行政部事務(wù)工作流程圖

1、 行政事務(wù)工作流程圖一、印章管理1、流程圖填寫印章使用申請(qǐng)表由申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字行政部加蓋印章 2、說明使用公章到行政部填寫印章使用申請(qǐng)表；印章使用申請(qǐng)表要有經(jīng)手人、部門負(fù)責(zé)人簽字；報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可為其加蓋；如遇總經(jīng)理不在，由總經(jīng)理委托受托人簽字有效；如果工作需要使用財(cái)務(wù)章，須到財(cái)務(wù)部門按上述程序辦理；因工作需要將印章攜帶外出的，由總經(jīng)理特批，批準(zhǔn)程序如上。 具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第一節(jié)。3、使用表格印章使用登記表二、檔案、公文管理（一）檔案管理1、歸檔流程雙方辦理交接手續(xù)各部門將形成的檔案移交行政部分類、鑒定保管期限編制案卷目錄、裝盒組卷、填寫卷內(nèi)文件目錄、編頁碼、編寫

2、案卷標(biāo)題、填寫登記表在規(guī)定時(shí)間下發(fā)移交檔案的通知雙方辦理交接手續(xù)統(tǒng)一編制檔號(hào)、裝訂日常零散的文件材料登記、入庫、排架技術(shù)部、項(xiàng)目研發(fā)部按規(guī)定整理本部門形成材料，組成案卷插入內(nèi)容關(guān)聯(lián)的案卷單獨(dú)立卷雙方辦理交接手續(xù)檢查案卷質(zhì)量檔案室接收移交檔案2、說明1）檔案分類：合同（包括銷售和采購合同）、投標(biāo)書、招標(biāo)書、相關(guān)圖紙、通知、文件2）歸檔各部門將所需存檔的檔案整理成冊(cè)；本部門存檔與移交行政部存檔；相關(guān)人員在存檔登記表登記。技術(shù)檔案歸檔：由工程部、項(xiàng)目研發(fā)部自行建檔并報(bào)行政部備案。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)第十、十一條。3、使用表格存檔登記表（二）公文管理1、行文流程行政部存檔行政部負(fù)責(zé)印發(fā)行政

3、部加蓋公章行政部打印總經(jīng)理簽批行政部核稿填寫發(fā)文審批單部門起草文稿接收單位簽收文回執(zhí)2、說明1）擬稿：由各部門進(jìn)行擬稿，文稿必須容清晰、層次分明、觀點(diǎn)明確、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整，用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用鉛筆或油筆；2）匯稿：文件擬草后，如須匯簽的文件，必須先履行匯簽手續(xù)，匯簽人在文稿的匯簽處，簽署自己的意見；3）核搞：文件由行政部負(fù)責(zé)人核搞，容包括文件質(zhì)量、容是否符合規(guī)定；4）簽批：報(bào)總經(jīng)理簽批后，行政部打印、定稿、核對(duì)、蓋章和印發(fā)。5）對(duì)不同容的發(fā)文建立發(fā)文登記簿，含發(fā)文的時(shí)間、文件名稱、收文單位、發(fā)出時(shí)間和收文回執(zhí)；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十二、十三條。3、使用表格 1）

4、發(fā)文登記表 2）日達(dá)興科技實(shí)業(yè)股份發(fā)文審批單（三）、收文管理 1、流程圖郵件、信函等上級(jí)來文或同級(jí)單位來文文件分類接收到文件存檔行政部登記承辦單位在收文處理單上簽字分送各承辦部門登記行政部收文處理單 2、說明1）收文的圍：上級(jí)來文、函件、 、信件等；2）收文的處理：行政部文秘在接到上級(jí)來文、信、函、 后，要對(duì)文件進(jìn)行分類登記，對(duì)有密件開口和國外信函，郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，登記的容包括：來文單位、文件容、收到時(shí)間。 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十四條。 3、使用表格 1）日達(dá)興科技實(shí)業(yè)股份收文處理單； 2）收文登記表（四）、受控文件管理1、流程圖管理體系文件外來文件其它管理性文件技術(shù)性文件

5、手冊(cè)和程序文件編制編制編制標(biāo)識(shí)批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)批準(zhǔn)發(fā)放發(fā)放發(fā)放使 用使 用必要的定期評(píng)審定期核查更 改作 廢換 版N N NY Y Y發(fā)放2、說明具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十五、十六條3、使用表格1）受控文件目錄2）文件發(fā)放、回收記錄（五）文件/檔案查詢、借閱管理1、流程圖查詢/借閱人提出申請(qǐng)查找文件部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理批準(zhǔn)申請(qǐng)人簽字行政部行政部登記2、說明 1）查詢文件/檔案先由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意；2）由總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部方可借閱。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十一、二十三、二十四條。3、使用表格 1）檔案借閱登記表 2）公文查詢登記表三、會(huì)議管理行政部存檔到會(huì)人員簽字

6、會(huì)議紀(jì)要整理會(huì)議召開、會(huì)議記錄參會(huì)人員回執(zhí)行政部下發(fā)會(huì)議通知會(huì)議主持單位/人確定會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)與列席人員確定會(huì)議種類總經(jīng)理批準(zhǔn)1、會(huì)議管理流程2、說明 1）由會(huì)議主持單位提出要召開會(huì)議種類并確定會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)與列席人員； 2）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部按會(huì)議主持單位要求下發(fā)會(huì)議通知，接到通知人員要有回執(zhí)； 3）會(huì)議召開要有專人記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要有與人員簽字； 4）會(huì)議紀(jì)要下發(fā)，行政部備案； 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第三節(jié)。3、使用表格 1）會(huì)議通知單 2）會(huì)議紀(jì)要四、圖書資料管理1、圖書管理流程借書人提出申請(qǐng)行政部催還借閱超期圖書資料返回申請(qǐng)人本人簽字圖書借出行政部登記總

7、經(jīng)理批準(zhǔn)2、說明 1）公司圖書資料由行政部統(tǒng)一保管，需圖書資料由所需人提出申請(qǐng)，行政部登記，并由本人簽字，方可借閱； 2）圖書借出如到期未還由行政部負(fù)責(zé)催還，直至返回。 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第四節(jié)。3、使用表格圖書借閱登記表五、辦公用品管理（一）辦公用品采購管理1、辦公用品采購流程圖部門提出申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字行政部領(lǐng)取申請(qǐng)單保管員驗(yàn)收、入庫行政部統(tǒng)一購買總經(jīng)理審批行政部進(jìn)行匯總、負(fù)責(zé)人簽字2、說明 1）部門提出所需辦公用品，到行政部領(lǐng)取物品需求申請(qǐng)單；2）部門經(jīng)理在申請(qǐng)單上簽字，再由行政部負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng)總經(jīng)理審批； 3）由行政部對(duì)總經(jīng)理批準(zhǔn)申請(qǐng)單進(jìn)行匯總，由行政部統(tǒng)一購買； 4）行

8、政部對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收、入庫； 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)3、使用表格 1）辦公用品需求單（二）辦公用品領(lǐng)用管理1、流程圖部門提出申請(qǐng)行政部辦理出庫行政部負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人簽字辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表總經(jīng)理批準(zhǔn)100元以下100元以上2、說明 1）各部門提出要要領(lǐng)用的辦公用品到行政部填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單，由部門經(jīng)理簽字； 2）到行政部核準(zhǔn)，100元以下辦公用品由行政部負(fù)責(zé)人簽字直接領(lǐng)用，100元以上辦公用品由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用； 3）辦公用品出庫直接記入個(gè)人臺(tái)賬； 4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)。3、使用表格 1）辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單2）個(gè)人辦公用品登記表六、復(fù)印、打印、管理（一）復(fù)印、打

9、印管理1、流程圖方可復(fù)印/打印印行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部填登記表復(fù)印/打印材料2、說明 1）由各部門拿到所需復(fù)印/打印材料到行政部登記表； 2）由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印/打印； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)第三十七至四十一條。3、使用表格 復(fù)印、打印登記表（二）管理一）接聽管理1、接聽流程圖 鈴響接線員接聽解決來電人相關(guān)問題，并做好記錄把 轉(zhuǎn)入相關(guān)部門2、說明 1）鈴響三次接線員接聽，把轉(zhuǎn)入來電人要聯(lián)系人的部門；2）如聯(lián)系人不在，本部門人要做記錄，與時(shí)通知被聯(lián)系人。3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十二條。二）費(fèi)用管理是否超出計(jì)劃行政部審核未超行政部人員對(duì)所申請(qǐng) 充值總經(jīng)理審批填寫

10、申請(qǐng)單部門提出申請(qǐng)超出1、費(fèi)用申請(qǐng)流程圖2、說明 1）費(fèi)用每月各部門定額，如各部門提出申請(qǐng)到行政部領(lǐng)取費(fèi)用申請(qǐng)單； 2）由行政部審核，如未超出定額，直接對(duì)所申請(qǐng)充值，如超出定額，由總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理同意方可為其充值； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格費(fèi)用申請(qǐng)單三）長途管理1、使用流程圖行政部登記使用人公事需撥打長途到指定 撥打行政部確認(rèn)寫清 號(hào)、簡述聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)2、說明1）因公需要撥打長途，由使用人到行政部登記；2）并填寫呼叫、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)、使用時(shí)間，經(jīng)行政部確認(rèn)即可到指定機(jī)撥打；3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格 1）長途使用登記表七、招待費(fèi)用管理

11、1、招待費(fèi)用管理流程圖總經(jīng)理批準(zhǔn)報(bào)清來訪單位、事由、時(shí)間、人數(shù)部門提出招待申請(qǐng)到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取費(fèi)用總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模2、說明 1）各部門需招待業(yè)務(wù)往來客人，提出來訪單位、來訪事由、時(shí)間、人數(shù)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 2）總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用和規(guī)模，由招待部門到財(cái)務(wù)借取費(fèi)用； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)。八、 、信件收發(fā)與名片管理 （一） 接收管理 1、 接收管理流程圖取走 接收人簽字通知接收人行政部登記接收到 2、說明 1）接收到 由行政部進(jìn)行登記，通知接收人來領(lǐng)取，接收人簽字方可拿走 ； 2）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。 3、使用表格 接收登記表（二） 發(fā)送管理

12、公司文件1、 發(fā)送管理流程圖直接發(fā)送部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理審批行政部登記各部門要發(fā)送 一般文件2、說明 1）各部門需發(fā) ，先到行政部登記再由部門負(fù)責(zé)人簽字； 2）如發(fā)送關(guān)于公司資料的文件需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，一般性文件由各部門經(jīng)理簽字即可發(fā)送； 3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。3、使用表格 發(fā)送登記表（三）名片管理1、名片管理流程圖總經(jīng)理批準(zhǔn)申請(qǐng)人認(rèn)真填寫部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部領(lǐng)取名片印刷申請(qǐng)單申請(qǐng)人提出申請(qǐng)行政部統(tǒng)一印制2、說明 1）申請(qǐng)人提出印制名片申請(qǐng)，到行政部領(lǐng)取名片印刷申請(qǐng)單； 2）申請(qǐng)人認(rèn)真填清本人職務(wù)、聯(lián)系方式等容； 3）由部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)交行政

13、部統(tǒng)一印制；4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第八節(jié)五十七至六十一條。3、使用表格 1）名片印刷申請(qǐng)單九、設(shè)備申請(qǐng)與維修流程（一）設(shè)備申請(qǐng)管理 1、流程圖部門提出所需設(shè)備申請(qǐng)調(diào)撥總經(jīng)理批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)行政部核實(shí)提出申請(qǐng)要求總經(jīng)理批準(zhǔn)購買（按采購程序）部門領(lǐng)取2、說明1）各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字同意后，抄送給行政部。 2）行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請(qǐng)?jiān)瓌t，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。 3）如果采取“ 調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上總經(jīng)理

14、簽字確認(rèn)后實(shí)施；如果采取“ 購買 ”程序，行政部將參照公司辦公用品采購程序進(jìn)行。4）采購由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循“價(jià)廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。 5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)六十二至六十九條。3、使用表格 1）設(shè)備申請(qǐng)單 2）設(shè)備調(diào)撥單（二）設(shè)備維修流程外修內(nèi)修、安排人員總經(jīng)理批誰行政部設(shè)備情況部門負(fù)責(zé)人報(bào)修人員設(shè)備維修單行政部聯(lián)系廠家售后調(diào)撥機(jī)器超過一周1、流程圖2、說明1）報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的負(fù)責(zé)人；

15、2）部門經(jīng)理報(bào)送到行政部； 3）行政部根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織與時(shí)維修； 4）通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用； 5）機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使用；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)七十條。3、使用表格 1）設(shè)備維修單十、車輛管理1、車輛管理流程圖用車人提出申請(qǐng)行政部安排車輛、駕駛員總經(jīng)理批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)2、說明1）用車人持部門領(lǐng)導(dǎo)批示的用車申請(qǐng)向行政部提出用車；2）行政部核準(zhǔn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；3）行政部根據(jù)先后急緩順序安排車輛；4）用車人認(rèn)真填寫用車登記表；5）車輛返回后，司機(jī)填寫用車單上的容，上報(bào)行車?yán)锍?、往返時(shí)間、地點(diǎn)等。用車人將用車單交至行政部，行政部做好車輛的使用登記；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第十二節(jié)八十六、八十七條。3、使用表格 1）用車單2）用車登記表1. 若不給自己設(shè)限，則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風(fēng)平浪靜。在紛雜的塵世里，為自己留下一片純靜的心靈空間，不管是潮起潮落，也不管是陰晴圓缺，你都可以免去浮躁，義