公司工程部檔案管理制度

1、工程部檔案管理制度頁碼：第 13 頁 共17頁工程部檔案管理制度 目錄第一章 總則 2第二章 檔案歸檔 3第三章 檔案整理 4第四章 檔案保管 4第五章 檔案借閱 4第六章 附則 5檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為加強公司工程部檔案管理工作，有效的保護及利用檔案，更好地為公司各項工作服務，特制定本制度。第二條 釋義 本制度所稱檔案包括公司對外簽訂的業(yè)主合同、材料合同、施工隊合同、經營部中標項目的招標文件、投標文件、中標通知書、圖紙、各個項目竣工后的建設資料等。第三條 管理原則（一） 集中統(tǒng)一管理原則。（二） 維護檔案完整與安全原則。（三） 便于利用原則。第四條 適用范圍：本制度適用于公司

2、工程部的檔案管理。第五條 管理職責1. 及時做好各個項目資料文件的整理及歸檔工作；2.督促各個項目部移交相關資料；3. 定期完成與經營部的檔案移交工作；4 檔案管理體系的建設與完善。第二章 檔案歸檔第一條 檔案歸檔范圍公司各個項目具有保存、利用價值的各種形式的文件資料合同均須歸檔。第二條 歸檔時間招投標文件、圖紙、中標通知書等文件應在經營部門接到中標通知后及時進行交接；業(yè)主、施工、材料合同應在合同簽訂后即刻歸檔存檔；基本建設類文件應在項目竣工后1個月內歸檔；項目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結束后1個月內歸檔。其他未特別說明的文件材料， 應隨時歸檔。第三條 歸檔要求（一） 歸檔的文件

3、資料必須完整、真實、準確。（二） 歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確；分類清楚、歸類準確。（三） 歸檔時交接雙方根據(jù)移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章 檔案整理具體見附件檔案整理細則。第四章 檔案保管第一條 檔案保管規(guī)定（一） 各類檔案均須按制度向檔案管理負責人移交，集中保管。不得私自留存檔案。（二） 具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（三） 電子檔案應定期進行抽樣檢查，發(fā)觀問題應及時采取進行修復。（四） 圖紙須平放在專用柜內保存。（五） 密級檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章 檔案借閱（一）

4、借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。（二） 借閱檔案電子掃描件及原件需申請OA流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫檔案借出登記表。（三） 企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍內的檔案資料。密級檔案利用須填寫密級檔案查借閱審批表，經檔案歸檔部門分管領導批準后方可查閱。絕密級與機密級檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復印或借出。（四） 檔案借閱期限一般不得超過 7個工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長期限不得超過 30個工作日。（五） 檔案使用者須按

5、照檔案密級對檔案內容保密，并對檔案安全、完整負責，不得標記、污損、涂改、轉借檔案。（六） 檔案歸還時，經檔案管理員核查無誤后，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。（七） 員工調動、離職時，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應手續(xù)。第六章 附則附件：附件1：檔案整理細則附件2：檔案整理流程 附件3：檔案室管理規(guī)定附件4：檔案移交表附件5：檔案借閱登記表附件6：密級檔案查借閱審批表附件1:檔案整理細則檔案按內容分為3個一級類目，即：經營管理類、基本建設類、合同類。（一） 全宗內檔案分類一般按“年度類別”分類，即將一個全宗內的檔案，先按年度分開，每個年度內再按一級類目分

6、類、排列。（二） 不同類別檔案的分類經營管理類、合同類按內容結合形成時間、重要程度進行分類；基本建設類檔案按工程項目分類。（三） 須嚴格遵守分類規(guī)則，不得私自改動，以保證分類規(guī)則的一致性。附件2:檔案整理流程收藏有保存價值應歸檔資料根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小類分 類案卷編目案卷排架將分類后的資料裝入卷盒案卷 組合按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列卷內文件排列、編號編件、頁號填寫卷內目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章擬寫案卷題名填寫案卷封面和脊背編制案卷目錄附件3：檔案室管理規(guī)定第一條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。如工作確實需要其他人員進入庫

7、房時，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。 第二條 保管檔案必須設置堅固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設備。庫房應做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。第三條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善的保管。第四條 檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計制度，設置登記本、統(tǒng)計薄，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務。 第五條 在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時放回原處。 第六條 檔案管理人員須每年對庫藏檔案進行檢查核對，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對破損和變質的檔案，要及時進行修補和復制。17公司檔案管理制度頁碼：第 16 頁 共17頁附件4：檔案移交表片區(qū)、部門： 檔 案 移 交 表序號類別文件名稱密級保存期限移交形式份數(shù)每份頁數(shù)有無復印件（份數(shù)）移交人簽字： 接收人簽字：移交日期 ： 部門負責人簽字：附件5：檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號使用部門使用人資料份數(shù)每份頁數(shù)使用用途使用方式歸還時間確認簽字查閱、借閱、復印、調出公司檔案管理制度編號：HXZB-2-0-XZ-16-0-A12版號：A頁碼：第 17 頁 共1