檔案管理制度及流程

1、公司文件檔案管理制度及流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、 術(shù)語和定義 1、 檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、 職責(zé)1、 行政人事部：1） 負責(zé)公司檔案的集中管理和制度

2、執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2） 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3） 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4） 負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5） 提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6） 負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、 其他各部門相關(guān)人員：1）負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案

3、資料；3、 各部門檔案主管人員1）負責(zé)部門檔案的管理。4、 各部門負責(zé)人1）負責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、 工作程序1、 檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目錄每季度向行政人事部移交。a) 歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。b) 檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。c) 檔案資料的日常管理：1 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。2 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文

4、件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。3 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。d) 檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對已失去利用價值

5、的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、 檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總

6、結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；財務(wù)檔案資料；各種實物檔案；15 其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等

7、必須齊全。2 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存 檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理

8、結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認為需要即時歸檔的資料。3 定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；b) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c) 每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實

9、后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、歸檔文件的等級劃分及保管期限 1）需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核

10、算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年6、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。7、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；8、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級名稱

11、經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。d) 檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。9、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責(zé)解釋。六、 相關(guān)記錄1、 文件（合同）管理記錄目錄 2、 文件檔案移交目錄3、 檔案移交清單表 4、 檔案借閱審批單5、 檔案分類編號表6、 檔案管理流程文件（合同）管理記錄目錄記錄編號: 日期：序號文件（合同）編號標 題需抄送的

12、相關(guān)部門接 收部 門原/復(fù)接收人備 注 移交目錄記錄編號: 日期：序號文件（合同）編號標 題 名 稱頁數(shù)原/復(fù)備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號: 日期：移交性質(zhì)  離職 調(diào)崗 歸檔檔案所屬 年 度   檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期                                     

13、0;                                     合 計      移交說明 移交人：接收意見  接收人： 移交人（部門）  經(jīng)辦人： 移交日期： 年 月 日接收人（部門）  經(jīng)辦人： 接收日期： 年 月 日 見證人： 日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號: 日期：借閱部門借閱人借閱部

14、門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序 號借 閱 內(nèi) 容復(fù)印借閱歸還日期備注檔 案 目 錄卷宗號：目錄號：部門： 日期：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表TYYK+部門+類別+年份+編號文件部門類別行政中心XZ財務(wù)采購部CW市場運營中心SC客服部KF質(zhì)管部ZG食品技術(shù)部SP環(huán)境技術(shù)部HJ放射衛(wèi)生技術(shù)部FW職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)部ZW檢測中心外發(fā)公文WFXZWF收到公文SDXZSD會議資料HYXZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHY發(fā)展計劃JHXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJH制度文件ZDXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZD合同協(xié)議HTXZHTCWHTSCHTKF