湖南煙草_BPR項(xiàng)目_湖南煙草采購流程(二)

1、四新的采購流程在湘南煙草集團(tuán)、岳陽市公司、株洲縣公司及各相應(yīng)批發(fā)部調(diào)研的基礎(chǔ)上，整理出湖南煙草行業(yè)基于計(jì)算機(jī)營銷系統(tǒng)的基本采購流程。為了便于描述，我們以X公司的采購流程為例進(jìn)行闡述，含蓋了省公司、分公司和縣公司的采購業(yè)務(wù)。下面描述一下X公司的基本采購流程，這里的供應(yīng)商分為省外沿廠、省內(nèi)煙廠、煙草公司，X公司從省外煙廠、省內(nèi)煙廠采購卷煙，同時(shí)，它也可以向省外煙草公司采購；若X 公司是縣公司，有向上級分公司購進(jìn)的情況, 若X 公司是分公司，有向上級省公司購進(jìn)的情況；另外，若X 公司是縣公司，可能存在其上一級分公司代它簽合同的情況，這種情況下，供應(yīng)商先把貨運(yùn)到此分公司，然后在運(yùn)到X公司，就相當(dāng)于X公

2、司從其上一級分公司購進(jìn)。省外卷煙的采購：某X公司業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪全國主要卷煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，然后根據(jù)下半年、上半年的銷售情況和洽談結(jié)果上報(bào)上級公司，由上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)，X公司到全國定貨會上簽定合同。由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，根據(jù)運(yùn)輸?shù)囊?，一般把合同分解到品牌、?shù)量等幾張合同，但總量不會超過購進(jìn)計(jì)劃。在總量不變的情況下，X公司經(jīng)過與省外煙廠協(xié)商可以變更合同。另外，X公司可以到國家煙草總公司批發(fā)市場進(jìn)行交易，但增補(bǔ)計(jì)劃要經(jīng)過省公司批準(zhǔn)。簽定完合同后，由業(yè)務(wù)部門錄入營銷系統(tǒng)生成采購訂單。在執(zhí)行的過程中，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商確定合同是否執(zhí)行，若執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門通過營銷系

3、統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。其中，入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票 存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)用入庫通知單 和財(cái)務(wù)部門調(diào)用營銷系統(tǒng)發(fā)票。在確定執(zhí)行合同的同時(shí)，省外煙廠調(diào)撥站根據(jù)合同向X公司送貨，同時(shí)該煙廠調(diào)撥站向X公司的業(yè)務(wù)部門開發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)由承運(yùn)人帶走，財(cái)務(wù)聯(lián)寄往X公司的業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)員把供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，確定其對應(yīng)的訂單號，以便財(cái)務(wù)部門把實(shí)物發(fā)票和入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來。貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，錄入卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單。卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門處理。 卷煙入庫驗(yàn)收單為一式四聯(lián)，

4、其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況開展銷售業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作。倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。 財(cái)務(wù)部門可以調(diào)用相應(yīng)的入庫通知單、營銷系統(tǒng)發(fā)票、差異處理單和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票 進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。采購方式：1.供應(yīng)商自己送貨，2.供應(yīng)商交給承運(yùn)商送貨付款方式：1.一般是在財(cái)務(wù)部門得到業(yè)務(wù)部門的確認(rèn)后辦理托收承付。運(yùn)費(fèi)有三種付款方式：1.單獨(dú)托收，2.貨款和運(yùn)費(fèi)同時(shí)托收，3.有承運(yùn)人持運(yùn)輸發(fā)票給x公司的財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門付款。對省外卷煙的采購流程圖見圖2-1。上級公司業(yè)務(wù)部門供應(yīng)商倉庫財(cái)

5、務(wù)采購流程圖2-2的文檔描述實(shí)體描述1 上級公司：指X公司的上一級公司，處理描述 對縣公司來說，分公司就是它的上級公司，對分公司來說，省公司就是它的上級公司。 2 業(yè)務(wù)部門：一般各公司的采購工作都由業(yè)務(wù)部門來完成， 在省公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售處，其采購工作由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。 在分公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售經(jīng)理部，采購工作由銷售經(jīng)理部的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 在縣公司，業(yè)務(wù)部門是指縣公司的業(yè)務(wù)股，采購工作由業(yè)務(wù)股的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 3 供應(yīng)商：這里的供應(yīng)商是指某公司采購卷煙的對象，這里是指省外煙廠調(diào)撥站。 4 倉庫：是指X公司的倉庫。 5 財(cái)務(wù)：是指X公司的財(cái)務(wù)部門。1 供應(yīng)商管理：是營銷系統(tǒng)的一個模塊，管理著供應(yīng)商的各

6、種信息。2 尋價(jià)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商管理模塊提供的供應(yīng)商信息進(jìn)行尋價(jià)。業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省外煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。3 上報(bào)計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)下半年、上半年的銷售情況和采購意向上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃給上級公司。上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)，X公司到全國定貨會上簽定合同，4 平衡：上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)給X公司。5 簽定合同：X公司與省外煙廠調(diào)撥站簽定合同。6 生成采購訂單：X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。因?yàn)樵谂c省外煙廠調(diào)撥站簽合同時(shí)，已經(jīng)細(xì)化到一車貨一張合同，所以可以憑合同直接生成采購訂單。7 按采購定單生成單據(jù)：當(dāng)執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門按合同對應(yīng)的采

7、購訂單在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。8 關(guān)聯(lián)處理聯(lián)，把事物發(fā)票與采購訂單對應(yīng)起來。同時(shí)，修改營銷系統(tǒng)發(fā)票，使之與事物發(fā)票相符。9 發(fā)貨：確定執(zhí)行合同后，供應(yīng)商向X公司發(fā)貨。10 開發(fā)票：供應(yīng)商向X公司發(fā)貨的同時(shí)開出發(fā)票。11 驗(yàn)收入庫：X聯(lián)和實(shí)際到貨情況進(jìn)行驗(yàn)收入庫。同時(shí)錄入驗(yàn)收入庫單，并生成差異處理單。12記庫存臺帳：倉庫保管員根據(jù)入庫驗(yàn)收單填寫庫存臺帳， 生成購銷存日報(bào)表。13財(cái)務(wù)處理：X公司的財(cái)務(wù)部門憑差異處理單、驗(yàn)收入庫單、關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后事物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。14簽送貨回單：X公司的倉庫保管員在送貨回單上簽字，確認(rèn)收到貨。15統(tǒng)計(jì)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收入庫單了解采購

8、的到貨情況，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。16主管審批：財(cái)務(wù)主管根據(jù)財(cái)務(wù)處理情況對采購的應(yīng)付款進(jìn)行審批。17付款：財(cái)務(wù)主管審批后，進(jìn)行付款。18合同管理：對合同進(jìn)行管理，如，已經(jīng)執(zhí)行的合同進(jìn)行核銷，確定不執(zhí)行合同的作廢等。文檔描述1 供應(yīng)商信息：是指供應(yīng)商管理模塊中有關(guān)供應(yīng)商的信息，如價(jià)格信息，信譽(yù)情況等。2 采購意向：業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省外煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。這里的采購意向指采購意向表。3 計(jì)劃指標(biāo)：指上級公司根據(jù)X公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃，綜合平衡各下級公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃后，給X公司下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)，X公司的購進(jìn)總量不會超過該計(jì)劃指標(biāo)。4 合同：指X公司在全國定貨會上與省外煙廠調(diào)

9、撥站簽定的購進(jìn)合同。5 采購訂單：營銷系統(tǒng)按照合同生成采購訂單。6 入庫通知單：業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單。此單為了驗(yàn)收入庫方便。7 營銷系統(tǒng)發(fā)票：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成營銷系統(tǒng)發(fā)票，這張發(fā)票包含著相應(yīng)的合同號，以便和事物發(fā)票關(guān)聯(lián)處理。8 關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票：X公司的業(yè)務(wù)部門把供應(yīng)商開給的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票相關(guān)聯(lián)，把實(shí)物發(fā)票的編號錄入到營銷系統(tǒng)發(fā)票上，使實(shí)物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。9 關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票：就是供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票，被業(yè)務(wù)部門關(guān)聯(lián)后送交財(cái)務(wù)部門。10 差異處理單：在驗(yàn)收入庫時(shí)，倉庫保管員把所有差異填寫在差異處理單上，并錄入系統(tǒng)，以便財(cái)務(wù)處理

10、。11 購銷存日報(bào)表：根據(jù)庫存臺帳生成購銷存日報(bào)表。12 隨貨同行聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，以便倉庫保管員驗(yàn)收入庫。13 發(fā)票聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，開給X公司的財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)部門，以便X公司付款。14 驗(yàn)收入庫單：X公司的倉庫保管員憑隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫時(shí)填寫的單據(jù)，其中一聯(lián)交到財(cái)務(wù)部門計(jì)帳，一聯(lián)交到業(yè)務(wù)部門。15 送貨回單：供應(yīng)商開給承運(yùn)人的，當(dāng)貨送到后，承運(yùn)人拿到X公司倉庫保管員簽字的送貨回單，以便確認(rèn)送到貨。判斷描述1 執(zhí)行合同嗎？：這個判斷指X公司與供應(yīng)商之間進(jìn)行合同是否執(zhí)行的確認(rèn)。省內(nèi)卷煙的采購：某X公司業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省內(nèi)主要卷煙廠家，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，然后根據(jù)下半年

11、、上半年的銷售情況和洽談結(jié)果上報(bào)上級公司，由上級公司綜合平衡后下達(dá)購進(jìn)計(jì)劃，X公司到省內(nèi)兩次定貨會上簽定合同（計(jì)劃銜接書）。在計(jì)劃銜接書中，。沒有細(xì)化到品牌，只簽定了購進(jìn)總量。省內(nèi)煙廠的調(diào)撥站會把計(jì)劃銜接書分解成計(jì)劃安排表，并生成發(fā)貨通知單，交給X公司的業(yè)務(wù)部門，在發(fā)貨通知單上確定了每次發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。 業(yè)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨通知單生成營銷系統(tǒng)采購訂單。省內(nèi)煙廠在送貨之前與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。若執(zhí)行合同，業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。其中，入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票 存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)

12、用入庫通知單 和財(cái)務(wù)部門調(diào)用營銷系統(tǒng)發(fā)票。在確定執(zhí)行合同的同時(shí)，省內(nèi)煙廠根據(jù)合同向X公司送貨，同時(shí)該煙廠向X公司的業(yè)務(wù)部門開發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)由承運(yùn)人帶X公司，財(cái)務(wù)聯(lián)寄往X公司的業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)員把供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，確定其對應(yīng)的訂單號，以便財(cái)務(wù)部門把實(shí)物發(fā)票和入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來。貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，錄入卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單。卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門處理。 卷煙入庫驗(yàn)收單為一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)到

13、貨情況開展銷售業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作。 財(cái)務(wù)部門可以調(diào)用相應(yīng)的入庫通知單、營銷系統(tǒng)發(fā)票、差異處理單和供應(yīng)商的實(shí) 物發(fā)票 進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。采購方式:1.對方送貨，2.自提。自提時(shí)，由業(yè)務(wù)員把發(fā)票帶回交給財(cái)務(wù)部門。付款方式: 1.電匯，2.業(yè)務(wù)員帶匯票3.托收承付。運(yùn)費(fèi)付款方式：一般是自提，若對方送貨，承運(yùn)人開票給財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)付款。采購價(jià)格：1.國家煙廠出廠價(jià)，2.交易市場制定的價(jià)格,3.省外煙草公司制定的價(jià)格。對省內(nèi)卷煙的采購流程圖見圖2-3。上級公司業(yè)務(wù)部門供應(yīng)商倉庫財(cái)務(wù)采購流程圖2-3的文檔描述實(shí)體描述1 上級公司：指X公司的上一級公司，對縣公司來說，分公司就是它的上級

14、公司，對分公司來說，省公司就是它的上級公司。2 業(yè)務(wù)部門：一般各公司的采購工作都由業(yè)務(wù)部門來完成，在省公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售處，其采購工作由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。 在分公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售經(jīng)理部，采購工作由銷售經(jīng)理部的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)在縣公司，業(yè)務(wù)部門是指縣公司的業(yè)務(wù)股，采購工作由業(yè)務(wù)股的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)3 供應(yīng)商：這里的供應(yīng)商是指某公司采購卷煙的對象，這里是指省內(nèi)煙廠調(diào)撥站。4 倉庫：是指X公司的倉庫。5 財(cái)務(wù)：是指X公司的財(cái)務(wù)部門。處理描述1 供應(yīng)商管理：是營銷系統(tǒng)的一個模塊，管理著供應(yīng)商的各種信息。2 尋價(jià)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商管理模塊提供的供應(yīng)商信息進(jìn)行尋價(jià)。業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省內(nèi)煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行

15、業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。3 上報(bào)計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)下半年、上半年的銷售情況和業(yè)務(wù)洽談結(jié)果上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃給上級公司。上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)，X公司到省內(nèi)銜接會上簽定合同。4 平衡：上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)給X公司。5 簽定合同：X公司與省內(nèi)煙廠調(diào)撥站簽定計(jì)劃銜接書。6 生成采購訂單：X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)計(jì)劃銜接書在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。對于計(jì)劃銜接書，省內(nèi)煙廠按計(jì)劃銜接書分解成安排表，確定每次發(fā)貨的品牌和數(shù)量，省內(nèi)煙廠調(diào)撥站送貨之前通知X公司，X公司按照通知生成采購訂單。7 按采購定單生成單據(jù)：當(dāng)執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門按合同對應(yīng)的采購訂單在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。8 發(fā)

16、貨：確定執(zhí)行合同后，供應(yīng)商向X公司發(fā)貨。9 開發(fā)票：供應(yīng)商向X公司發(fā)貨的同時(shí)開出發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)隨貨走，發(fā)票聯(lián)送到X 公司的業(yè)務(wù)部門。10 驗(yàn)收入庫：X聯(lián)和實(shí)際到貨情況進(jìn)行驗(yàn)收入庫。同時(shí)錄入驗(yàn)收入庫單，并生成差異處理單。11 統(tǒng)計(jì)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收入庫單了解采購的到貨情況，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。12 關(guān)聯(lián)處理聯(lián)，把事物發(fā)票與采購訂單對應(yīng)起來。同時(shí)，修改營銷系統(tǒng)發(fā)票，使之與實(shí)物發(fā)票相符。13 財(cái)務(wù)處理：X關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。 15記庫存臺帳：倉庫保管員根據(jù)入庫驗(yàn)收單填寫庫存臺帳， 生成購銷存日報(bào)表。文檔描述 16主管審批：財(cái)務(wù)主管根據(jù)財(cái)務(wù)處理情況對采購的應(yīng)付款進(jìn)行審

17、批。 17付款：財(cái)務(wù)主管審批后，進(jìn)行付款。 18合同管理：對合同進(jìn)行管理，如，已經(jīng)執(zhí)行的合同進(jìn)行核銷，確定不執(zhí)行合同的作廢等。1供應(yīng)商信息：是指供應(yīng)商管理模塊中有關(guān)供應(yīng)商的信息， 如價(jià)格信息，信譽(yù)情況等。2 采購意向：業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省內(nèi)煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。這里的采購意向指采購意向表。3 計(jì)劃指標(biāo)：指上級公司根據(jù)X公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃，綜合平衡各下級公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃后，給X公司下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)，X公司的購進(jìn)總量不會超過該計(jì)劃指標(biāo)。4 計(jì)劃銜接書：指X公司在省內(nèi)銜接會上與省內(nèi)煙廠調(diào)撥站簽定的購進(jìn)合同，這個銜接書沒有細(xì)化到品牌，而只規(guī)定了總量。5 采購訂單：營銷系統(tǒng)按

18、照合同生成采購訂單。6 入庫通知單：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成入庫通知單。以便倉庫憑此單進(jìn)行驗(yàn)收入庫工作。7 營銷系統(tǒng)發(fā)票：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成營銷系統(tǒng)發(fā)票，這張發(fā)票包含著相應(yīng)的合同號，以便和事物發(fā)票關(guān)聯(lián)處理。8 隨貨同行聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，以便倉庫保管員驗(yàn)收入庫。9 發(fā)票聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，開給X公司業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門把營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，把事物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。10 驗(yàn)收入庫單：X公司的倉庫保管員憑隨貨同行聯(lián)、差異處理單和關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票、事物發(fā)票驗(yàn)收入庫時(shí)填寫的單據(jù)，并錄入營銷系統(tǒng)。10差異處理單：倉庫保管員驗(yàn)收入庫時(shí)

19、可能產(chǎn)生實(shí)收數(shù)與隨貨同行聯(lián)不同的情況，如貨的損壞，這時(shí)營銷系統(tǒng)生成11關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票：X公司的業(yè)務(wù)部門把供應(yīng)商開給的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票相關(guān)聯(lián)，把實(shí)物發(fā)票的編號錄入到營銷系統(tǒng)發(fā)票上，使實(shí)物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。12關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票：就是供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票，被業(yè)務(wù)部門關(guān)聯(lián)后送交財(cái)務(wù)部門。判斷描述1 執(zhí)行合同嗎？：這個判斷指X公司與供應(yīng)商之間進(jìn)行合同是否執(zhí)行的確認(rèn)。有預(yù)付款的采購流程:某X公司業(yè)務(wù)部門通過供應(yīng)商管理模塊查閱供應(yīng)商信息,根據(jù)以往的交易情況和市場行情明確購進(jìn)計(jì)劃,每年5、10月份走訪全國和省內(nèi)主要卷煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談和尋價(jià)，確定采購意向。然后把按采購意向匯總的購進(jìn)計(jì)劃上

20、報(bào)上級公司，由上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)，X公司到全國定貨會上簽定合同。由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，根據(jù)運(yùn)輸?shù)囊螅话惆押贤纸獾狡放?、?shù)量等幾張合同，但總量不會超過購進(jìn)計(jì)劃。在總量不變的情況下，X公司經(jīng)過與省外煙廠調(diào)撥站協(xié)商可以變更合同。另外，X公司可以到國家煙草總公司批發(fā)市場進(jìn)行交易，但增補(bǔ)計(jì)劃要經(jīng)過省公司批準(zhǔn)。簽定完合同后，由業(yè)務(wù)部門錄入營銷系統(tǒng)生成采購訂單。在執(zhí)行的過程中，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商確定合同是否執(zhí)行，在確定執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。其中，入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票 存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)用入庫通知單 和財(cái)務(wù)部門調(diào)用營銷系統(tǒng)

21、發(fā)票。 在確定執(zhí)行合的同時(shí)，業(yè)務(wù)部門向財(cái)務(wù)部門提交預(yù)付款申請單，此單對應(yīng)著采購訂單。財(cái)務(wù)審批預(yù)付款申請單，辦理預(yù)付款，同時(shí)生成預(yù)付款單，以便財(cái)務(wù)處理預(yù)付款對應(yīng)的采購情況。向省外煙廠調(diào)撥站預(yù)付款后，省外煙廠調(diào)撥站根據(jù)合同向X公司送貨，同時(shí)該煙廠調(diào)撥站向X公司的業(yè)務(wù)部門開發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)由承運(yùn)人帶走，財(cái)務(wù)聯(lián)寄往X公司的業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)員把供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，確定其對應(yīng)的訂單號，以便財(cái)務(wù)部門把實(shí)物發(fā)票和入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來。貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，錄入卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單。卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門處理。

22、 卷煙入庫驗(yàn)收單為一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況開展銷售業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作。倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。 財(cái)務(wù)部門可以調(diào)用相應(yīng)的入庫通知單、營銷系統(tǒng)發(fā)票、預(yù)付款單、差異處理單和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票 進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。采購方式：1.供應(yīng)商自己送貨，2.供應(yīng)商交給承運(yùn)商送貨付款方式：1.一般是在財(cái)務(wù)部門得到業(yè)務(wù)部門的預(yù)付款申請單，審批后辦理預(yù)付款。 運(yùn)費(fèi)有三種付款方式：1.有承運(yùn)人持運(yùn)輸發(fā)票給x公司的財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門付款。有預(yù)付款的采購流程圖見圖2-4。上級公司業(yè)務(wù)部門

23、供應(yīng)商倉庫財(cái)務(wù)采購流程圖2-4的文檔描述實(shí)體描述1上級公司：指X公司的上一級公司，處理描述 對縣公司來說，分公司就是它的上級公司，對分公司來說，省公司就是它的上級公司。 2 業(yè)務(wù)部門：一般各公司的采購工作都由業(yè)務(wù)部門來完成， 在省公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售處，其采購工作由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。 在分公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售經(jīng)理部，采購工作由銷售經(jīng)理部的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 在縣公司，業(yè)務(wù)部門是指縣公司的業(yè)務(wù)股，采購工作由業(yè)務(wù)股的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 3 供應(yīng)商：這里的供應(yīng)商是指某公司采購卷煙的對象，這里是指省外煙廠調(diào)撥站、省內(nèi)煙廠調(diào)撥站。 4 倉庫：是指X公司的倉庫。 5 財(cái)務(wù)：是指X公司的財(cái)務(wù)部門。1 供應(yīng)商管理：是營銷系統(tǒng)的

24、一個模塊，管理著供應(yīng)商的各種信息。2 尋價(jià)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商管理模塊提供的供應(yīng)商信息進(jìn)行尋價(jià)。業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省內(nèi)外煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。3 上報(bào)計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)下半年、上半年的銷售情況和業(yè)務(wù)洽談結(jié)果上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃給上級公司。上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)，X公司到省內(nèi)銜接會上簽定合同。4 平衡：上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)給X公司。5 簽定合同：X公司與省內(nèi)煙廠調(diào)撥站簽定計(jì)劃銜接書。6 生成采購訂單：X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)計(jì)劃銜接書在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。對于計(jì)劃銜接書，省內(nèi)煙廠按計(jì)劃銜接書分解成安排表，確定每次發(fā)貨的品牌和數(shù)量，省內(nèi)煙廠調(diào)撥站送貨之前通知X公

25、司，X公司按照通知生成采購訂單。7 按采購定單生成單據(jù)：當(dāng)執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門按合同對應(yīng)的采購訂單在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。8 審批：財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)提交的預(yù)付款申請書進(jìn)行審批。9 預(yù)付款：審批完預(yù)付款申請書后，進(jìn)行預(yù)付款。10發(fā)貨：確定執(zhí)行合同后，供應(yīng)商向X公司發(fā)貨。11開發(fā)票：供應(yīng)商向X公司發(fā)貨的同時(shí)開出發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)隨貨走，發(fā)票聯(lián)送到X 公司的業(yè)務(wù)部門。12 驗(yàn)收入庫：X聯(lián)和實(shí)際到貨情況進(jìn)行驗(yàn)收入庫。同時(shí)錄入驗(yàn)收入庫單，并生成差異處理單。13 統(tǒng)計(jì)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收入庫單了解采購的到貨情況，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。14 關(guān)聯(lián)處理聯(lián)，把事物發(fā)票與采購訂單對應(yīng)起來。同時(shí)，修改

26、營銷系統(tǒng)發(fā)票，使之與實(shí)物發(fā)票相符。15 財(cái)務(wù)處理：X關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。16記庫存臺帳：倉庫保管員根據(jù)入庫驗(yàn)收單填寫庫存臺帳， 生成購銷存日報(bào)表。17合同管理：對合同進(jìn)行管理，如，已經(jīng)執(zhí)行的合同進(jìn)行核銷，確定不執(zhí)行合同的作廢等。文檔描述1供應(yīng)商信息：是指供應(yīng)商管理模塊中有關(guān)供應(yīng)商的信息， 如價(jià)格信息，信譽(yù)情況等。2 采購意向：業(yè)務(wù)部門每年5、10月份走訪省內(nèi)煙廠調(diào)撥站，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。這里的采購意向指采購意向表。3 計(jì)劃指標(biāo)：指上級公司根據(jù)X公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃，綜合平衡各下級公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃后，給X公司下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)，X公司的購進(jìn)總量不會超過該計(jì)劃指標(biāo)

27、。4 合同：指X公司在全國定貨會上簽定的合同或省內(nèi)銜接會上與省內(nèi)煙廠調(diào)撥站簽定的計(jì)劃銜接書，這個銜接書沒有細(xì)化到品牌，而只規(guī)定了總量。5 采購訂單：營銷系統(tǒng)按照合同生成采購訂單。6 預(yù)付款申請書：在確定執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購訂單填寫預(yù)付款申請單，向財(cái)務(wù)提出預(yù)付款申請。7 入庫通知單：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成入庫通知單。以便倉庫憑此單進(jìn)行驗(yàn)收入庫工作。8 營銷系統(tǒng)發(fā)票：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成營銷系統(tǒng)發(fā)票，這張發(fā)票包含著相應(yīng)的合同號，以便和事物發(fā)票關(guān)聯(lián)處理。9 隨貨同行聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，以便倉庫保管員驗(yàn)收入庫。10發(fā)票聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的

28、一聯(lián)，開給X公司業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門把營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，把事物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。11驗(yàn)收入庫單：X公司的倉庫保管員憑隨貨同行聯(lián)、差異處理單和關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票、事物發(fā)票驗(yàn)收入庫時(shí)填寫的單據(jù)，并錄入營銷系統(tǒng)。12差異處理單：倉庫保管員驗(yàn)收入庫時(shí)可能產(chǎn)生實(shí)收數(shù)與隨貨同行聯(lián)不同的情況，如貨的損壞，這時(shí)營銷系統(tǒng)生成差異處理單。13預(yù)付款單：在預(yù)付款后，財(cái)務(wù)填寫預(yù)付款單，以便核銷預(yù)付款對應(yīng)的合同。14關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票：X公司的業(yè)務(wù)部門把供應(yīng)商開給的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票相關(guān)聯(lián)，把實(shí)物發(fā)票的編號錄入到營銷系統(tǒng)發(fā)票上，使實(shí)物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。15關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票：就是供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票，

29、被業(yè)務(wù)部門關(guān)聯(lián)后送交財(cái)務(wù)部門。16購銷存日報(bào)表：反映每日采購、庫存和銷售情況的日報(bào)表。判斷描述1 執(zhí)行合同嗎？：這個判斷指X公司與供應(yīng)商之間進(jìn)行合同是否執(zhí)行的確認(rèn)。向省外煙草公司采購：X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，也可以購進(jìn)部分卷煙。但與省外煙草公司交易要得到省公司的批準(zhǔn)，并且到國家煙草交易中心簽定合同。一般省公司、分公司有向省外煙草公司購進(jìn)卷煙的情況，但要到國家煙草交易中心簽定合同。其流程如下：X 公司根據(jù)市場情況與省外煙草公司聯(lián)系，確定某種卷煙的購進(jìn)意向，然后經(jīng)省公司批準(zhǔn)后到國家煙草交易中心簽定合同。簽定完合同后，由業(yè)務(wù)部門錄入營銷系統(tǒng)生成采購訂單。在執(zhí)行的過程

30、中，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商確定合同是否執(zhí)行，若執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。其中，入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票 存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)用入庫通知單 和財(cái)務(wù)部門調(diào)用營銷系統(tǒng)發(fā)票。在確定執(zhí)行合同的同時(shí)，省外煙草公司根據(jù)合同向X公司送貨，同時(shí)該煙草公司向X公司的業(yè)務(wù)部門開發(fā)票。業(yè)務(wù)部門收到實(shí)物發(fā)票后，按照實(shí)物發(fā)票和營銷系統(tǒng)發(fā)票進(jìn)行匹配和關(guān)聯(lián)，它們對應(yīng)了同一個采購訂單號，這樣，財(cái)務(wù)部門就能把供應(yīng)商的發(fā)票和入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來，以便進(jìn)行財(cái)務(wù)處理其中，隨貨同行聯(lián)由承運(yùn)人帶給X公司。貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，錄入卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單。卷煙入庫驗(yàn)收

31、單和差異處理單存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門處理。 卷煙入庫驗(yàn)收單為一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況開展銷售業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作。倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。 財(cái)務(wù)部門可以調(diào)用相應(yīng)的入庫通知單、營銷系統(tǒng)發(fā)票、差異處理單和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票 進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。采購方式：1.供應(yīng)商自己送貨，2.供應(yīng)商交給承運(yùn)商送貨付款方式：1.一般是在財(cái)務(wù)部門得到業(yè)務(wù)部門的確認(rèn)后辦理托收承付。運(yùn)費(fèi)有三種付款方式：1.單獨(dú)托收，2.貨款和運(yùn)費(fèi)同時(shí)托收，3.有承運(yùn)人持運(yùn)輸發(fā)票給

32、x公司的財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門付款。上級公司業(yè)務(wù)部門省外煙草公司倉庫財(cái)務(wù)采購流程圖2-5的文檔描述實(shí)體描述1 上級公司：指X公司的上一級公司，處理描述 對縣公司來說，分公司就是它的上級公司，對分公司來說，省公司就是它的上級公司。 2 業(yè)務(wù)部門：一般各公司的采購工作都由業(yè)務(wù)部門來完成， 在省公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售處，其采購工作由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。 在分公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售經(jīng)理部，采購工作由銷售經(jīng)理部的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 在縣公司，業(yè)務(wù)部門是指縣公司的業(yè)務(wù)股，采購工作由業(yè)務(wù)股的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 3 省外煙草公司：這里的供應(yīng)商是指某公司采購卷煙的對象，這里是指省外煙草公司。 4 倉庫：是指X公司的倉庫。 5 財(cái)務(wù)：是指X

33、公司的財(cái)務(wù)部門。1 供應(yīng)商管理：是營銷系統(tǒng)的一個模塊，管理著供應(yīng)商的各種信息。2 詢價(jià)： X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，業(yè)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商管理模塊提供的供應(yīng)商信息進(jìn)行尋價(jià)。3 確定采購意向：X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。4 上報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購意向上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃給上級公司。5 平衡：上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)給X公司。6 簽定合同：X公司與省外煙廠煙草公司在國家煙草交易中心簽定合同。7 生成采購訂單：X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。因?yàn)樵谂c省外煙廠調(diào)撥站簽合同時(shí)，已經(jīng)細(xì)化到一車貨一張合同，所

34、以可以憑合同直接生成采購訂單。8 按采購定單生成單據(jù)：當(dāng)執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門按合同對應(yīng)的采購訂單在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。9 關(guān)聯(lián)處理聯(lián)，把事物發(fā)票與采購訂單對應(yīng)起來。同時(shí)，修改營銷系統(tǒng)發(fā)票，使之與事物發(fā)票相符。10發(fā)貨：確定執(zhí)行合同后，供應(yīng)商向X公司發(fā)貨。11開發(fā)票：供應(yīng)商向X公司發(fā)貨的同時(shí)開出發(fā)票。12驗(yàn)收入庫：X聯(lián)和實(shí)際到貨情況進(jìn)行驗(yàn)收入庫。同時(shí)錄入驗(yàn)收入庫單，并生成差異處理單。13記庫存臺帳：倉庫保管員根據(jù)入庫驗(yàn)收單填寫庫存臺帳， 生成購銷存日報(bào)表。14財(cái)務(wù)處理：X公司的財(cái)務(wù)部門憑差異處理單、驗(yàn)收入庫單、關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后事物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。15簽送貨回單：X

35、公司的倉庫保管員在送貨回單上簽字，確認(rèn)收到貨。16統(tǒng)計(jì)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收入庫單了解采購的到貨情況，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。17主管審批：財(cái)務(wù)主管根據(jù)財(cái)務(wù)處理情況對采購的應(yīng)付款進(jìn)行審批。18付款：財(cái)務(wù)主管審批后，進(jìn)行付款。19合同管理：對合同進(jìn)行管理，如，已經(jīng)執(zhí)行的合同進(jìn)行核銷，確定不執(zhí)行合同的作廢等。文檔描述1 供應(yīng)商信息：是指供應(yīng)商管理模塊中有關(guān)供應(yīng)商的信息，如價(jià)格信息，信譽(yù)情況等。2 采購意向：X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。這里的采購意向指采購意向表。3 計(jì)劃指標(biāo)：指上級公司根據(jù)X公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃，綜合平衡各下級公司上報(bào)的購進(jìn)計(jì)劃后，給X

36、公司下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)，X公司的購進(jìn)總量不會超過該計(jì)劃指標(biāo)。4 合同：指X公司在全國定貨會上與省外煙廠調(diào)撥站簽定的購進(jìn)合同。5 采購訂單：營銷系統(tǒng)按照合同生成采購訂單。6 入庫通知單：業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單。此單為了驗(yàn)收入庫方便。7 營銷系統(tǒng)發(fā)票：當(dāng)確定執(zhí)行合同后，業(yè)務(wù)部門按照采購訂單生成營銷系統(tǒng)發(fā)票，這張發(fā)票包含著相應(yīng)的合同號，以便和事物發(fā)票關(guān)聯(lián)處理。8 關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票：X公司的業(yè)務(wù)部門把供應(yīng)商開給的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票相關(guān)聯(lián)，把實(shí)物發(fā)票的編號錄入到營銷系統(tǒng)發(fā)票上，使實(shí)物發(fā)票與相應(yīng)的采購訂單對應(yīng)起來。9 關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票：就是供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票，被業(yè)務(wù)部門關(guān)聯(lián)后送交財(cái)務(wù)部

37、門。10差異處理單：在驗(yàn)收入庫時(shí)，倉庫保管員把所有差異填寫在差異處理單上，并錄入系統(tǒng)，以便財(cái)務(wù)處理。11購銷存日報(bào)表：根據(jù)庫存臺帳生成購銷存日報(bào)表。12隨貨同行聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，以便倉庫保管員驗(yàn)收入庫。13發(fā)票聯(lián)：供應(yīng)商所開發(fā)票當(dāng)中的一聯(lián)，開給X公司的財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)部門，以便X公司付款。14 驗(yàn)收入庫單：X公司的倉庫保管員憑隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫時(shí)填寫的單據(jù)，其中一聯(lián)交到財(cái)務(wù)部門計(jì)帳，一聯(lián)交到業(yè)務(wù)部門。15 送貨回單：供應(yīng)商開給承運(yùn)人的，當(dāng)貨送到后，承運(yùn)人拿到X公司倉庫保管員簽字的送貨回單，以便確認(rèn)送到貨。判斷描述11 執(zhí)行合同嗎？：這個判斷指X公司與供應(yīng)商之間進(jìn)行合同是否執(zhí)行的確認(rèn)。向上

38、級公司采購：這種情況一般包含了兩種情況，1.分公司替縣公司代簽合同2.縣公司向分公司要貨，分公司向省公司要貨的情況。分公司代簽時(shí)，縣公司的購進(jìn)流程如下：由于某縣公司沒有與某些省外煙廠調(diào)撥站簽合同的權(quán)限，所以縣公司向分公司上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃，由分公司替縣公司到全國定貨會上代簽合同。同時(shí)將合同復(fù)印件送交縣公司，縣公司業(yè)務(wù)部門憑此復(fù)印件在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。在執(zhí)行的過程中，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商確定合同是否執(zhí)行，在確定執(zhí)行合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門通過營銷系統(tǒng)按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。其中，入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票 存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)用入庫通知單 和財(cái)務(wù)部門調(diào)用營銷系統(tǒng)發(fā)票。在確定執(zhí)行合的同

39、時(shí)，業(yè)務(wù)部門向財(cái)務(wù)部門提交預(yù)付款申請單，此單對應(yīng)著采購訂單。財(cái)務(wù)審批預(yù)付款申請單，辦理預(yù)付款，同時(shí)生成預(yù)付款單，以便財(cái)務(wù)處理預(yù)付款對應(yīng)的采購情況。向上級公司預(yù)付款后，上級公司根據(jù)代簽的合同向X公司送貨，同時(shí)上級公司向X公司的業(yè)務(wù)部門開發(fā)票。其中，隨貨同行聯(lián)和財(cái)務(wù)聯(lián)由業(yè)務(wù)員帶回。業(yè)務(wù)員把上級公司的實(shí)物發(fā)票與營銷系統(tǒng)發(fā)票關(guān)聯(lián)，確定其對應(yīng)的訂單號，以便財(cái)務(wù)部門把實(shí)物發(fā)票和入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來。貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，錄入卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單。卷煙入庫驗(yàn)收單和差異處理單存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門處理。 卷煙入庫驗(yàn)收單為一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)

40、務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況開展銷售業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作。 財(cái)務(wù)部門可以調(diào)用相應(yīng)的入庫通知單、營銷系統(tǒng)發(fā)票、差異處理單、供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票 和預(yù)付款單進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理?？h公司向分公司要貨時(shí)，或分公司向省公司要貨時(shí)，其購進(jìn)流程是相同的。我們僅以縣公司向分公司要貨的情況闡述其采購流程，如下：某縣公司根據(jù)市場情況向其上級分公司申請要貨，若分公司同意，則生成采購訂單，再按采購訂單生成入庫通知單和營銷系統(tǒng)發(fā)票。業(yè)務(wù)部門向財(cái)務(wù)部門提交預(yù)付款申請單，此單對應(yīng)著采購訂單。財(cái)務(wù)審批預(yù)付款申請單，辦理預(yù)付款，同時(shí)生成預(yù)付款單，以便財(cái)務(wù)處理預(yù)付款對應(yīng)的采購

41、情況?？h公司財(cái)務(wù)部門辦預(yù)付款，業(yè)務(wù)員帶匯票到分公司去提貨。分公司開增值稅發(fā)票給縣公司業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員把發(fā)票帶回。業(yè)務(wù)員按照上級公司開的實(shí)物發(fā)票和營銷系統(tǒng)發(fā)票進(jìn)行匹配和關(guān)聯(lián)，生成關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后實(shí)物發(fā)票。這樣，財(cái)務(wù)部門就能把供應(yīng)商的發(fā)票和營銷系統(tǒng)的入庫驗(yàn)收單對應(yīng)起來，以便進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。貨到縣公司倉庫后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)、入庫通知單驗(yàn)收入庫，并填寫入庫驗(yàn)收單，分別交財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門。倉庫保管員憑入庫驗(yàn)收單記庫存臺帳，同時(shí)完成購銷存日報(bào)表，把購銷存日報(bào)表送交業(yè)務(wù)部門以便統(tǒng)計(jì)。財(cái)務(wù)部門憑入庫驗(yàn)收單、差異處理單、關(guān)聯(lián)后營銷系統(tǒng)發(fā)票和關(guān)聯(lián)后實(shí)物 和預(yù)付款單 進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。業(yè)務(wù)部門上級公司倉

42、庫財(cái)務(wù)采購流程圖2-6的文檔描述實(shí)體描述1 上級公司：指X公司的上一級公司，處理描述 2業(yè)務(wù)部門：一般各公司的采購工作都由業(yè)務(wù)部門來完成， 在省公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售處，其采購工作由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。 在分公司，業(yè)務(wù)部門是指銷售經(jīng)理部，采購工作由銷售經(jīng)理部的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 在縣公司，業(yè)務(wù)部門是指縣公司的業(yè)務(wù)股，采購工作由業(yè)務(wù)股的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé) 3。倉庫：是指X公司的倉庫。 4財(cái)務(wù)：是指X公司的財(cái)務(wù)部門。1供應(yīng)商管理：是營銷系統(tǒng)的一個模塊，管理著供應(yīng)商的各種信息。2詢價(jià)： X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，業(yè)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商管理模塊提供的供應(yīng)商信息進(jìn)行尋價(jià)。3。確定采購意向：X公司還根據(jù)市場行情，在品種短缺時(shí)與省外煙草銷售公司聯(lián)系，進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成采購意向。4。上報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購意向上報(bào)購進(jìn)計(jì)劃給上級公司。1 平衡：上級公司綜合平衡后下達(dá)計(jì)劃指標(biāo)給X公司。6簽定合同：X公司與省外煙廠煙草公司在國家煙草交易中心簽定合同。7生成采購訂單：X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同在營銷系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。因?yàn)樵谂c省外煙廠調(diào)撥站簽合同時(shí)，已經(jīng)細(xì)化到一車貨一張合同，所以可以憑合同直接生