公司檔案管理辦法(doc 10頁)

1、檔案管理辦法FX/QG-XZ 200706-03第一章 總 則第一條 為提高檔案管理水平，規(guī)范檔案工作程序，系統(tǒng)保存企業(yè)資料，有效保守機(jī)密，提高檔案利用效率，依據(jù)中華人民共和國檔案法和相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)工作實(shí)際，特制定本辦法。第二條 檔案管理，遵循“歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案的完整與安全。本辦法適用于集團(tuán)及下屬企業(yè)。第二章 檔案范圍第三條 本辦法所稱的檔案，是指集團(tuán)及下屬企業(yè)在行政管理和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的，記錄并反映集團(tuán)經(jīng)營管理過程、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文檔等資料。包括公文文書、人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律事務(wù)、技術(shù)、證照等。第三章 管理職責(zé)第四條 集團(tuán)總裁辦是

2、全集團(tuán)檔案的管理部門。事業(yè)部、子公司綜合部或辦公室是本單位檔案管理的責(zé)任部門。各單位、部門行政主要負(fù)責(zé)人是本單位、部門檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)任期內(nèi)本單位檔案管理負(fù)總責(zé)，其間因?yàn)闄n案管理而發(fā)生的任何問題，均由其負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案專管員負(fù)責(zé)按照本辦法的規(guī)定具體管理本單位（部門）全部檔案。第五條 集團(tuán)及下屬各單位均應(yīng)設(shè)立檔案室或檔案柜，配備兼職或?qū)Ｂ毠芾砣藛T，分級(jí)負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。第六條 集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)集團(tuán)機(jī)關(guān)檔案管理，并對(duì)全集團(tuán)檔案工作進(jìn)行規(guī)劃、指導(dǎo)、檢查、考核和培訓(xùn)等。第四章 資料點(diǎn)收和歸檔第七條 工作職責(zé)（一）公文文書、綜合性材料類：由綜合部門點(diǎn)收；（二）人事勞資類：由人事或綜合部點(diǎn)收；

3、（三）財(cái)務(wù)類：由財(cái)務(wù)部門點(diǎn)收；（四）工程、技術(shù)類：由專業(yè)部門點(diǎn)收；（五）法律、審計(jì)類：由法務(wù)、審計(jì)部門點(diǎn)收；（六）證照類：由綜合部點(diǎn)收。第八條 資料點(diǎn)收及歸檔范圍凡屬本辦法涵蓋范圍內(nèi)的所有文字、圖表、聲像、電子文檔等資料，均須全部歸檔。（一）集團(tuán)檔案室歸檔目錄清單1、集團(tuán)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、集團(tuán)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；3、本集團(tuán)歷史沿革、大事記及反映集團(tuán)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像資料等； 4、集團(tuán)副職以上及集團(tuán)總部人員人事檔案資料；5、集團(tuán)證照、印章；6、集團(tuán)收購、變賣資產(chǎn)等重要文件資料；7、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議

4、的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。8、集團(tuán)制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總裁批示后的各項(xiàng)工作流程、決定等）、董事會(huì)會(huì)議記錄、總裁辦公會(huì)會(huì)議記錄；9、項(xiàng)目批文、合同；10、集團(tuán)下發(fā)文件。11、財(cái)務(wù)管理、資金信貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）；12、各相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來函件；13、集團(tuán)簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；14、重要項(xiàng)目招投標(biāo)文件資料；15、審計(jì)報(bào)告；16、集團(tuán)及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃。17、其他具有法律效力及保存價(jià)值的文件；（二） 單位（部門或子公司）歸檔目錄清單。1、集團(tuán)下發(fā)文件及本單位（部門）

5、制發(fā)的文件。 2、證照、印鑒。 3、工程立項(xiàng)、報(bào)建、建設(shè)、竣工、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)、權(quán)證辦理等一系列資料文件（具體按照房地產(chǎn)事業(yè)部檔案管理規(guī)定及附件目錄進(jìn)行整理）；4、單位實(shí)施或完成的項(xiàng)目資料（從談判、接洽開始形成的文件開始到項(xiàng)目操作完成止，單項(xiàng)目進(jìn)行歸檔）5、與當(dāng)?shù)卣毮懿块T往來函件；6、單位（部門）簽訂的經(jīng)濟(jì)合同；7、客戶、特約商家資料及信息管理；8、公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表；9、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬冊、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；10、各部門（單位）報(bào)請(qǐng)集團(tuán)批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)；11、人事勞資檔案及信息管理；12、單位（部門）例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；13、各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件；

6、14、儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料；15、其他具有法律效率或保存價(jià)值的文件資料。第九條 資料點(diǎn)收、歸檔的層級(jí)和權(quán)限：1、公文文書、財(cái)務(wù)、技術(shù)資料：按照權(quán)責(zé)屬于集團(tuán)的由集團(tuán)歸檔，事業(yè)部的由事業(yè)部歸檔，子公司的由子公司歸檔。2、人事資料：集團(tuán)副職(含)以上人員、集團(tuán)總部、總部所在地事業(yè)部、子公司的行管人員、全集團(tuán)財(cái)務(wù)和審計(jì)人員的檔案，由集團(tuán)歸檔；總部所在地以外的事業(yè)部、子公司的其他行管人員，根據(jù)管轄權(quán)自行管理。汽修行業(yè)師傅、學(xué)徒，旅游度假行業(yè)服務(wù)人員的檔案由用人單位歸檔。歸檔內(nèi)容、目錄按照人力資源中心的統(tǒng)一要求辦理。3、法律事務(wù)、審計(jì)類資料由職能部門整理，交集團(tuán)檔案室歸檔，每年六月前向檔案室移交上年度資

7、料。4、證照類資料的歸檔，按證照管理辦法執(zhí)行。第十條 工作要求：（一）時(shí)限要求：1、工程、項(xiàng)目、課題等文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；2、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后向檔案部門移交；3、公司領(lǐng)導(dǎo)、職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)移交；4、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔；5、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致；6、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）資料點(diǎn)收工作要求：1、檢查資料的文本及附件是否完整，如有短缺

8、應(yīng)立即追查歸入；2、文件或資料的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；3、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門；4、所有資料辦理完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交專(兼)職管理員統(tǒng)一歸檔，并附資料詳細(xì)清單(附表一)。5、資料點(diǎn)收經(jīng)辦人調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理資料移交手續(xù)，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。（三）資料歸檔工作要求：1、所有檔案資料除依規(guī)定應(yīng)提交有關(guān)職能中心外，均一律以原件存檔。提交有關(guān)職能中心的檔案資料，須以復(fù)印件存檔。文件材料歸檔后，一律不得更改。2、所有文字資料原則上采用電腦打印件或復(fù)印件歸檔，須保存手寫資料的，應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫；傳真件須復(fù)印后合并歸檔。3

9、、電子文檔、圖片等資料須備份保存，必要時(shí)刻錄成光盤進(jìn)行歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。4、資料歸檔時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。5、項(xiàng)目、工程等相關(guān)證照、文件在辦理完成時(shí)，需先移交歸檔，不得私人存放保管。6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7、歸檔時(shí)，檔案專管員須使用專門登記簿分門別類予以登記，建立目錄表，便于查詢。第五章 整理與立卷第十一條 集團(tuán)及下屬企業(yè)應(yīng)在次年第一季度末前，將上年度檔案資料進(jìn)行分類整理與立卷。第十二條 檔案整理和立卷工作要求：(一)保證順序、正反面正確

10、；(二)確保圖紙清晰，字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；(三)及時(shí)修補(bǔ)殘破檔案資料，特殊情況下應(yīng)附復(fù)印件；(四)材料過窄應(yīng)加襯邊，過寬應(yīng)折疊整齊。第十三條 檔案立卷要求：(一)分類準(zhǔn)確，同一中心內(nèi)容的檔案資料須一起組卷；(二)卷宗標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范統(tǒng)一，編號(hào)連續(xù)；(三)案卷按序號(hào)、標(biāo)題、文種類別、制發(fā)機(jī)關(guān)、編碼頁次、備注等進(jìn)行目錄編制；(四)編碼頁次要求連續(xù)，不增減頁碼；(五)案卷厚度應(yīng)控制在1-2厘米之間；(六)每一案卷須端正書寫標(biāo)題和編號(hào)；(七)裝訂標(biāo)準(zhǔn)、整齊，裝訂線統(tǒng)一為文書頁面左側(cè)2公分處，用厚質(zhì)牛皮紙作封皮，以細(xì)繩裝訂；(八)全集團(tuán)應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案袋(盒)封存。第六章 保管與使用第十四條 檔案保存要求

11、：（一）防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護(hù)檔案安全。（二）做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。第十五條 檔案管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，專兼職人員由基層各單位申報(bào)，集團(tuán)審批，下發(fā)確認(rèn)文件；其崗位調(diào)整需報(bào)集團(tuán)總裁辦同意后方可辦理，崗位調(diào)整前，須辦理檔案交接手續(xù)，交接由檔案管理員的直接上級(jí)監(jiān)交，對(duì)重點(diǎn)單位總裁辦可派人監(jiān)交。檔案移交時(shí)要認(rèn)真對(duì)照移交人在上次接交時(shí)的檔案清單，確保檔案數(shù)量。第十六條 接交人員應(yīng)對(duì)移交的所有檔案資料的完整性負(fù)責(zé)。因監(jiān)交人、接交人失職造成的責(zé)任由監(jiān)交人、接交人承擔(dān)。交接時(shí)，接交人、監(jiān)交人要敦促移交人出示其上次接交時(shí)的清單，本次交接內(nèi)

12、容不得比上次交接內(nèi)容減少。第十七條 借閱、復(fù)制檔案要求：(一)案卷原則上不許借出，只供在檔案室查閱。未歸檔的文件及資料可借出。凡借閱、復(fù)制檔案須填寫檔案使用申請(qǐng)表(見附表二)。(二) 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。借閱、復(fù)制使用秘密級(jí)檔案資料，須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機(jī)密級(jí)檔案資料須經(jīng)使用單位第一負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，報(bào)上一級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；絕密級(jí)檔案資料需報(bào)集團(tuán)總裁審批。密級(jí)的劃分見保密制度。（三）借出的檔案材料不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶入公共場所；借閱人不得撕毀、涂改檔案；不得擅自摘錄檔案內(nèi)容；任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員

13、，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，視情節(jié)輕重予以處理。 (四)復(fù)制檔案資料需由檔案員辦理，并加蓋 “與原件無異”、“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍(lán)色印章。第十八條 各單位應(yīng)建立健全檔案管理辦法，添置保管設(shè)施，確保各類檔案妥善保管。一旦發(fā)現(xiàn)被盜或丟失，應(yīng)立即逐級(jí)報(bào)告。第七章 鑒定與銷毀第十九條 檔案資料須每年綜合鑒定一次：(一)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。(二)依據(jù)價(jià)值確定各類檔案的保存年限分為永久、長期、短期三種。第二十條 經(jīng)鑒定已過保存年限、失去保存價(jià)值的檔案，由檔案員登記造冊（見附表三），提出處理建議，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)集團(tuán)分管副總裁或事業(yè)部總經(jīng)理核準(zhǔn)；

14、重要資料銷毀前須報(bào)集團(tuán)總裁或總裁授權(quán)委托人審批。第二十一條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料銷毀時(shí)由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)銷。第八章 罰 則第二十二條 凡違反本辦法第七、九、十條第一、二款者，未造成損失的處責(zé)任人10100元罰款，造成損失的全額賠償。第二十三條 凡違反本辦法第十條第三款者，處責(zé)任人50-200元罰款。第二十四條 凡違反本辦法第十二、十三條者，處責(zé)任人50-200元罰款。第二十五條 凡違反本辦法第十四、十八條者，處責(zé)任人100-400元罰款。第二十六條 凡違反本辦法第十五、十六條者，處責(zé)任人10-100元罰款。其中：擅自調(diào)整檔案管理員崗位的，處單位第一負(fù)責(zé)人500元罰款，未及時(shí)監(jiān)督辦理交接手續(xù)的處第一負(fù)責(zé)人400元罰款。造成損失的由責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。第二十七條 凡違反本辦法第十七條者，處責(zé)任人20-100元罰款，造成經(jīng)濟(jì)損失全額賠償，并處100-200元罰款。第二十八條 凡違反本辦法第十九、二十、二十一條者，處責(zé)任人50-200元罰款。第九章 附 則第二十九條 本辦法由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋。第三十條 本制度自頒布之日起實(shí)行。附表一：湖南富興集團(tuán)檔案資料移交清單移交單位： 接交單位： 序號(hào)檔 案 資 料 內(nèi) 容單位頁數(shù)附 件備注移交人： (簽章) 接交人： (簽章) 監(jiān)交人： (簽章)移交時(shí)間： 年 月 日附表二：湖南富興集團(tuán)檔案使