采購部標準化作業(yè)工作手冊

1、采購部標準化作業(yè)工作手冊采購部標準化作業(yè)手冊7 / 19目 錄第一章采購部基本職能和組織機構第一節(jié)采購部基本職能第二節(jié)采購部組織機構第二章采購部工作流程一.采購價格合同審批流程二.物資采購詢價流程三.支付流程第三章一般訂單和委外訂單一.一般物料訂購加工基本流程二.從原材料訂購到委外訂單加工流程第四章采購部管理制度第五章采購部考核辦法第一章采購部基本職能和組織機構第一節(jié)采購部基本職能序號職能依據(jù)處理目的1請購分析和控制物料需求計劃采購審批流程1.核對申購過程手續(xù)是否齊全， 確保在規(guī)定的權限內(nèi)得到批 準。2.核對到貨日期。3.匯總和整理需求計劃1 .編制采購計劃2 .確定安全采購周期3 .決定采購

2、方式4 .編制資金預算2預備物料業(yè)務信息 常規(guī)物料 交期較長1 .詢問訂單情況，及時備料2 .周二個星期，倉庫確認用量3 .預先備個別交期交長物料1 .保證物料安期交貨2 .保證常規(guī)料不斷3 .延誤生產(chǎn)3采購過程控制采購計劃表歷史采購信息：核對 物料規(guī)格，前后價格 對比。4 .分配采購任務5 .原材料供應及價格動態(tài)調(diào)查6 .詢價、比價、議價，確定供應 商，簽署合同或即時采購7 .交期跟催1 .編制采購單2 .控制到貨日期3 .確定合理價格4 .決定采購策略4送貨過程控制1 .采購 計劃表BOVW!2 .送貨單3 .購貨票據(jù)如發(fā)票4 .進貨檢驗標準5 .來料標識嚴格按我 司要求執(zhí)行。1 .核對物

3、料規(guī)格。2 .核對物料數(shù)量，清點種類和數(shù) 量3 .入庫，對賬依據(jù)4 .點檢物料質(zhì)里5 .點檢物料批次，規(guī)格6 .開具收料單1質(zhì)量問題及時發(fā)現(xiàn)2.嚴格控制庫存3調(diào)整到貨日期5供應商開發(fā)及管理供應商評審表1 .價格分析了解供應商的合理性2 .供貨分析確定供應商服務質(zhì)量3 .質(zhì)量分析了解供應商穩(wěn)定性1 .決J 1發(fā)新供 應商。2 .對供應商進行分級 管理3 .決定對重點供應商 的管理策略6票據(jù)管理財務部相關規(guī)定 票據(jù)報銷流程1.嚴格審核各類票據(jù)，手續(xù)不全 不與辦理。1.確保財務及時結 算7對賬管理訂單合同 系統(tǒng)入庫 送貨單1 .根據(jù)合同單價為準2 .以實收良品入庫數(shù)量3 .以送貨單簽收1 .確保單價

4、準 確性2 .確認雙方數(shù) 量無出入3 .以簽收為 準，防掉失。8不良品處理來料檢查表 扣工時費用1 .來料不良退貨返工。2 .扣除供應商誤工費用，1 .確保產(chǎn)品2 .保證公司 利益第二章 采購部崗位工作說明書本職位在 組織圖中 之位置領導r,L采貝1采購2職位目的 與功能摘要職位目的：根據(jù)公司發(fā)展的需要，組織輔助材料的采購、保質(zhì)保量及時滿足各部門的需要。同時規(guī)范制度和流程，培養(yǎng)下屬，為公司進一步發(fā)展做準備。功能：1.采購規(guī)劃及變革。2.采購方法的改進。3.采購業(yè)務的監(jiān)督和目標管理。4.下 屬業(yè)績的評估和考核。5應急事務及突發(fā)事件的處理主要職責及 所占百分比 （就全年而占， 總數(shù)為100%）工作

5、量 百分比主要職責10%1.接受采購任務，與請購部門聯(lián)系，了解請購意圖和產(chǎn)品要求，并對目標產(chǎn) 品成本對比，質(zhì)量 交期分析，選擇供應商。40%2.進行議價、簽定合同、發(fā)訂單、跟催、接受貨物、核對規(guī)格等采購實施5%3.不良品處理和應急方法10%4.開發(fā)新供應商和市場現(xiàn)貨5%5.上級安排事宜及其他10%6.接受投訴，與供應商聯(lián)系調(diào)貨、退貨及補貨事宜。5%7.每個月底對賬5%8.與相關部門的溝通和協(xié)商5%9.采購部工作的總結和目標的調(diào)整10%10.其他督促范圍（管理人數(shù)）部屬職稱直接部屬人數(shù)采購員1人第三章采購部工作流程采購價格合同審批流程采購部技術部工程部 財務部總經(jīng)辦總經(jīng)理將經(jīng)過比粉，議價、商務談

6、判好的的詢價比價資料，并且擬定合同走流程進行評審針對力向中對丁交（ 時間及土 裝卸貨1序 施條的技術 收標準 正確進及驗 是否 行評1TZEW 口 HETS 行評審，項目 經(jīng)理也可以對 于以往項目采 購歷史價格與目前鑒t 格進行上 提出1的價 卜寸后 U見1f對于支付、票據(jù)進行評 審意見對于合同的價 格，合約條款 的描述進行風 險控制再次依據(jù)職責審批采購部跟進決策層意見執(zhí)行,急經(jīng)辦校對蓋章,流程結束采購部標準化作業(yè)工作手冊價格合同審批流程工作指引說明1、采購人員將經(jīng)過商務談判后的詢價比價信息和擬定好的合同版本匯總后發(fā)起審批流程，將合同草擬文本和詢價比較信息作為附件上傳。2、技術部對于合同中的技

7、術部分進行審批，工程部對于標的物交付時間和地點進行審批，財務對于支付和票 據(jù)進行審批。總經(jīng)辦對于整個采購行為的風險點進行全盤進行審批。3、采購員根據(jù)第一次審批的各部門的意見和供應商進行商務談判后修改合同文本發(fā)起二次審批。4、對于二次審批時各部門核對第一次審批意見的修改內(nèi)容，如意見未得到認可，我方于供方未達成一致，可 保留意見，有決策層來判定是否簽訂合同。5、經(jīng)過審批后的合同甲乙雙方達成一致后將經(jīng)過審批后的合同文本固化為PDF格式發(fā)送給供應商蓋章后提交總經(jīng)辦張艾麗處進行蓋章工作。張艾麗在蓋章前對合同內(nèi)容進行校對無誤后進行蓋章。9 / 19采購部標準化作業(yè)工作手冊11 / 19采購流程工作指引說明

8、1、根據(jù)項目經(jīng)理提交的采購計劃進行采購工作。采購員開始尋找合適的供應商資源進行詢價，供應商資源必 須在3-5家以上。2、發(fā)出詢價意向，供應商針對報價內(nèi)容進行報價。3、所有報價的供應商進行價格比對，制作出價格比對表。根據(jù)供應商報價信息進行議價及商務條款談判，鎖 定付款方式及支付進度比例條件。4、確定供應商報價后，將價格匯總表及原始報價提交總經(jīng)辦審核價格。5、總經(jīng)辦在接到比價匯總表的2天給出審批結果，并且出批復意見6、采購部根據(jù)總經(jīng)辦批復的意見進行修正工作，如審批通過開始擬定合同文本。采購部標準化作業(yè)工作手冊支付流程1、采購部門依據(jù)合同支付條款支付節(jié)點發(fā)起支付合同款工作。附件文件有合同、付款申請單

9、，（如果無發(fā)票必須填寫提前申請付款單據(jù)。）驗貨簽收單、分部工程驗收單（尾款結算）2、財務按照資金支付計劃進行支付審批。3、公司分管財務領導審批。4、總經(jīng)理審批5、總經(jīng)理同意后經(jīng)財務支付給受款方。6、采購部人員跟進全程進度。15 / 19供應商管理流程供應商采購部總經(jīng)辦簽約，履約接待接待簽約，履約供應商開發(fā)及管理辦法工作指導說明1、根據(jù)我司的所需要的產(chǎn)品或服務開發(fā)供應商資源。2、供應商提供相關企業(yè)文件及產(chǎn)品文件，采購部門對其資格進行初級評審。3、初審合格后提交總經(jīng)辦進審批。4、供應商資質(zhì)文件通過審批后，要求有能力的供應商提供樣品件。并接受實體考察。5、在實體考察后，采購部出供應商評估報告6、采購

10、對合格供應商簽約 履約等采購工作7、根據(jù)供應商的履約情況采購部門進行評定和考核，結果報總經(jīng)辦進行審批備案。8、采購部門將總經(jīng)辦的審批意見和評定、考核做供應商檔案管理。9、每個月開發(fā)供應商數(shù)為 5家，每季度開發(fā)各個合計合格供應商數(shù)為確保5家以上采購部標準化作業(yè)工作手冊第四章采購部管理制度1 .目的：為進一步加強采購部管理力度，真正做到有章可循、有法必依，從而明確工作職責，規(guī)范工 作行為，確保采購部工作質(zhì)量和工作秩序，特制訂本制度。2 .范圍：本制度適用于采購部采購的全過程。3 .定義：A 令生4 . 參考：采購部部門職能采購部崗位說明書5 .權責：采購部：部長負責組織制訂和修改采購部管理制度。采

11、購員：采購員負責供應商開發(fā)、采購方式策略、做好詢價比價工作，做好供應商管理工作。6 .采購部工作內(nèi)容：1、配合商務部技術部銷售部做好售前報價、售前樣品提供、售前各品牌供應商產(chǎn)品授權等各項 工作，要積極配合相關部門完成工作。2、根據(jù)工程清單中的主材明細表材料了解材料品種、數(shù)量、品牌，初步了解材料計劃的時間安 排。3、采購員收集相關供貨商的資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、公司地址）。4、從項目部取得材料計劃表，根據(jù)材料數(shù)量和規(guī)格，尋找相關有資質(zhì)的供應商進行詢價。5、根據(jù)詢價情況，初步選定兩三家供應商進行下一步洽談。由采購經(jīng)理或采購員負責與供應商 對采購價格、合同付款方式及產(chǎn)品質(zhì)量售后等方面

12、進行談判。根據(jù)最后談判的結果，通過上傳 至釘釘軟件。6、詢價的情況匯總審批，各采購員將詢價比價單上傳釘釘軟件進行審批，通過采購經(jīng)理一工程 14 / 19采購部標準化作業(yè)工作手冊一總經(jīng)辦一財務一總經(jīng)辦一總經(jīng)理商議最終選定供應商。7、與已達成合作意向的供應商簽訂采購合同。合同采用公司統(tǒng)一范本，部分條款可根據(jù)實際情 況修改。三、采購合同的執(zhí)行。1、要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證，以確保供應商資格的真實性。2、根據(jù)項目材料計劃表上的時間，及時地通知供應商準時交貨。3、貨物送至工地前，提前通知項目經(jīng)理貨物到場時間，以便項目部及時安排人員卸貨及安裝。4、根據(jù)各工程需要采購員要求供應商生產(chǎn)前提供材料質(zhì)檢

13、報告和產(chǎn)品合格證等相關文件。5、對甲方規(guī)定要進行產(chǎn)品質(zhì)量檢測要求的材料，要做好材料選樣送檢的工作。6、根據(jù)合同上的付款要求，給供應商辦理付款手續(xù)。7、采購經(jīng)理根據(jù)每周的材料采購計劃表，填寫每月用款計劃，交財務部作好資金準備。四、采購資料的管理1、采購部資料由采購部資料員負責，主要工作有產(chǎn)品宣傳資料分類整理，供應商名片上的公司 名稱及聯(lián)系人電話等輸入電腦建立供應商名錄。2、公司選定的樣品要妥善保管，貼上標簽，制作柜子專門存放。供應商送的樣品也要擺放在安 全的地方，便于退還。3、詢價單的整理和匯總，合同的保管。4、材料到貨清單采購員必須通過項目經(jīng)理現(xiàn)場確認方可填寫到項目物料排期表中進行公示。6.1

14、 供應商開發(fā)及管理：一、開發(fā)和考核新供應商，做好供應商的評審工作： 1、供應商開發(fā)的原則：（1）適質(zhì)，（2）適 價，（3）適量，（4）適地；2、供應商開發(fā)的流程：收集供應商資料-填寫供應商調(diào)查表-如 果條件允許可以實地考察并協(xié)同相關部門選出優(yōu)質(zhì)供應商 -索取樣品并進行認證一小批量試 生產(chǎn)一中批量試生產(chǎn)-大批量試生產(chǎn)-列為合格供應商。&供應商的考核：通過四大指標（價 格30分、質(zhì)量30分、供貨能力20分、綜合配合度20分）進行評分:60分以下為D類供應商（不 合格）,60-69分為C類供應商（合格），70-85分為B類供應商（良好），85分以上為A類供應 商（優(yōu)秀）。采購部標準化作業(yè)工作

15、手冊二、建立供應商管理機制：1、激勵和控制供應商：（1）激勵的措施：a、引進競爭機制；b、實 施免檢措施；（2）控制的措施：a、派駐廠代表；b、定期檢查。2、獎懲供應商：（1）獎勵方法： a、對于A類優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先交易的機會；b、對于A類優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先支付貨款；（2） 懲罰辦法：a、對于質(zhì)量不合格或交貨逾期的供應商；向其索取賠償或罰款；b、對于由A類優(yōu)秀供應商降級為BCD類，對它限制下單或停止下單。6.2 詢價比價：1、從項目部取得材料計劃表，根據(jù)材料數(shù)量和規(guī)格，尋找相關有資質(zhì)的供應商進行詢價。2、根據(jù)詢價情況，初步選定兩三家供應商進行下一步洽談。由采購經(jīng)理或采購員負責與供應商對采購價

16、格、合同付款方式及產(chǎn)品質(zhì)量售后等方面進行談判。根據(jù)最后談判的結果，通過上傳至釘釘軟件。3、詢價的情況匯總審批，各采購員將詢價比價單上傳釘釘軟件進行審批，通過采購經(jīng)理一工程一總經(jīng)辦一財務一總經(jīng)辦一總經(jīng)理商議最終選定供應商。6.5 采購部檔案的保管：1、采購內(nèi)部文件的歸檔。采購部工作中需存檔的文件，采購需求計劃、圖紙、采購物品清單、采購訂單、采購合同及采購部門相關管理文件資料。2、存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。3、歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件 之間的歷史聯(lián)系及真實。4、所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。5、所有存檔文件格

17、式統(tǒng)一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。6、采購部檔案要有專人、專位的保管。6.6 售前工作的配合：1、積極配合公司各部門做好售前資料收集工作。2、商務部及采購部需提供詳細的清單、圖紙、品牌要求。3、根據(jù)詳細的清單清單、圖紙、品牌要求進行報價、樣品制作。4、根據(jù)售前項目配合要求，配合銷售及技術部工廠參觀、特殊產(chǎn)品技術收集等工作。6.7 日常工作的管理：一、采購人員職業(yè)操守19 / 19采購部標準化作業(yè)工作手冊1 .采購人員必須具備身體素質(zhì)好，吃苦耐勞的精神；2 .采購人員有高尚的品格，廉潔、奉公的操守，能抵御外界的誘惑；3 .為公司的運營提供物美、價廉、適用的產(chǎn)品，公司采購成本處于有

18、競爭力的狀態(tài)；4 .擅于掌握市場動態(tài)，為公司決策提供準確的信息；5 .采購人員應始終把公司利益放在第一位，嚴禁吃、喝、拿、要；否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理， 嚴重者送司法機關處理；對供應商行賄行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以十倍以上罰款，從貨款中扣除。 二、采購部日常管理制度1 .采購部人員必須服從經(jīng)理統(tǒng)一安排，遵守公司各種制度。2 .采購人員必須嚴格遵守公司上、下班制度，公司打卡制度，特殊情況（因出差等）不能打卡 必須向經(jīng)理說明，并由經(jīng)理在上班卡上簽字確認。3 .采購人員上班期間不允許辦理私事。4 .采購人員用車必須遵守公司車輛管理制度。5 .采購人員報賬必須有發(fā)票、中購單、入庫單、驗收單。6 .采購人員在沒有采購任務時到需求部門跟蹤各種物料、零配件等的使用情況，及時調(diào)整。7 .采購回的物料、零配件必須當天辦理入庫手續(xù)（最遲第二天）。8 .如違反，按公司相關制度處理。9 .8其他：10 9與已達成合作意向的供應商簽訂采購合同。合同采用公司統(tǒng)一范本，部分條款可根據(jù)實際情