文件管控程序.3

1、泉州市豪華太陽能設(shè)備有限公司文件管控程序文件編號生效日期版 本A 0頁 次第1頁共4頁制定人: 審 查: 核 準: 未 經(jīng) 批 準 不 準 翻 印文件編號*文件管控程序頁次第*頁共*頁制定部門*版次A/01. 目的為使本公司體系文件和資料包括合同、文件、技術(shù)資料、影音資料等能適時正確的流到各部門，避免逾期失效的文件遭誤用，防止重要信息的泄露。2. 范圍適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的管制。3. 權(quán)責(zé)文控中心負責(zé)質(zhì)量體系文件的收集，編目整理、發(fā)行、回收、銷毀等管理并保管公司體系文件原件；使用單位主管負責(zé)各自使用文件的具體管理工作。4. 定義（無）受控文件：分發(fā)時加蓋“受控文件”章，文件變更時，必須通

2、知文件持有部門更新，并回收舊文件；5. 作業(yè)內(nèi)容5.1文件分類及定義：5.1.1一階文件(質(zhì)量手冊)：簡要說明本品質(zhì)系統(tǒng)如何滿足國際標準要求。5.1.2二階文件(程序文件)：規(guī)定何人于何時在什么地方做什么事。5.1.3三階文件(作業(yè)指導(dǎo)書類文件)：規(guī)章制度、工程圖，設(shè)備維護，檢驗標準，說明如何做。5.1.4四階文件(各種原始記錄表格類)：用以收集傳遞資訊、控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求。5.2文件的制定5.2.1制定新的文件時，根據(jù)文件類別，盡可能保持格式的一致，所有程序類文件的封面與內(nèi)面的格式應(yīng)一致。5.2.2質(zhì)量手冊由管理者代表制定，程序文件由各部門主管制定，規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書類文件由

3、相關(guān)部門制定,記錄表單表格類有相關(guān)部門制度。文件編號*文件管控程序頁次第*頁共*頁制定部門*版次A/05.3文件編號：5.3.1質(zhì)量手冊：GHM001X 文件保密等級：1位英文字母表示 文件流水號：2位阿拉伯數(shù)字表示(0199) 文件代碼：英文字母M表示質(zhì)量手冊 公司代碼：英文字母“HH”表示5.3.2程序文件：GHPXXXX 文件保密等級：1位英文字母表示 文件流水號：2位阿拉伯數(shù)字表示(0199) 文件代碼：英文字母P表示程序文件 公司代碼：英文字母“HH”表示5.3.3作業(yè)指導(dǎo)書類：GHIXXXX 文件保密等級：1位英文字母表示 文件流水號：2位阿拉伯數(shù)字表示(0199) 部門代碼 文件

4、代碼：英文字母I表示：作業(yè)指導(dǎo)書英文字母I表示：規(guī)章制度 公司代碼：英文字母“HH”表示5.3.4記錄及表單： GHRX XXX 文件保密等級：1位英文字母表示 文件流水號：2位阿拉伯數(shù)字表示(0199) 部門代碼:1位英文字母表示 文件代碼：1位英文字母表示：R 公司代碼：英文字母“HH”表示文件保密等級代碼：公開（）普通（）保密() 機密（） 絕密（）部門代碼：總經(jīng)辦（Z） 文控中心（X） 財務(wù)部（C） 營銷部（S）行政部（A） 生管部（M）/ 工程部（E） 生產(chǎn)部（P）品質(zhì)部（Q）/ /文件編號*文件管控程序頁次第*頁共*頁制定部門*版次A/05.4文件版次和頁次控制5.4.1 第一次發(fā)

5、行文件為原版發(fā)行，版次為A0（A：文件版本；0：修改次數(shù)）5.4.2 修改變更達五次或修改篇幅較多時，應(yīng)考慮文件的重新發(fā)行。A0：原版發(fā)行；A1：第一次修改A5：第五次修改；B0：第一次重新發(fā)行。5.4.3 文件的頁次表示方法為X/X，如1/5表示共5頁，而1表示第一頁；5.5文件的審批： 5.5.1一階文件即質(zhì)量手冊，由管理者代表審核，總經(jīng)理批準生效； 5.5.2二階文件即程序文件，由管理者代表審核，總經(jīng)理批準生效； 5.5.3三階文件即作業(yè)指導(dǎo)書，由部門最高主管審核，分管副總經(jīng)理批準生效； 5.5.4一、二、三階文件均以生效日期為準。5.6文件的分發(fā)與回收：5.6.1所有批準的一、二階文件

6、均由總經(jīng)辦確定發(fā)放范圍，三階文件由制定部門確定發(fā)放范圍。由文控中心統(tǒng)一分發(fā)，分發(fā)時均須在復(fù)印件上加蓋“受控文件”章；原件由文控中心保管。5.6.2所有文件的分發(fā)應(yīng)做分發(fā)記錄，采用“文件分發(fā)表”（附件一），特殊情況視需要可對文件進行分頁分發(fā)。5.6.3各部門如有文件遺失、破損、需增加數(shù)量時，須填寫“文件補（增）發(fā)申請單”（附件二）經(jīng)審核、批準后送交文控中心進行補（增）發(fā)，并做分發(fā)記錄。5.6.4如發(fā)行更新文件，文控中心需收回舊文件，收回的舊文件直接銷毀或加蓋“作廢”章作廢，文控中心保存的原件加蓋“參考文件”章，以作參考之用（所有管制文件只得保存前三次之修改文件）。提供給認證公司的文件(如品質(zhì)手冊

7、、程序文件等)不列入受控。5.7 文件的變更：5.7.1 如須對文件進行修改，應(yīng)填寫“文件修改申請單”（附件三）經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人員批準后，進行修改，修改后的文件依5.6.4執(zhí)行。5.7.2 一、二階文件修改后，由文件發(fā)行部門將修改內(nèi)容填寫在“文件變更履歷表”（附件四）里，三階文件修改內(nèi)容記錄在相關(guān)地方或直接修改，并簽名或蓋章。5.7.3 文控中心保存所有受控文件，并做成“文件一覽表”（附件五）分發(fā)至各收文部門，文控中心保存最新“文件一覽表”。5.7.4 由供應(yīng)商提供的證明性文件和資料，測定器相關(guān)類的文件由文控中心保管，消耗品類由資材單位保管；5.7.5 文件的借閱：借閱人對所借的文件應(yīng)負有妥善的保

8、管責(zé)任，不可拆卷、涂改、損壞。5.7.6 公司外部文件：有外部文件如客戶圖紙，則先由開發(fā)部經(jīng)理確認批準后交開發(fā)部管理，并根據(jù)需要控制其分發(fā)，分發(fā)時可參照4.6要求進行。5.7.7 本公司的電子文檔之文件，若有則另行再規(guī)定管理方法。文件編號*文件管控程序頁次第*頁共*頁制定部門*版次A/05.8 記錄保存：5.8.1 填寫好的“文件分發(fā)表”、“文件修改申請單”、“文件補（增）發(fā)申請單”由文控中心保存。5.8.2 “文件變更履歷表”“文件一覽表”由文控中心保存最新版本。5.12 文件保密管理：6. 參考文件：6.1 文件保密管理辦法7. 附件7.1 附件一 文件分發(fā)表 / (QR-001)7.2

9、附件二 文件修改申請單 (QR-002)7.3 附件三 文件補（增）發(fā)申請單 (QR-003)7.4 附件四 文件變更履歷表 / (QR-004)7.5 附件五 文件一覽表 (QR-005)文 件 分 發(fā) 表文件編號版次文件名稱分發(fā)部門份數(shù)頁數(shù)簽收（或蓋章）舊版回收情況備注分發(fā)人 / 日期：文件修改申請單文件編號版次申請日期文件名稱申請部門修改（變更）原因或理由：修改（變更）內(nèi)容：申 請 人說明：一、二階文件必須得由管理者代表及總經(jīng)理簽署方可執(zhí)行修改，其它由制定部門審核即可申請部門審核制定部門審核管 理 者代表總 經(jīng) 理文件補（增）發(fā)申請單文件編號版 次文件名稱申請份數(shù)申請類別補發(fā) 增發(fā) 申請原因