公司公文管理規(guī)定

1、公司公文管理規(guī)定第一條 目的為了使公司公文處理工作標準化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。第二條 定義是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成各種來往和記錄的文本。 第三條 使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規(guī)定、條例、報告、請示、批復、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通告。第四條 公文格式從格式上將公司目前的公文分為4類，即紅頭文件、內部通告、會議紀要、工作報告，各公文格式家具體見附件。1、紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規(guī)定，重要工作方案、機構和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門直屬公司管轄所

2、有的紅頭文件須抄報公司領導及抄送公司人事行政部，公司二級公司一級部門以下各部門及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。2、內部通告適用范圍：主要用于內部日常事務性工作或內部工作聯(lián)絡的公司或部門一般性文件。3、會議紀要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經營與重要工作會議主要內容與決議的文本。4、工作報告適用范圍：主要用于下級機構向上級機構定期匯報工作情況和工作方案，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。第五條 處理公文的表格公司處理公文的表格為?公司公文審批表?見附件，適用于處理各種公文。第六條 公文密級公司公文的密級分為“普通、“機密、“絕密三級，具體密級和保密期限由擬辦部

3、門根據公司有關規(guī)定提出。第七條 公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為2個工作日，公文每個分流環(huán)節(jié)的時限為0.5小時，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為1個工作日，緊急公文需即時處理。第八條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反響與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。1、公文簽發(fā)1簽發(fā)權限：公司董事長、公司總經理、副總經理/總經理助理在權限范圍內可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內部通告等公文；各部門相關負責人在規(guī)定權限內可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。2簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經審簽后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。

4、2、公文分送1公司主要采用簽收、 、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應采取簽收方式對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。2收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應立即通知發(fā)文機構，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。3各部門公文經人事行政部審核發(fā)現在格式或內容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。4相關人員在工作中，應積極、準確、快捷地處理公文事務，并嚴格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文閱處 公司領導收到公文后，在公文上作出處理意見簽

5、發(fā)或批復等。 4、公文反響與跟蹤人事行政部接到公司領導批示后，應盡快將批示件和原件反響給擬辦部門同時保存批示件的復印件。5、公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關工作人員應對收發(fā)的公文每周進行一次整理，對有存檔價值的公文應按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。第九條 附那么1、本制度自公布之日起執(zhí)行，由人事行政部負責解釋和修改。2、附件：?紅頭文件模板?、?內部通告模板?、?會議紀要模板?、?工作報告模板?、?公文審批表模板?。公司文件202101號緊急程度密 級保密期限保密范圍 關于下發(fā)紅頭文件格式的通知各部門：紅頭文件格式根本規(guī)定：公司紅頭文件由文件頭、發(fā)文字號、標題、秘密等級、緊急程

6、度、主送機構、正文、附那么、印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送抄報機構、附件等局部組成。1、文件頭：適用于公司或一級部門重要文件，全稱為“公司文件，紅色字體，黑體加粗，小初字號。2、發(fā)文字號，包括機構代字、年號、順序：宋體，四號字；“適用公司文件，代表“某公司，“財、行、人、工等分別代表一級部門文件；202101號代表2021年1號文件；公司文件編號由董事長辦公室統(tǒng)一編號，人事行政部存檔。3、標題：黑體加粗，小三。應當準確、簡要地概括文件的主要內容，一般應標明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉文件外，一般不加書名號，如“關于下發(fā)紅頭文件格式的通知。4、秘密等級、緊急程度：秘密等級分“普通、機密、絕密，緊

7、急程度分“緊急、急、普通，如為“普通文件那么不需加標注框。5、主送機構：宋體加粗，四號字體。6、正文：宋體，四號字體。 7、附件：文件如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。8、印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。9、主題詞：文件主題詞一般包括三到四個詞語或詞組，最多不超過七個。第一個詞語是按工作性質作分類概括，一般用“董辦、工程、人事、財務、營銷、審計監(jiān)察、客服、招商等。中間的詞語一般是概括該文件的主要內容，大都從標題中抽取。結尾詞語是說明該文件所屬公文種類。10、抄報抄送：抄報為發(fā)文的上級機構、抄送為發(fā)文的平行機構。山西運城地產 2021年11月15日主題詞：抄 報

8、：抄 送：擬 稿： 聯(lián)系 ： 校對： 內部通告 公司致： 編號： 通告202101號由： 日期：頁數： 簽發(fā)：主題： 內部通告格式說明內部通告格式根本規(guī)定：公司內部通告由主送機構、通告編號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、頁數、簽發(fā)人、主題、正文、附那么、抄送抄報機構、附件等局部組成。1、主送機構：在通告里用“致表示。2、通告編號：包括機構代字、年號、順序，如通告202101號，“代表“山西運城地產公司，“2021代表年號，“01號代表1號通告。部門通告機構代字那么在“后加部門代字，如財通告202101號中的“財代表“地產公司財務部，公司內部通告編號由人事行政部統(tǒng)一編號，各部門通告編號由本部門統(tǒng)一編號。3

9、、發(fā)文單位：在通告里用“由表示。4、簽發(fā)：根據公司授權確定簽發(fā)人，公司內部通告由公司董事長授權的總經理、副總經理、董事長總經理助理簽發(fā)，部門內部通告由部門負責人簽發(fā)。5、主題：與正式公文標題格式一致，一般為“關于+事由+公文種類，如“關于召開年度總結表彰大會的通知，其中“召開年度總結表彰大會表示事由，“通知指公文種類屬性。6、正文：宋體、小四號字體。 7、抄報：通告需知會的上級機構，如不需知會那么不需抄報。 8、抄送：通告需知會的平行機構，如不需知會那么不需抄送。抄報：抄送： 會議紀要編號：會紀202101號會議時間：會議地點： 與會人員： 會議主持： 會議主題：會議紀要整理： 與會人員簽名: 山西運城地產工作周月報 編號：周月報20211 號工作時間周期報告部門報告提交人職 位 本周月工作重點回憶工作完成情況摘要需要解決的問題下周月工作方案工作建議說明： 1、周報為每周一次，時間從上周五至本周五，周六下午提交電子文檔給人事行政經理；月報為每月一次，時間從每月1號至31號，每月第2個工作日提交電子文檔給人事行政經理。2、人事行政經理匯總各部門周報于周六上午12：00前，月報每月第4個工作日