記錄管理程序

1、程序文件xxxW限公司編號：XH-S1-02版本/版次：B.0頁次記錄管理程序生效日期：2019.02.01文件更改履歷版本/版次發(fā)布日期創(chuàng)建/更改說明編制人/更改人A.02018.8依據(jù)ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)要求，初次建立質(zhì)量管理體系XXXB.02019.02.01依據(jù)IATF16949:2016標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行全文修訂XXX文件評審與確認(rèn)評審部門評審人會簽評審意見日期編制/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：程序文件xxxW限公司編號：XH-S1-02版本/版次：B.0頁次記錄管理程序生效日期：2019.02.011 .適用范圍1.1 本程序規(guī)定了對質(zhì)量管理體系有關(guān)記錄的標(biāo)識、收集、編目、檢

2、索、保存期限及處置的管理和控制， 以確保能提供產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。1.2 本程序同時也適用于我公司所有產(chǎn)品記錄和質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄（包括來自供方的記錄）的控制。2 .術(shù)語與定義2.1 記錄保存期限：是指從生成時間到保存截止時間，保存年限是指日歷年，（如保存一年, 2016年8月10日生成的資料則于 2017年8月9日為一年）。3 .規(guī)范性引用文件無4 .管理流程程序文件xxxW限公司編號：XH-S1-02版本/版次：B.0頁次記錄管理程序生效日期：2019.02.014.1 記錄管理流程序號供方-輸入文件/記錄1顧客要求、公司運(yùn)行工作要 求、法律法規(guī)等其他要求2表單需要

3、體現(xiàn)的內(nèi)容3公司表單格式的規(guī)定4表單格式5經(jīng)批準(zhǔn)的表單格式6文件記錄清單7各職能部門產(chǎn)生的記錄8各職能部門存檔的記錄活動順序新增/更改格式提出輸出文件/記錄實施部門或人表單格式草案各職能部門管理文件一覽表總務(wù)部各種表單格式各職能部門記錄匯總表總務(wù)部填寫完整的記錄各職能部門及時收集的各類記錄、文件更改/處理單各職能部門及時收集的各類記 錄、記錄歸檔清單各職能部門記錄移交清單 記錄歸檔清單 記錄銷毀清單總務(wù)部4.2 記錄管理流程說明活動1、2:新增/更改格式提出與編號：?公司各職能部門根據(jù)顧客要求、公司運(yùn)行工作要求或法律法規(guī)等其他要求提出記錄表式的新增或更新需 求，并由指定人員、提出人或部門編制新

4、增的記錄表式的草案，經(jīng)總務(wù)部編號，編號要求依管理文件控制 程序進(jìn)行，總務(wù)部及時編制、更新、保存管理文件一覽表，并發(fā)放到各職能部門，以便各職能部門 對照使用最新的記錄格式。活動3:編寫、確定表單格式：?記錄表單可在編制質(zhì)量管理體系文件的同時進(jìn)行編制和審批。?使用數(shù)量較多的記錄表式可進(jìn)行印刷，但必須在試用成熟后確定印刷數(shù)量，經(jīng)總務(wù)部同意后才能進(jìn)行印 刷。?記錄表單的審定依管理文件控制程序內(nèi)審定要求進(jìn)行。程序文件xxxW限公司編號：XH-S1-02版本/版次：B.0頁次記錄管理程序生效日期：2019.02.01活動4:表單格式存檔：?各職能部門對照最新的管理體系一覽表保存一套最新的記錄表單樣張，便于

5、復(fù)印、跟蹤查詢，各職能部門文件管理員對本部門所有記錄編制清單，便于檢索，見管理體系一覽表。活動5:表單日常填寫與使用?記錄的填寫應(yīng)清晰、完整、易讀；只能使用圓珠筆、鋼筆；計量單位應(yīng)使用法定計量單位；簽字要求全名且有記錄日期，按規(guī)定內(nèi)容填寫，具有可追溯性。?記錄因筆誤而引起的差錯允許修改。修改方法可在筆誤處用單或雙橫線劃去錯誤的記錄內(nèi)容重新填寫正確的內(nèi)容，由更改人簽署姓名、日期。?計量確認(rèn)過程的記錄和測量過程的記錄應(yīng)注明日期，并由授權(quán)人審查批準(zhǔn)以證明結(jié)果的正確性，只有 計量管理員或計量人員允許形成、出具記錄。?已列入管理體系一覽表中的記錄表單若需修改，應(yīng)填寫文件更改/處理單，按管理文件控制程序的

6、要求經(jīng)確認(rèn)后實施更改。?記錄表單更改后，總務(wù)部應(yīng)及時編制最新的管理體系一覽表，并將更改情況通知有關(guān)部門。活動6:填寫完成的表單收集、完整性、可讀性自查?記錄的收集分別由填寫部門負(fù)責(zé)，不得遺失，并按保存期限保存。?如果記錄表式有多聯(lián)，應(yīng)按相應(yīng)文件要求、記錄表式上的提示和記錄匯總表的規(guī)定及時送交相關(guān) 部門。?由部門、車間文件管理人員每年對保存于本部門的記錄進(jìn)行檢查，并做好檢查記錄?；顒?：填寫完成的表單整理與標(biāo)識、部門內(nèi)存檔?記錄的歸檔由各使用記錄的職能部門分別歸檔，歸檔的記錄可按年、月和產(chǎn)品分類進(jìn)行裝訂成冊、建 檔。?記錄應(yīng)由各使用部門專人保管，以便檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等

7、工作。?采用其它媒介形式的記錄，應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，以防損壞或丟失，如軟盤、硬盤可復(fù)制備份。?總務(wù)部確定記錄的最低保存期限并編制在管理體系一覽表中。?生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購訂單和修改單的保存時間應(yīng)為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年（除非顧客另有規(guī)定）。?質(zhì)量體系運(yùn)行狀態(tài)記錄（如控制圖表、檢驗和試驗結(jié)果）應(yīng)至少保留三年時間，如顧客和法律法規(guī)有要求時，應(yīng)按照顧客和法律法規(guī)要求執(zhí)行。?計量記錄應(yīng)保存到不再有參考價值為止，證實計量檢測設(shè)備能力的記錄保存期為該計量檢測設(shè)備報廢后加12個月，委外檢定的計量檢測設(shè)備合格證書保存三年，測量標(biāo)準(zhǔn)的檢定證書要保存五年，計量檢

8、測設(shè)備的檢定/校準(zhǔn)記錄保存期限最低為1年，“與安全與法律法規(guī)特性”有關(guān)的檢測設(shè)備的檢定/校準(zhǔn)記錄至少保存十五年。?內(nèi)部審核和管理評審記錄應(yīng)至少保留三年。?若產(chǎn)品為安全件或法律法規(guī)件，總務(wù)部應(yīng)識別有關(guān)的記錄，登記到存檔責(zé)任記錄清單，各職能部門按照這個清單中的規(guī)定保存記錄。一般顧客或法律法規(guī)要求這類記錄保存至少為15年以上或顧客規(guī)定的時間。?如顧客或國家法律法規(guī)有特殊要求，按特殊要求執(zhí)行。程序文件xxxW限公司編號：XH-S1-02版本/版次：B.0頁次記錄管理程序生效日期：2019.02.01活動8:周期性集中存檔與保存：?各職能部門依管理體系一覽表中保存單位要求進(jìn)行文件記錄的保存，若收集與保存單位不是同一 單位，則收集部門每月收集需要保存的文件與記錄，填寫文件歸檔單轉(zhuǎn)保存單位進(jìn)行保存，保存單 位將文件記錄保存在文件柜或?qū)ｉT的包裝箱內(nèi)，由專人保管，以便檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲 蛀鼠咬、防潮等工作。?已超過保存期的記錄，可處理銷毀，銷毀時應(yīng)填寫記錄銷毀清單，經(jīng)管理者代表確認(rèn)后方可進(jìn)行。補(bǔ)充說明：記錄查閱本公司人員因工作需要可在相關(guān)部門查閱記錄，如果借閱且時間較長，應(yīng)填寫文件資料借閱登記提 出書面借閱申請。如果客戶在合同里提出查閱記錄要求時，在商定期內(nèi)可借顧客或其代表查閱。5 .文件保存的要求文件名稱文件