企業(yè)檔案管理制度

1、企業(yè)檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 第二章 檔案歸檔 第四條 歸檔范圍 (一) (二) 通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報(bào)資料等。 工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會議記錄、招投

2、標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理 （變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。 (三) 合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì) 合同、其他合同。 (四) 設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、QC部設(shè)備等。 (五) (六) 員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。 計(jì)量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計(jì)時(shí)類、 流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。 (七) 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢

3、所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。 (八) (九) 供應(yīng)商檔案。 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。 (十) 檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗(yàn)單等； (十二) 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。 (十四) 驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、QC設(shè)備驗(yàn)證、 工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。 (十五) 行政類文件： ? 行政法規(guī)性文件。

4、包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等； ? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)； ? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、 土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等； ? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、 保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件； ? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。 第五條 歸檔時(shí)間 (一) 各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件

5、須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (二) 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔； (三) 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)； (四) 計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (五) 供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (六) (七) 手續(xù)； (八) 驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次

6、； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (九) (十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。 第六條 歸檔份數(shù) (一) (二) 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。 第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四) 由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。 對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。 第八條 歸檔手續(xù) 各類

7、文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。 第三章 檔案的收集與整理 第九條 檔案的收集 (一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類、排列、編目后移交檔案室。 (二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、 全面的整理。 (三) 收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。 第十條 檔案的整理 (一) (二) 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利

8、用。 檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001999。 、6位為檔案柜號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。 第四章 檔案建檔 第十一條 分類梳理 歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立檔案明細(xì)臺賬。 第十二條 檔案專用章 所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章

9、，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。 第十四條 檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。 第十五條 電子備份 重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。 第五章 檔案使用和歸還 第十六條 檔案使用 (一) 文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記薄，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 (二) 借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)

10、；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 (三) 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。 (四) 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 最長不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查； (五) 外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫檔案借出登記薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可使用。 (六) 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和

11、檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第十七條 檔案歸還 (一) 檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在檔 案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。 (二) 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則 檔 案 管 理 辦 法 及 實(shí) 施 細(xì) 則 為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵(lì)與失信懲

12、戒機(jī)制，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，保護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。 一、 總則 第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公 司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定 本規(guī)定。 第二條 公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總 和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、 股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會及股東會記錄、 行政類文件、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、工程設(shè)計(jì)圖、工程預(yù) 算決算書、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、 勞動(dòng)工資、各類合同和其他工作等方面檔案。 第三條 公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作

13、的組成部分，是維護(hù) 公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。 第四條 公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。 二、 文件材料的形成與歸檔 第五條 公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料 形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵 循計(jì)劃、公司的發(fā)展、項(xiàng)目的進(jìn)行（施工）、技術(shù)、經(jīng)營 等項(xiàng)工作和文書處理的程序。 第六條 公司生產(chǎn)（施工）活動(dòng)中形成的辦公用品及文件等材料 由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范 圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。 1、公司指定專門的部門及專人負(fù)責(zé)

14、文件材料的管理。按照各部 門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審 閱后歸檔。 3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料， 由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管 理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 第八條 公司必須編制文件材料的歸檔范圍。 企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面： 1、 經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決

15、策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文 件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用 戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 2、 財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文 件等。 3、 工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖 紙等。 4、 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分 析活動(dòng)中形成的各種文件材料。 5、 勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞 動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。 6、 物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工 具管理中形成的各種文件材料。 7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種 文件材料，公司

16、行政工作、共青團(tuán)工作和董事會工作中的各 種文件材料等。 8、 其他方面。 第九條 檔案級別的劃分： 檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類 型、及常用程度劃分為四個(gè)等級。 等級的劃分：一級為絕密文件 二級為秘密文件 三級為機(jī)密文件 四級為普通文件 1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型 發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。 3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關(guān)

17、單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要 的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的 檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄 像等。屬于秘密文件，其等級為三級。 附表格如下： 第 十 條 歸 檔 時(shí) 間 術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。 2、 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔 的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。 第十一條 公司各類文件材料一

18、般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。 第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 a）檔案管理 歸檔要求： 1、 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件 之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 2、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完 整。 3、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件

19、（復(fù) 印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料 應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件 篇三：公司檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特建立檔案室并制定本制度。 第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作

20、。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、技術(shù)工藝及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。公司要求歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面： 11、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種

21、文件材料等。 1.2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 1.3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。 1.4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)工藝、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。 1.5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、倉庫管理報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。 1.6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材

22、料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。 1.7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。 1.8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文件等。 1.9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。 1.10、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 1.11、其他方面。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司

23、名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由綜合部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由綜合部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地