同一年度問題進行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時間排列。內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時間排列。 注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩局部，歸檔的照

4、片保管年限為與不歸檔兩局部，歸檔的照片保管年限為長期以上。長期以上。9 第三步、排列 、按形成時間、按形成時間專題組排列。專題組排列。 即將本單位的所有照片收集后，先排最早的年度，即將本單位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年內(nèi)先排最早的某個活動或某個會議的然后在一年內(nèi)先排最早的某個活動或某個會議的照片。照片。 2、每專題組照片排列張?zhí)?。、每專題組照片排列張?zhí)枴?例：在第例：在第1冊內(nèi)第一組照片有冊內(nèi)第一組照片有15張張 F 1 1 1 F 1 1 1510 第三步、排列 在第在第1冊內(nèi)第二組照片有冊內(nèi)第二組照片有6張照片，延續(xù)第張照片，延續(xù)第一組的照片編號，一組的照片編號， F 1

5、1 16 F 1 1 21 在第在第1冊內(nèi)排滿照片后，再排第冊內(nèi)排滿照片后，再排第2冊。第冊。第2冊冊的照片張?zhí)柋仨殢牡恼掌瑥執(zhí)柋仨殢?開始。開始。11 第三步、排列例：在第例：在第2冊內(nèi)第一組照片有冊內(nèi)第一組照片有10張張 F 1 2 1 F 1 2 10 在第在第2冊內(nèi)第二組照片有冊內(nèi)第二組照片有9張照片，延張照片，延續(xù)第一組的照片編號，續(xù)第一組的照片編號， F 1 2 11 F 1 2 19 第第2冊排滿照片后，再排第冊排滿照片后，再排第3冊。冊。 一組照片不可以排在兩冊中。一組照片不可以排在兩冊中。12這是一家企業(yè)收集到的所有照片。這是一家企業(yè)收集到的所有照片。13 將照片按不同的年度

6、分開。將照片按不同的年度分開。如如果每個年度的照片不多，在年度內(nèi)果每個年度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問題，直接按照片形成時可以不分問題，直接按照片形成時間排列歸檔。間排列歸檔。14 如果每個年度的照片較多，對如果每個年度的照片較多，對同一年度的照片按問題分開。同一年度的照片按問題分開。企業(yè)概況企業(yè)概況企業(yè)概況企業(yè)概況宣傳營銷宣傳營銷企業(yè)文化企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)產(chǎn)品、商標(biāo)15 如果每個年度的照片較多，對同如果每個年度的照片較多，對同一年度的照片按問題分開。一年度的照片按問題分開。企業(yè)概況企業(yè)概況宣傳營銷宣傳營銷企業(yè)文化企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)產(chǎn)品、商標(biāo)16第第1冊冊第第2冊冊第第3冊冊第第4冊冊第第5

7、冊冊第第6冊冊第第7冊冊 如果照片數(shù)量較多，可以一個年度組如果照片數(shù)量較多，可以一個年度組成數(shù)冊。比方，成數(shù)冊。比方，1999年的照片，共組成年的照片，共組成3卷。卷。 2000年的照片，組成年的照片，組成2冊。冊。 2001年的年的照片，組成照片，組成2冊。冊。17第第1冊冊第第2冊冊 如果照片數(shù)量不多，可以一個年度組成如果照片數(shù)量不多，可以一個年度組成1冊，或者幾個年度的照片組成冊，或者幾個年度的照片組成1冊。冊。18 第四步、編號 按按“類別號類別號冊號冊號張?zhí)柕哪Ｊ綇執(zhí)柕哪Ｊ?F 1 3 . 1 張?zhí)柕谌齼缘牡谝粡垙執(zhí)柕谌齼缘牡谝粡?冊號第三冊照片檔案冊號第三冊照片檔案 一級屬類照片檔

8、案一級屬類照片檔案 大類代字聲像檔案大類代字聲像檔案19照片號的格式照片號的格式l類別號：檔案分類表中表示照片類別號：檔案分類表中表示照片檔案的代號。檔案的代號。20照片號的格式照片號的格式l冊號：按排列順序?qū)φ掌瑑詮膬蕴枺喊磁帕许樞驅(qū)φ掌瑑詮摹?開始編制的流水號。開始編制的流水號。21照片號的格式照片號的格式l張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)枺焊袷揭恢械摹皬執(zhí)柺侵冈谝槐菊掌瑑詢?nèi)張?zhí)柺侵冈谝槐菊掌瑑詢?nèi)對照片按排列順序從對照片按排列順序從“1開始編制的流水號；開始編制的流水號；l格式二中的格式二中的“張?zhí)柺侵冈谝粋€立檔單位內(nèi)對照張?zhí)柺侵冈谝粋€立檔單位內(nèi)對照片按排列順序從片按排列順序從“1開始編制的流水號。開

9、始編制的流水號。22 第五步、擬寫說明 以一組照片為單位擬寫總說明。以一組照片為單位擬寫總說明。 總說明的內(nèi)容：總說明的內(nèi)容： 1、標(biāo)題、標(biāo)題根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的根本內(nèi)容，并作標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的根本內(nèi)容，并作為照片檔案卷內(nèi)目錄的著錄條目。為照片檔案卷內(nèi)目錄的著錄條目。 2、時間、時間 3、地點、地點 4、主要人物、主要人物 5、根本內(nèi)容、根本內(nèi)容 6、注明本組照片共多少張照片。、注明本組照片共多少張照片。 整理時，用白紙尺寸可大于整理時，用白紙尺寸可大于3R照片將上述內(nèi)照片將上述內(nèi)容打印，貼在這組照片的上方容打印

10、，貼在這組照片的上方23 第五步、擬寫說明 以每張照片為單位擬寫小說明以每張照片為單位擬寫小說明 位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方24 第六步、張貼 用白乳膠，正反兩面粘貼照片用白乳膠，正反兩面粘貼照片 整齊美觀整齊美觀 留位張貼總說明和小說明留位張貼總說明和小說明25豎式說明的粘貼方法豎式說明的粘貼方法26橫式說明的粘貼方法橫式說明的粘貼方法27 三照片的粘貼方法實例：芯頁正面裝訂線總說明每張照片說明頁碼照片28 三照片的粘貼方法實例：芯頁反面裝訂線每張說明照片2930 第七步、編頁碼 在照片檔案薄正面的右上角、反面的左上角蓋在照片檔案薄正面的右上角、反面的左

11、上角蓋頁碼，目錄頁不用編頁碼。頁碼，目錄頁不用編頁碼。31第八步、著錄 照片名稱：照片名稱：根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出的標(biāo)題名根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出的標(biāo)題名稱。稱。 照片號：照片號：是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，例如的一組字符代碼，例如:機關(guān)的檔案分類中照片的編號方機關(guān)的檔案分類中照片的編號方法，法，F(xiàn)111 參見號：參見號：參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。案的檔號。 時間：時間：照片的拍攝時間照片的拍攝時間 填寫格式：填寫格式：2006年年4月月

12、10日寫成日寫成20060410。 攝影者：攝影者：攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。 文字說明：文字說明：應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在僅對題名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。版權(quán)、來源等。3233第八步:著錄34第九步、打印目錄一

13、式二份 照 片 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄類別號F1案卷號1照片號照 片 題 名拍 攝 時 間照 片所 在頁 號底片所在卷 號頁 號 底 片 號備 注F1-1.11993年5月14日三水市社會保險事業(yè)局成立全局工作人員留影1993.5.141F1-1.291994年10月12日三水市社會保險事業(yè)局在西南鎮(zhèn)工人文化宮舉行三水市退休職工慶祝廣東省第六屆老人節(jié)游園活動1994.10.122F1-1.101995年春節(jié)醒獅隊在三水市社會保險事業(yè)局門前采青1995.211F1-1.111998年6月20日三水市社會保險事業(yè)局與中國工商銀行三水市支行舉行市屬企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金社會發(fā)放會議1998.6.2012F1-1.12201998年6月20日三水市社會保險事業(yè)局在西影廣場開展宣傳廣東省社會養(yǎng)老保險條例廣東省社會工傷保險條例咨詢活動1998.6.1913/1835 第十步、貼側(cè)標(biāo)簽36*大幅照片的管理 對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如定在專用的紙板上，再